投诉处管理制度14篇

投诉处管理制度旨在建立一个高效、公正、透明的投诉处理流程，确保客户满意度和企业形象的维护。它涵盖了投诉接收、分类、调查、解决、反馈及后期改进等多个环节，旨在提升服务质量，增强客户忠诚度。

包括哪些方面

1. 投诉接收机制：设立统一的投诉接收渠道，如电话热线、电子邮件、网站平台等。

2. 投诉分类标准：依据投诉性质将其分类为产品质量、服务态度、操作流程等问题。

3. 投诉调查程序：明确调查责任部门，确保投诉的客观公正处理。

4. 解决方案制定：针对投诉内容，提出具体、可行的解决方案。

5. 反馈机制：及时向投诉人通报处理进度和结果，确保沟通畅通。

6. 后期改进措施：分析投诉原因，制定预防措施，改进工作流程。

重要性

投诉处管理制度的重要性在于：

1. 客户满意度：有效处理投诉有助于提升客户满意度，增强客户对企业的信任。

2. 问题识别：通过投诉，企业能发现潜在问题，及时进行改正。

3. 企业形象：良好的投诉处理机制展示企业的专业性和责任感。

4. 风险管理：防止小问题演变成大危机，保护企业声誉。

方案

1. 设立专门的投诉管理部门，负责统筹协调投诉处理工作。

2. 建立标准化的投诉记录表单，详细记录投诉内容和处理过程。

3. 对接收到的投诉进行快速响应，24小时内给予初步回复。

4. 对复杂投诉成立专门小组调查，确保调查的深度和广度。

5. 实行“首问责任制”，首位接触投诉的员工需跟踪至问题解决。

6. 定期进行投诉数据分析，找出问题根源，提出改进策略。

7. 对处理投诉表现优秀的员工给予奖励，激励团队提高服务质量。

8. 开展投诉处理培训，提升员工处理投诉的能力和技巧。

9. 对外公开投诉处理政策，增加透明度，增强客户信心。

10. 对长期未解决的投诉进行高层介入，确保问题得到妥善处理。

通过上述方案，我们旨在构建一个客户导向、持续改进的投诉管理体系，将每一次投诉转化为提升服务质量和企业竞争力的契机。

投诉处管理制度范文

第1篇 物业管理中心客户投诉处理制度

物业管理中心客户投诉处理制度

1制度内容

对处理客户投诉的工作行为的管理

2适用范围

适用于物业管理中心对投诉的处理。确保客户的投诉能及时、准确、合理地得到解决。其内容包括:

1.客户服务部负责对客户投诉的记录和协调处理工作。

2.被投诉的部门按照客户服务部对投诉处理的安排具体解决有关问题。客户服务经理负责对投诉处理的效果进行检查。

3管理标准

1.受理投诉耐心,处理投诉及时,事后应有回访;

2.有处理记录,有客户对投诉处理意见的反馈。

4处理投诉工作流程

1.客户服务部接到客户投诉后,应首先向客户表示歉意,并在《客户投诉记录》上做好登记。

2.客户服务部根据投诉内容进行核实之后通知相关部门限期解决,特殊情况应向部门经理或公司领导汇报。

3.针对客户较严重的投诉,客户服务部应及时向客户服务经理汇报,由经理组织相关人员进行检讨,落实解决措施及责任人,限期进行处理。

4.相关部门在处理完投诉后,要迅速将处理结果报客户服务部,由客户服务助理安排回访。

5.客户服务部负责将投诉处理结果填写在《客户报修/投诉/求助记录》中,并由具体解决部门的负责人签字认可。

6.对客户的恶意投诉,做到坚持原则并耐心解释。

7.投诉记录由客户服务部兼职助理进行统一管理。

5投诉规避

1.管理中心工作人员应熟知《前期物业管理服务协议》的内容,明确物业管理公司和客户或使用人的权利义务,防止以后不必要的麻烦。

2.对物业的设施安排合理的日常维护、检修,使事故减少到最低点。

3.经常开展反馈调查便民服务,了解信息,及时发现问题解决问题。

6投诉受理

1.开通投诉热线,由客服前台接待员负责受理。

2.详尽记录投诉人姓名、投诉事项、单元号码、投诉内容及联系电话。

3.耐心听取客人投诉,禁止以任何理由或借口推卸责任。即使错误在本身,亦不可当面指出,顾客态度即使很坏,亦不可顶撞顾客,并记下投诉内容。

3.对于客户的设诉,能当场做出解释应当场给客户解决,若不能马上处理的应记下投诉人的姓名、事项内容、投诉对象以及投诉人的联系方法,以便及时反馈结果。

4.应感谢客人指出的不是或不足之处,对客人提出的建议表示感谢,并把事件提交到相关部门进行处理或报上级主管审批。

5.对于某个人违纪的投诉,应详细登记投诉的事件经过、证明人以及证物、投诉人及联系电话、签字。及时派有关人员的检查,确保事实的准确性,在依照事件的大小提请有关部门给予处理。

