建设档案管理制度3篇

有哪些

建设档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：确保所有文件按照类型、日期和重要性进行合理分类，并给予明确的编码，以便于查找和管理。

2. 收集与整理：规定档案的收集方式和时间点，以及整理标准，保证档案的完整性和准确性。

3. 存储与保护：制定档案的存储条件和保护措施，防止档案损坏或丢失。

4. 利用与借阅：设定档案的使用权限，规范借阅流程，确保信息安全。

5. 更新与销毁：明确档案更新的规则，以及不再需要档案的销毁程序。

6. 监督与评估：设立定期的监督机制，评估档案管理制度的执行情况，及时调整和完善。

实施细则

1. 档案分类与编码：由档案管理部门负责，根据公司业务性质，建立统一的档案分类标准和编码体系，所有文件需在录入系统时完成编码。

2. 收集与整理：各部门需指定专人负责档案收集，每月至少一次向档案管理部门提交。档案整理遵循“先入先出”原则，保持最新资料在前。

3. 存储与保护：档案存储应选择防火、防潮、防虫设施，电子档案需备份在两个不同地点。定期进行环境检查和档案状况评估。

4. 利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门主管审批后，方可借阅档案。借阅期限一般不超过一周，逾期未归还者将受到相应处罚。

5. 更新与销毁：档案更新由原记录人或其指定人员负责，每年进行一次全面清理，不再需要的档案需经过审批后按规定销毁。

6. 监督与评估：设立季度评估会议，由档案管理部门汇报制度执行情况，各部门代表参与讨论，提出改进建议。

上墙内容

1. “档案管理制度概要”，概述档案管理的重要性及基本流程。

2. “档案分类与编码规则”，展示详细的分类标准和编码示例。

3. “档案借阅流程图”，清晰呈现借阅步骤和注意事项。

4. “档案安全规定”，强调档案的保密性和保护措施。

5. “档案更新与销毁流程”，列出档案更新和销毁的程序和责任人。

6. “监督与评估机制”，说明评估频率和参与人员。

以上各项内容旨在为公司的档案管理工作提供清晰的指导，确保档案的安全、有效利用，同时也为员工提供了明确的操作指南。通过严格的执行和持续的优化，我们期望实现档案管理的高效、规范，以支持公司业务的稳健发展。

建设档案管理制度范文

第1篇 安全社区建设档案管理制度

第一章 安全社区的档案概念

第一条 为了加强安全社区档案管理工作,充分发挥档案在安全社区建设中的作用,根据《中华人民共和国国档案法》的有关规定,结合安全社区档案管理工作实际,特制定本制度。

第二条 本制度所称的档案,是指在安全社区建设工作中形成、搜集起来的,经过整理具有保存价值的各种文件材料、照片、光盘、磁带等实物历史记录,以及电子文档、图片、影音视频等电子历史记录。它是我街安全社区创建以来各项工作的真实反映,是做好今后安全社区建设工作的必要条件,也是街道机关档案的重要组成部分,对提高工作效率和质量有着重要作用。

第三条 本着节约资源、便于管理的原则,在工作活动中形成的实物档案均由相关责任部门自行保管,电子档案除本部门保管外,需备份一份由安全社区促进委员会办公室保存。

第二章 档案工作机构和任务

第四条 各部门应根据工作需要,明确专人管理与本部门有关的安全社区档案。

第五条 该档案管理人员须具备一定的档案管理专业知识,政治上可靠,能够胜任本工作。且档案管理人员要保持相对稳定。

第六条 档案管理人员要坚持党的四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱档案事业,认真学习业务知识,努力提高政治思想觉悟和业务水平,以保证档案工作任务的顺利完成。

第三章 归档文件整理制度

第七条 在安全社区创建活动中形成的,记录和反映本部门工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属收集归档范围,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第八条 接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定,载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件,并按照文件材料的有机联系,区分保存价值,分类整理。

第九条 文书档案实行随时办随时归档。录音、录像、照片、底片等档案应及时编写说明(单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录像等)后进行归档。

