工程部秘书是一个关键的行政角色,主要负责协助工程部门的日常运作,确保各项任务的高效协调和顺畅执行。
1. 具备优秀的组织和沟通能力,能够与工程师、项目经理和其他部门人员保持良好的工作关系。
2. 熟练掌握办公软件,如word、excel、powerpoint等,以便处理各种文档和报告。
3. 必须了解基本的工程术语和流程,以便准确理解和传达技术信息。
4. 拥有良好的时间管理技巧,能同时处理多项任务,确保优先级的正确设定。
5. 必须具备保密意识,妥善处理敏感的工程数据和文件。
工程部秘书的主要职责包括但不限于:
1. 安排和协调工程会议,准备会议资料,记录会议纪要,并跟进会议决议的实施情况。
2. 管理工程项目的文件,包括合同、设计图纸、进度报告等,确保文件的完整性和安全性。
3. 协助工程师们进行日常事务,如预订会议室、采购办公用品、处理邮件等。
4. 处理部门间的沟通,传递信息,确保各部门间的工作协同。
5. 支持项目管理,包括协助编制项目计划,跟踪项目进度,以及报告异常情况。
6. 及时更新和维护工程部门的内部通讯录、日程表和相关数据库。
1. 文件管理:整理和归档工程文档,确保信息检索的便捷性。
2. 行政支持:为工程团队提供日常行政服务,包括报销处理、差旅安排等。
3. 内部沟通:作为部门与公司其他部门间的桥梁,确保信息流通无阻。
4. 项目协助:参与项目生命周期管理,包括需求收集、进度跟踪、问题协调等。
5. 数据整理:汇总工程数据,制作报表,为决策提供依据。
6. 问题解决:针对工作中遇到的问题,提出解决方案,提高部门工作效率。
工程部秘书是工程部门的后勤保障,通过高效的行政支持和协调工作,推动项目的顺利进行,提升整个团队的工作效能。
第1篇 工程部秘书岗位职责
岗位职责:
1、负责部门各类电脑文档的编号、打印、排版和归档;
2、报表的收编以及整理,以便更好的贯彻和落实工作;
3、完成部门经理交代的其它工作。
任职资格:
1、熟悉办公室行政管理知识及工作流程,具备良好的英语书写翻译能力;
2、熟练运用office等办公软件;
3、工作仔细认真、责任心强、为人正直。
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