基建档案管理制度年汇编(5篇)

有哪些

基建档案管理制度

一、档案分类与编码 1. 基建档案应根据项目性质、阶段及内容进行分类，如设计文件、施工记录、验收报告等。

2. 档案编码应遵循唯一性、可扩展性原则，确保每份档案能被准确检索。

二、档案收集与整理

3. 所有基建工程相关文件自产生之日起应及时收集，确保完整性。

4. 档案整理需保持文件原貌，对破损、缺失部分进行修复或补充。

三、档案保管与安全

5. 档案应妥善存放在防火、防潮、防盗设施内，定期检查环境条件。

6. 对电子档案，应采取备份措施，防止数据丢失。

四、档案利用与借阅

7. 内部员工需经审批后方可借阅档案，借阅期间应妥善保管，不得涂改、损毁。

8. 外部单位查阅档案需提供有效证明，并在规定范围内使用。

五、档案销毁与更新

9. 对过期、无保存价值的档案，应按照相关规定进行销毁。

10. 档案内容更新时，应及时替换旧版，确保信息的时效性。

实施细则

一、档案管理责任

11. 设立专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作，确保制度执行。

1

2. 各部门负责人对本部门产生的基建档案负有监督和指导责任。

二、档案流程控制

1

3. 新增档案需经过审核、登记、编号后入库，确保流程规范。

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4. 建立借阅登记制度，记录档案的流通情况。

三、档案质量保证

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5. 定期对档案进行清点，核实数量与内容，确保档案质量。 1

6. 对重要档案，应进行定期审查，评估其保存价值。

四、档案信息化 1

7. 推行电子化管理，建立档案管理系统，提高检索效率。 1

8. 培训员工熟悉档案系统操作，提升档案管理水平。

五、档案保密与合规 1

9. 严格遵守国家相关法律法规，确保档案信息安全。 20. 对涉密档案，应实行特殊管理，防止信息泄露。

上墙内容

1. 基建档案管理制度简介

2. 档案分类与编码示例

3. 借阅审批流程图

4. 档案管理人员联系方式

5. 档案保密规定

6. 应急处理程序（如火灾、数据丢失等情况）

注意：以上内容仅供参考，具体实施需结合实际情况调整，确保与公司政策和法规要求一致。

基建档案管理制度年范文

第1篇 （校）学院基建档案管理员岗位工作职责

学院(校)基建档案管理员岗位工作职责

1、负责学院基建(修缮)工程档案管理工作:

(1)负责学院基建(修缮)工程资料整理、归档,归档资料必须列出资料清单目录;

(2)负责做好基建(修缮)工程管理信息建档(制成e_cel表格)、维护,工程管理内容应包括:项目名称、合同编号、工期、施工进展、资料归档、进度款拨付、竣工决算资料归入、结算初审、审计处审核及竣工结算等情况;

(3)负责基建(修缮)工程各类统计报表的填写、上报及归档;

2、负责基建(修缮)工程造价咨询,及时收集造价信息,组织科室人员对造价文件进行集体审查(由固定格式的审查表);

3、参加基建(修缮)工程图纸会审,招标文件、合同的初审及项目竣工验收;

4、参加开标、负责做好评标记录;

5、负责组织科室人员学习造价信息、造价咨询知识;

6、完成领导交办的其他工作任务。

第2篇 基建档案资料管理规定

基建档案资料管理办法

为使基本建设档案资料管理工作规范化,科学化,收集、整理和归档有据可依,做到档案工作有序、安全、规范、科学,特制定有关基本建建工程建设项目档案资料管理办法。凡借阅、领取基本建设工程的资料及图纸,基建档案管理员必须予以登记,借阅、领取人必须签字,办理借阅移交手续。在资料及图纸归还时,基建档案管理员应进行核对,确认完整后才可予以核销;若不完整,则不予接收

