档案保管制度汇编范例（20篇范文）

有哪些

档案保管制度是企业管理中不可或缺的一环，它涵盖了企业各类文件、资料的收集、整理、存储、利用和销毁等多个环节。通常，一个完整的档案保管制度包括以下几个关键部分：

1. 档案分类与编码：为便于管理和检索，企业需制定统一的档案分类标准和编码体系。

2. 收集与归档：规定档案的来源、收集方式及归档流程，确保档案的完整性和准确性。

3. 存储条件：明确档案的存储环境要求，如温度、湿度、防火、防盗等安全措施。

4. 利用与借阅：设定档案的使用规则，包括借阅权限、期限、登记等。

5. 保密与安全：针对敏感信息，设立严格的保密制度和安全防护措施。

6. 更新与销毁：规定档案的更新周期和销毁程序，防止过期档案占用资源。

内容是什么

这些制度的具体内容应根据企业的业务特性和规模进行定制。例如，对于技术型企业，专利文件、研发报告等可能需要特别的保密措施；而对于服务型企业，客户合同、投诉记录等则需要重点管理。制度中还应包含档案电子化、备份策略以及应对突发事件的应急预案。

规范

档案保管制度的制定应符合国家相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》及其实施办法，确保合规性。此外，企业内部还需定期进行培训和审计，以确保制度的有效执行。规范的档案管理不仅能提高工作效率，也是对企业知识资产的保护。

重要性

档案保管制度的重要性不容忽视。它不仅保障了企业运营的信息安全，防止数据丢失，而且有利于企业历史信息的传承，支持决策的科学性和连续性。良好的档案管理还能提升企业形象，增强合作伙伴和客户的信任。因此，建立并严格执行档案保管制度，是每个企业稳健发展的基础。

档案保管制度范例范文

第1篇 档案保管制度范例

档案保管制度

一、综合档案室负责全院档案(不含人事档案)的管理工作,有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

二、实行科学管理,档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统,编号科学规范、查找方便。

三、定期对档案进行检查、修复、整理,保持整洁完好。

四、档案的接收和移出都必须手续完备,室藏档案必须账物相符。

第2篇 化龙物业档案收集保管管理制度

雅园物业档案收集、保管管理制度

档案管理工作是公司的一种重要基础工作,建立健全档案收集、保管制度是提高工作效率,实现管理规范化,工作标准化的重要举措之一。各部门在日常工作中产生下列文件均请按有关要求及时交行政办公室归档。

一、各种会议材料(实时上报存档)

1、董事会及公司、管理处各类办公例会的会议记录、纪要;

2、公司、管理处各种专题工作会议的会议记录、纪要或报告;

二、各种文件材料(实时上报存档)

1、公司、管理处下发的通知、通报、决定、规定;

2、管理处所有对客通知;

3、管理处各种活动的纪实性材料照片及总结报告;

4、工作计划、总结;

(1)公司、管理处的年度、月度工作计划、总结;

(2)公司、管理处各部门的年度、月度工作计划、总结及各种专项工作方案及总结;

(3)公司、管理处预算及各阶段预算执行情况总结。

5、公司、管理处各部门的情况汇报、工作报告、批示过的请示报告;

6、公司、管理处制定的工作流程、岗位职责及各种规章制度,公司、管理处各部门制定的工作手册及各种工作规范;

7、公司、管理处大事记(行政办公室编写);

8、公司人力资源部及公司、管理处各部门组织实施培训的培训记录、培训大纲和教案;

9、各管理处设备台帐及建筑档案(定期变更内容)、各种维修改造的施工图纸和技术文件。

三、外来文件(实时上报存档)

1、各行政管理机关行业主管部门下发的需贯彻执行的决定、通知、规定、条例等;

2、对工作有参考借鉴价值的各种资料;

四、工作记载性文件(对客资料每周收一次,内部管理资料每月收一次,各种工作记录后延一个月上报)

1、物业部:

