文档管理制度10篇

更新时间：2024-11-12

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文档管理制度

文档管理制度是指在组织内部建立一套完整的文件和信息管理规则，旨在确保信息的安全性、准确性和有效性。它涵盖了从文件的创建、审批、存储到销毁的整个生命周期，旨在提升工作效率，防止信息丢失，保障企业运营的合规性。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：确立文件的分类标准，制定统一的编码系统，以便于检索和管理。

2. 创建与审批流程：明确文件的创建权限，规定审批流程，确保信息的准确性和权威性。

3. 存储与保管：规定文件的存储介质、期限和地点，确保文件的安全保存。

4. 使用与访问：设定文件的使用权限，控制访问，防止未经授权的使用或泄露。

5. 更新与修订：规定文件更新和修订的程序，保证信息的时效性。

6. 归档与销毁：设立归档标准，明确文件的保存期限，规定销毁流程，防止无用信息占用资源。

重要性

1. 保障信息安全：有效的文档管理能防止敏感信息的泄露，维护企业的信息安全。

2. 提升效率：通过标准化流程，减少查找和处理文件的时间，提高员工工作效率。

3. 保证合规：符合法律法规要求，确保企业在法律框架内运营，避免法律风险。

4. 促进知识传承：有序的文档管理有助于知识的积累和传承，支撑企业的长期发展。

方案

1. 建立文件管理委员会：由各部门代表组成，负责制定和执行文档管理政策。

2. 制定详细的操作指南：涵盖每个管理环节，提供具体的操作步骤和注意事项。

3. 引入电子文档管理系统：利用技术手段，实现文件的数字化管理和自动化流程。

4. 定期培训与审计：对员工进行文档管理培训，定期进行内部审计，确保制度执行到位。

5. 激励与惩罚机制：设立奖励措施，对遵守制度的行为给予肯定，对违规行为进行纠正和处罚。

通过上述方案，我们期望构建一个高效、安全、合规的文档管理体系，为企业的日常运营提供有力的支持。请注意，实施过程中可能遇到的问题需要灵活应对，不断调整和完善制度，以适应企业的发展变化。

文档管理制度范文

第1篇文档档案管理制度

一、文档是单位的重要资料,加强文档的管理,是保障和促进各项生产经营活动的有序开展,实现文档管理的程序化、规范化,为使文档管理达到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘),文件管理员必须作好文卷归档,存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作

1、文件收集:坚持随时对收集的文件进行归档,保证文件资料的完整,对已办理完毕的文件应及时收回存档;对会议文件要及时整理,单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集时应按文件收发的单位、性质分类,再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发

文件收文应填写收文的表格,注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格,注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁

1、文件应有一个安全的存放之外,最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次):将文件分类后按时间和来文单位顺序排列,编上页码,做好文件目录后装订,和收发文登记表格放在一起,以便查找。

5、文件销毁:单位年终进行文件销毁工作,对无归档存放价值的文件、材料,上级指定需要销毁的文件,其他无存档价值的文书。对需要销毁的文件应统一填写销文登记表,由站长签字同意后方可销毁,销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅

1、本单位人员借阅文件,文件管理员应制定表格,注意借阅人姓名,注明归还时间,借阅人签名。交待纪律,保证文件不丢失,不得转借他人,爱护文件注意清洁,在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件,须持有介绍信,经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定,不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理

对违反本制度的行为,按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

第2篇通风科调度室文档管理制度

调度文档管理，分为图表、台账、记录薄

第一条、图表

每月必须及时填汇和修订与实际情况相符合的图表，打印后交调度室归档管理。

第二条、台账

1、综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况、重点工程和重点工作调度情况、安全生产中出现的问题和处理情况、领导值班、下井带、跟、值班情况、领导交办的工作落实情况等。

2、综合台账的内容应完整字迹清晰、数据准确。

3、综合台账可采用计算机记录。

第三条、记录薄

建立以下记录薄并存档管理、调度室值班记录、调度交接班记录、科级三汇报、有计划停风停电、无计划停风停电、等记录本记录台账。

第3篇监理日记和文档管理制度

1.监理日记是监理部和监理工程师必备的专用记录手册，是监理工作的重要资料。监理人员应逐日逐项认真填写，特别是涉及变更设计、会议决定、上级指示，有关质量、进度、安全检查、投资等有关事项，都应详细写入日记。

2.文档管理。监理部应建立有关往来函件、电话处理、日常监理工作技术资料整理与归档管理的相关台帐。所有文件收发、文档资料均应严格按监理（咨询）公司贯标工作的规定进行管理。