_基本建设工程前期资料,有关人员在办完相关手续后,必须及时将文件、资料原件移交给基建档案管理员,不得拖延或不移交,移交时需移交2份(如只有1份原件,同审批部门协商在复印件上加盖印章)。原则上文件、资料原件不再借出,只提供复印件。

_在签订“施工合同”和“监理合同”时,应有工程资料的整理、归档条款,明确报送套数及时间,待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准时,由基建档案管理员签字,财务处予以结帐。

_在工程竣工验收前应做好基建档案资料的验收准备工作,由基建档案管理员通知市城建档案馆和院档案馆人员对该工程竣工档案资料进行专项验收,合格后方可组织工程竣工验收。竣工验收必须通知基建档案管理员参加。

由施工技术科负责催促施工单位在工程竣工验收合格后,在规定时间内报送规定数量的完整竣工资料。如遇特殊情况,应向建设单位说明情况,经同意后可在延长的期限内报送。

_施工技术科项目负责人负责施工期资料及竣工图的验收审查工作,对不符合要求的应予以退回整改,直到符合要求。施工技术科在移交资料前,需将所有资料和图纸认真核对,在资料移交表(清单)上签名,并及时把工程资料移交给基建档案管理员。

_归档的施工期资料、图纸均应为2套,必须是原件,且满足以下要求:

_资料必须真实、完整,准确、清洁、整齐。纸张大小不一的,需进行粘贴等处理使之一致。若是复印件需加盖单位公章。

_文字资料须装订成册,页面尺寸为a4,卷面应清洁,无撕破,对破损材料要裱糊,用铅笔编页码,不可用号码机编页码,技术文件材料的盖章,签字手续须完备。

_报送资料按专业分:a、土建 b、给排水 c、电气 d、暖通 e、装饰等

_竣工图须装订成册,规格尺寸为a4。图面须整洁、无破损,字迹工整。变更内容要盖变更图章,设计图签折在右下角。如有破损,要裱糊整齐,避免随意切破图纸,要保证竣工图的完整。

_归档顺序严格按《建设工程档案审核意见表》中的相关内容报送。

_归档的监理资料应为2套,要求装订成册,一套必须是原件,另一套可为复印件(但必须加盖图章),要清楚、整齐。具体要求同第7条,顺序严格按《z市档案馆归档内容及排列顺序》报送。

_对于移交的工程资料,凡不符合档案资料归档内容和要求的,基建档案管理员有权拒收,并要求限期整改。

审核人员在交还基建档案资料时,应使资料及图纸完整,如不完整,应补齐后再返还。基建档案管理员要查看图纸是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齐。基建档案管理员需提醒审核人员审核结算时,不要把图纸撕破或自行拆除装订线,使图纸遗失,要注意保护图纸的安全性,完整性。

_其它

(1) 未尽事宜应由基建处负责解释。

(2) 本办法自公布之日起执行。

第3篇 某基建档案管理办法

基建档案管理办法

为了加强基本建设档案(以下简称基建档案)工作的管理,统一基建档案工作制度,不断提高基建档案工作的质量和科学管理水平,根据《中华人民共和国国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家档案局、国家计委联合颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及卫生部、国家档案局联合颁发的《医药卫生档案管理暂行办法》等法律、法规,结合基建档案工作情况制定兰大二院基建管理办法。

一、总则

1、在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文件、图纸材料、计算资料、图表、声像及有关磁记录材料。

2、基建档案是记录和反映医药卫生基建管理、基建工程项目工作业务活动等方面的重要史料和历史凭证,是档案全宗的重要组成部分,应按统一领导,分级管理的原则,加强对基建档案的管理,建立健全基建档案的立卷、归档、保管、利用等制度,确保基建档案的完整、准确、安全和有效利用。

3、基建部门、档案管理部门要负责监督、检查和指导本单位基建档案资料工作,档案行政管理部门应加强重点建设项目档案资料的检查验收工作。

4、基建档案必须实行集中统一管理,遵循其自然形成规律,以确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

