商街物业档案管理制度怎么写（精选6篇）

【第1篇】商街物业档案管理制度怎么写1800字

步行街物业档案管理制度

1目的

使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2适用范围

公司所有档案的管理。

3公司资料室文档资料管理

3.1公司资料室文档资料管理范围:公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备份;人事资料;业主资料资料等。

3.2文档资料收集及整理:人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

3.2物业管理相关政策 、法规:由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

3.3重要资料:由综合文员负责收集，主要包括:外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

3.4公司本部重要文件，主要包括:

3.4.1内部管理文件:以公司名义下发的人事、行政类文件。

3.4.2人事制度:公司各种人事政策，条例和规定等。

3.4.3行政制度:公司各种行政制度、条例和规定等。

3.4.4重要通知及通报:公司各种重要的通知、通告。

3.4.5公司会议纪要:总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

3.4.8公司对外往来的各类公文:主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

3.5文档资料查阅或复印:物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

4各部门文档资料管理

4.1各部门文件分类及编制要求:

4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

4.1.3公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别:

1)人事类:包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

2)行政类:包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

3)通知类:内部各类通知。

4)培训类:培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

5)会议类:部门例会、专题会议、业委会会议等。

6)合同、协议类:部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。

7)对外文件类:

①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;

②对客户发文等:

③其它类:如电话表、名单、启示等。

4.2质量管理部应保管的资料:

4.2.1发展商提供的资料:

1)产权资料;

2)技术资料(含图纸);

3)交接手续及清单等。

4.2.2文档收集及整理:各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

4.3各类文件更改要求:

各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。

4.4各类文件发放要求:

4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类:

1)部门负责人以上人员阅;

2)主管级以上人员阅;

3)内部传阅;

4)张帖。

4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

4.5电脑文档管理:

4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

【第2篇】美术馆物业管理制度档案建立管理怎么写1600字

美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

(一)档案制度建立与管理

1、主要思路

档案资料分类:依据美术馆的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行及时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。

档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重，互相补充，形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必须建立档案资料，依照'采取的管理方式'中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索

1)业主提供的资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、建筑执照

d、拆迁安置资料

2)技术资料

a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同开

f.竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料

s.其他技术资料

3)管理处建立的资料

a.住宅区基本资料

b.住宅区分区资料

c.商业网点资料

d.娱乐设施资料

4)住户资料

a.住户入住资料

入住通知书

入住协议书

b.家庭人员档案

住户情况登记表

(二)管理处各项管理制度目录

序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准**.00.01

2职业安全健康职责**.00.02

3物料管理办法**.00.03

4停电停水应急预案**.00.04

5水浸应急预案**.00.05

6治安应急预案**.00.06

7文件质量记录管理办法**.00.07

8犬类管理办法**.00.08

9保安岗位架构图**.01.01

10保安运作规程**.01.02

11人员出入管理办法**.01.03

12监控中心管理办法**.01.04

13车辆管理办法**.01.05

14保安岗位操作规程**.01.06

15安保岗位标准**.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定**.01.08

17保洁岗位监管规程**.02.01

18绿化(地)养护监管规程**.03.01

19消防安全管理办法**.04.01

20火警应急预案**.04.02

21消防设备(设施)运行管理办法**.04.03

22消防设备(设施)操作规程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防设备(设施)维修保养规程**.04.06

25弱电设备(设施)运行管理规定**.04.07

26弱电设备(设施)操作规程**.04.08

27弱电设备(设施)维修保养规程**.04.09

28弱电设备(设施)安全管理制度**.04.10

29电梯设备监管办法**.05.01

30电梯故障紧急预案**.05.02

31供配电设备(设施)安全管理制度**.06.01

32供配电设备(设施)运行管理规程**.06.02

33供配电设备(设施)操作规程**.06.03

34供配电设备(设施)维修保养规程**.06.04

35电工安全操作守则**.06.05

36给排水设备(设施)安全管理制度**.07.01

37给排水设备(设施)运行管理规程**.07.02

38给排水设备(设施)操作规程**.07.03

39给排水设备(设施)维修保养规程**.07.04

40管道维修工作规程**.07.05

41房屋设备(设施)安全管理制度**.09.01

42房屋设备(设施)运行管理规程**.09.02

43房屋设备(设施)操作规程**.09.03

44房屋设备(设施)维修保养规程**.09.04

45房屋、设备设施巡视内容与要求**.09.05

46设备完好率标准**.09.06

47房屋、设施维修保养规程**.09.07

48服务供方质量监管规程**.10.01

49雨

天防滑管理办法**.10.02

50业户管理办法**.11.01

【第3篇】物业项目档案管理制度怎么写250字

物业项目档案管理制度

(三)档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。

切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。

1. 所有文档实行统一管理，并指派专人负责;2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理;3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找;4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件;6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。

【第4篇】写字楼物业办公室档案管理制度怎么写300字

写字楼物业办公室档案管理制度

1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类，由办公室人事主管负责管理。

2)档案文件必须设专柜存放保管，存放必须分类编号，清楚编写文件目录，以便查阅。

3.)凡经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

4)借阅档案须认真办理借阅登记手续，保证按时归档。

5)凡借阅重要密件，必须经总经理批准后，方可借阅;

所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。

6)档案管理人员要定时检查专柜，核对件数，做好防虫、防潮、房遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善出路。

如系认为造成，要追究有关人员的责任。

【第5篇】a物业管理公司日常档案资料管理制度怎么写400字

物业管理公司日常档案资料管理制度

1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。

2任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

4职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5文件资料等要朝廷合归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。

【第6篇】物业档案管理制度怎么写900字

物业档案管理制度（一）

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度（二）

为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定：

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；

3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；

4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性；

5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象；

6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；

7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。