员工档案管理制度3篇

包括哪些

员工档案管理制度旨在规范公司内部人力资源管理，确保员工信息的安全、准确和完整。其主要内容包括：

1. 员工基本信息：包括但不限于姓名、身份证号、学历、工作经验、家庭住址、联系方式等。

2. 工作记录：入职、转岗、晋升、奖惩、培训、绩效评估等相关文件。

3. 劳动合同及附件：合同正文、补充协议、保密协议等法律文件。

4. 健康与安全记录：体检报告、事故处理记录等。

5. 其他相关材料：如个人证书、资质证明、离职手续等。

处罚规定

1. 未经许可泄露员工档案信息者，将面临警告、记过直至解雇的纪律处分，并可能承担法律责任。

2. 档案管理人员未按规定保管档案，导致档案遗失或损坏，将视情节轻重给予相应处罚。

3. 员工个人隐瞒或提供虚假信息，一经发现，将视情况调整工作岗位或解除劳动合同。

4. 对于不按时更新或提交个人资料的员工，将进行提醒，若持续不改正，将影响其年度绩效评价。

细则

1. 档案管理： - 所有员工档案由人力资源部门统一保管，实行电子化与纸质双备份，确保信息安全。 - 档案资料更新需经本人签字确认，新入职员工应在一周内完成个人档案建立。 - 非人力资源部门人员需查阅档案，须经部门负责人和人力资源部门审批。

2. 访问权限： - 员工有权查看本人档案，但涉及敏感信息的部分需在人力资源部门指导下查阅。 - 高层管理者在合法合规的前提下，可查阅所有员工档案。 - 其他员工仅在工作需要时，经审批后可查阅相关人员档案。

3. 保密制度： - 员工档案应严格保密，不得用于非工作目的，违反者将受到严厉处罚。 - 离职员工的档案将在法律规定的期限内妥善保存，不得随意销毁。

4. 档案更新与维护： - 每年进行一次全员档案复核，确保信息准确无误。 - 员工如有变动，如联系方式更改、获得新资格证书等，应在一周内通知人力资源部门更新。

5. 纠纷处理： - 若员工对档案内容有异议，可向人力资源部门提出，由专人负责调查并及时反馈处理结果。

本制度旨在保障员工权益，促进公司运营的公平与透明。每位员工都应遵守相关规定，共同维护良好的工作环境。对于制度的执行，公司将定期进行检查，以确保其有效性。

员工档案管理制度范文

第1篇 员工档案管理制度范例

公司的各员工档案也分为员工的入职档案,培训和工作业绩档案等方面,对于这些员工档案进行管理,一定要制定怎样的管理制度呢以下提供的员工档案管理制度的资料,可供参考。

员工档案分为原始档案和业绩、培训档案。

1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工,其原始资料由本企业调入、保管。

2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工,自签订劳动合同试用期满后,按本企业调档要求,将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的,本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料,未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

4、查阅原始人事档案管理规定:

⑴查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》,经主管领导审批后,由人资行政部统一办理,其它任何部门无权查阅员工原始档案。

⑵查阅员工原始人事档案所获资料,由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

⑶员工存档卡由人资行政部负责统一保管,员工离职办理完毕各种手续后,退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

⑷非本企业人员查阅原始档案,原则上不予办理,政府职能部门如查阅员工原始人事的档案,按原始人事档案查阅审批程序,人资行政部协调办理。

⑸员工在本企业工作期间,如有些情况需存入其原始人事档案中,需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》,经主管领导审批后,由人资行政部办理。

5、员工业绩、培训档案:

员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料,包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件,员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

⑴人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

⑵员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下(不含主管级)培训、业绩档由人事文员管理。

⑶部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

⑷员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

⑸员工离职后,员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

第2篇 工作责任制度：员工档案管理

员工档案管理工作责任制度

(1)员工的入职、奖惩、请假、辞职表、劳动合同等《11份附件》文件必须保存二年以上。

(2)以上文件由人力资源部根据入职月份按系统或部门分类装入文件袋归档,归档后统一存放在财务部资料房,未经人力资源部、财务部经理一致同意,任何人不得查阅或借出。;