6.投诉处理完毕致电或走访客户,询问其对处理结果是否满意,是否有别的建议,并再次感谢其对我们工作所做出的帮助。

7工作表格:

1.客户投诉/报修/求助记录

2.投诉处理反馈意见记录

3.每月投诉情况分析

客户投诉处理流程图

第2篇 顾客投诉处理制度－投诉顾客档案管理

顾客投诉处理制度(顾客档案管理)

规范管理处顾客档案的管理,使顾客信息档案准确、实地反映顾客信息,现做规定如下:

1、顾客档案的更新由资料管理专员负责,在小区顾客变更2日内,对顾客档案进行更新归档。

2、顾客档案每年年底进行一次总汇,以电子版形式向客服中心备档。

3、任何员工严守顾客资料,违者从重处罚。

4、将投诉顾客单独整理,建立投诉顾客档案库,对此类顾客管理处应重点对待,将抱怨的顾客转化成企业忠诚的顾客。

a 顾客投诉处理过程中形成的记录,均为该投诉的档案。

b 顾客投诉处理完毕后,应将顾客投诉档案做好记录保存。一般保存期限为3年。

c 由公司转呈的投诉(电话、网上投诉、来访等)与管理处接收的投诉要进行分开记录,并将顾客投诉档案保存。

d 重大投诉应单独立卷保存。

5、各单位每年年底对于所有投诉的顾客寄以贺卡问候,缓解关系。

第3篇 小区管理处投诉处理回访制度－8

小区管理处投诉处理回访制度8

为完善管理体系,提高管理者素质,不断改进服务质量,使每位员工都能够严格认真地对待客户反馈的每一条信息,特制定本制度:

1、每一位员工都有责任收集、上报来自客户的关于小区管理的看法、建议、意见等。

2、每一位员工都有受理投诉或向客户讲明投诉途径的责任。

3、当被投诉者受理投诉时,受理者必须如实记录。

4、受理投诉时,必须态度诚恳,热情礼貌,妥善解答,不狡辩,不推托责任。

5、认真做好客户投诉记录,及时转交有关部门处理。

6、由于市政设施如水、电、气所引起的客户投诉,应努力做好解释工作,并积极同市政有关部门办理交涉,尽早为客户排忧解难,及时做好回访工作,决不允许推托了事。

7、属于内部原因造成停水、停电、停气或维修不及时等引起客户投诉的,必须查出原因和责任人,认真处理,及时采取相应措施,杜绝类似事件再次发生,并及时向客户通报,做好回访工作。

8、顾客将建议或投诉意见投放在业主信箱的,由客户服务员每周定期收集,并以适当方式向业主公布。

9、被投诉服务态度、服务质量差的当事人及相关人员,必须诚恳地向客户道歉;情节严重者要通报批评,有关领导及时回访客户,以了解客户对改进后的服务的反映。

10、对住户投诉的任何问题必须予以反馈客户,若因个人原因未答复客户,视情节严重予以处理。

第4篇 员工建议投诉处理管理制度

关于员工建议、提案和员工、客户投诉处理的管理制度

一、员工建议和提案

1.基本原则

1.1 为发挥员工的聪明才智,使全体员工参与集团的建设和管理,集团建立员工建议提案制度。

1.2 集团欢迎员工献计献策,并以制度形式保证员工当家作主和参与管理的热情和权利。

1.3 员工的提案,不论形式如何,不论收益大小,集团均采取慎重态度处理。对于集团发展有益的建议,集团将采纳执行,并给予奖励,执行效果显着或有突出表现的个人 , 集团将依据奖惩细则予以表彰,并作为员工晋升的依据之一。

1.4 集团规定各公司办公室必须设立员工建议箱,有专人负责定期开启、分类、登记、处理并及时反馈。集团在行政办公室设立员工建议箱,各地分公司还应着手建立自己的客户投诉接待制度(内容包括接待人、接待时间、地点、方式、处理反馈等)。