记载客户报修、返修或投诉事宜的记录和工作票、车位管理档案、客户缴费历史记录,客户签署的各种单据(包括入住手续文件等),各种经营性文件;

2、工程部:

所有值班记录、运行记录、维修记录、保养记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录,二次装修工作记录;

3、保卫部

所有值班记录、工作记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录及外管局及有关对口管理单位备案资料,联系资料;

4、保洁部

所有工作记录(包括外包单位的工作记录);

五、其他材料

如其它材料需要收集,按行政办公室通知办理。

注:

1、财务档案、人事档案不在此例,自行存档严格管理。

2、各管理处会所及租赁单位发出的各种对客通知及经营性文件亦需备案存档。

第3篇 资料档案归档保管借阅保密登记销毁制度

本单位实行档案集中统一管理的原则,按档案法的有关规定,由各部门科室收集齐全,并进行整理、立卷,定期移交档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间:各科室要按时收集、整理各类文件材料。各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料,由兼职档案员收集好,统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全,整理归档完毕。科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料,由相关科室业务人员归档的责任制。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

2、归档要求:档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作,做到文件材料齐全、完整,并注意字迹材料是否符合归档要求。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件,会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明,录像带要附内容提要。

3、归档份数:本单位发文一般归档两份,其中一份归入相应门类档案,另一份编制“本单位发文汇编”。基建档案本单位必须保存一套原件。

4、归档手续:各科室整理归档后按规定移交档案中心,并履行交接手续、填写交接清单,交接双方在清单上签字,以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求,分类编号保管;

2、资料档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点,发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按玉华煤矿资料档案借阅有关管理规定执行。

2、查阅资料档案,必须严格履行登记手续,由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。

3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人,同时有分管领导的同意签字。

4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管,不得随意借与他人,文档在使用时需爱护,不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还,统一交回档案室,由档案室核销该员工借阅记录,如未能完整回收者,将按矿有关制度予以处罚。

四、保密

1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密,对造成泄密事故者,应追究其责任。

2、未经领导批准,不得擅自复印档案。

3、认真执行《保密法》,严格遵守《保密守则》的规定,做好档案保密工作。

五、登记

申请人借阅资料必须在资料本上登记,注明借阅、归还时间及借阅人。同时,档案管理员必须借阅情况做好记录。

六、销毁

1、资料的鉴定销毁工作,必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定,对期满资料档案,认真进行鉴定。

2、销毁档案,必须编制清册,并经档案鉴定小组负责人审查批准。

3、销毁档案时,必须派专人(两人以上)监督,并在销毁清册上签字。

七、资料管理员岗位责任制

1、监督指导本机关各科室有关资料档案业务工作,贯彻执行有关档案工作的方针、政策,制定本机关档案工作计划和各项规章制度。

2、管理好档案,定期或不定期检查档案保管情况,作好记录。

3、熟悉档案业务,工作认真负责,积极热情地为本机关领导和各科室服务。

4、严格遵守保密制度,不得泄密。

5、认真履行工作职责,严格执行资料档案管理工作制度,确保资料档案安全。如因工作失误造成损失,视其情节论处。

第4篇 档案保管制度

二、档案室的库房要坚固，并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

三、要注意控制库房内的温湿度，不断改善保管条件，努力达到温湿度，不断改善保管条件，努力达到标准的温湿度，湿度一般保持在１４度---２０度之问；相对湿度４５％---６５％之间，库房要清洁卫生，定期清扫整。

