企业采购制度3篇

包括哪些

企业采购制度是企业管理的重要组成部分，它涵盖了从需求识别、供应商选择、合同签订到货物接收与验收、支付结算等一系列流程。具体来说，它主要包括以下几个方面：

1. 采购策略：确定采购目标，制定采购计划，如采购量、预算、时间表等。

2. 供应商管理：评估、选择和维护供应商关系，确保供应源的稳定性和质量。

3. 采购流程：规范从需求提出到支付的每一个步骤，保证流程的透明度和效率。

4. 合同管理：制定合同条款，处理合同纠纷，确保双方权益。

5. 质量控制：设立质量标准，进行产品检验，确保采购物品符合企业要求。

6. 库存管理：监控库存水平，防止过度采购或短缺现象。

7. 风险管理：识别和应对可能影响采购活动的各种风险。

体系框架

企业采购制度的体系框架如下：

1. 制度总则：阐述采购制度的目的、适用范围和基本原则。

2. 采购组织架构：定义采购部门的职责、权限和汇报关系。

3. 采购策略与计划：描述如何制定和执行采购策略，包括预算管理和需求预测。

4. 供应商管理：规定供应商的评估标准、选择程序和合作模式。

5. 采购流程：详细说明从需求提出到支付的步骤和相关审批流程。

6. 合同管理：设定合同的起草、谈判、签署和执行规则。

7. 质量控制与验收：建立质量检验标准和验收程序。

8. 库存控制：设定库存管理政策，包括安全库存水平和补货机制。

9. 风险管理：识别潜在风险，制定预防和应对措施。

10. 监督与审计：设立内部审计机制，定期审查采购活动的合规性。

11. 制度修订：规定制度更新和改进的程序。

重要性

企业采购制度的重要性不容忽视：

1. 提高效率：标准化流程减少决策延误，提高采购效率。

2. 控制成本：通过有效管理，降低采购成本，提升利润空间。

3. 保障质量：严格的供应商管理和质量控制，确保产品或服务的质量。

4. 防范风险：完善的风险管理机制，帮助企业抵御市场波动和供应链中断。

5. 促进合规：遵循既定规则，降低法律风险，维护企业声誉。

6. 增强供应商关系：公正、透明的制度有助于建立长期、互惠的供应商关系。

7. 支持战略决策：提供准确的采购数据，支持企业的战略规划。

企业采购制度是企业运营的基础，它不仅规范了采购行为，也为企业创造了竞争优势。只有建立并严格执行有效的采购制度，企业才能在竞争激烈的市场环境中保持稳定和持续发展。

企业采购制度范文

第1篇 适用性企业采购管理制度

企业采购管理制度目的：规范采购操作和方法，采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。本企业采购管理制度规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。

一、企业采购管理制度目的

规范采购操作和方法，采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。

二、 企业采购管理制度适用范围

本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。

三、 企业采购管理制度定义

1、 供应商：是指能向采购者货物、工程和服务的法人或组织。

2、 合格供应商：是指公司程序评审可以与公司合作的供应商。

3、 购物申请单：是需求需要采购管理制度的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有经理和审核权限签批。

4、 供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商评估的表格，由采购主管对供应商考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。

5、 供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等考察的的表格，考核决定与该供应商合作。

6、 终止供应商的报告：是指供应商恶劣服务、严重品质情况或考核不合等与其终止合作的报告，此报告由权责向采购中心，由采购主管填写逐级上报审批。

7、 抽货检验标准：此标准是对采购物品检验的参照标准，由技术或权责编写交采购中心汇总成册。

8、 货物检验报告：是货物验收和人员对货物验收后对所采购货物给出验收报告和意见。

四、 企业采购管理制度

企业采购管理制度必洁自律，严守工作纪律。不供应商礼金、礼品和宴请；

遵守采购规范流程，按流程办事；

能按质按量地采购到所需物品；

供应商选择、评价、甑选以供应商供货质量；

采购的事前管理，的设备价格信息档案，以地控制和降低采购成本 并采购质量；

科学、客观、地收货质量检查；

好与供应商的关系，帮助供应商解决的问题；

分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，有助改进公司和供应商服务的建议；

采购文档的存档、备份工作；

在公司需求的基础上最大限度降低采购成本；

所有采购， 事前批准，未经计划并报审核和批准， 除急购外采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；