二、适用范围

1、提案人的范围: 全体员工

2、提案范围:

a.集团及各公司发展的新思路,新设计的方案。

b.对长期困扰集团及各公司发展的一些难题的解决方案。

c.开源节流,::有效地降低集团及各公司各项成本的方案。

d.在目前基础上,对新的经营领域的可行性方案。

e.有助于提高员工工作效率的方案。

f.有助于完善公司经营管理的方案。

g.有助于增强公司市场竟争力的营销方案。

h.其它对公司有益的建设性方案。

三、责任部门

1、由集团行政办公室全权负责,各公司办公室具体负责。

2、职 责

a.提案的汇集、登记、转交。

b.审议并确定一般提案的处理意见。

c.就重大提案提出处理意见并报总经理审批。

d.监督下属公司对提案处理意见的执行情况。

e.对提案者的奖励提出建议,报总经理审批后执行。

3、工作制度

a.高度重视员工提案,认真具体地提出提案处理意见。

b.提案所涉及的部门,在提出处理意见时,必须征求提案人的意见。

c.对批准执行的提案处理意见,各部门提出时间表和落实计划,严格执行,并及时反映落实结果。

四、 程序

1、各公司员工提案由各公司办公室统一负责处理,涉及集团发展方面的建议、提案交集团行政办公室进行登记、分类。

2、涉及各公司发展的建议、提案,集团办公室将提案原稿附提案处理单转交有关公司。

3、各公司应对员工的建议或提案,进行详细分析和研究,拿出处理意见。

4、各公司征求提案人意见,并由提案人对处理意见签署意见。

5、召开提案委员会议,对提案进行审议。

6、将重大提案的处理意见报请集团总裁指示。

7、交有关公司,落实领导批准执行的提案处理意见。

8、检查执行情况,有情况及时上报。

9、各公司应不定期召开提案评估会议,提出对优秀提案的表彰意见,报公司总经理批准后执行。

五、奖励办法

原则上每年年中及年末集中奖励两次,各公司由总经理带头,各办公室具体协调,组成员工建议评估小组,对各种建议、提案评估、分类、划分等级。

集团对获奖提案分等级进行奖励,对于热爱公司、积极为公司发展献计献策的员工,其建议经采纳,确有效果的员工,在年中及年末总结表彰大会上将给予表扬和物质奖励。

建议类分为特、一、二、三等奖励,奖励金分别为800元、500元、300元和100元;提案类分为特、一、二、三等奖励,奖励金分别为3000元、2000元、1000元、500元。各公司要本着以点带面、奖励实效、不走过场、不搞形式的原则,制定出符合本公司实际情况的实施细则。

六、员工及客户投诉

1、基本原则

集团所有员工及客户,都有对集团的不公正行为、违纪行为进行投诉的权利和进行举报的义务,都有对侵害自身正当权益的不公正行为进行投诉的权利,都有对工作中发现的违纪违规等不良行为和现象进行举报的义务。

对于员工及客户的投诉,集团

在保密的原则下,将给予严肃认真对待,切实保障员工及客户的正当利益不受侵害。

投诉工作的原则是:严格保密,认真查处,实事求是,不循私情。

集团员工及客户可向主管领导,直至集团总裁进行投诉。

投诉形式分为口头和书面两种。书面投诉分为匿名和署名两种。在受理时,对这几种方式一视同仁。

集团办公室、各公司办公室设立的员工建议箱,不仅接纳正面建议,同时也接纳员工及客户投诉。建议箱由专人定期查看、登记、分类、处理。对于投诉或举报,工作人员不得泄露内容或举报人姓名。

2、处理程序

口头投诉的,受理人在面谈之后,将整理的文字资料交集团监督检查领导小组成员,涉及到监督检查小组成员的,直接报总经理处理。::对于书面投诉的,则根据信中投诉人要求,交指定人员处理。对于无指定人的情况,交集团监督检查领导小组处理。

集团监督检查领导小组深入基层,对投诉的具体内容的真实性进行调查,得到翔实的、可作为证据的第一手材料。根据调查结果,提出调查报告。

调查报告交集团总裁审阅。在必要时,可在特定的条件下向被投诉人询问有关问题,要求给予合理说明。

集团总裁依据集团有关规定做出处理决定。对于触犯国家法律的,按国家政府有关规定和程序上报处理。

对于内容不实的投诉,不予受理。对于出于不良动机歪曲事实甚至诬告的投诉,按集团有关规定处理。

投诉处理结束后,与此次投诉有关的所有材料都将由集团监督检查领导小组负责封存。

七、奖励及处罚

对举报重大经济问题或其它方面严重问题而对集团做出贡献的员工,集团将给予一定的奖励。同时,集团将采取措施,切实保护投诉者的合法权益和人身安全。对于事后打击报复投诉人的行为,集团将给予严厉处罚。

八、接待日

为进一步有利于员工建议、提案和客户投诉工作的开展,集团及各公司设立主管领导接待日。

接待时间:每周六上午9:00-11:30;

接待地点:管理公司及各公司办公室;

接待领导: 管理公司主管领导、各公司总经理;

接待内容:全体员工及外联客户,无论身居何职,均可就个人的意见、要求、建议、设想、举报及投诉与领导面谈;

第5篇 顾客投诉处理制度－投诉知识管理

顾客投诉处理制度(知识管理)