3.工程监理台帐。各类台帐是文件化的施工信息分类记录，监理部应结合工程特点和内容选择建立，以加强对内业资料的管理。

1)开工报告审批台帐

2)工程进度台帐

3)见证取样检验台帐

4)平行检验台帐

5)见证检测台帐

6)旁站监理台帐

7)工程变更台帐

8)总监理工程师巡视记录台帐

9)验工计价台帐

10)项目管理机构要求建立的其他台帐

上述各类监理台帐必须定期记录，记录内容应符合各类台帐的记录要求和规定。监理站办公室必须认真对台帐进行检查，发现问题及时纠正，确保台帐资料的及时、完整和准确，具有可追溯性。

4.各类监理台帐与监理日记、监理技术文件应能互相印证，主要内容一致，不得互相矛盾或无法对应。

5.对于大型铁路综合建设项目，监理部应建立监理日志，记录监理部主要人员的动向和工作内容。监理日志由监理站办公室负责填写，总监理工程师定期审签。

第4篇煤矿调度文档管理制度

(一)为明确工作职责,理顺工作程序,规范调度文档管理,根据《煤矿安全生产标准化基本要求及评分方法(试行)》调度和地面设施管理制度建设的要求,制定本制度。

(二)调度文档管理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。

1. 图表:

调度室各种图表必须及时填绘和修订,与实际情况相符合,图表必须归档管理。

2. 台账:

(1)综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况,重点工程和重点

工作调度情况,安全生产中出现的问题和处理情况,领导值班、下井带班及入井人数情况,领导交办工作及落实情况等。

(2)综合台账应内容完整,数据准确,账面整洁,字迹工整。

(3)按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺,分项或统一建立统计台账。

3. 记录簿:

建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录(由带班领导填写)、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故(突发事件)分析统计记录,存档管理。

4. 电子显示屏:

(1)电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息;

(2)主要设备和重点安全生产环节视频监控;

(3)煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示;

(4)显示的数据应准确,实时集中监控。

(三)调度文档内容齐全,数据准确,账面整洁,记录规范,值班记录无涂改。(四)档案资料,应有专人管理。

(五)调度文档的保存期限:

1. 班、日调度记录,月度及年度生产总结,调度台账保存 1 年以上。

2. 调度日报、旬报、文字分析,上级通知、通报、传真电文保存 1 年以上。

3. 死亡事故和重大非伤亡事故记录,作为永久保存材料。

(六)各项生产数据和事故伤亡情况,未经有关领导批准,不得擅自对外公布。(七)立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,装

订整齐、牢固,填写备考表,注明保管期限。

(八)对超过保存期限的档案,由档案管理员登记造册,经档案管理部门领导鉴定,报矿分管领导批准后,按规定销毁。

第5篇某某公司文档资料统一管理的制度

某公司文档资料统一管理的制度

一、档案资料的管理规定

1.为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理,同时也方便各部门有效地使用所有资料,公司的文档资料实行统一管理制度。

2.由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。

3.各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。

4.所有业务合同原件一式三份,一份交客户,另两份分别由业务部、财务部存档,各业务部每月整理汇总合同清单。

5.图书资料由各部门自己保管,但各部门需向运营中心提交清单,并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。

二、文档资料的主要范围

1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等;

2、公司的各种规划、计划、总结等资料;

3、各部门例会和重要会议的会议纪要;

4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料;

5、员工提案、述职报告等文字材料。

三、文档资料的调用原则及规定

1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。

2、调用本部门文档,须经本部门经理申批。

3、调用外部门文档,经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。

4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档,违者按情节轻重予以处罚。

第6篇文档管理制度

文档管理制度

1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作,每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。

2、凡归档的文件资料必须完整齐全,遵循文件的形成规律,进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。

3、档案的查(借)阅必须严格履行登记手续,使用档案者必须爱护档案,不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。