四、库房内各种电器闸门要牢固，下班时要关闭电闸。库房周围要灭绝火源现象，库内严禁吸烟。

五、档案管理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案机械磨损。

六、建立和完善全宗卷；并做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。

七、要提高警惕，做好保卫保密工作，防止发生任何盗窃破坏档案资料的事件

第5篇 华东医院档案保管制度

人民医院档案保管制度

一、档案室应有专人管理,非专管人员未经许可不得擅自入内。

二、档案必须分类存放,档案箱橱摆放整齐、编号有序,室内不准堆放杂物和个人物品。

三、为确保档案室的安全,禁止室内吸烟,严禁存放易爆易燃等危险物品。

四、档案室内备有“七防”基本设施,定期检查,发现问题,及时采取措施,最大限度延长档案的寿命。

五、经常保持室内清洁卫生,根据气温、温度变化,掌握启闭窗户,以调节室内温、湿度。

六、按规定及时接收各类档案,承办鉴定和销毁无保存价值和过期的档案。

第6篇 档案安全保管制度范文

档案安全保管制度一:

1、档案人员必须保护、保管好档案,对各类档案进行科学分类,排列、编号、装箱,箱柜排放有序。

2、定期检查档案保管情况,发现档案破损或字迹变化,及时修补复制,保证档案的安全完整。

3、档案库房是机要重地,非档案人员严禁进入。

4、库房内严禁存放与保护档案无关的各类杂物品,要保持整洁。

5、档案库房必须坚固,采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘、防污染等设施,并要经常检查各项设施是否有效。

6、库房内置放温、湿度监测设备,定期检查、记录、分析,保证规定的温湿度。

7、档案管理人员离开库房时要关好门窗、拉灭电灯。

档案安全保管制度二

(1)档案查借阅及其他非档案部门工作人员,未经许可,一律不得进入档案工作室和库房。

(2)要做好办公室和库房的安全工作,每天由最后一位离开办公室的同志负责断电断水源,锁好门窗。

(3)将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。各类档案原则上按档号存放。档案柜标示举例,例:__-dq11-1~80,即__年党群档案综合类第1-80件。插卷,编入档案产生年度目录,并在检索目录上注明,存入档案产生年度柜内。

(4)档案柜应编顺序号,各库、各类档案均应标有档案存放示意图。

(5)应对档案进行定期安全检查,积极做好八防工作(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)。发现问题,及时解决。

(6)对破损、褪变档案要及时进行修补、复制。

(7)在档案柜内放置驱虫防霉药物,每月检查一次虫、霉情况,发现虫、霉及时处理。

(8)查、借阅档案当面注销,及时入库。每学期结束前,对库藏案卷进行总清点,及时催还借出的档案。

(9)每年对库存声像档案进行一次全面核对检查,发现问题及时报告、处理。

(10)照片、底片要定期(每学期一次)进行检查,有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。

(11)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防污染,要不定期检查,如发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应立即进行补救。

(12)声像档案保管期限与相应文字材料的保管期限一致,需长期保管的声像材料,在保管一定时间后,应转录复制。

第7篇 晶华学校档案资料保管制度

华晶学校档案资料保管制度

一、由学校分管领导组成档案工作领导小组，由专人负责管理．

二、档案保管室坚固，并在工作人员离开时给门窗橱柜加琐，非工作人员不得进入室内．

三、保管室内禁止吸烟，生火，禁止存放易燃、易爆物品。

四、切实做到防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫。

五、室内保持清洁，经常打扫，做到防尘。

六、学校定期做全面检查，发现退色、变质卷页，经领导批准后及时补救，出现隐患及时排除。

档案管理人员变动时，必须履行交接手续。

第8篇 贵阳一中教师业务档案保管制度

为了认真贯彻《苏州市专业技术人员业务考绩档案管理暂行办法》、加强对专业技术人员业务考绩档案（以下简称业务考核档案）的管理，充分发挥业务考绩档案在教育、教学工作中的积极作用，现就业务考绩档案建立归档、收集、传递、借阅、保管等制度提出如下意见．