5、基建档案工作应纳入基建管理制度、纳入基建工作计划、规划,纳入工作人员岗位责任制。在布置、检查、总结、验收基建工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收基建档案工作。

二、基建档案材料的立卷归档

1、基建档案归档的主要范围是:基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建概算、预算、决算、器材管理等方面的文件。

2、在基建过程中上级机关有关基建的普发性文件,正式施工前的草图、未定型的图纸、重份文件、重份图纸及无查考的临时性、事务性文件不应归档。

三、基建档案文件材料立卷分工与立卷原则

1、基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分承包范围内的基建文件,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

2、基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理、承包工作的基建文件材料,交基建部门汇总、整理立卷归档。

3、基建部门要严格执行基建文件材料的审、签制度,把好文件材料形成质量关。

4、立卷单位或立卷人在立卷中,要遵循基建档案形成规律及特点,保持其有机联系,使立成的案卷便于保管和利用。

5、归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图象清晰。归档的底图、蓝图格式须按国家制图标准绘制。

6、工程承包合同或施工协议中应依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,施工单位做好施工记录、检验记录、交工验收记录等,编制好竣工图。不移交竣工图的,不算完成施工任务。

7、工程竣工验收前,由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量,基建主管部门、施工单位主管部门应检查施工单位编制的施工档案质量。

8、一般性的文件材料归档一份,重要的及经常使用的档案要有副本,使用副本、保留原件。

四、工程项目的验收

1、基建项目在验收前,对准备归档的基建文件材料进行预验收,档案不完整者,工程项目不能进行竣工验收。

2、档案部门应是工程验收成员之一,会同基建部门负责基建文件材料的验收工作。

3、基建项目在竣工验收后45天内应将文件材料归档,档案部门要认真审查、验收归档的档案材料,并在基建档案材料归档说明书上签署意见。

五、基建材料立卷方法与要求

1、基建项目阶段完成或最终完成后,基建部门负责人组织有关人员对项目形成的、应归档的基建文件材料立卷归档。

2、基建档案归档时,应按工程项目组卷,一般一个工程项目组成一卷,管理性文件材料排列在整个工程项目的首卷,其次按图纸的类别序号排列,即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图等。

3、卷内文件材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后,批复在前,请示在后。

4、组卷时应拆除卷内文件上的金属物,对破损的文件需进行修补。

5、卷内文件应编写页号,无论单面或双面只要有文字,均作为一页编写。每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。

6、蓝图、底图可凭一组有机联系的图纸为一件,以件为单元,在每件文件材料的右上角加盖有关单位名称、档号、件号的印章,逐一填好。

7、每卷档案应填写卷内目录和备考表,起草案卷标题,根据基建档案的历史价值、使用价值,确定保管期限,保管期限分永久、长期和短期三种。

8、填写归档说明,放在卷内目录之后。

9、管理性文件以三孔一线的方法装订,其它卷用卷盒方式保管,蓝图大于卷皮的,要进行折叠,折成一般标准文件大小,底图可采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。透明底图须用缝纫机缝图边。

六、基建档案的管理

1、基建档案要进行分类(信息分类)标引,给出检索分类号。

2、各立档单位应在统一、规范前提下,从实际出发选择、制定适用、科学的分类(实体)排列方法。一般按建筑物的作用或专业进行分类。

3、基建档案的档号应填写在每卷(盒)档案背脊上,也可以另行贴上注有档号的标笺。

4、鉴定工作应在分管档案工作的(院、校、所)负责人领导下,由档案和基建部门负责人组成鉴定小组进行。

5、经鉴定对已无保存价值的基建档案,经领导批准后,由档案和基建部门派人监销。销毁前应清点核对无误后,双方在销毁清册上签字盖印章,方可进行销毁。

6、鉴定销毁工作结束后,双方应写出鉴定总结,内容包括:鉴定销毁小组成员名单、时间、工作简况(含鉴定销毁年代、范围、数量),销毁后档案的保管期限、目录的调整情况等。销毁清册一式三份,一份送上级部门备案,一份留基建部门存查。