第四章 电子文件的归档管理制度

第十条 本制度所称的电子文件是指:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网上传送的文件。

第十一条 归档的电子文件是具有保存价值的电子档案,必须纳入档案管理的范畴。

第十二条 电子文件实行文档一体化管理的方式,由安全社区促进委员会办公室负责对电子文件进行管理,坚持前端控制与全程管理的原则,即收发、鉴定、归档各环节统一。

第十三条 为维护电子数据的安全,每年对归档的电子文件要备份处理,若有条件可刻录成光盘,异地保存。

第五章 档案保管制度

第十四条 建立档案的登记台帐,及时记载档案的收进、移出等变动情况,每年检查、核对一次,做到帐实相符。

第十五条 对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案,要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。

第十六条 采取有效措施,做好安全保管和科学保护等工作。

第十七条 档案人员工作变动,必须办好档案的清点、移交手续。

第六章 档案保密制度

第十八条 不断加强档案的保密观念,认真遵守保密纪律,严格执行《保密法》。

第十九条 秘密以上的档案,必须妥善加以保管,如需借阅,必须经有关领导批准。

第二十条 严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必须符合有关规定。

第二十一条 严守档案机密,查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。

第二十二条 因工作需要而摘抄或复印的档案材料,必须妥善加以保管,使用完毕立即归还。

第七章 档案鉴定、销毁制度

第二十三条 根据国家有关档案保管期限的规定,对保存期满的档案,3-5年鉴定1次,销毁无继续保存价值的档案。

第二十四条 开展档案鉴定工作由安全社区促进委员会指定有关人员组成鉴定小组,提出鉴定工作意见。在主管领导组织下,直接地、逐件(卷)地、准确判定档案的价值;鉴定结束后,经安全社区促进委员会批复同意销毁后,方可销毁。

第二十五条 拟销毁档案,要编制销毁清册。销毁时,要2人以上监销,并在销毁清册上签字。

第二十六条 已销毁的档案,应从原案卷目录和有关检索工具中除去或加以注明。

第二十七条 经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料,应视情况作相应调整。

第二十八条 鉴定工作形成的全部文件材料,即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等归档为长期保存。

第八章 档案借阅、利用制度

第二十九条 凡借阅、利用档案者,必须逐项填写借阅登记表。

第三十条 借阅档案者必须保护档案,不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、白抹、涂改、污损。未经许可,不得摘抄或复制档案。

第三十一条 若借阅本部门以外的档案材料,须经双方分管领导批准。

第三十二条 对借出后归还的档案,必须逐件、逐页、逐卷检查,发现问题立即报告、处理。

第九章 档案管理人员岗位职责

1、认真学习《档案法》,热爱档案事业,刻苦钻研业务,忠于职守,做好本职工作。

2、认真执行文件材料归档制度,积极配合、督促有关领导和有关人员按时、按质、按量办理好相关科室档案的收集工作。

3、严格遵守档案管理制度,认真做好各类档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和统计等工作。

4、对各类档案实行安全有效管理,做到类别清楚、目录齐全、排列有序,便于提供利用。

5、要定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案及时修补,复制或其它技术处理。

6、根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件汇集等参考材料。

7、严格执行保密、 利用制度,办理好借阅手续和利用效果登记等工作。使档案信息得到充分的开发和保证档案内容的安全,更好地为安全社区建设工作服务。

第十章 档案收集内容

(1)安全社区建设组织机构、目标、计划等相关文件;

(2)安全促进项目计划、方案;

(3)安全管理制度;

(4)安全管理的驻地单位基本信息;

(5)各种队伍建设等文件;

(6)各类创建活动记录;

(7)事故与伤害原始记录;

(8)安全检查、监测与监督的记录等。

第2篇 中建集团项目建设档案管理制度

zz集团公司项目建设档案管理制度

第一章 总 则

第一条为加强集团公司建设项目档案管理工作,保证建设项目档案的完整、准确、系统,根据《中华人民共和国国档案法》及有关规定,结合公司实际情况,制定本管理制度。

第二条本规定适用于集团公司及所属企业项目建设与使用全过程中的档案管理工作。

第三条项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。

第二章 项目档案管理职责

第四条集团公司成立项目档案工作管理机构,配备项目兼职档案人员,建立项目档案管理网络。落实项目档案工作所需经费;坚持“四同时”管理,即下达项目任务的同时下达归档要求,检查工程进度的同时检查文件形成情况,项目竣工验收的同时验收项目档案的完整、准确、系统情况,上报项目评优和有关人员提职考核的同时,档案部门出具专题档案归档证明材料。