一、每个专业技术人员都必须建立业分考级档案，作为对本人考察、使用、晋升、奖励的主要依据．业务考绩档案由学校领导指定专人负责建立和保管．

二、业务考绩档策的归档范围：

1、任职资格申报表。

2、考核材料。

3、成果材料。

4、其他有关活动中形成的各种有价值的表册和材料，如指导培养青 年教师上公开课、作辅导报告、优秀教条、先进班主任工作小结等方面．

三、业务考绩材料的收集。

1、按归档材料的范围，形成收集归档材料的网络，将专业技术人员 在日常工作中形成的已办理完毕的有关材料经负责人审核后，及时送交业务考级档案的负责人．

2、业务考绩档案的负责人应在每年6-7月份到各有关部门收集一次，拾遗补缺，经清理后利用暑假分类归档．

四、业务考绩档案的传递和借阅

1、专业技术人员调动工作时，其业务考级档案应及时转人有关单位组织人事部门．转出时须办理登记注销手续．不得个人自带．

2、部门借阅，一般在档案室进行，特殊情况，经学校分管领导批准后方可借出，但不得超过借阅期限．加本人要求查阅，须经单位领导同意，但只能借阅不得将档案带出档案室．有关的组织推荐意见，鉴定、民意测验一般不允许查阅。

3、借阅档案一般不超过一周。如确保因工作需要超期借阅，应办理续借手续。

4、任何人不得徐改．增删档案材料，归还时要清点核对，如发现问题，将追究责任，严肃处理。 五、业务考核档案的保管和保密

1、保管人员要模范地执行国家、机关上级机关和单位制定的档案工作法规、制度。忠于职守，积极地做好本职工作。

2、保管人员要定期将收集的材料进行清理、分类和归档，对已形成的档案定期进行检查。

3、对业务考绩档案要进行科学的管理，按照便于利用、便于管理的要求进行分类编号，要定期做好业务考绩档案的统计工作。

4、保管人员必须自觉遵守《中华人民共和国档案法》中的保密法规按照要求办事，做到万无一失．

5、档案室耍健全防火、防盗、防潮等设施，特别每年黄梅季节要前要做好防潮措施，并定迅检查，如发现问题要及时处理．

第9篇 某食品公司人事档案保管制度

食品公司人事档案保管制度

□ 目 的

第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企 业机密

的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。

第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。

第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

□ 人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:

――突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:

――对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。

――发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等

原因

引起的,转递的大致程序如下:

①取出应转走的档案;

②在档案底账上注销;

③填写《转递人事档案材料的通知单》;

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下:

①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗,锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:

①人事档案的数量。

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

第10篇 中学干部人事档案保管、保密、检查核对制度

邺建中学干部人事档案保管、保密、检查核对制度

一、干部人事档案必须统一由组织人事部门保管，保管范围原则上应与干部管理权限相一致。

二、干部人事档案工作人员必须政治上可靠，具有一定工作能力和文化水平的党员干部。

三、干部人事档案工作人员，不得保管本人及亲属的档案。

四、各级干部人事档案保管单位都应配备专职和兼职工作人员，设立专门档案室，配制铁制档案箱，妥善保管干部人事档案。

五、对库藏档案应经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。

六、严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》做好干部人事档案的保密工作。

七、干部人事档案必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等保安设施，确保绝对安全。

八、非保管人员及无关人员一律不得进入档案室。

九、严禁任何人携带干部人事档案进入公共场所和娱乐场所。

十、干部人事档案工作人员不得向无关人员谈论、泄露有关干部人事档案的内容，在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

十一、每半年核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的及时纠正，按干部人事档案名册检查一次档案，发现缺少的，应及时查找。

十二、每年对干部人事档案必须清点，按人头核对一次，做到有人有档有册。

第11篇 某矿技术资料档案保管制度

安全技术档案是方便日常管理、提供工作见证,体现管理水平的重要资料,安全技术档案的管理应做到:

1.压力容器管理部门(管理人员)应建立每台压力容器的技术档案,内容至少包括:

a)《特种设备注册登记表》;

b)压力容器的设计图纸、制造单位、产品质量合格证等文件和资料;

c)压力容器安装验收、定期检验和定期自行检查记录;

d)压力容器的日常使用状况记录;

e)压力容器及其安全附件、安全保护装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;

f)压力容器的运行故障与事故的记录和紧急救援演习记录;

g)压力容器使用登记证;

