收发文管理制度试行(6篇)

收发文管理制度试行

包括哪些方面

1. 收文管理： - 文档接收与登记 - 文档分类与初步处理 - 文档流转与审批 - 文档归档与保存

2. 发文管理： - 文件起草与审核 - 文件审批与签发 - 文件分发与传递 - 文件存档与版本控制

3. 管理责任： - 各部门职责划分 - 人员权限设定 - 工作流程监控 - 违规行为处理

4. 制度保障： - 法规遵循 - 内部培训与指导 - 制度修订与更新 - 技术支持与安全防护

重要性

收发文管理是企业内部信息流通的核心环节，直接影响到决策效率、工作协调及合规性。有效的收发文制度能够确保： - 提高工作效率，减少信息延误与混乱 - 保障企业机密，防止信息泄露 - 加强内部控制，降低法律风险 - 促进各部门沟通协作，提高整体运营效能

方案

1. 建立收文流程： - 设立专门的收文点，统一接收内外部文件 - 实行电子化登记，记录文件来源、内容摘要、接收时间等信息 - 根据文件性质，分配至相应部门进行处理

2. 完善发文程序： - 明确文件起草人与审核人，确保内容准确无误 - 通过电子审批系统，加快文件签发速度 - 使用内部邮件系统，确保文件及时送达 - 对重要文件，实施版本控制，防止使用过期版本

3. 规范管理责任： - 每个部门指定专人负责收发文工作 - 根据职务和岗位，设定不同人员的访问权限 - 定期审计收发文流程，确保制度执行到位

4. 制度建设与维护： - 参照相关法律法规，确保制度合法合规 - 定期对员工进行收发文制度培训 - 针对实际情况，适时调整和完善制度 - 引入信息安全技术，保护文档安全

本收发文管理制度试行版旨在提升企业的文档管理水平，通过持续改进，实现高效、安全的信息流通。各相关部门需严格执行，共同构建良好的企业信息环境。

收发文管理制度试行范文

第1篇 乡党委政府收发文管理制度

乡党委、政府收发文管理制度

收文、发文是机关日常管理的基本要求,是为各级领导科学决策、正确指导工作提供服务的重要途径。为规范管理、提高效率,特制定本制度。

一、乡党委、乡政府收文、发文由办公室内勤负责。

二、收文、发文按类别进行登记,急件要注明签收的具体时间,转交领导的收文必须经领导签收,无领导签收文件必须按类归档,年终交档案室存档。

三、领导阅完文件归还办公室必须登记归还日期。

四、领导有批示文件列入督办项目,单独归档保存。

五、发文分别按党委、政府发文标号登记,发文内容必须经主管领导审核签字。

六、做好日常保密工作,密级文件、报表等随时由办公室报主管领导审阅保存。

七、妥善保存带有密级的文件,未经主管领导批准,不准将涉密文件带出机关或复印保存。工作中需查阅各种文书、专业档案材料,须经主管领导批准。

八、未经批准,不得擅自复印、超范围传阅带有密级的文件。要按程序传阅审批,并及时将文件交档案员保存。

九、上行文由主管领导审阅后,报书记或乡长审阅,办公室安排报送。

十、下发文件由主管领导审批,办公室负责印发。

十一、反映全乡工作的信息、简报等稿件,报主管领导审阅后上报。

十二、所发的各种公文,要按正规的格式拟稿,并进行全面校对检查,以确保正确无误。

十三、办公室对所接受的文件要及时签收、登记、分类,并提出拟办意见,交领导和有关部门传阅,对领导批示的传阅件要及时送承办人或部门,传阅件要适时收回,进行立卷归档等工作。

第2篇 某公司收发文管理规定

公司收发文管理规定

1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。

2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政文员统一办理,她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》

3.行政文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附《公文处理单》,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在《收文签字簿》上签收,行政文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。

4.公司的各类文件均属内部机密文件,行政文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函,只要在《收文登记簿》上登记即可,直接分送有关人员阅办。

5.本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。

6.文件传真的发文工作亦由行政文员负责,需发文者将文稿经主管人员签字后交文印室登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。

7.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。

8.每月未,行政文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁,报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》。

9.文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交行政文员按分类归档,必须做好登记造册工作。每月未,将收、发文整理装订成册。

10.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁,行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。节

第3篇 某设备公司收发文管理规定

设备公司收发文管理规定

第一条 为规范公司公文的收发,提高工作效率,特制定本规定。

第二条 公文的承办和签发

(一)以公司名义上报的文件、呈批件等由各部门拟稿、会签,交办公室统一登记送审;

(二)属决策性问题或涉及方面较多的由总经理或董事长签发;

(三)属决策后分管职责范围内的,由公司的主管副总签发。

(四)以公司名义发出的下达文件(如通知、函),承办程序与上同,由权责主管签发。

第三条 办文程序

(一)办文程序为:拟稿、会签、核稿、审批、签发、打印、核对、封发。

(二)凡公文应由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部门负责人审阅签字,送有关部室会签。文件一律经办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后封发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。

(三)公司与有关部门联合行文,由经办部门起草,办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后封发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。

(四)以公司名义的行政发文程序参见《行政管理流程规定》中的《行政发文流程》。

第四条 公文收发、传阅

(一)办公室指定专人负责文件的收、发、编号、登记、传递、归档保管工作,各项工作具体要求是:

(1)分类:应按文件的内容分类(暂分为营销类、技术质量类、行政人事类、生产管理类),送公司领导的文件分夹送阅。

(2)编号、登记:一般按文件的密级和已有的编号登记。

(3)传递:文件一般先递送公司领导,公司领导对于送阅的文件必须尽快阅批,后递送有关部室。领导和部室不得抽走文件。遇特殊情况或急办件,可直接先送有关部室或相关的公司领导,送阅文件者均不能压拖文件,做到当日送急件,当日转签。转签要根据文件内容及时送相关部门办理。

(4)归档、保管:按公司现行档案管理规定执行。

(二)文件在各部室的传阅时间不得超过两天。

(三)在文件传递过程中必须进行分类登记核对手续。

(四)涉及部室业务的文件,由该部室阅存留底,如须归档的文件,可申请复印一份留底。

第五条 文件的编号

公司发文,一定要由总经理办公室统一编号:

(一)以公司名义对外发文,一律用永冠字(__年)___号;

(二)公司监事会发文,用永冠监字(__年)___号;

(三)董事会发文,用永冠董字(__年)___号;

(四)其他管理部门的发文,用永冠_字(__年)___号。

第六条 办文中注意事项

(一)起草公文应按照党政分别行文的原则正确使用文种。

(二)起草公文要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定,力求内容确实、观点明确、用词简练、标点正确。

(三)起草公文必须使用公司规定稿纸,不得用铅笔、圆珠笔书写,最好提供电脑打印稿。

(四)电脑打印文档要统一格式:打印用a4纸,字体为宋体,标题字号为二号,正文字号为小四号,行距为20磅。具体格式要求可由总经理办公室另行发文规定。

(五)红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。

(六)报告和请示要严格区分。凡向政府相关部门报送的文件,只主报一个上收机关,如需报送其他相关的上级机关,可用并报或抄报形式。请示的事项,应一文一事,明确提出自己的建议和意见,对某些意见不一致的问题,应如实反映,便于上级机关审定。上级的文件或呈批件、上级机关批示或批文后的工作,由经办部门负责联系并送公司领导阅后存档。

(七)公文办理完毕后,承办人员应根据文书立卷要求,把公文原稿和有关材料整理好,交档案人员归档。办公室送阅的文件,传递人员不得随意抽取和保存存档材料。

(八)精简文件,提高办文质量和效率,要严格控制发文范围和发文数量,可发可不发的文件,坚决不发;能用电话或当面商谈解决的问题,不要行文;该发的文件,应尽量事先商定,取得一致意见,加快办文速度。

(九)以党总支名义行文按《中国**党机关公文处理条 例》执行。

第七条 本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。

第八条 本办法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。

第4篇 企业公司收发文管理制度

企业集团收发文管理制度

一、收文

1、登记:所有外来文件由行政部统一在文件上编写总流水号,按流水号、接收日期、文件标题、发文单位、附件、传阅去向等项目登记在《收发文件清单》上。

2、传阅:由行政部填写《文件阅办单》将登记后的文件按轻重缓急、保密程度在文件处理卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅,及时分发、及时收回归档。

二、发文

1、公司文件的拟定签发,对内外具有指令性和权威性。

2、拟稿:公司文件一般由各部门在职责范围内自行起草,要对文件内容负责。文件内容涉及跨部门事务,须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文件,由董事长指定专人负责起草。

3、核稿:公文起草后,由拟稿部门经理审核签字,如公文内容涉及其他部门事务,须由有关部门共同审核签字;会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文件,由董事长签发。

4、签发:凡以公司名义行文的,须经行政部经理、董事长签发后,方可交付打印,属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的,部门经理签发即可。

5、打印:在拟稿、核稿、签发手续齐备后,交行政部审核登记,标明文号,密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文,但要补办登记手续,按审核份数打印。

6、盖章:文件打印校对完毕后,按公司的《印鉴管理制度》加盖公章。

7、存档:公司所有文件均须存档一份,发文部门也须自留一份备查。

8、传递:保密文件的传递,按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。

三、传真

1、由前台统一收、发传真,并记录到《传真接收、发送记录表》上。

2、发送传真要统一用公司传真纸。

第5篇 会馆收发文管理制度

休闲会馆收发文管理制度

1.公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序;

2.收文,由文秘签收登记,总经理的收文由总经理签收,属领导亲收件,一律交收件人亲自拆封;

3.公文登记后,由总经理室根据总经理的指示,转交各位领导传阅,如需转变有关部门阅办,应由人事员送交,并经登记,签收后才可送交;

4.阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到人力资源部阅读,因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室;

5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压;

6.各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件有落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事;

7.公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第三季度移交完成;

8.各级管理人员调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送文秘登记保管;

9.没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由总经理室定期销毁,销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销,秘密级以上文件,不准作废品处理,一律集中按有关规定处理。

10.会馆内部任何部门、任何人员规章制度、培训教程、岗位职责等项目的下发,必须上报总经办文员,以统一格式统一编号下发,不得私自下发各种规章制度等。

第6篇 物业公司收发文及档案管理行政工作制度

物业公司行政工作制度:收发文及档案管理

3收发文及档案管理

3.1文件定义

3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

3.2收发文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。

3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。

3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。

3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

3.3发件

3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。

3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。

3.3.4校对、签署

由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。

3.3.5申请盖章

由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。

3.3.7内部传阅

收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。

3.3.8归档

具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

3.4文件保管及处理

3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。

3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。

3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:

3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;

3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5档案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。

3.5.2档案的保管

公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。

3.5.3档案信息的使用

3.5.3.1复印档案

公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

3.5.3.2档案原件的借用

1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。

3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。

3.5.3.3档案原件的归还

1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。

2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。

3.5.3.4档案原件的处理

由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

4月报制度

4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。