一、 投诉月报和专题会议

1、由各管理处负责整理各单位的物业管理投诉事件通报,形成月报,通过邮件发送到客服中心。

2、各单位的投诉月报,应按客服中心设置的统一格式,规范分类填写《顾客投诉分类统计表》,每月3日前提交。由客服中心进行统一汇总整理,形成物业管理投诉月报,报送相关领导。

3、客服中心每半年至少组织一次按专业分类的投诉专题会议,同时对投诉处理的整体情况进行总结。

二、 案例的整理、分析

1、客服中心应将收到的所有投诉通报作为案例进行整理,并及时发现重复出现和具有代表意义的案例。对有参考价值的案例,应该进行分类,并在质量简报上进行点评,在内部网上发布。

2、对于所接的顾客投诉,客服中心应该每季度一次进行分析、总结,将投诉发生的总体情况及在处理过程中有价值的经验进行整理,并挖掘投诉背后的深层次问题,形成报告,送交主管领导。

3、对于重大投诉,客服中心应该进行个案分析,对其送交的专题报告进行整理,并在公司内通报。

三、信息共享内部平台

客服中心在公司 oa 网上公共办公/知识库模块中上建立投诉通报、经验交流的共享文件夹。共享内容包括以下方面:

1、案例库

2、重大投诉和热点投诉事件的专题报告

3、专业顾问建议

第6篇 附三医院投诉处理管理制度(3)

第三人民医院投诉处理管理制度(三)

1. 医院设有专门部门(或专人)负责患者的投诉接待工作,有工作规范与记录文件;对投诉的问题应及时与相关科室部门通报,对重大事件投诉的信息迅速报告院领导。

2. 公布投诉电话、信箱,建立适宜的投诉处理的流程,

3. 通常一般问题应在投诉后二周内予以答复,若因问题复杂需增加时间进一步调查时,应事先向投诉者告知。

4. 对投诉问题的处理及整改意见,及时向科室反馈与落实的情况。

5. 医院应对投诉事件进行定期分析,要从医院管理的机制、制度、程序上提出整改措施,防止类似事件重复发生。

6. 建立完善医患沟通体制,增强医患交流,规范医患沟通内容、形式,交流用语通俗、易懂,增强沟通效果。

第7篇 物业管理中心投诉处理回访制度

物业管理中心投诉处理、回访制度

为加强与住户的联系,及时为住户排忧解难,把管理工作置于住户监督下,从而集思广益,及时总结经验、教训。不断改进管理,提高服务质量,特建立接待来访投诉和回访工作制度。

1接待来访投诉工作

a.接待来访投诉工作由前台值班人员负责,管理中心应广为宣传接待投诉的办公地点、电话,让住户投诉有门。

b.任何管理人员在遇到住户来访投诉时,都应给予热情接待,主动询问,耐心、细致地做好解释工作,当住户有不理解住宅区的管理规章制度时,要晓之以更坏,动之以情,让住户理解并支持管理中心的工作。

c.对住户投诉、来访中谈到的问题,接待人员应及时进行记录,并在当天调查、核实,然后将处理结果汇报管理中心责任部门和经理;不能解决的,要将问题和意见向有关部门和经理汇报,由经理决定处理办法。

d.当住户主动前来提合理化建议时,要详细、认真地做好记录,并及时经理汇报,由经理决定采取或制定整改计划,并张榜公布整改措施和表彰爱我小区的户名单,同时给住户优先评选文明户。

e.责任部门在处理来访、投诉时,要热诚、主动、及时,要坚持原则,突出服务;不得推诿责任、为难住户或乘机索取好处,在处理完毕后应将回复住户和管理中心主任,做到事事有着落、件件有回音。

f.全体管理人员要认真负责,做好本职工作,为住户提供满意的服务,尽量减少住户的投诉、批评。将住户的不满消解在投诉之前。

g.当同行物业管理单位要求参观时,管理中心员工应给予热情接待,把住宅区情况做全面的介绍,通过互相学习,共同提高小区管理水平。

2回访工作

a.回访要求:

1)把对住户的回访列入职责范围,并落实到每年的工作计划和总结评比中。

2)回访时,虚心听取意见,诚恳接受批评,采纳合理化建议,作好回访记录。

3)回访中,对住户的询问、意见,如不能当即答复的,应告知预约回复时间。

4)回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉,及时逐条整理综合、研究、妥善解决,重大问题向公司请示解决。回访处理率达100%,有效投诉力争在1%(发下)。

b.回访时间及形式

1)每年登门回访1-2次。

2)事务助理按区域范围分工,每季回访1次。

3)每季度召开一次住户座谈村,征求意见。

4)利用节日庆祝活动、社区文化活动、居民_等形式广泛听取住户意见反馈。

5)有针对性地对住户发放住户调查问卷,作专题调查,听取意见。

第8篇 省中心医院投诉处理管理制度（5）

省人民医院投诉处理管理制度(五)