凡特性的物品，尽最大以计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购依计划请购，然后

办理采购；

采购物品在条件相同的前提下应在正在或已确认的供应商处购买， 随意变更供应商；

五、 企业采购管理制度供应商选择标准

企业采购管理制度的市信用和的售前、售后服务能力和服务意识；

注册资金50万的纳税人；

健全的商务管理流程和制度；

的财务状况，可以七天帐期；

优势的产品资源；

有利于我公司的供配货地理区位的合作；

六、企业采购管理制度供应商选择、评价和终止办法

供应商的资质直接关系到供货的质量、售后服务和重大产品问题的等储多问题，更有重大品质、售后事件等的、反应的性都与供应商本身的资质、能力。有必要地筛选、考核供应商，合格供应商制订终止办法。

对供应商资信由高到低分为a、b、c、d四类。定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。

第2篇 集团企业采购商务管理制度

某集团采购商务管理制度

(接受订单-申请编码-在途监控-提货或接货-办理入库)

一、采购原则:具备条件,方能进行采购。

1、有符合流程及规定销售订单支持。

2、依据市场分析和预测,确能保障销路。

3、依据总公司任务或者月季预算。

二、采购审批规定。

1、商品购入一律实行订单管理制,凡是采购商品(无论是主营商品或外购商品或公司内部进货还是当地采购)均需要填写采购定单。

2、各分公司采购商务根据本公司库存、销售情况,以及随时收集的储运和销售人员提出采购建议,及时填写请购通知单,并上报至主管业务部门经理。

3、主管业务部门经理根据市场及经营情况审批合理采购计划,并签字认可后,报业务副总经理或总经理审批。

4、经总经理审批后采购订单由采购商务员统一执行。

(1)集团内部统一购货,由采购商务人员统一向集团内各分公司订购,确认采购订单生效。

(2)集团外部购入,由采购商务员或指定专人统一购货,并在确认采购订单生效后向商务统计岗申请外购商品编号。

5、分公司采购商务员确认采购订单生效后,应于当日将单据其他联次传送给储运、统计、财务主管。

6、财务人员根据采购订单对到货后入库金额进行复核、监控。储运商务根据采购订单对库房货物存放地点做好接货准备,对货物到货周转情况提供信息。财务主管对资金作出合理安排。

7、对未按定单方式进行管理的商务及负责人进行经济处罚。

8、定单按月分类单独归档、备查。

三、接受采购订单流程。

1、采购商务接受由销售业务部门经理所下采购订单。

2、采购商务审核销售业务部门采购订单,不合格采购订单返回销售业务部门,发出合格采购订单。

3、采购商务将采购订单发给储运商务,由储运商务做接货准备。

4、采购商务负责将采购订单替换成通用格式发给供应商。

四、进口商品付税、付汇流程。

1、销售业务部门发出付税或付汇通知。

2、资金商务填写支票借款单,到财务部审批备案。

3、资金商务传递数据,通知财务部当日用款。

4、资金商务持签字后借款单到财务部借支票。

5、资金商务将支票送到海关或销售业务部门。

6、每周由资金商务报给财务部资金计划,每季报销售业务部门作资金盘点。

五、联系供应商和货运公司、进口商品报关、在途商品监控管理。

1、目的。

(1)开展在途商品管理,监控各分公司、供货商各方面执行货物计划情况,明确各自责任和关系。

(2)监控集团公司总部至外地分公司物资流通过程和货物在各个环节中状态。

(3)在途商品管理工作侧重于对货物在途时间、在途数量、在途金额及供应商发运能力控制。

(4)跟踪集团公司和供应商及分公司之间调拨商品在途时间、数量和金额,为相关部门提供真实和准确在途信息。

2、国内在途意义。

(1)为贯彻集团公司物资管理目标,在各个物资流通环节监控到每一件货物,商务部开展了国内在途业务。

国内在途:主要指分公司之间因内部销售而产生在途商品。

(2)在途商品定义:货款已经支付或虽未付款但已取得所有权,正在运输途中或已运达企业但未验收入库商品。

3、国内在途目的。

(1)监控分公司在途商品管理,明确销售业务部门、运输公司、分公司各方面责任。

(2)对分公司在运输途中产生在途商品数量、金额以及状况进行监控,缩短运输时间,加快物资流通速度,提高资金周转速度。

(3)收集、汇总、加工、整理在途数据,掌握物流信息,根据在途数据进行分析,发现问题促使销售部尽快解决。

4、在途商品确认。

集团公司财务部传递销售给分公司发票清单及销售数据和商务部向地区分公司发送的发货信息及时传送到相应分公司商务统计岗并经对方确认生效后,即视为在途商品。

5、在途商品管理。

分公司商务统计人员每日接收发货信息后,根据实际到货数量统计本公司在途情况,并逐日向集团公司商务部传送在途数据。对超出正常期限在途商品标注、说明,便于供应商及时协调与解决。对未按规定进行监管或虽已监管但未及时准确提交在途信息而造成损失分公司,其损失由分公司分担,同时责任人应写出书面报告上报总经理。

