
【第1篇】物业管理公司会议管理制度-6怎么写500字
物业管理公司会议管理制度6
一、总经理办公例会
1、总经理办公例会分工作例会和专题会议。
2、工作例会于每周一定期召开,由总经理主持。会议由总经办召集。
3、专题会议必须由主管副总经理提议,总经理同意后方可召开。
4、总经理会议都应做好会议记录,必要时应形成会议决议。
二、部门主管工作例会
1、部门主管工作例会于每周一定期召开。
2、公司经营班领导至少应有一人出席,由总经理召集、总经理或副总经理主持。
三、重大事项专题会议
1、需由部门经理提议,由总经办统一安排。
2、会议由部门经理召集、主持,由主管副总经理核准。
四、部门内工作例会
1、部门内工作例会召开时间由部门自定。
2、部门经理主持。
五、以上会议共同事项:
1、专题会议的召开应填写《会议提案表》。
2、会议经核准召开后,由总经办发《会议通知单》。
3、所有会议应做好会议记录。
4、会后形成会议纪要,及时传达会议精神。
5、以上第一、二、三项会议的会务工作由行政部统一安排。
6、与会者应做好会议准备,准时出席。
7、因故无法出席或无法准时出席者,应以书面形式请假,报上级领导批准,否则作无故缺席处理。
8、由会议主持人负责会议考勤工作。
9、会间应关闭通讯工具,或将其消音。
书写经验84人觉得有用
物业管理公司会议管理制度的制定需要结合实际工作情况,既要体现专业性又要方便执行。首先,确定会议的主要目的是关键,比如是解决日常管理问题还是规划长期发展策略。每次会议前,应该提前拟定详细的议程,并通知到每一位参会人员,确保大家有所准备。会议开始时,主持人要明确主题和目标,这样能有效提高效率。
在会议过程中,记录员的作用不可忽视,他们负责详细记录讨论要点和决议事项。这里有个小建议,如果条件允许的话,可以考虑采用录音设备辅助记录,但前提是必须征得参会者的同意。另外,会议中可能会涉及到一些敏感话题,这时候就需要主持人把控好节奏,避免争执升级。有时,为了达成共识,适当的妥协也是必要的。
会议结束后,要及时整理会议纪要并发给相关人员,这一步骤往往容易被忽略。有时候因为工作繁忙,可能会忘记跟进这一环节,结果导致后续的工作推进缓慢。纪要内容应包括会议的基本情况、讨论的重点问题、最终形成的决定以及下一步行动计划。当然,这些文件最好是以电子形式保存,便于查阅和存档。
对于定期召开的例会,可以尝试建立一套固定的流程,这样有助于形成良好的习惯。例如,每次例会都可以安排一个固定的时间段用来回顾上周的工作成果和存在的问题。不过,这种例行公事也需要注意灵活调整,不能一成不变。如果发现某些环节已经不再适用,就应该及时修改,而不是一味地坚持所谓的“传统”。
书写注意事项:
关于参会人员的选择也有讲究。不是所有的员工都需要参加每一类会议,可以根据议题的重要性来筛选参与者。比如,涉及财务预算的会议只需邀请相关部门负责人出席即可,其他员工无需参与。这样做不仅节省了时间,还能让真正需要承担责任的人更加专注。
【第2篇】物业管理公司会议制度10怎么写1500字
物业管理公司会议制度(十)
第一部分例会安排
一、公司会议
1、时间安排:每月2次,分别在10日、25日召开,遇其他重要工作或节假日时,或提前一天召开,或延后一至二天召开;
2、参加人员:各部门正副经理、管理处主任(助理);
二、各管理处例会
1、时间安排:每周一次,具体时间自定;
2、参加人员:参加人员自定,必要时可请综合服务部人员参加;
三、保安工作例会
1、时间安排:每周三晚上;
2、参加人员:各管理处保安队副班长以上人员;
四、工程维修部工作例会
1、时间安排:每月15日下午;
2、参加人员:各管理处维修主管(负责人);
五、综合服务部工作例会
1、时间安排:每月30日下午;
2、参加人员:部门全体员工;
六、公司培训学习例会
1、时间安排:原则上每月2次,安排周二晚上,具体以通知为准;
2、参加人员:根据培训主题、学习内容另行通知;
第二部分会议工作规范
一、会议前准备工作
1、会议召集部门在会议前应确定会址、会期、与会人员名单,并及时通知参加会议人员,必要时应提前向与会有关部门或人员提供相关会议资料。
2、综合服务部或会议召集部门必须根据会议安排提前布置好会场,做到会场布置整洁、干净、舒适。
3、会前准备工作基本完成后会议召集部门应在会前告知会议主持人。