2.相关人员应及时填写有关记录,并存入相应的技术档案。

3.技术档案由压力容器安全管理人员负责保管,其他人员如需使用,应办理借用登记手续,用完后及时归还。

4.压力容器技术档案为永久保存。

第12篇 教师业务档案保管制度范例

教师业务档案保管制度

为了认真贯彻《专业技术人员业务考绩档案管理暂行办法》、加强对专业技术人员业务考绩档案(以下简称业务考核档案)的管理,充分发挥业务考绩档案在教育、教学工作中的积极作用,现就业务考绩档案建立归档、收集、传递、借阅、保管等制度提出如下意见.

一、每个专业技术人员都必须建立业分考级档案,作为对本人考察、使用、晋升、奖励的主要依据.业务考绩档案由学校领导指定专人负责建立和保管.

二、业务考绩档策的归档范围:

1、任职资格申报表。

2、考核材料。

3、成果材料。

4、其他有关活动中形成的各种有价值的表册和材料,如指导培养青 年教师上公开课、作辅导报告、优秀教条、先进班主任工作小结等方面.

三、业务考绩材料的收集

。

1、按归档材料的范围,形成收集归档材料的网络,将专业技术人员

在日常工作中形成的已办理完毕的有关材料经负责人审核后,及时送交业务考级档案的负责人.

2、业务考绩档案的负责人应在每年6-7月份到各有关部门收集一次,拾遗补缺,经清理后利用暑假分类归档.

四、业务考绩档案的传递和借阅

1、专业技术人员调动工作时,其业务考级档案应及时转人有关单位组织人事部门.转出时须办理登记注销手续.不得个人自带.

2、部门借阅,一般在档案室进行,特殊情况,经学校分管领导批准后方可借出,但不得超过借阅期限.加本人要求查阅,须经单位领导同意,但只能借阅不得将档案带出档案室.有关的组织推荐意见,鉴定、民意测验一般不允许查阅。

3、借阅档案一般不超过一周。如确保因工作需要超期借阅,应办理续借手续。

4、任何人不得徐改.增删档案材料,归还时要清点核对,如发现问题,将追究责任,严肃处理。

五、业务考核档案的保管和保密

1、保管人员要模范地执行国家、机关上级机关和单位制定的档案工作法规、制度。忠于职守,积极地做好本职工作。

2、保管人员要定期将收集的材料进行清理、分类和归档,对已形成的档案定期进行检查。

3、对业务考绩档案要进行科学的管理,按照便于利用、便于管理的要求进行分类编号,要定期做好业务考绩档案的统计工作。

4、保管人员必须自觉遵守《中华人民共和国档案法》中的保密法规按照要求办事,做到万无一失.

5、档案室耍健全防火、防盗、防潮等设施,特别每年黄梅季节要前要做好防潮措施,并定迅检查,如发现问题要及时处理.