6、国内操作流程。

(1)集团公司商务部采购商务员将到货清单递交商务统计。

(2)商务统计根据《到货登记单》和《商品入库单》及发货清单核减在途商品数量、金额和计算在途时间。

(3)商务统计将到货清单上商品与实际到达商品差异表传递财务部。

(4)财务部依据商务统计传递《到货登记单》和《商品入库单》办理付款手续。

(5)商务统计将在途商品差异信息传递相关部门。

(6)对在途时间监控:掌握商品货运周期。同时,注重发现长期未到,滞留途中货物情况,促使销售业务部门尽快解决提高物流周转速度,加快资金周转,抢占市场。

(7)对商品在途数量、在途金额监控:使分公司掌握在途商品规模及占用资金量大小,促使销售业务部门加紧运输力度,加速资金周转。

(8)对供应商监控:体现在运输货物能力和返款速度,供应商发运能力高低直接影响货物周转速度,周转速度越快越有助于分公司降低货物风险系数,返款速度快慢,影响分公司资金周转及利润取得

(9)生成结果:对分公司在途商品管理,侧重于从商品在途数量、在途金额;在途时间,供货商运作能力方面提供在途信息。

7、国内在途程序所需数据:财务数量+以销未提=统计结存。

(1)销售数据:资金商务收款台销售库数据(已销数)和库房提货数据(已提数)进行核对后,生成已销已提商品数据库,包括销售单号、销售日期、发票号、商品编号、代理编号、数量、单价、金额等内容。

(2)入库数据:各分公司商品入库数据包括入库单号、入库日期、发票号、商品编号、数量、单价、金额等内容。

8、核对依据:以销售方发票号作为核对依据,依据每张发票发票号、商品编号,同分公司入库单上发票号和商品编号自动进行核减生成各地在途商品信息。

9、国外在途商品管理。

(1)定义。

〈1〉在途存货:包括运入在途存货和运出在途存货是指货款已经支付或虽未付款但已取得所有权正在运输途中或已运达公司尚未验收各种存货。

〈2〉商务部在途商品:进口商对集团公司进行销售并开制发票,货物尚未运抵各目的地商品。商务部对在途商品管理主要通过核对进口商发票和分公司入库单据,监控公司在途物资状况,多角度、多侧面反映物资流通状况。

(2)意义。

〈1〉开展进出口商在途管理,跟踪进出口商、分公司各方面执行货物计划情况,明确各自责任和关系。

〈2〉监控进出口商至集团公司或分公司物资流通过程,对货物在各环节中状态进行实时监控、过程监控,检查进、出口商运作能力,降低风险系数。对在途商品管理工作,侧重于对长期在途商品及进出口商发运能力控制。

10、具体物控工作流程。

(1)工作内容:依据进口商发货资料核对公司入库信息,获取在途数据。

(2)进口商发货,商务部采购商务接收各种发货资料流程。

〈1〉商务部采购商务每日接收进口商和销售业务部门各种发货资料。进口商涉及单据有:发货通知书、装箱单、发票、进口发货单、订单。销售业务部门单据:货物清单。

〈2〉商务部采购商务整理各种单据,并分别在登记本中详细记录。

〈3〉核对装箱单与发票中商品品名、型号、数量、金额,保证单据配套性、一致性。

〈4〉核对装箱单与销售业务部门货物清单。检验单据中发票号、发运编号、发货日期、品名规格、数量等信息是否一致,还有货物清单、销售业务部门制定分货计划,还提供货物运抵不同目的地、运输方式、预计到货时间。

〈5〉依据 进口商发货单 核查每周进口商发货规模。

〈6〉单据核对过程中,针对有问题单据向有关各方(进口商、销售业务部门)进行必要信息反馈,补充、更正单据信息,最终进行存档、备查。

〈7〉各种单据审核无误后,将进口商系统发票录入程序中。

(3)货物抵库,商务部商务统计核减在途流程。

〈1〉货物抵库,采购商务人员填写到货登记单和入库单。

实物运抵集团公司,采购商务按到货、入库流程,依据实到货数量填写相应 国外到货登记单 和 入库单 实物运抵各分公司,销售商务开制 销售小票 和内容相对应 国外到货登记单 和 入库单 办理入库。对于实物入库和小票入库,采购商务在途岗可以通过单据上库别栏信息加以区分。