4、公司工作例会召开前,与会人员需将工作总结与计划表提前24小时交综合服务部;工作总结请对照所报的计划、会议纪要及总经理临时布置的工作填写,计划总结要写明完成时间,未按要求完成工作说明原因;
二、会议纪律
1、与会人员不得无故缺席,如有要事无法参加会议应于会前向会议主持人请假。
2、会议召集部门要做好有关会议的各类资料分发工作,并指定专人负责做好会议记录及会后记录的整理工作。
3、会议主持人应按会议议程执行,要求会议开得简明、有效。
4、会议期间,与会人员不得吸烟、不得随意离开会场。
5、与会人员在会议进行中都必须关闭身边的通讯工具或保持震动状态,原则上不得在会议进行中接听电话。
6、与会人员在会中必须讲普通话,汇报工作应有条理,要有针对性地提出本部门内部存在问题及解决问题的想法和建议,对未完成工作要有弥补措施和善后意见。
7、与会人员必须严格遵守会议时间,准时参加会议。
三、会后事项处理
1、原则上会后三天内必须形成有关会议纪要(备忘)送达与会部门或人员。
2、会议结束后,有关部门要对会议形成的决议或纪要内容进行承办、落实。综合服务部应对会议中布置的有关工作内容安排专人负责跟踪催办。
3、对公司内重大会议及有外来人员参加的会议,有关人员要负责将各类文件原稿、材料、会议照片、录音录像带等及时收集整理,并报综合部,综合服务部要对这些材料及时进行专门的分类归档。
第三部分会议安排程序
一、公司各部门、各管理处所召开的会议由部门、各管理处负责人自行安排。
二、公司召开的会议,会议召集部门应提前一天通知有关部门以保证会议的正常举行。
三、公司常设性会议综合服务部应订出具体的时间、地点,如有特殊原因,取消或延迟召开常设性会议,应及时通知与会部门或人员。
四、在会议过程中,主持人应保证会议的顺利进行,对突发事件进行及时有效地处理。
五、会议纪要的起草、发送要及时准确。部门内部会议纪要应于次日发到部门内所有员工手上,并报送公司综合服务部备案。公司工作例会、临时性会议纪要应于会后三天内发送到各相关部门,并抄送集团、主营公司有关部门。
六、公司各部门对有关会议下发的重要文件、材料,必须及时组织部门员工传阅学习,贯彻落实会议精神。
七、公司各类会议原则上应按规范及安排的程序进行,遇特殊情况可酌情处理。
八、对会议管理工作列入考核,对违反上述规范及程序的,会议主持部门应追究责任,对有关当事人处以警告、罚款10-200元等处罚。
书写经验53人觉得有用
物业管理公司开会这事挺重要的,得定个制度才行。制度,说到底就是让大家知道该咋办,什么时候办,谁来办。先从基本的开个头,比如每次会都要有个主题,这个主题不能太宽泛,比如就写“讨论小区管理”,这太笼统了,得具体点,像“讨论绿化带维护方案”就合适。
开会前,得提前通知大家,别临时抱佛脚。通知的时候要把时间、地点都写清楚,还有参会人员名单,这很重要。要是哪个环节漏掉了,下次开会可能就会乱套。比如上回我们开会,通知里只写了时间地点,结果有人以为只是个小会,没准备什么材料,结果一开起来才发现事情挺复杂,这就耽误事了。
会议记录也得好好做,不能光靠脑子记。记录要详细点,尤其是决定的事情,得写明白谁负责,什么时候完成。不然事后扯皮就没法弄了。有时候领导说的什么话,员工听了也就听了,回去也不记笔记,这样过段时间就忘干净了,到时候再问又得重新讲一遍,多麻烦啊。
还有一个关键点,就是参会人员的态度。有些人开会不爱发言,总觉得说了也没用,其实不是这样的。每个人的想法都不一样,多听听大家的意见能避免很多问题。就像上次我们讨论停车位的事,有几个老员工提了些很实用的建议,最后方案就改了好几次才通过。要是当时没人提意见,可能现在还会有不少纠纷呢。
开会也不是越频繁越好。频率太高了,大家都疲了,反而没效果。一般情况下,一个月开一次就够了,要是有特殊情况,比如紧急事件,那就另当别论了。不过有时候也会遇到这种状况,就是明明没什么大事,却硬要开个会,这种会议就显得多余了,大家心里都不乐意。
再来说说会议纪律吧。开会期间手机得调静音,这是最基本的规矩。有时候有些人开会玩手机,刷视频什么的,这样既不尊重别人,也影响自己的状态。上个月我们开会就有个人一直在看手机,后来被领导点名批评了,他才意识到不对劲。
【第3篇】物业管理公司会议制度范文怎么写600字