第13篇 技术资料档案保管制度

安全技术档案是方便日常管理、提供工作见证，体现管理水平的重要资料，安全技术档案的管理应做到：

1．压力容器管理部门（管理人员）应建立每台压力容器的技术档案，内容至少包括：

a)《特种设备注册登记表》；

b)压力容器的设计图纸、制造单位、产品质量合格证等文件和资料；

c)压力容器安装验收、定期检验和定期自行检查记录；

d)压力容器的日常使用状况记录；

e)压力容器及其安全附件、安全保护装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

f)压力容器的运行故障与事故的记录和紧急救援演习记录；

g)压力容器使用登记证；

2．相关人员应及时填写有关记录，并存入相应的技术档案。

3．技术档案由压力容器安全管理人员负责保管，其他人员如需使用，应办理借用登记手续，用完后及时归还。

4．压力容器技术档案为永久保存。

第14篇 k小学档案保管制度

第一小学档案保管制度

一、档案室配备专人负责管理档案,非档案管理人员不得进入档案库房。

二、根据档案资料的数量,设置必要的专用库房和足够的档案柜,档案库房坚固实用,具有抗震设施,库房内严禁烟火,消防设备每半年检查一次。

三、档案接收、移出、销毁及档案机要员工作调动时的档案交接,必须逐年逐件清点核对,履行交接手续。

四、温湿度测记、调控、定期进行检查,做好记录,发现问题及时处理。

五、按有关规定对保管期满的档案进行鉴定、销毁。

六、保持库房整洁、卫生,严禁在库房内吸烟、点火及存放其他杂物。

七、无关人员不得进入档案库房。离开库房必须关好门、窗、灯、风扇等设施。

第15篇 __市档案局档案保管保密制度

__市档案局档案保管保密制度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。

七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

__市档案局档案库房管理制度

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

七、库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

八、每学期结束前，要对案卷进行总清点，检查帐、卡、物是否相符。

九、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。

十、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。

第16篇 _区农开办文书档案保管制度

1.坚持文书档案管理的基本原则,维护档案的完整与安全。

2.做到有专室、专柜、专人保管。

3.认真制订档案库房管理的各项措施,保持库房卫生安全。

4.提供利用档案,必须坚持原则,按查阅制度办,不准损坏、丢失档案,不准在档案上圈划涂改,不准私自拆卷或从卷中抽去文件资料。

5.文书档案管理列入管理人员岗位责任制,作为考核的重要内容之一。

第17篇 人事档案保管制度范例

人事档案保管制度

□ 目 的

第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。

第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。

第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

□ 人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体

位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误

等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:

――突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:

――对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。

――发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递的大致程序如下:

①取出应转走的档案;

②在档案底账上注销;

③填写《转递人事档案材料的通知单》;

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。

(

4)保卫保密制度。具体要求如下:

①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗,锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:

①人事档案的数量。

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

二、人事档案利用制度

□ 目 的

第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。

□ 人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式:

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件,比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长,到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档

案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件。要求

出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分 ,手续齐全,则给予批准。

(2)外借手续。

首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似。

其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字。

再次,人事档案部门对其进行审核、批准。

然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人员签字。

最后,归还时,及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:

首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;

其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部

门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。

第18篇 北城社区档案保管制度

社区档案保管制度

一、档案接收时,必须按照《案件目录》,进行认真检查,合格后才能接收入库,并在接收薄上登记。对接收进馆的档案,应以全宗为单位,按保管期限分橱存放。

二、档案库房要保持整洁,馆内不准吸烟、存放易燃物品及杂物。

三、非机关人员未经许可,不得进入档案库房,档案管理人员离开时应将门窗、橱柜关好,以防意外。

四、档案库房要做到防盗、防火、防鼠、防潮、防虫、防尘、防磁、防强光等要求,确保档案的绝对安全,做到万无一失。

五、在给查阅者提供档案时,应严格履行登记手续,退还时应仔细检查。

六、对保管的档案要经常进行检查、核对,如发现档案损坏、缺少张页或丢失卷宗,应向分管领导汇报,并采取措施进行追查补救。

七、销毁超保管期限的档案,销毁前应编制销毁清册(一式两份),报分管领导、上级档案部门批准方可销毁。

八、档案管理人员,必须严格遵守《十项保密守则》,保持高度的警惕性,不得向外泄露档案内容,不得随意将档案带出档案室。

九、档案厨柜要统一编号排列,橱架内的档案、资料做到排列整齐合理,并对馆藏档案资料定期清点、核对,以便及时发现问题采取措施。

第19篇 资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门科室收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间：各科室要按时收集、整理各类文件材料。各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关科室业务人员归档的责任制。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

2、归档要求：档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

3、归档份数：本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。基建档案本单位必须保存一套原件。

4、归档手续：各科室整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；

2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按玉华煤矿资料档案借阅有关管理规定执行。

2、查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。

3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的同意签字。

4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管，不得随意借与他人，文档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按矿有关制度予以处罚。