〈2〉每日采购商务在途岗接收商务统计审核后到货登记单和入库单,在单据传递交接过程中要有相应交接手续,记录在册。采购商务在途岗将对国外到货登记单和入库单进行再次审核重点。国外到货登记单和入库单中有效订单号和装箱单号、发运编号等于在途统计息息相关内容,检验单据中各项填制内容是否一致。

〈3〉审核过程中注重进口商系统发票、货物清单、到货登记单、入库单之间对应关系(一张发票针对一张货物清单一张发票对应一张或多张到货登记单;一张发票对应一张入库单;一张到货登记单可对应多张入库单),将审核无误到货登记单录入在途程序中。

〈4〉录入到货登记单后,程序自动核减发票信息,通过报表显示在途变化情况。

(4)单据查询流程。

(5)报表预览、打印流程。

(6)在途数据传输流程。

(7)分析流程。

〈1〉分析主要分月中、月末两次论述在途商品情况。

〈2〉分析角度:在途时间、在途数量、金额、进出口商运作能力。

〈3〉分析重点:统计长期在途商品(在途时间超过一个月),定期向销售业务部门反馈,促使销售业务部门尽快解决。

11、损失调账:货物在运输过程中,因丢失、损坏而产生差异情况,在途岗与销售业务部门协商后,进行账面调整。

(1)属于进出口商责任,造成货物丢失调账方法。

〈1〉货物丢失,销售业务部门查清责任,落实赔偿事宜。

〈2〉销售业务部门开制销售小票,将丢失货物进行销售,即视同销售给索赔责任人。

〈3〉以销售小票、国外到货登记单、入库单入库,采购商务在途岗核减在途商品。

(2)属于运输公司责任,致使货物丢失调账方法。

〈1〉销售业务部门在确认货物丢失的同时通知商务部。

〈2〉销售业务部门落实赔偿、获得索赔款后,将填制索赔通知单,并传真给商务部(要求通知单有销售业务部门经理签章,附有赔偿款的证明资料)

〈3〉商务部商务统计依据索赔通知单,核减在途差异。

12、代运商品:索赔、赠品、配件、样机等货物。

(1)办理原则:所有权属于集团公司销售业务部门,无价格或价格为零代运商品,运抵目的地后,需办理入库手续。

(2)具体操作方式:提供该类商品在途信息,同时,定期反馈代运商品在途情况,督促销售业务部门尽快办理入库。

13、汇总分公司商品在途数量、在途金额一览表。

(1)分公司各销售业务部门在途商品一览表。

控制每批货物在途时间、在途数量、在途金额。对于长期未到货商品,应及时提请销售业务部门重视,确定货物滞留原因,加速运输,缩短货物周转时间,降低或减少货物风险。

(2)分公司销售业务部门主要商品进货概况(按商品大类)。

按销售业务部门主要商品类别汇总、加工、整理商品在途数量、在途金额,比较不同商品占用资金量大小。

14、汇总分公司在途时间一览表。

(1)分公司入库商品货运周期一览表。

(2)分公司在途商品在途时间一览表。

〈1〉控制入库商品运输周期,加快运输力度。

〈2〉明确在途商品在途时间,及在途商品占压资金量大小。

〈3〉监控供货商发运能力,加速货物周转,降低风险系数。

六、商品到货、验收、入库管理。

(一)商品到货、接货和验收管理。

商品到货是库房管理工作开始,是商品验收前期准备工作,其工作好坏直接影响到商品验收工作质量。为保证商品到货和验收工作及时准确完成,提高验收效率,要求对商品数量和规格及外包装质量和运输情况进行检查和确认。采购商务认真按照要求填写单据,保证商品在途管理工作顺利开展,为商品保管保养奠定良好的基础。

1、接货规定:分公司采购商务每天根据总公司发送到货信息,以到货通知单形式于当日通知储运商务,以便其及时组织人力、物力,调剂存货场地。

2、操作流程。

(1)采购商务必须提前三天将需入库商品详细清单交给储运商务,确定商品编号、数量、到货日期。

(2)商品抵达指定库房后,采购商务和储运商务依据到达货物清单共同清点商品种类、拆包、分包点验。按商品的品种、规格、型号核对实物质量和实际到货数量及检查外包装质量,是否破损,把好入库前数量、质量关。