一、会议召开之前应确定议题,参会对象,准备好有关的会议资料、文件。
二、各种会议由召集者负责组织安排,并对出席对象提前发出通知。
三、会议出席者应安排好工作,准时到会,并带笔记本及相关会议资料,如因故无法参加会议,须提前向会议组织者请假。
四、会议坚持讲效率、开短会原则,发言者做到事先准备,简明扼要,畅所欲言,使会议起到应有的效果。
五、固定性会议为:物业部办公会议、公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会、班组例会。
1、物业部办公会议,原则上每季度召开一次,参会对象为物业部正、副经理、经理助理、各公司经理、物业部职能主管及相关人员。
2、公司经理办公会议,原则上每月召开一次,参会对象为公司经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。
3、项目区域办公会议,于每月10号召开,参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。
4、部门例会,于每旬第一个星期五召开,参会对象为正、副主任、主任助理、班组长(负责人)以上。
5、各班组每月至少组织1次例会,进行业务培训、学习(具体时间由部门确定)。
六、如遇特殊情况,另行通知召开会议。
上一级别会议与本级别会议在时间有冲突时,以上一级别会议为主,本级别会议作相应时间调整。
七、凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要,经办公室整理后以文件形式印发并贯彻执行。
八、开会时与会者应尊重他人发言,使会议正常进行,将手机调至振动档或关机。
书写经验49人觉得有用
在制定物业管理公司的会议制度时,得先搞清楚这个制度的目的是什么。主要是为了保证日常事务能有序开展,减少扯皮现象,提高工作效率。如果想让会议真正起到作用,就得从最基础的地方着手,比如确定哪些人必须参加,什么时候开,开多长时间,还有会前准备的事宜。当然,这些都得根据公司的具体情况来定。
比如,有些会议可能只需要部门主管参加,而有些则需要全体员工参与。前者可能是针对部门内部的问题讨论,后者则可能是关于公司整体战略规划。对于前者来说,时间不宜过长,最好控制在一个小时内,这样既能让大家集中注意力,也能及时解决具体问题。至于后者,因为涉及面广,议题复杂,所以可以适当延长一些时间,但也不能超过三个小时,否则大家容易疲劳,效率反而下降。
书写注意事项:
会议开始前一定要做好充分准备。这包括提前拟定好议程,明确每个议题的具体内容和预期目标。要是没有明确的目标,会上就可能出现跑题的情况,到时候大家讨论半天也没个结果,白白浪费时间。还有,会议通知也要提前发下去,让大家有足够的时间去查阅相关资料,这样才能在会上提出有价值的建议。
有时候,为了确保会议效果,还可以设置一个主持人。主持人负责把控整个会议的节奏,防止偏离主题。如果发现有人发言过于冗长,或者跑题太远,主持人就得及时提醒。不过,有些人可能不太习惯被中途打断,这就需要主持人掌握好分寸,既要维护会议纪律,又不能伤了同事间的和气。
再就是会议记录的问题。每次会议结束后,都要有人专门负责记录会议要点,包括讨论过的议题、达成的共识以及后续行动计划。这些记录可不是随便记记就行的,得确保准确无误,方便日后查阅。有时候,因为记录人员不够仔细,可能会漏掉一些重要信息,导致后续工作难以推进。所以,挑选记录员的时候一定要慎重,最好是那些责任心强、细心认真的员工。
还有一点需要注意,那就是会议后的跟进工作。会议开完并不代表事情就结束了,很多决议还需要落实到实际行动中去。因此,会后应该指定专人负责监督各项任务的完成情况,并定期向管理层汇报进展。要是跟进不到位,就算会议上讨论得再热烈,最终也只会变成一纸空谈。
制定制度的时候,也不能忽视特殊情况的处理。比如,遇到突发状况需要临时召开紧急会议,这时候就不能完全按照常规流程走,得灵活应对。毕竟,公司运营过程中总会遇到各种意外情况,只有保持一定的灵活性,才能更好地解决问题。
最后要说的是,制度虽然重要,但也不能一成不变。随着公司的发展壮大,原有的制度可能不再适用,这时候就需要适时调整和完善。所以,定期回顾和评估现有的会议制度是很必要的,这样才能让它始终符合公司的实际需求。