7、使用基建文件材料过程中不允许随便更改,如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

第4篇 基建档案管理制度

第一条 基建档案资料管理部门在档案部门的指导下,负责全公司基建档案和单项工程档案资料的收集和管理。

第二条 在办理验收移交使用的同时,应建立基建技术档案,档案包括以下几个方面的内容:

(一) 工程竣工图;

(二) 图纸会审记录,设计变更通知和技术核定单;

(三) 材料、构件和设备的质量合格证明;

(四) 隐蔽工程检查验收记录;

(五) 工程质量检验评定记录;

(六) 工程质量事故发生和处理记录;

(七) 测量定位,放线检查验收记录;

(八) 建构筑物沉降和变型观测记录;

(九) 设备、管道、电气安装试验、调整试运转记录。对于重大精尖及大型动力设备或专用生产线,应将安装、调试情况专门记录;

(十) 由施工单位和设计单位提出的建构筑物使用注意事项;

(十一) 上级部门对该工程的有关技术决定;

(十二) 施工日记。

第三条 按照公司建档规范进行登记整理,注明密级和保管期限,同时做好归档立卷工作。

第四条 凡新开工项目竣工后,均应及时整理资料,并做好综合验收的准备工作。

第五条 借阅基建档案,必须按规定办理借阅手续。重要基建档案必须经档案管理部门领导批准后方可借阅。

第六条 基建档案须按档案管理规定进行保管,每年进行一次全面检查,检查图纸档案资料有无丢失、霉烂、虫咬,帐物是否相符,如存在问题要及时采取措施。

第七条 档案室内做好防火、防盗、防汛工作,未经许可闲杂人员不准进入。

第八条 本制度自下发之日起执行,原制度同时废止。

第5篇 基建档案管理细则范例

基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,来看下面小编为大家带来的基建档案管理细则:

基建档案管理细则【1】

为进一步加强基建档案管理,促进基建档案管理规范化、制度化,保证基建档案材料齐全、真实,根据国家有关基建档案资料管理的规定,结合学校实际,特制定本规定。

1、基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策、施工到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件,

包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、招投标、勘测、设计、施工、竣工、审计、保修、使用等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像、电子文档等形式与载体的文件材料。

2、项目管理科负责全处基建档案管理工作,校园建设处在项目管理科设立档案管理员岗位。

各科室对业务范围内所形成的各类文件及有关资料的归档工作均应作出明确要求,落实到相关人员,同时要做好基建档案业务的培训和指导工作。

各科室负责人对本科室档案资料的齐全、真实负有责任。

档案管理员按照建设工程文件归档范围,负责收集、整理和保管,并根据金华市城建档案馆和学校档案馆的要求,以基建项目为单位进行预立卷和归档工作。

3、基建项目的档案资料工作要与项目进程同步。

项目建设过程中,现场代表应要求各参建单位在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、保管和归档工作,在工程竣工验收时移交给档案管理员。

在签订基建项目合同时应明确规定基建档案资料归档和工程款支付相挂钩。

每月工程资料经监理和现场代表检查认可后方能支付工程款。

4、基建项目档案资料分四个节点进行收集整理:项目前期工作开始至施工许可证办理完毕止;工程开工至竣工验收合格;工程审计结束;保修结束。

相关节点责任人应将原件交给档案管理员存档,今后工作中需要使用该材料,需到档案管理员处办理借用手续。

档案管理员对接收的所有基建项目档案资料应做好清点、签字等书面交接手续,并做好目录清单,

同时负责审核档案资料是否符合归档相关标准和规定,校园建设处其他相关人员应负责审核档案资料是否齐全和真实。

5、档案管理员原则上应在工程竣工两个月内完成档案资料归档工作,并根据工作需要,将重要的和经常使用的文件材料一套按项目做好内部存档工作。

项目管理科应逐步推进信息化管理,创造条件建立基建档案数据库。

6、对由于个人疏忽、失职造成重要档案资料遗失的,应追究当事人的责任。

基建工程档案管理办法【2】

第一条 根据《中华人民共和国国档案法》和蚌埠市城建档案管理的有关规定,结合学校基建工作实际,制定本办法。

第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料,是工程项目建设情况的历史凭证,是工程项目建成投入使用后,管理、维修、改建、扩建的依据。