(3)商品验收后,采购商务立即填写《到货登记单》要求做到字迹清楚、数据准确、内容完整、及时迅速。要填写部门、库别、到货日期,在装箱单号处填写供应商全称。详细填写商品的品名及规格、单位、数量,备注栏处填写商品编码和发票号或货单号。如果发票未到达,待采购商务拿到发票后,填写 入库单 备注栏 。单独注明有外包装破损或质量问题商品及数量。双方在《到货登记单》签字确认,各分公司内部调拨商品也要填写《到货登记单》。

(4)《到货登记单》填写后,必须由采购商务、储运商务共同签字确认后方可有效。

(5)商品到库当日(如晚上到货,可在次日)必须办理正式入库手续,填写《商品入库单》。如未能在规定时间内办理入库手续,储运商务有权拒绝发货并责成当事人写出书面报告报总经理或授权人对其进行处理解决。

(6)采购商务和储运商务应妥善保管好到货登记单,以便查询,商务统计根据到货登记单审核入库单正确性,同时便于核减在途数量。

3、《到货登记单》出现错误情况时,储运商务要求采购商务重新办理。

(1)有涂改痕迹,内容和项目不清楚和不完全。

(2)商品编码和规格名称与集团公司不一致。

(3)数量不正确。

(4)《到货登记单》格式、使用说明、单据办理和各联次留存及传递过程。

第一联、采购商务,第二联、储运商务,第三联、商务统计,第四联、财务会计。

(二)商品验收入库管理。

1、入库目的。

(1)为加速商品流通速度,保证工作正常开展和商品入库环节准确性、及时性、完整性。

(2)为商品在途管理和在途控制岗提供基础数据,保证在途控制环节畅通,更好地为销售业务部门服务。

(3)把好审核关,为财务成本核算准确及时提供必要条件。

2、入库操作办法。

(1)商品验收完毕,填写《到货登记单》后,采购商务依据《到货登记单》内容在当日(特殊情况,如晚间到货可在次日)按商品批次和发票内容填写入库单(注意不要将相同商品累加),办理入库手续。采购商务在办理入库手续时,根据《到货登记单》到商务统计处核对商品编号,无误后及时填写《商品入库单》。

(2)入库单由采购商务填写,储运商务签字。

〈1〉按单据规定项数填写商品种类数。

〈2〉填写商品归属部门、库别、入库日期。

〈3〉按照《商品入库单》规定内容填写商品编号、数量、名称、金额。

〈4〉填写《到货登记单》号和供应商名称。

〈5〉《入库单》备注栏处注明到货时间,按照商品顺序填写发票号和金额。

〈6〉相关人员填写姓名及人员编号。

〈7〉特别注意商品编号、名称及规格必须与公司保持一致,要求商务员字迹清楚、内容完整、数据准确和及时迅速。

(3)批量到货如果到货数量不全,采购商务应根据实际到货数量,随时办理入库手续,做好该批商品收欠登记手续。

(4)储运商务先统计到货前数量、后统计到货后数量,再倒挤出到货数量。

(5)填写好入库单应由储运商务签字审核,传真fa_件与原件核对,到货登记单与入库单核对后,并确认后盖章 货收讫 后,方能生效。入库单不得涂改。

(6)消耗品和不必逐个检验商品,由采购商务和储运商务共同清点数量后,当时办理入库手续,填写《商品入库单》。

(7)储运商务依据库房情况整齐码放,及时建立、增加垛卡,登账。

3、出现错误情况,储运商务拒绝办理。

(1)有涂改痕迹,项目内容不清楚,不完全。

(2)缺少采购商务和总经理或授权人签字。

(3)商品项数超过单据规定要求。

(4)商品编码和规格名称与集团公司不一致。

(5)《商品入库单》格式与使用办法。

第一联、储运商务记账,第二联、财务会计存档,第三联、商务统计记账,第四联、采购商务存查。

5、入库核算:商品、材料入库后,经办人应持入库单第二联(即财务联)增值税发票的发票联和抵扣联,及时到财务部办理付款或报销手续。财务根据入库资料及发票、定单信息经复核无误后及时做商品增加账务处理。