【第4篇】物业管理公司会议制度-范文5怎么写600字
物业管理公司会议制度范文5
一、会议召开之前应确定议题,参会对象,准备好有关的会议资料、文件。
二、各种会议由召集者负责组织安排,并对出席对象提前发出通知。
三、会议出席者应安排好工作,准时到会,并带笔记本及相关会议资料,如因故无法参加会议,须提前向会议组织者请假。
四、会议坚持讲效率、开短会原则,发言者做到事先准备,简明扼要,畅所欲言,使会议起到应有的效果。
五、固定性会议为:物业部办公会议、公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会、班组例会。
1、物业部办公会议,原则上每季度召开一次,参会对象为物业部正、副经理、经理助理、各公司经理、物业部职能主管及相关人员。
2、公司经理办公会议,原则上每月召开一次,参会对象为公司经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。
3、项目区域办公会议,于每月10号召开,参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。
4、部门例会,于每旬第一个星期五召开,参会对象为正、副主任、主任助理、班组长(负责人)以上。
5、各班组每月至少组织1次例会,进行业务培训、学习(具体时间由部门确定)。
六、如遇特殊情况,另行通知召开会议。上一级别会议与本级别会议在时间有冲突时,以上一级别会议为主,本级别会议作相应时间调整。
七、凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要,经办公室整理后以文件形式印发并贯彻执行。
八、开会时与会者应尊重他人发言,使会议正常进行,将手机调至振动档或关机。
书写经验98人觉得有用
物业管理公司的会议制度其实挺复杂的,得结合实际情况来制定。一般来说,开会前要把议题列清楚,不然大家到时讨论起来没方向。像咱们这种物业企业,通常会涉及工程维修、客户服务、安全管理等方面的事,所以每次开会前最好把这些部门的主要负责人召集起来,让他们提前准备材料。
时间定下来后就别轻易改了,尤其是那种定期召开的例会。如果临时有事变动,也要提前通知,让大家有个心理准备。记得每次会议都要有人专门负责记录,这个工作很重要,不然开完会什么都不记得,等于白开了。记录的内容要包括发言要点、决议事项和后续跟进计划,这些都得留个底,方便以后查。
有时候开会的时候会出现一些意外情况,比如说某位主管因为赶着去处理紧急事务,结果中途离开。这种情况虽然不太理想,但也得接受,毕竟人手有限嘛。这时候主持人就要灵活调整,把重要的部分先讨论完,剩下的可以放到下次补上。
另外一点要注意的是,会议结束后的执行也很关键。很多公司在这方面做得不够好,光说不练,到最后什么也没落实。所以每次会议结束后,应该指定责任人,明确完成时间和标准,这样大家才知道该怎么做。要是发现执行过程中出现问题,要及时反馈,别拖着不管。
有时候也会遇到意见不合的情况,比如工程部觉得客服提出的整改方案不现实,而客服则认为工程部效率太低。这种时候就需要领导从中协调,既要照顾到双方的感受,又要保证工作的顺利推进。当然,这需要一定的经验和技巧,不是一下子就能做好的。
【第5篇】物业管理公司会议管理制度怎么写500字
一、总经理办公例会
1、总经理办公例会分工作例会和专题会议。
2、工作例会于每周一定期召开,由总经理主持。
会议由总经办召集。
3、专题会议必须由主管副总经理提议,总经理同意后方可召开。
4、总经理会议都应做好会议记录,必要时应形成会议决议。
二、部门主管工作例会
1、部门主管工作例会于每周一定期召开。
2、公司经营班领导至少应有一人出席,由总经理召集、总经理或副总经理主持。
三、重大事项专题会议
1、需由部门经理提议,由总经办统一安排。
2、会议由部门经理召集、主持,由主管副总经理核准。
四、部门内工作例会
1、部门内工作例会召开时间由部门自定。
2、部门经理主持。
五、以上会议共同事项:
1、专题会议的召开应填写《会议提案表》。
2、会议经核准召开后,由总经办发《会议通知单》。
3、所有会议应做好会议记录。
4、会后形成会议纪要,及时传达会议精神。
5、以上第一、
二、三项会议的会务工作由行政部统一安排。