4、借出使用的档案必须妥善保管,不得带入公共场所。

5、不得向无关人员谈论档案内容。

6、文档必须排列整齐,编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保档案齐全。

第7篇调度文档管理制度

调度文档管理分为图表、台账、记录簿、在屏幕显示牌板等管理。

一、图表。

调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

二、台账。

（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

（3）综合台账可采用计算机电子台账。

（4）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺进行分项或统一的建立统计台账。

三、记录簿。

建立以下记录簿，并存档管理。

调度值班记录、领导值班、下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事故）分析统计记录。

四、存档要求：

（1）班、日调度记录（包括调度日志、原始调度记录、逐日生产完成情况登记表），要保存5年以上。

（2）调度日报、旬报和文字分析资料，保存3年以上。

（3）上级调度通知、通报、传真电文和本单位下达的调度通知、通报和传真电文原稿要保存2年以上。

（4）月度生产调度简报、各类调度台账和专题报告，要保存5年以上。

（5）死亡事故原始记录、重大非伤亡事故专项记录、非伤亡事故分类综合统计，以及年度生产简报作为永久资料保存。

（6）有统计部门下发的年度统计汇总资料，各类伤亡统计资料要永久保存。

（7）调度室要建立保密制度，各项生产数据和事故伤亡人数，不经领导批准，不得私自对外传播公布。

第8篇文档资料管理制度

为了使拌和站资料管理实现正规化,并切实加强档案资料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收发

1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。

2、收文登记主要包括以下内容:收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。

3、文件管理人员要根据领导指示,将文件送交承办人,承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找;承办人按文件要求完成后,要及时将文件交还保管人员保存。

4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记,发文登记内容包括:发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。

5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。

二、档案资料管理

1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一,是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。

2、机械设备的数据管理是一项基础工作,它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益,必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究,并及时采取积极措施,保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面,应做到定期归类整理。数据要完整准确,报表要及时齐全。

3、机械管理基本数据库应具备以下内容:1、管理号码;2、设备名称;3、型号规格;4、技术状况;5、保管单位;6、本季运转小时;7、原值;8、净值;9、组资日期;10、生产厂家;11、本机编号;12、出厂日期;13、外型尺寸;14、整机重量;15、动力机名称;16、动力机型号;17、动力机规格;18、动力机生产厂;19、动力机出厂日期;20、动力机编号;21、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据,其它为静态数据。

4、及时上报的报表:《设备台帐》(包括自有配属的设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备,分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。

5、建立档案目录,主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面,以便查找、使档案资料更好地为工作服务。

6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度,确保文件安全。

第9篇省中医院教育处文档管理制度

省中医院教育处文档管理制度

为了进一步加强教育处的内涵建设，促进处室各项工作规范化、科学化、可持续化管理和发展，提高工作效率，规范文档管理工作，特制定本制度。

1、所有收文、发文工作均指定专人负责，未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成工作混乱。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记薄、发文登记薄。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。

2、收发文范围包括：文件、传真、邮件以及通过邮件、无纸化传输系统、网络收发的各种文档资料。

3、收发文件等资料应及时、准确送交处长，不得延误和积压;对贵重物品、汇款、邮包，要及时登记，并由个人签字领取;对投递错误的文件应及时退回。

4、对医院交阅的上级来文等文件，任何人不得截留、保存，专人将文件登记并交由处长审阅后复印一份，将原件及时交回医院办公室。出差或开会带回的文件材料，返回后次日登记归档，文件涉及内容需相关处室或科室具体落实完成的，由专人根据院领导和处长阅处意见给予复印或摘录，送有关处室或科室落实，专人对落实处理情况进行督办。

5、发文文件草拟必须使用《发文稿纸》，按照处室工作分工对口起草，文稿清样做到三校，一由拟稿人自行校对，确保数据文字准确无误后，经处长在核稿栏签字审批后交医院办公室。二由办公室负责再次文字校对无误后，确定主题词，报分管领导审阅。三是文稿清样经分管领导审批后，正式行文，盖章。文件内容涉及机密的，须按规定注明密级。

6、处室实施的每项工作全过程的电子文档实行处室的移动硬盘、电脑双存储，电子文档务必注明成文的时间，经处长审阅后，实施每项工作的负责人分别在oa网、医院外网上发布。

7、处室实施的每项工作全过程的电子文档打印后，及时将电子文档和纸质文档各一份，分类归档、保存。

8、严守工作机密，处室的各种文件、资料等档案(含电子文档)由专人保管，专柜存放，严格借阅、借用手续，确保文件、资料等档案的安全、全面，发现失窃和泄密事件，及时报告处长并查处。

9、处室的各种文件、资料等纸质档案，由专人按类别于次年一月内立卷装订后，分类存档，专柜保存;电子文档由专人按类别于次年一月内存储于处室的移动硬盘。

z省中医院教育处

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第10篇 m项目管理处文档管理制度

项目管理处文档管理制度

根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理文档工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定以下制度:

一、管理处电脑文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的存档、收集和保管,做到完整、系统、准确。

二、任何人员借阅上述文件资料,须经管理处经理批准,登记日期、用途、经手人及归还时间。

三、属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。