(三)外购商品管理。

1、外购商品规定:由于经营需要而到集团外部采购货物行为属于外购管理范围。

2、操作流程。

(1)采购商务或销售人员进行采购前,应填写 请购通知单 由总经理或授权人签字确认后方能到财务借款外购。

(2)借款后必须在一周内办理完验收、报销手续。

(3)采购商务或销售人员在进行赊销采购前,应由总经理或授权人签字同意,并填写赊销采购专用 欠款登记单 ,同时单据上加盖本公司公章方能进行欠款采购。

(4)一次性外购必须办理直接入库、出库手续,办理时必须持入库单、与之对应销售单,并持实物进行验收。

(5)特殊情况不能持实物验收,应经过总经理或其授权人审批同意,并持用户收货证明,方可办理入库手续。

(6)凡外购商品一律办理入库手续,办理时到储运商务处验收后加盖 货收讫 章,方能到财务报销。

(7)销售单与入库单编号、名称、数量必须一致,销售金额必须大于入库金额,确保有合理毛利。

(8)一次性外购商品不允许有库存积压。

(9)必须由采购商务或指定专人办理采购、报销、验收手续。

(10)外购商品不允许做欠款销售。

(11)如不符合规定,应报分公司总经理审批后方能办理验收手续。

(12)一次性外购为便于统计与管理,应把入库单与销售单捏对粘贴,进行入账和留存。

(13)所有外购商品实行比率控制,一般不得超出当期进货额(除税)7%,特殊情况需报分公司管理部门批准。

(14)商务员或销售人员因违反规定而带来一切后果,均视同个人行为,并不代表公司名义,公司不承担任何责任。

3、有关一次性外购特殊规定:非本公司主营产品,为满足用户特殊要求或为销售合同执行,而一次性采购商品。

(四)暂存商品管理。

1、范围:符合条件,可以办理暂存手续。

(1)接货时由于发现包装破损或严重质量问题暂不能办理入库商品。

(2)由采购商务负责与供应商交涉联系解决某些问题,而暂不能及时办理入库手续。

(3)公司已经处理后积压及报废商品。

(4)由于其他原因经总经理批准暂时放置库房里商品。

(5)待点验商品:商品已到,尚待验收入库商品,当月份终结,仍应包括在 商品采购 账户余额内。

2、规定。

(1)暂存商品应单独设置库区,与正式商品区别码放。

(2)进入暂存库货物应填写《暂存入库单》,领取暂存库货物应填写《暂存出库单》。

(3)对于暂存库货物,应设立备查账,随时登记入库、出库情况。

(4)对未按规定手续办理而而造成损失,上报总经理或授权人对当事人进行处理解决。

(5)单据格式及使用说明:第一联、经办人存查,第二联、商务统计记账,第三联、储运商务记账。

(五)购入商品计价:按实际价值入账:买价+买方负担外埠运费、装卸费、保险费+途中合理损耗+关税估价。

1、集团公司内购入存货:其估价入库依据应是集团公司提供 发票清单及销售记录 。

2、集团公司外购入存货,其估价入库依据应以采购订单注明价格扣除税后估价入库。

3、凡是按估价成本入账,在收到发票等结算凭证后均需调整为实际成本。

(1)如估价金额与实际金额一致,只做账务分录调整,可用原入库单复印件。说明内容:原入库单号、估价账务时间、凭证号。

(2)当估价金额与实际金额不一致时,必须冲销原入库单,重新办理入库手续,财务据此处理账务。

4、公司用现金采购进货要有供应商已收款证明,收取供应商进货发票,没有发票则不能入账。

5、如果供应商不开进项发票,则公司采购进货费用不能通过银行结算,支付现金或通过内部账户。

6、进货发票在同一个月内入账,可不受开票日期限制,否则要用暂估价入账。

7、暂估价入账需要有上一批次进货发票复印件或暂估价抵扣凭证。

8、供应商销货清单即本公司进货清单,需要有发票专用章和财务专用章,填写不含税价。

第3篇 企业采购管理制度

公司采购管理制度

目的:降低采购成本、提升采购质量、保证采购时效、规范采购流程、保障公司正常运营

适用:原辅材料、办公用品(耗材)、零星物料、委外加工、设备与零部件、其它

保密:内部普通

关键词:工作职责、采购流程、处理方法、责任、激励、管理、制度

报(抄)送:总经理室、副总经理室、厂长室、财务室、仓库、本司各生产与职能部门

第一条 部门设置与人力资源配置

1、根据公司发展需要,保证采购规程的彻底落实,公司特此设立专门的采购部门,具体负责公司一切采购事务;

2、采购部配置采购主管一名、采购员二名;

3、采购部组织架构如下图:

总经理

副总经理

厂长

采购主管

采购员

采购员

第二条 主要职责

1、总经理:负责重要、贵重、大宗物料的采购审批,以及重要供应商的认定。

2、副总经理:负责固定资产、办公用品(耗材)、零星物料、临时紧急物料的采购审批。

3、厂长:负责原辅材料采购、设备与零部件采购、委外加工的审批。

4、采购主管:

①、遵守公司各项规章制度,主持本部工作,处理公司日常采购事务,做好采购5r管理;

②、负责开发供应商:根据公司所需采购物料的种类,利用现有的资料、公开征求、同行业介绍、供应商自荐等方式收集所需供应商的信息,并根据其价格、品质、服务、地理位置、存货政策、柔性等情况等进行分析,符合要求的,列入合格供应商,并定期对其进行评估与管理;

③、负责询价、比价、议价:根据采购计划要求,采取多家供应商报价的方式,进行成本分析,价格分析,市场调研来确定采购目标价,报总经理核准后备档;对经常性使用,且使用量较大的材料,应事先选定厂商,议定长期供应价格;

④、负责审查签认单据,包括部门请购单、供应商送货单、报价单、发票等等,发现问题及时协调处理与报告;

⑤、负责订购单的下达:根据各部门的有效请购单,把请购物料的种类、数量、日期等信息进行分类整理,做好采购计划,以集中采购的原则,向采购员下达订购通知;以及外协加工订单的下达与进度的跟进;

⑥、负责物料催交与到达:根据采购计划,及时有效地与供应商进行协调与沟通(如品质标准、 交货日期、退货协议等等),确保物料与委外加工部件按时到达,不得因为品质、数量、交期等原因影响公司正常运营。

⑦、负责采购完成后的单据整理归类与登记录入,制作月度报表;

⑧、及时完成公司交办的其它工作。

5、采购员:

①、遵守公司各项规章制度,及时完成各项采购任务;

②、负责了解物料采购信息,收集物料市场价格;

③、根据公司各部门的要求与主管下达的采购任务做出合理采购计划,保证所需物料及时采购到位;

④、保证所采购物料的价格、质量、数量符合要求,并处理或协助处理品质和数量等异常情况;

⑤、对采购回来的物料(包括供应商送货上门的),应及时通知质检人员进行检验,要求仓库人员对合格物料进行清点入库或直接移交给用料部门;

⑥、负责或协助处理退货事务;

⑦、定期检查公司物料库存情况,及时将采购单据交主管领导核签后与财务部进行结算。

⑧、及时完成公司交办的其它工作。

第三条 采购的基本原则:成本效益原则、物料质量原则、进度配合原则、公平竞争原则、集中采购原则。

第四条 申购权责与流程

1、请购核准权限

①、原辅物料:请购金额预估在10000元以下的,由厂长核准;请购金额预估在10000至50000元的,由副总经理或总经理核准;请购金额预估在50000元以上的,由总经理核准;

②、办公用品(耗材)、防护用品、设备与零部件及其它零星物品:请购金额预估在200元以下的,由行政主管核准;请购金额预估在200至1000元的,由副总经理或厂长核准;请购金额预估在1000元以上的,由总经理核准;

③、委外加工:外协加工金额预估在50000元以下的,由厂长核准;外协加工金额预估在50000元以上的,由副总经理或总经理核准。

2、申购责任人与申购流程

①、原辅材料a:本原辅材料包括实木、板料、木皮、刀具、布(皮)料、油漆(含天那水、稀释剂、固化剂、灰土等、包装材料、设备与零部件)等等,由所需部门主管申购;

②、原辅材料b:本原辅助材料包括所有五金配件、大理石、玻璃等等,由所需部门质检员或设计员申购;

③、原辅材料c:本原辅助材料包括502胶、组装胶、封边胶、贴皮胶、玻璃胶、常用快牙、打包胶卷、卷尺、刀片、手套、口罩、沙卷(带)、常用医药品等等,由仓管申购;

④、办公用品(耗材)、共用设备及其零部件:由行政人事部申购;

⑤、委外加工:由部门主管或厂长申请;

⑥、申购责任人在《申购单》上必须详细标明所需物料的名称、数量、型号(规格)、使用工程、质量要求、到达日期等事项,经权限人员核准后交采购部主管人员组织采购;

⑦、申购流程如下图:

填写申购单

权限人不准

权限人核准

提交采购部

第五条 采购流程

采购流程如下图:

采购部接受有效申购单

采购主管整理归类

开发供应或外协加工商

固定供应或外协加工商

询价、比价、议价

退货处理

下达采购指令

验收

入库

进行购买

不合格

合格

定价

照约定付款

第六条 采购管理流程

采购流程如下图:

供应商信息

各部计划所需物料

采购申请单

采购订单审批

采购明细表

采购汇总表

采购协议

采购部

价格

管理

通知收货

质量控制

退货管理

进库单

委外加工管理

委外产品验收

委外加工达成

采购发票管理

整理付款

购买过程管理

退货管理

采购月报表

第七条 退货

以下三种情况应做退货处理:

①、对合格率未达到要求的物料应做批量拒收退货;

②、对良莠不齐的物料应做部分拒收退货;

③、对在生产使用过程中发现的少量不良品的退货;

第八条 采购事故的处理方法与责任

1、非采购人员采购不当的。比如下单采购贴皮木板、虎脚、雕刻件等,而客户取消订单或改变材质等原因造成的不良采购的,处理方法如下:a,若供应商还未进行订单的正式生产,由采购人员与供应商协调取消此单;b,若供应商已进行了生产,要求供应商提供准确的生产数量,再协调看此种物料是否会在今后的生产中使用,若将来有用,只需与供应商协调将送货期推后即可。若不可能再用,应尽快与供应商协调以成本价将物料金额算清,并考虑物料报废后是否有利用价值,同时知会相关部门向客户索取已生产物料的赔偿金,尽可能将损失降到最低。此类责任由公司承担(类似的采购事故,参照此条执行)。

2、如果供应商交期无法达成时,采购部应先发改善通知,强烈要求供应商改善,可根据交期未达成而影响公司生产情况的程度,给予扣款或延迟付款,以督导并强制供应商改善,若供应商无法改善,应及时报告并建议更换新的供应商。若既不报告又处理不当时,因而影响公司正常运作的,由采购责任人负担相关损失费用。

3、第七条退货事项由采购部负责办理。如果是第七条中第①、②款的情形退货未成而对公司造成的损失概由当事采购人员承担。

4、如果因申购人对所申购物料的名称、数量、型号(规格)、使用工程、质量要求、到达日期等事项未做详细标明而引发的相关采购事故,由申购人与采购责任人分别承担90%和10%的事故损失。

5、委外加工产品,原则上由木工质检员到外协加工厂进行现场检测,合格后方可收货运回,由于质检人员的检测失误,致使不良品入库或无法使用,又没法做退货处理的,由质检责任人员承担损失;其它物料由于质检人员的检测失误,致使不良品入库或无法使用,又没法做退货处理的,由质检责任人员与采购责任人分别承担80%和20%的损失。

6、如果某供应商对其所供应的某一物料价格提出上涨时,不管上涨的幅度是否符合市场行情,采购部门必需做一个完整的市场调查,核实价格,了解行情,请供应商重新列出成本分析表与报价单,呈报权限领导核准,备档后方可实施采购。否则,上涨部分由采购责任人承担。

第九条 整理付款

1、现金结算:

①、送货上门的:采购物料验收合格后,由质检、仓库等相关人员在送货单(或发票)上签字确认,采购主管审查签字后呈权限领导核准,财务付款;

②、自行取货的:由采购人员填写经采购主管审核、总经理或主管副总核准的借支单到财务挂账预支现金,物料采购回来时,经上述规程确认后再及时到财务核销。

2、月度结算:

采购物料验收合格后,由质检、仓库等相关收货人员在送货单(或发票)上签字确认,由采购部与财务部分别记入台账;由采购部在约定日期与供应商核对当月发生采购事务,并相互签字确认,最后由财务部核对,呈报权限领导核签后在约定日期付款。

第十条 采购人员原则上不能接受供应商的吃喝宴请以及礼物,无法拒绝的应征得公司同意后方可应邀或将礼物上缴公司。否则,予以吃喝宴请以及礼物金额的三倍的处罚。

第十一条 严禁采购人员索取或接受回扣。如违反禁条,经查实后,予以回扣数额的三倍的处罚,情节严重的,交由司法机关处置。

第十二条 采购激励

采购人员应充分利用广泛的采购资源、运用询比议价技巧,在不影响品质与公司正常运作的前提下,最大限度地将采购成本降到最低。如果在材料市场没有大的变化的情况下,按原计划进行的物料采购,对于比目标价低出的部分,公司给予当事采购员差价的20%的奖励。

第十三条 本制度由各部门负责人与相关人员配合行政人事部监督落实执行。

第十四条 本制度条款如有与日前制度相抵触的,依照本制度执行。

第十五条 行政人事部对本制度享有最终解释权。