四、保密

1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

2、未经领导批准，不得擅自复印档案。

3、认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。

五、登记

申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅、归还时间及借阅人。同时，档案管理员必须借阅情况做好记录。

六、销毁

1、资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。

2、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。

3、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。

七、资料管理员岗位责任制

1、监督指导本机关各科室有关资料档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各项规章制度。

2、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。

3、熟悉档案业务，工作认真负责，积极热情地为本机关领导和各科室服务。

4、严格遵守保密制度，不得泄密。

5、认真履行工作职责，严格执行资料档案管理工作制度，确保资料档案安全。如因工作失误造成损失，视其情节论处。

第20篇 电能计量档案与技术资料使用保管制度

电能计量档案与技术资料使用、保管制度

1电能计量档案、技术资料是电能计量工作全过程管理的重要环节之一。为了加强管理,明确其使用、保管程序,特制定本制度。

2电能计量技术档案和资料应做到管理规范、现行有效、内容符合要求。档案齐全,保管完善。其种类大致可分为:

a)计量器具明细表,并建立历史记录或履历卡,以及流转手续表卡凭证;

b)计量器具分类管理办法及明细目录(详见附录a);

c)量值传递系统图(或量值溯源图);

d)计量标准技术档案(见本标准第5.2.7款)、较为贵重(或精密)计量器具档案;

e)其它计量档案、资料:

1)计量法律、行政性法规与法规性文件、部门规章与规范性文件、计量规程(国家、行业或地方);

2)计量管理和计量技术书刊、杂志、交流文献、外购产品主要供应商品的质量信息;

3)企业计量管理手册、管理制度;

4)计量网络图、册,计量人员基本情况表与工作考绩,计量标准装置考核(复查)认证资料(包括计量标准装置考核[复查]认证一览表、计量标准器和主要配套设备一览表、计量室充实度统计表)与电能计量技术监督统计表;

5)计量工作年度工作计划、总结、发展规划;

6)计量工作重大成果(经济效益)与失误,计量差错、故障或事故,以及违章处理事例等。

3电能计量技术档案和资料由部主任指定专人负责统一管理,要求从收集、整理、编目、使用、保管都应有一个完整的管理程序。

4电能计量技术档案、资料管理任务:

a) 受理登记、分类整理、编目造册、归案存档、统计和保管;

b) 及时、准确地为生产与经营管理提供计量保证;

c) 指导和督促计量人员共同做好档案资料的收集、整理、归档、保管工作。

5凡电能计量人员外出学习、培训或开会带回的有关文件或技术资料,在有关人员或领导阅毕后,应交部档案管理员登记、造册、保管、不得擅自私存或疏忽丢失。

6电能计量技术档案、资料应做到安全贮存,对保存地点的环境条件应进行适当的控制,以延长其自然损坏的寿命。同时,要特别注意人为的损害,如丢失、破损、甚至烧毁等现象的发生。总之,要切实抓好安全、妥善保管与保密工作,以保证档案资料不因疏忽而掉失、失密或被损坏。

7电能技术档案、资料的保存期如下:

a)计量器具明细表、履历卡、流转凭证:长期;

b)计量管理手册(含程序文件,a、b、c分类管理办法及明细目录)、计量工作管理制度、电能计量管理制度:企业标准修订版本发布之日止;

c)计量标准技术档案、较为贵重(或精密)计量器具档案:长期(直至报废或不再有保存价值为止);

d)量值传递系统图:自计量标准报废之日止;

e)其它计量档案、资料:视其重要性程度而定,或不再有保存价值为止。

8严肃电能计量技术档案、资料管理纪律,凡未经主管领导批准或部档案管理员同意,任何个人不得擅自复印、带出或转借外单位。借用应办理借用登记手续,并按时归还。逾期不还或有涂污、损坏、遗失等情况,应视其情节轻重酌情赔偿。

9对于超过保存期的电能计量技术档案、资料,由保存部门领导批准后自行销毁,但应事先做好登记工作。