(3)人力资源部对涉及薪资保密、员工个人保密信息等内容严格履行保密义务。

第3篇 s公司派遣员工档案管理制度

某公司派遣员工档案管理制度

为进一步健全我单位规章制度,维护单位及派遣员工的合法权益,避免纠纷产生,促进企业健康发展,结合实际情况制定本档案管理制度。本制度适用于对劳务派遣员工的聘用及管理,请各部门相互配合,严格执行。

一、基本原则

公司招聘录用派遣员工的档案管理遵循统一领导、归口管理的基本原则,档案管理机构对派遣员工的全部档案实施综合管理。

二、根本要求

档案经手及管理部门要维护档案的完整与安全,便于公司对档案的有效利用。

1.档案的完整:一方面,从数量上,要保证档案的齐全配套,不使应该集中保存的档案缺文短页,杂乱无章;另一方面,从质量上,也就是从系统性方面,要维护档案的有机联系,严防对档案人为地割裂分散,或者零乱堆砌。

2.档案的安全:一方面,从档案的物质安全上说,要努力采取科学措施,对派遣员工的档案进行很好的管理和保护,力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;另一方面,要加强保密工作,严防档案的丢失和失密、泄密现象的发生。

三、派遣员工个人档案的形成

严格遵守派遣员工的招录流程,并将派遣员工在各阶段签署形成的书面文件及个人提交的文件材料归入派遣员工个人档案,编号归档。档案材料根据不同应聘岗位的要求包括以下项目:

1.应聘登记表;

2.笔试成绩表及面试评价表;

3.体测表;

4.体检表;

5.培训登记表;

6.考核登记表;

7.社会保险个人信息采集表;

8.派遣员工告知书;

9.无犯罪记录证明(声明);

10.个人承诺书;

11.劳动合同及补充协议原件;

12.派遣员工手册签收凭证(公司联);

13.个人身份信息、学历证书、资格证书、职称证明等材料复印件;

14.员工离职相关材料;

15.解除(终止)合同证明;

16.其他与派遣员工聘用招录有关的书面文件。

四、档案管理

1.管理部门

派遣员工档案归口人力资源部(综合办公室),归入人事档案类别,与公司其他档案分类编辑,统一管理。

2.归口管理

2.1.归档前,要对归档材料进行鉴别,按照材料的属性、内容、编号确定其归档的具体位置。

2.2.归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。

2.3.及时将新材料归入档案中。

3.档案的查(借)阅

3.1.查(借)阅派遣员工档案须经公司分管领导审核批准后方可,特殊情况下须经董事长审批,并进行借阅登记。

3.2.使用人因入党、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由档案管理人员向证明人核实情况后,可以出具证明材料。

3.3.档案管理员要做好归档记录、查(借)阅记录。档案借阅最长时间为一周,若借阅人未按规定及时归还所借档案,档案管理人要及时催还,必要时为其续办延长借阅手续,并要求到期归还。

3.4.档案管理员在出借档案时要核实档案材料,并在档案归还时核对材料是否完整或损坏,如发现材料损坏或丢失应及时向分管领导汇报。

4.档案的保存和销毁

4.1.档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。

4.2.档案管理员要定期对档案进行检查,防治霉变、虫蛀,防火、防水、防盗。

4.3.档案原则上永久保存,对于已辞(退)职派遣员工的个人档案,原则上自离职之日起3年后方可销毁,销毁时须经公司领导批准,并做好销毁记录。

五、制度生效

1.本档案管理制度自即日起开始实施,在实施过程中应结合实际情况不断进行完善,重新编辑或编制补充文件附于本文件之后。

2.《派遣员工档案借阅申请单》、《派遣员工档案借阅登记表》、《派遣员工档案销毁申请单》作为本文件附件。