第一章总则

第一条 全院统一受理投诉的部门为医患关系办公室(以下简称医患办)。

第二条 医患办负责统一受理患者和医务人员投诉;协调相关职能部门调查、核实投诉事项,提出处理意见,及时答复投诉人;组织、协调、指导全院的投诉处理工作;定期汇总、分析投诉信息,提出加强与改进工作的意见或建议。

第三条 医院各部门、各科室的负责人是本部门、本科室投诉工作的第一责任人,有义务协助医患办工作人员调查、处理投诉。

第四条 医患办应将接待投诉的地点、时间、联系方式在院内进行公示。

第二章投诉接待

第五条 投诉接待实行“首诉负责制”。投诉人向有关部门、科室投诉的,被投诉部门、科室的工作人员应当予以热情接待,对于能够当场协调处理的,应当尽量当场协调解决;

对于无法当场协调处理的,接待的部门或科室应当主动引导投诉人到医患办投诉。

第六条 医患办人员接待投诉时应当认真听取投诉人意见,核实相关信息,并如实填写《医院投诉登记表》,耐心细致地做好解释工作,稳定投诉人情绪,避免矛盾激化。

第三章投诉处理

第七条 医患办接到投诉后,对于投诉情况比较简单,本部门即可当场协调处理的,应当场协调解决;对于情况比较复杂、涉及其他职能部门的,应通知相关职能部门人员到医患

办听取投诉人意见或引导投诉人至相关职能部门反映问题;对于涉及多个职能部门的投诉,应由投诉人主要投诉事项的负责部门牵头,组织其他职能部门召开联席会议,针对投诉

人提出的问题逐项调查。

上述相关部门应当及时向当事部门、科室和相关人员了解、核实情况,在查清事实、分清责任的基础上提出处理意见,并反馈投诉人,当事部门、科室和相关人员应当予以积极配合。

第八条 对于涉及医疗质量安全、可能危及患者健康的投诉,医院应当立即采取积极措施,预防和减少患者损害的发生。

对于涉及收费、价格等能够当场核查处理的,应当及时查明情况,立即纠正。

对于情况较复杂,需调查、核实的投诉事项,一般应当于5个工作日内向投诉人反馈相关处理情况或处理意见。

对于涉及多个科室,需组织、协调相关部门共同研究的投诉事项,应当于10个工作日内向投诉人反馈处理情况或处理意见。

第九条 涉及医疗损害争议的,应当告知投诉人按照《侵权责任法》、《医疗事故处理条例》等法规,通过尸检、医疗事故技术鉴定、司法鉴定、第三方调解、诉讼等途径解决,并做好解释疏导工作。

第四章质量改进

第十条 各职能部门根据本部门职能直接受理的投诉案件及由医患办接待后转交的投诉案件,相关职能部门在处理完结后应于一周内按照医院投诉案卷整理要求装订成册,并连同

医院投诉调查表一并交医患办存档;医患办每月月底前将本月全院投诉情况进行归纳分类和分析研究,发现医院管理、医疗质量的薄弱环节,并向医院提出改进意见或建议,向相关部门出具整改意见书、督促科室及时整改并上报整改报告。

第十一条 医院工作人员有权对医院管理、服务等各项工作进行内部投诉,提出意见、建议,医患办及有关职能部门应当予以重视,并及时处理、反馈。

第十二条 医患办和医务处按照《重大医疗过失行为和医疗事故报告制度的规定》(卫医发〔2002〕206号)做好重大医疗过失行为和医疗事故报告的工作。

第十三条 对于在医院投诉管理中表现优秀,有效预防重大群体性事件发生的科室和个人,医院将予以表扬和奖励;对于不配合调查、处理,或敷衍、推诿投诉人的科室和个人,

将按照我院绩效考核管理办法要求进行处罚。

第9篇 附一医院投诉处理管理制度

z医院投诉处理管理制度

为加强医院行风建设和完善医德考评制度,提升服务水平、提高服务质量,为患者提供温馨、便捷、优质、实惠的医疗服务,增加透明度,体现患者及家属知情权,让患者满意,让社会满意。全面落实《医院投诉管理办法(试行)》,制定本制度。

一、医院投诉处理由行风建设办公室负责患者投诉接待工作。接待投诉人和接听投诉电话,要认真填写投诉登记表;对投诉的问题及时与相关科室通报,认真核实,重大事件投诉的信息及时报告院领导。

二、设立投诉电话。通过媒体、医院电子屏、挂号证、各科室对患者口头说明等方式向社会公布。电话号码为:_________.在显着位置设立意见箱若干。

三、行风办公室在接到投诉后,一般在3个工作日内向投诉人反馈处理情况。涉及多个科室,需组织、协调相关部门共同研究的投诉事项,在6个工作日内向投诉人反馈处理情况或处理意见。若因问题复杂需增加时间进一步调查时,应当事先向投诉者告知。