第三条 制定本办法是为了加强和规范工程档案管理,提高工程档案的利用率,更好地为教学、科研和基建管理工作服务。

第四条 基建工程档案工作接受学校综合档案室的业务管理和蚌埠市城建档案馆的业务指导,实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制,由档案资料管理专职人员管理工程档案资料。

第五条 档案资料管理专职人员的职责:

(一)贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法,努力学习档案工作专业知识,尽职尽责,认真做好工程档案管理工作。

(二)认真落实档案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5个环节。

(三)完成工程档案的立卷归档工作,按时做好向学校档案室移交工作。

(四)负责后勤与国有资产管理处工程档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。

(五)定期检查档案装具及案卷的保管情况,发现问题及时整改。

(六)参加学校档案室和蚌埠市城建档案馆组织的各种检查、评比工作。

第六条 基建工程档案工作是基建管理工作的一部分,纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。

后勤与国有资产管理处指定1名专职的档案工作责任人,有关科室指定直接负责收集归档材料的工作人员,做好归档材料的收集及相关工作。

第七条 工程档案的收集是工程档案管理工作的基础,必须按国家有关规定,认真收集。

第八条 工程档案归档材料的收集是后勤与国有资产管理处各职能科室和全体职工共同的责任,必须提高档案意识,认识到工程档案的重要性,齐心协力把归档材料收集齐全。

第九条 工程项目立项、投资归档材料的收集工作由综合科负责。

承担年度基建投资计划编制的工作人员,在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料。

同时,处领导检查、落实。

第十条 认真做好工程项目设计、设计变更及规划报建归档材料的收集工作由工程科负责。

承担设计委托及报建的工作人员在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料。

同时,处领导检查、落实。

第十一条 认真做好工程项目招标档案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科负责。

为了保证工程档案的完整性,工程科必须在每项工程招投标工作完成后10天内,向档案资料室移交3套完整的招标文件。

同时,处领导认真做好协调、落实。

第十二条 工程项目施工及施工报建归档材料的收集工作工程科负责。

同时,处领导认真做好检查、落实。

第十三条 档案资料管理专职员应当及时了解各工程项目的进展情况,督促有关负责收集归档材料的工作人员及时移交归档材料。

第十四条 因工作需要借用已收集好的归档材料时,按档案保管利用的规定,办理借用手续,并限定使用时间,用完后及时归还。

第十五条 工程项目的建设是一个长期的过程,因此收到归档材料后必须随时整理、分类,发现问题及时整改。

第十六条 已整理好的归档材料应使用专用的装具装好,注明工程项目名称,存放在专用的柜子里,建立归档材料检索,取放方便。

第十七条 处工作人员查阅或复印工程档案,须经处领导批准,认真办理查阅登记手续后,在档案资料室内进行;查阅人必须遵守保密制度,不翻阅与所查内容无关的案卷,严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。

第十八条 校内单位、个人查阅或复印工程档案,须经处领导批准,按第十七条规定办理。

第十九条 校外单位、个人查阅或复印工程档案,应持有单位介绍信、本人工作证或身份证,按第十七条规定办理,必要时须经学校档案室或校领导同意。

第二十条 工程档案的原件一般不外借,确因工作需要借出的,校内单位、个人要写出书面借条,经过处领导批准后方可借出;校外单位、个人要写出书面借条,经学校档案室或校领导批准后方可借出。

借出时间一般不超过3天,确需延长的,须按上述程序办理续借手续,续借时间最长不超过15天。

第二十一条 档案管理专职人员要坚持每月清理档案借阅情况,到期未还的,及时催还;问题突出的,及时报告处领导,协调解决。