6、与会者应做好会议准备,准时出席。
7、因故无法出席或无法准时出席者,应以书面形式请假,报上级领导批准,否则作无故缺席处理。
8、由会议主持人负责会议考勤工作。
9、会间应 通讯工具,或将其消音。
书写经验57人觉得有用
物业管理公司的会议制度很重要,它能帮助大家更好地沟通和协调工作。起草这样的制度时,得先把公司的实际情况弄清楚,比如员工人数、部门设置、日常事务量这些因素。要是忽略这些基础情况,制定出来的制度可能就不够实用了。比如,一个小型物业企业可能只需要每周开一次例会就够了,但如果是大型物业公司,那可能就需要增加一些专项会议。
制定会议制度的时候,得明确每次会议的主题和目的。这就像医生看病一样,如果不知道病人哪里不舒服,就很难开出合适的药方。所以,开会前应该提前通知参会人员会议议题,让他们做好准备。这里有个小细节需要注意,有时候因为工作繁忙,有人可能会忘记回复是否参加,这就需要负责人多跟进几次。
在会议流程的设计上,要考虑到效率。比如,开场白不宜过长,直接切入正题就好。每个议题讨论的时间也要合理分配,避免有的议题拖得太久,影响其他重要内容的讨论。有时候,大家在讨论某个问题时,可能会跑偏,这时候主持人就要及时拉回主题,不然会议就会变成漫无边际的聊天。
记录会议内容也很关键,这不仅是对会议成果的一种保存,也是后续工作的依据。记录的时候要注意准确性,尤其是涉及到具体数据和决定的部分,最好当场核实一遍。当然,偶尔也会遇到手忙脚乱的情况,比如记录员一时疏忽,记错了某个数字,这种情况虽然不常见,但还是有可能发生的。
书写注意事项:
会议结束后要及时整理会议纪要,并发送给相关人员。这个环节也不能马虎,要是纪要发晚了或者遗漏了重要事项,就会给大家的工作带来不便。有时候,因为时间紧或者其他原因,负责这项工作的人可能会忘记检查一下有没有遗漏的信息,这样就容易出错。
小编友情提醒:
对于会议的效果也要定期评估一下。可以听听大家的意见,看看制度执行过程中有哪些地方需要调整。毕竟,好的制度不是一成不变的,随着公司的发展,制度也需要不断优化。
【第6篇】物业管理公司会议管理制度7怎么写1450字
物业管理公司会议管理制度(七)
第一条 总则
为提高会议质量,特制订本制度。
第二条 会议分类及组织
1.全公司会议归纳为三类:
1)公司级会议:主要包括董事(扩大)会,公司领导层会议、全公司职工大会,全公司技术人员会议以及各种代表大会。应分别报请公司董事会、公司办公室批准后,由办事部门分别负责组织召开。
2)专业会议:系全公司性的技术、业务综合会,由分管公司领导批准,主管业务部门负责组织。
3)系统和部门工作会:由部门领导决定召开并负责组织。
2.上级或外单位在我公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司级业务会一律由办公室受理安排,有关业务对口部门协作做好会务工作。
第三条 例会的安排
为避免会议过多或重复,全公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下:
1.公司董事办公会:
研究、部署行政工作,讨论决定全公司行政工作重大问题。
2.公司总经理办公会:
总结评价每月行政工作情况,安排布置下月工作任务。
3.主管以上干部大会(或全公司职工大会):
总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、新年)工作任务,表彰奖励先进集体、个人。
4.经营活动分析会:
汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,揭露矛盾,提出改进措施,不断提高公司经济效益。
5.质量分析会:
汇报、总结、上月产品质量情况,讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。
6.安全工作会(含治安、消防工作):
汇报总结前季治安、消防工作情况,分析处理事故,检查分析事故隐患,研究确定安全防范措施。
7.技术工作会
汇报、总结工作计划完成情况,布置技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。
8.部门会
检查、总结、布置工作。
第四条 其他会议的安排:
凡涉及多个部门负责人参加的各种会议,均须于会议召开前两日经部门或分管公司领导批准后,由办公室统一安排,方可召开。
第五条 凡公司办公室已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集单位应提前2天报请公司办公室调整会议计划。未经公司办公室同意,任何人不得随便打乱正常会议计划。
第六条 对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议,办公室有权拒绝安排。
第七条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,办公室有权安排合并召开。
第八条 各部门会期必须服从全公司统一安排,各部门小会不应安排在全公司例会同期召开,(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
第九条 会议的准备
所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲,发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品,通知与会人等)。会议议程、提案、汇报总结提纲,发言要点、工作计划草案、决议决定草案等提前半天提交给有关负责人。
第十条 会议秘书的安排
1.公司级会议由办公室主任担任会议秘书,负责安排会议纪要工作,
办公室人员配合会场服务;
2.专业会议级部门会议由领导指定会议秘书;
3.公司副总以上参加的会议,由自己担任会议秘书,会议主持人指定人员做会议纪要;
4.会议纪要应于即日或隔日下发并存档。
第十一条 会议现场规定
1、进入会场前,必须签到,否则视为缺席;
2、必须按时到会,不迟到、早退,不得擅自离开,做到有事须提前请假,不得无故缺席;
3、开会期间内,必须关闭手机、传呼机等所有通讯工具;
4、进入会场内不得大声喧哗,严禁吸烟;会议期间,不得交头接耳,随意聊天;
5、参加会议必须携带记录本,做好会议记录。
6、会议精神需要传达的,要做到及时、准确。
7、无故缺席者,按考勤制度执行。
书写经验93人觉得有用
物业管理公司在制定会议管理制度时,得考虑到实际工作的复杂性和多样性。每个公司的具体情况都不一样,因此制度的设计需要结合自身情况。比如有些物业公司的项目点分布较广,管理层级多,这就需要在制度里明确会议的层级划分,哪些会议由总部负责召集,哪些由各区域自行组织。
在草拟会议管理制度的时候,可以先从会议的基本要素入手,包括会议的时间、地点、参会人员范围等。时间上,可以规定定期会议的频率,如每周例会、每月总结会,但也要留出机动时间处理突发事件。地点的选择也很关键,既要方便大家到场,又要能容纳所有参会人员,这就要提前考察场地条件。
关于参会人员,通常分为必到人员和邀请人员两类。必到人员一般是与议题密切相关的部门负责人,而邀请人员则可以根据议题性质灵活决定。不过在实践中,有时会出现一些小问题,比如通知不到位导致部分重要人员缺席,这可能影响到会议的效果。为避免这种情况,建议建立一个完善的参会确认机制,确保每位受邀人都能及时收到通知并反馈是否参加。
会议内容方面,应该事先做好充分准备。起草会议议程时,要将所有需要讨论的问题都涵盖进去,但也要预留空间给临时提案。有时候,某些议题可能会因为讨论时间不足而被搁置,这就要求主持人在把控节奏上多下功夫。另外,记录会议纪要也是一项重要工作,纪要不仅要有条理地记录会议要点,还应附上决议事项及后续执行责任人,以便日后核查。
对于会议成果的落实,制度中应该明确规定跟踪检查的方式和频率。比如,可以通过定期汇报的形式了解各项任务的进展,也可以采取随机抽查的方式验证执行效果。需要注意的是,如果检查过程中发现有偏差,应及时反馈给相关责任人并督促整改,而不是简单地批评了事。
此外,会议管理制度本身也需要不断优化和完善。随着公司业务的发展和外部环境的变化,原有的制度可能不再适用,这时候就需要适时调整。当然,在修订过程中,可能会遇到一些阻力,例如部分员工对新规则持怀疑态度,这时就需要耐心沟通,阐明修改的目的和意义,争取大家的理解和支持。
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