四、对投诉问题的处理及整改意见,及时向科室反馈并追踪落实情况。

五、医院对投诉事件每季度召开专题会议分析研究,从医院管

理的机制、制度、程序上提出整改措施,完善制度,防止类似事件重复发生。

六、建立完善医患沟通体制,增强医患交流,规范医患沟通内容、形式,交流用语通俗、易懂,增强沟通效果。

七、对投诉反映的问题属实的,按照医院相关规定兑现到责任人。按情节分别为警告、医德评定扣分、全院通报批评、经济处罚、直至待岗。科室及分管领导按规定承担领导责任。

第10篇 某物业管理客户投诉处理制度

3.1 制度内容

对处理客户投诉的工作行为的管理

3.2 适用范围

适用于大厦管理公司对投诉的处理. 确保客户的投诉能及时、准确、合理地得到解决。其内容包括:

1. 大厦客户服务部负责对客户投诉的记录和协调处理工作。

2. 被投诉的部门按照大厦客户服务部对投诉处理的安排具体解决有关问题。客户服务经理负责对投诉处理的效果进行检查。

3.3 管理标准

1. 受理投诉耐心,处理投诉及时,事后应有回访;

2. 有处理记录,有客户对投诉处理意见的反馈。

3.4 处理投诉工作流程

1. 大厦客户服务部接到客户投诉后,应首先向客户表示歉意,并在《客户投诉记录》上做好登记。

2. 客户服务部根据投诉内容进行核实之后通知相关部门限期解决,特殊情况应向物业总经理汇报。

3. 针对客户较严重的投诉,客户服务部应及时向客户服务经理汇报,由经理组织相关人员进行检讨,落实解决措施及责任人,限期进行处理。

4. 相关部门在处理完投诉后,要迅速将处理结果报客户服务部, 由客户服务助理安排回访。

5. 客户服务部负责将投诉处理结果填写在《客户投诉记录》中,并由具体解决部门的负责人签字认可。

6. 对客户的恶意投诉,做到坚持原则并耐心解释。

7. 投诉记录由客户服务部兼职助理进行统一管理。

3.5 投诉规避

1. 签订详细的管理合约,明确管理公司和客户或使用人的权力义务,防止以后不必要的麻烦。

2. 对物业的设施安排合理的日常维护、检修,使事故减少到最低点。

3. 经常开展反馈调查便民服务,了解信息,及时发现问题解决问题。

4. 对客户或客户入伙时应及时交予管理公约书、客户手册、装修手册,并予以解释,降低投诉率。

3.6 投诉受理

1. 开通投诉热线。

2. 详尽记录投诉人姓名、公司名称、单元号码、投诉内容及联系电话。

3. 耐心听取客人投诉,禁止以任何理由或借口推卸责任。即使错误在本身,亦不可当面指出,客户态度即使很坏,亦不可顶撞客户,并记下投诉内容。

3. 对于客户的设诉,能当场做出解释应当场给客户解决,若不能马上处理的应记下投诉人的姓名、事件的经过、投诉对象以及投诉人的联系方法,以便及时告诉结果。

4. 应感谢客人指出的不是之处,对客人提出的建议表示感谢,并把事件提交到相关部门进行处理或报上级主管审批。

5. 对于某个人违纪的投诉,应详细登记投诉的事件经过、证明人以及证物、投诉人及联系电话、签字。及时派有关人员的检查,确保事实的准确性,在依照事件的大小提请有关部门给予处理。

6. 投诉处理完毕致电或走访客户,询问其对处理结果是否满意,是否有别的建议,并再次感谢其对我们工作所做出的帮助。

7. 规范用语:

1] 您好!请问我们能为您做些什么

2] 非常感谢您对我们提出宝贵的建议/意见。

3] 我们会及时把处理结果通知您

4] 您是否对处理结果感到满意

5] 您是否还有什么要求

6] 有什么可以帮忙

第11篇 大厦客户投诉处理管理制度-3

大厦客户投诉处理管理制度(三)

1.客户投诉须坚持五清楚,一报告的处理原则:

(1)听清楚:在接待客户投诉时,应耐心听客户讲完,听清客户投诉的内容,不得打断客户说话,更不能急于表态。

(2)问清楚:待客户讲完后,要进一步问清有关情况,切忌与客户正面辩驳,应客观冷静地引导客户叙述清楚实际情况。

(3)跟清楚:受理客户投诉要一跟到底,直到问题得到解决并回复客户为止。对不能解决的投诉,应婉转地向客户讲清楚,并确定下次回复的时间。

(4)复清楚:对客户的投诉在充分了解情况后,应及时把处理的过程及结果清楚地回复客户,以表明客户的投诉已得到足够的重视和妥善的解决。

(5)记清楚:处理客户投诉后,应把投诉的事项、处理过程及结果清楚地记录于客户意见处理表内,由客户确认后收回存档。

(6)报告:重大投诉,必须马上报告部门经理和物业管理中心领导。

2.客户投诉处理程序:

(4)一般性投诉:当接到一般性投诉时,将投诉情况记录在《客户投诉记录表》上,及时向职能部门进行信息传递并立即将情况回复客户。

(5)通过物业管理中心处理的一般性投诉有:大厦内装修噪音滋扰他人办公;卫生间等公共设施使用出现故障和问题;客户室内设施需要维修;客户邮件、报纸遗失或欠收;大厦公共区域环境卫生及绿化花木问题;大厦鼠虫害防治问题;涉及物业管理中心所提供的各类服务问题。

(6)重大投诉:遇到重大投诉,须将投诉事项及时上报部门经理和中心领导并向投诉客户解释原因,确定回复时间;重大或突发事件包括:火灾、电梯困人、爆炸、突发性停电、水浸、盗窃等破坏性行为、刑事案件、客户集体投诉(三家以上)、中央空调主机、发电机、高低压电柜、通讯设备等主要设备设施故障、大厦主题结构遭受破坏等。

(7)书面投诉:对客户的书面投诉,确认投诉性质以书面形式回复客户。

(8)投诉汇总:每月对投诉进行一次汇总,记录在《客户月投诉统计表》上,并根据客户投诉情况,进行客户回访。

第12篇 某业主投诉处理管理制度

为了规范投诉处理工作,提高投诉处理的及时率,保证为投诉人提供优质、高效的物业服务,特制定本制度。

第一章 总则

第一条 客户服务部是投诉受理、处理、回访以及汇总统计的主要责任部门。

第二条 客户服务部调度中心负责本制度的考核,督导中心负责监督、检查本制度的执行情况。

第三条 本制度适用于广州市金碧物业管理有限公司所管辖物业范围内的一切投诉处理工作。

第二章 投诉的受理与接待

第四条 当班人员在接待投诉人来访时,必须严格执行《员工服务礼仪标准》的相关规定。

附则:未按《员工服务礼仪标准》要求进行接待的,每次扣罚责任人20元;引起投诉的,每次扣罚责任人50元,调度主管20元。

第五条 当班人员应当详细、准确地记录投诉项目,包括投诉人、投诉时间、投诉事项、联系方式以及接单人等。调度主管必须每天审核调度中心的投诉记录并签名。

附则:投诉记录缺项或记录不准确、不详细的,每项扣罚责任人30元;由此导致投诉处理工作不及时或不准确的,每次扣罚责任人100元,责任主管50元。调度主管未按时审核投诉记录的,每次扣罚50元。

第六条 当班人员在接听来电时,必须使用规范用语。对于投诉人提出的问题,必须做好详细、准确的解答。

附则:未按规定用语和标准接听电话的,每次扣罚责任人20元;因解释工作不到位,引起投诉人误解的,每次扣罚责任人50元。

第三章 投诉的处理与回访

第七条 当班人员在接到投诉后,必须在首报五分钟内调度相关部门进行处理,并同时向投诉人做好解释和安抚工作。

附则:未在规定时间内调度相关部门进行投诉处理的,每次扣罚责任人30元。当班人员对某项投诉置之不理或不处理,引起投诉人再次投诉的,每次扣罚责任人100元,调度主管50元。

第八条 当班人员应当合理地安排人员处理投诉,并将投诉事项详细告知投诉处理人。

附则:对于因调度失误或者交代不清等原因,影响投诉处理的,每次扣罚责任人50元,调度主管30元。引发严重后果的,作专题处理。

第九条 投诉处理人在接到调度安排后,必须服从调度安排,及时有效地处理投诉。

附则:投诉处理人不服从调度安排的,每次扣罚责任人200元。

第十条 投诉处理人应在接单后12小时内完成投诉的处理工作。对于12小时内未完成的,必须每24小时将处理情况和处理进度反馈至调度中心。如与投诉人有约定处理时间的,以约定时间为准。