第五条项目档案工作管理机构和人员的主要职责:

(一) 建立健全项目档案工作各项规章制度;

(二) 收集、整理项目档案,确保项目档案工作与项目建设同步进行,维护项目档案的完整、准确、系统;

(三) 对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导;

(四) 档案人员应当忠于职守,遵守纪律,参加档案专业培训,具有专业技术技能。

第六条项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据相关要求,完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的编制、整理、归档工作。

第三章 项目档案的管理

第七条集团公司与各承包单位签订的项目承包合同,应按照档案管理有关规定与标准,明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。

第八条实行总承包的项目,各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料,项目竣工时,由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料,并提交集团企业;分别向几个单位发包的项目,各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料,项目竣工时,由集团企业或由集团企业委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。

第九条归档的项目文件材料要求字迹清晰、图面整洁,载体及书写材料符合档案保管要求。

第十条集团企业应采取拍照、录像等方式,将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录,制作、形成音像档案,及时归档保存。

第十一条存放项目档案的库房应符合《档案馆建筑设计规范》的基本要求,采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施,保证项目档案的安全管理。

第十二条集团公司要逐步提高档案信息化管理水平,建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度,确保其真实、完整和有效。

第四章 项目档案的登记和验收

第十三条建立项目档案登记制度。凡新开工、续建、收尾和竣工试生产的建设项目,应及时做好档案登记工作。

第十四条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

第十五条申请项目档案验收应具备下列条件:

(一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;

(二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;

(三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;

(四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第十六条项目档案验收前,由集团企业组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作,做出档案专项验收自检报告。其主要内容包括:

(一)项目建设及项目档案管理概况;

(二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;

(三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;

(四)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

(五)存在的问题及解决措施。

第十七条凡档案验收不合格的建设项目,应限期于项目整体竣工验收前对存在的问题进行整改,并负责复查工作。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。

第五章 项目档案的移交

第十八条项目整体竣工验收后三个月内,建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续,明确移交档案的内容、数量等,并有完备的清点、签字等交接手续;建设单位转为生产单位的,按企业档案管理要求办理。

第六章 附 则

第十九条本制度由集团公司负责解释。

第二十条本制度自下发之日起施行。

第3篇 城市建设档案管理制度

第一条 为了加强城市建设档案管理，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国国档案法》和国务院《建设工程质量管理条例》，结合本市实际，制定本规定。

第二条 本规定所称城市建设档案(以下简称城建档案)是指在城市规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、图片、声像等各种载体的文件材料。

第三条 本规定适用于本市行政区域内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四条 市、县(市)人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业的建设纳入城市建设发展规划。

第五条 市建设行政主管部门负责本市城建档案的统一管理工作;县(市)建设行政管理部门负责本辖区内城建档案的管理工作。

市、县(市)建设行政管理部门所属的城建档案馆对城建档案实行集中管理。市城建档案馆负责本市市区城建档案以及市区以外市级以上重点建设工程档案的接收、收集、保管和利用，县(市)城建档案馆负责本辖区城建档案的接收、收集、保管和利用。

市、县(市)档案行政管理部门应当对本辖区内城建档案管理工作加强监督和指导。

第六条 市、县(市)城建档案馆负责接收下列城建档案：

(一)各类城市建设工程档案：

1.工业、民用建筑工程档案，包括工矿企业，办公、商业用房，学校、医院、文化体育场所，住宅小区及市区七层以上、其他区域五层以上住宅楼等建筑工程档案;

2.市政基础设施工程档案，包括道路、排水、桥涵、隧道、水质净化厂、城市照明、泵站、大型停车场等工程档案;

3.公用基础设施工程档案，包括供水、供气、供热、供电、通讯、广播电视等工程档案;

4.交通基础设施工程档案，包括铁路客运站、铁路运输编组站、铁路货运场站、长途汽车客运站、机场、码头等工程档案;

5.园林绿化、风景名胜建设工程档案，包括名泉、公园、绿地、苗圃、纪念性建筑、名人故居、名胜古迹、古建筑、有代表性的城市雕塑等档案;

