电子文件管理制度3篇

电子文件管理制度是企业信息化管理的核心组成部分，旨在规范电子文件的创建、存储、使用、归档和销毁等全过程，确保信息的安全、准确和有效利用。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码规则，便于管理和检索。

2. 创建与审批流程：明确电子文件的创建、编辑、审批流程，确保信息的准确性和合规性。

3. 存储与备份：规定存储介质、格式和备份策略，防止数据丢失。

4. 访问与权限管理：设定不同级别的访问权限，保护敏感信息。

5. 使用与修改记录：记录文件的使用和修改情况，便于追踪历史版本。

6. 安全防护：实施防火墙、加密技术等措施，防止病毒侵入和非法访问。

7. 归档与销毁：制定归档标准和销毁政策，确保合规性。

8. 培训与监督：定期进行员工培训，加强制度执行的监督与评估。

重要性

电子文件管理制度的重要性体现在以下几个方面：

1. 保障信息安全：防止数据泄露，维护企业利益。

2. 提升效率：规范流程，减少因文件混乱导致的时间浪费。

3. 法规遵从：满足法律法规对电子文件管理的要求，降低法律风险。

4. 知识传承：通过有序的归档和检索，促进企业知识的积累与传承。

5. 决策支持：准确、完整的信息有助于企业做出明智决策。

方案

1. 制定详细的操作指南：针对每个管理环节，制定具体的操作步骤和注意事项，确保员工能够清晰理解和执行。

2. 引入技术手段：利用电子文档管理系统，自动化处理文件生命周期的各个环节，减轻人工负担。

3. 定期审计：设立专门的审计机制，检查制度执行情况，及时发现问题并改进。

4. 激励与惩罚并举：对遵守制度的行为给予奖励，对违规行为进行适度处罚，形成良好执行氛围。

5. 动态调整：根据业务发展和技术进步，定期评估并更新管理制度，保持其适应性和有效性。

电子文件管理制度的建立和完善是一项持续性工作，需要全员参与，共同维护。只有这样，我们才能充分发挥电子文件的价值，推动企业的高效运营和可持续发展。

电子文件管理制度范文

第1篇 电子技术文件管理制度

一、 总则

1、 技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

2、 为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

3、 适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、 技术文件的编制

1、 技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1) 开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2) 开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3) 产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4) 产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、 技术文件的提交

1、 在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

2、 在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

3、 设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、 对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、 技术文件的归档

1、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、 文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、 各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

5、 用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

6、 归档文件时,须填写《设计项目归档资料清单》,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

五、 技术文件的借阅

1、 任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。

2、 若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写《借阅登记表》,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

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第2篇 电子文件管理制度

电子文件管理制度

1.目的和适用范围

为保证我公司计算机网络安全顺利运行,提高工作效率特制定本办法。

本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。

本办法的规定适用于我公司局域网电子文件的管理。

2.术语

电子文件:相对于纸质文件而言,凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息,如文件、表单、记录等,均称为电子文件。

3.职责

3.1人事行政部负责局域网的建立和系统运行的维护管理,以及各部门计算机的维护管理。

3.2各部门按本规定执行。

4.管理内容和要求

4.1局域网操作系统和应用软件的建立

4.1.1操作系统的应用

a)服务器安装windowsnt4.0

b)客户机安装windows98第二版,需要时可安装windows2000/_p/me等。

4.1.2基本应用软件

a)office2000/_p办公自动化软件

b)autocad2000计算机辅助设计软件

4.1.3操作系统和应用软件的安装必须由人事行政部微机维护技术员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。

4.2网络软件的建立和应用

4.2.1我公司局域网电子文件的传输采用microsoftml电子邮局进行管理,该软件安装在windows98启动组程序中,随系统自行启动,各部门必须保证邮件箱在工作时间内开放,任何单位不得自行改动。

4.3网上邻居的管理

4.3.1网上用户的设置具体见附表1《计算机局域网编号及用户名称对称表》

4.3.2网上邻居中各部门在服务器中设专用文件夹,各部门把有关文件分类归档。

4.3.3设定访问权限分类控制。

4.4电子文件的管理

4.4.1电子文件的管理不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定,编制必须以扩展名为.t_t、.doc、._ls、.eml、.dwg文件方式进行编写。

4.4.2电子文件的发放采用局域网邮件进行发放,审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。具体流程见附件。

4.4.3各部门收到电子文件后,必须进行文件回复以确保你部门正常收到电子文件。

4.4.4作好电子文件收发登记工作,发放文件有专用文件夹,接收文件有专用文件夹,作废文件由使用者按时删除。

4.4.5电子文件不允许自行进行更改,必须由编制单位提请《文件更改申请单》报品质管理小组审核、管理者代表批准后,由品质管理小组进行整体更改。

4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查,并添写《电子文件有效性检查记录》。

4.4.7由发文部门负责把回复存到专用文件夹中,做为收发文登记。

4.4.8上级部门邮件的处理方式,当收到上级部门发来的邮件时由人事行政部网关计算机负责转发给相关部门,相关部门要对文件的有效性进行反馈,最后按文件要求发回上级部门。

4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必须在5个工作日内进行评审和转化,并填写《外来文件和资料评审表》。

4.5局域网质量体系文件的控制

4.5.1电子文件不违背《质量体系文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》要求,以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。

4.5.2质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中《网上邻居-正式版qms文件》为有效受控版本,其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本,不得在体系运行中使用。如需要,必须经综合办确认同意,管理者代表批准,印制纸质文件,并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。

4.5.3计算机中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式,避免采用数字、字母代号和个性化的名称;以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。

4.5.4对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料,必须进行文档加密和标识。

4.5.5对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性,以避免无意中被修改。

4.6计算机网络安全

4.6.1每台计算机必须安装瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版杀毒软件;并定期进行查毒和杀毒,需要时,由人事行政部微机维护技术员进行。

4.6.2对一些保密的电子文件要进行加密处理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系统下的文件加密工具。

4.7电子文件的备份

4.7.1客户机要每季度对电子文件进行备份,其备份方式可视情况自行确定。

4.7.2服务器中归档后的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时,要刻录光盘备份,并进行分类保管。

5.相关文件和记录

《电子文件有效性检查记录》

第3篇 电子文件管理制度规范

一、 总则

1、 技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

2、 为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

3、 适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、 技术文件的编制

1、 技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1) 开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2) 开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3) 产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4) 产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、 技术文件的提交

1、 在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

2、 在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

3、 设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、 对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、 技术文件的归档

1、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、 文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、 各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

5、 用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

6、 归档文件时,须填写《设计项目归档资料清单》,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

五、 技术文件的借阅

1、 任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。

2、 若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写《借阅登记表》,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。