附则:未在规定时间内完成投诉处理并反馈调度中心的,每次扣罚责任人50元;当班人员未跟进投诉处理的,每次扣罚责任人50元。

第十一条 首报24小时内未完成投诉处理的,必须按照《投诉处理流程》的相关规定逐级上报,同时对投诉人做好安抚和解释工作。

附则:首报24小时内未完成投诉处理的且不上报的,或对投诉人未做好安抚和解释工作的,每次扣罚责任人100元,责任主管50元,责任部门负责人30元。

第十二条 公司员工应当遵守投诉处理首问责任制,接到投诉的第一人,不管是否为投诉处理人,应当积极接待,并于当天反馈至调度中心,跟进投诉处理的情况和结果。

附则:员工对业主投诉问题进行推诿,或未将投诉在当天反馈至调度中心的,或未跟进投诉处理情况和结果的,每次扣罚责任人100元,责任人所在部门负责人50元。

第十三条 投诉处理完毕后,投诉处理人必须将处理结果在完成的当天反馈至调度中心。

附则:投诉处理人未按时将投诉处理结果反馈至调度中心的,每次扣罚责任人50元。

第十四条 已经完成的投诉,::调度主管必须在三天内组织完成电话回访。必要时,调度中心应安排相应的物业助理在24小时内或与业主约定的时间进行上门回访,回访应当有书面的记录或回执。

附则:调度主管未组织安排电话回访的,每次扣罚50元;调度中心未按规定完成电话回访或安排物业助理上门回访的,每次扣罚责任人30元;未按规定进行回访的,每次扣罚责任人50元,责任主管30元。

第四章 投诉处理的监督和检查

第十五条 各部门负责人必须亲自跟进归属各自部门的投诉。

附则:部门负责人未亲自跟进投诉处理的,每次扣罚责任部门负责人100元。

第十六条 督导中心每月必须至少两次对调度中心的投诉处理情况进行抽查。

客户服务部负责人每月25日必须将调度中心本月的投诉处理情况月报表报公司领导督导中心。

附则:客户服务部未按时报送报表的,扣罚调度主管200元,部门负责人100元。每延迟一天,责任人加扣50元;如报表中有错报、漏报的,每发现一项,扣罚调度主管和部门负责人各50元。

第五章 附则

第十七条 以上扣罚均从责任

人当月的奖金中予以执行,直至扣完为止。

第十八条 本制度由广州市金碧物业管理有限公司客户服务部负责解释。

第13篇 项目管理处投诉处理回访制度

项目管理处投诉处理、回访制度

为了实现管理无盲点,服务无挑剔,住户无怨言的管理目标,不断完善管理体系,提高管理者素质,不断改进服务质量,严格认真对待客户反馈的每一信息,特制定本制度:

一、每一位员工者有责任收集、报告来自客户关于小区管理的看法、建议、意见等。

二、每一位员工都有受理投诉或帮助、指导客户投诉途径的责任。

三、当被投诉者受理投诉时,受理者必须如实记录,或提出回避。

四、受理投诉,必须态度诚恳,热情礼貌,妥善解答,不狡辩,不推托责任。

五、认真做好客户投诉记录,及时转交有关部门处理。

六、严格为客户保密。

七、凡由市政设施如水、电、气、道路、邮电、通讯所引起的客户投诉,应努力做好解释工作,积极同市政有关部门办理交涉,尽早为客户排忧解难,并及时做好回访工作,决不允许推托了事。

八、凡属内部原因造成停水、电、气、维修不及时等引起客户的投诉,必须认真查出原因和责任人,及时处理,并做好回访工作以及采取杜绝类似事件发生的相应措施,并及时向客户通报。

九、被投诉服务态度、服务质量差的当事人及相关人员,必须诚恳地向客户道歉;严重者作通报批评,有关领导及时回访,以了解改进后的客户反映。

十、违反本制度任何一款者,都将受到批评教育、处罚,情节严重者,可作辞退处理。

第14篇 管理处投诉处理分析制度

管理处投诉处理和分析制度

1目的:

及时了解管理服务中存在的差距和问题,了解顾客对管理处工作的意见和要求,从而不断改进工作,提高服务质量。

2范围:

适用于__嘉园管理处的全部工作和服务内容。

3职责:

管理处负责进行宏观管理和较大型活动的组织和主持,各班组负责人负责本责任范围内服务质量回访和记录。

4工作要求:

4.1凡业主单位对管理处管理、服务方面的投诉,不论采取何种方式(如信函、电话或面谈),业业主/用户服务中心均需进行接待、记录,然后按照投诉内容通报给各相关责任部门,各责任部门应做好相应记录。

4.2各责任部门接到投诉后,在预定时间内向业主答复采取何种补救处理措施,答复时间最长不超过三天。

4.3各责任部门按照业主投诉的内容,安排相应人员解决问题,并将结果反馈给业主/用户服务中心。

4.4对重大问题的投诉,各责任部门不能处理的或需统一协调的问题,直接报管理处总主任。由管理处总主任作出处理决定。

4.5客户服务中心应通过电话或采用其它形式跟踪投诉处理结果,未解决的,责成有关部门迅速处理。

4.6对业主单位的投诉,分半年和年终进行分析总结,对反复出现的问题,客户服务中心应组织有关部门进行深入探讨并找出解决办法,防止重复发生类似问题。