6.市容环境卫生设施建设工程档案，包括垃圾粪便处理场、大型垃圾转运站、公共厕所等工程档案;

7.城市防洪、抗震和环境保护、人防工程档案;

8.建制镇公用设施、公共建筑工程档案;

9.军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

(二)城市规划、勘测、城管、公用、建管、园林、环卫等城市建设备专业管理部门形成的业务管理和技术档案。

(三)有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第七条 本规定第六条第一项规定的建设工程档案，由建设单位会同勘察、设计、施工、监理单位负责编制，并于工程竣工后三个月内按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆报送。

本规定第六条第二项规定的业务管理和技术档案，在本单位保管、使用一至五年后按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆移交。

本规定第六条第三项规定的基础资料，由市、县(市)城建档案馆负责收集。

第八条 向市、县(市)城建档案馆报送和移交的城建档案应当是原件或者原件的缩微胶片，并符合国家档案案卷质量标准。

第九条 编制和报道建设工程档案，应当遵守下列规定：

(一)建设工程档案资料齐全，包括规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料。

(二)建设工程档案必须在施工过程中按照落成实体同步编制，不得在工程竣工后补绘。

(三)隐蔽工程档案应当附有重要部位状况的图片或录像。管线工程覆土前，建设单位应当委托具有测绘资质的单位进行竣工测量。

(四)绘制工程竣工图，须采用统一座标系、高程系实测数据。工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章。

(五)建设工程档案应当完整、准确、系统，字迹清楚，图面整洁，纸质优良，规格统一，并有编制单位技术负责人签章。

第十条 新建、扩建、改建地下管线工程的单位，应当对本单位的地下管线专业图进行修改补充，并于工程竣工后三个月内将修改补充后的地下管线图按本规定第五条第二款规定报送有关城建档案馆，由市、县(市)城建档案馆对地下管线总图进行综合、修改和补充。

第十一条 凡在城市道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到市、县(市)城建档案馆查询利用该施工地段的地下管线档案，凭市、县(市)城建档案馆出具的地下管线技术数据证明书到规划行政管理部门办理规划定点手续。

第十二条 对列入城建档案馆档案接收范围的建设工程，建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当向市、县(市)城建档案管理部门申请对该工程档案进行预验收。属于市级以上重点建设工程的，应当通知市档案行政管理部门参加预验收。预验收合格的，由城建档案管理部门出具建设工程档案认可文件，作为工程竣工验收的必要条件。

管线工程的竣工验收，须有城建档案管理部门参加。对重要的管线工程，城建档案管理部门要进行现场核验，建设单位及有关部门应当给予配合。

第十三条 停建、缓建的建设工程，建设单位应当妥善保管工程档案，不得遗失，待工程竣工后按本规定向市、县(市)城建档案馆报送。撤销单位的建设工程档案应当向其上级主管部门或者市、县(市)城建档案馆报送。

第十四条 市、县(市)城建档案馆应当建立健全城建档案保管制度。保管城建档案应当具有专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，对损坏和变质的及时修复，确保城建档案的安全完好。

第十五条 市、县(市)城建档案馆对馆藏的城建档案，应当依照有关规定向社会提供利用。

第十六条 公民和组织持有合法证件可以利用城建档案。在查阅利用城建档案时可进行复制，不得损坏城建档案，不得将档案带出档案馆。城建档案馆及其工作人员，应当为城建档案的利用简化手续，提供方便。

第十七条 提供社会利用的城建档案可按国家有关规定收取费用。

利用本单位或者本人形成、报送、捐赠、寄存的城建档案，城建档案馆不得收取费用。

第十八条 城建档案管理工作人员在提供利用档案时，应当严格遵守法律、法规有关保密规定。

第十九条 损毁、丢失、涂改、伪造、销毁、擅自提供城建档案的，依照《中华人民共和国国档案法》的规定处罚。

第二十条 违反本规定第七条第一款规定的，由建设行政主管部门责令限期改正，逾期不改正的，处以一万元以上十万元以下罚款。

第二十一条 城建档案管理部门的工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，由其所在单位或者上级主管机关给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。