办公文件管理制度4篇

办公文件管理制度旨在规范企业内部的文件管理流程，确保信息的安全、准确和高效流通。这一制度主要包括文件的分类、编制、审批、存储、检索、更新和销毁等环节，涵盖了纸质文件和电子文档的全生命周期管理。

包括哪些方面

1. 文件分类：明确各类文件的定义和编码规则，以便快速识别和归档。

2. 文件编制：规定文件的格式、内容标准和编写流程，保证信息的完整性和一致性。

3. 文件审批：设定审批权限和流程，确保文件内容的准确性和合规性。

4. 文件存储：规定物理存储和电子存储的条件和期限，保障文件安全。

5. 文件检索：建立有效的索引和检索系统，提高文件查找效率。

6. 文件更新：设定文件修订和更新的程序，保持信息的时效性。

7. 文件销毁：明确过期或不再需要文件的销毁标准和程序，防止信息泄露。

重要性

办公文件管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能确保企业信息的准确无误，防止因文件混乱导致的工作延误和决策失误；另一方面，它有助于保护企业敏感信息，防止非法获取和滥用，维护企业利益；良好的文件管理也有助于满足法律法规要求，降低潜在的法律风险。

方案

1. 设立专门的文件管理部门，负责制定和执行文件管理制度。

2. 培训员工了解和遵守文件管理规定，提升全员文件管理意识。

3. 引入数字化管理系统，自动化处理文件的创建、审批、存储和检索，提升效率。

4. 定期进行文件清理和审计，确保文件的有效性和安全性。

5. 对外交流和合作时，严格控制文件的传递范围，确保信息安全。

6. 针对重要文件，实施备份策略，以防意外丢失。

在实施过程中，需结合企业实际运营情况灵活调整，不断优化文件管理制度，使之更加符合企业需求，促进企业运营的高效和规范。

办公文件管理制度范文

第1篇 物业公司办公文件处理管理制度

物业公司办公管理制度:文件处理管理制度

第一节文件收发

一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。

二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。

三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。

四、属于秘密的文件,核稿人应该注明秘密字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。

五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。

七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。

八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。

九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理

第二节文书打印

一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。

三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。

四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。

五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。

六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列办公开支。

七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。

第三节文件书写

一、行文类别

(一)请示:请上级指示和批准,用请示。

(二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用报告。

公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203

文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0

章节内容:公文处理管理制度第2页共2页

(三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用指示。

(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用布告;向国内外宣布重大事件,用公告;在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用通告。

(五)批复:答复请示事项,用批复。

(六)通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用通知。

(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用通报。

(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用决定;经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用决议。

(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用函。

(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用会议纪要。

(十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。

(十二)其他:

1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。

2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。

3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。

4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。

二、书写格式

(一)纸张:一般a4型纸,其成品幅面尺寸为21 cm×29.7 cm。

(二)边距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

(四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。

(五)装订要求:左侧装订,不掉页。

(六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。

(七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。

(八)附件 :有附件的应标注清楚

(九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;零写为o,相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。

(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。

(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。

三、内容要求:

(一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。

(二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。

(三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。

第2篇 办公室文件管理制度

办公室文件管理制度（一）

（一）总则

一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）、发文制度：

1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

土木工程与建筑学院分团委办公室

办公室文件管理制度（二）

一、目的

为规范文件资料的管理，防止文件治疗的丢失，提高日常办公效率，特制定本规定。

二、适用范围

本企业个部门文件柜、资料柜、墙柜等。

三、细则

1、各部门办公室必须按规定的流程申请、购买文件柜。

2、各部门办公室必须充分利用文件柜的空间，现场不的摆放多余的和利用率低的文件柜，否则将强制收回。

3、文件柜必须定置摆放，文件柜内的物品也必须分类并定置摆放。

4、做好文件柜的标识，具体做到以下两点。

（1）文件柜表面贴上标签，且一律贴在门的右上角。

（2）文件柜内贴有“物品清单”，且一律贴在右门的左上角。

5、文件柜物品必须按“物品清单”摆放整齐。

6、文件柜内资料必须编号，分类摆放。

7、文件必须装在文件夹内，文件夹必须有文件目录及编号。

8、文件柜表面及柜内保持干净，无油污、无赃物、无垃圾等。

9、文件柜损坏或钥匙丢失，按规定的程序申报维修，不得擅自撬文件柜。故意损坏者，照价赔偿。

10、各部门办公室必须建立文件柜管理台账。

11、各部门办公室必须于每月月底自查文件柜，将自查结果报有关部门。

12、本规定由7s活动推行委员会办公室起草。

13、本规定接受权属于“7s检查小组”

第3篇 办公室文件管理制度范文(6)

办公室文件管理制度范文(六)

1、公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、用印、传递、归档、销毁等程序;

2、凡学校下发的收文,由办公室签收登记,属总经理亲收件,一律交收件人亲自拆封,并根据总经理的批示,由办公室转交有关部门传阅、办理或存档;

3、各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压,公文办完后,办公室应根据要求对文件立卷,编号、归档;

4、严禁文件丢失,并按有关规定办理借阅手续;

5、干部调动时,应将文件清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时作好登记、保管。

6、负责各种文件,材料的打印、发放、上报工作,按有关保密规定,严格保守秘密。

7、文件有保存价值的要及时鉴别并报总经理批准,无保留价值的文件由办公室定期销毁。

第4篇 办公室文件管理制度(范文)

在办公室文件使用中可是有很多注意事项,下面小编为大家整理了一篇关于办公室文件的管理制度,大家一起来看看吧。

(一)总则

第一条 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条 公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单,作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各 群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条 发文的范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定:

1.各科室需要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。