物业管理公司文件管理制度9汇编【4篇】

物业管理公司文件管理制度是企业运营的重要组成部分，其主要作用在于确保公司的日常工作有序进行，提高工作效率，保证信息的安全性和准确性。它通过规范文件的制作、审批、存储和销毁流程，防止信息泄露，保障企业的合法权益，同时也为处理纠纷和应对法律审查提供了可靠的依据。

包括哪些方面

物业管理公司的文件管理制度涵盖以下几个关键方面：

1. 文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，如行政、财务、工程等，并设定统一的编码体系，便于检索和管理。

2. 文件制作与审批：规定文件起草、审核、签发的程序，确保文件内容的准确性和合规性。

3. 文件存储与保管：制定文件的存储方式、期限和保管责任人，防止文件丢失或损坏。

4. 文件使用与借阅：设定文件的使用权限，规范借阅流程，确保信息的安全。

5. 文件更新与废弃：规定文件修订、更新的规则，以及过期或无效文件的处理方式。

6. 电子文档管理：适应数字化趋势，规定电子文件的管理规定，包括备份、加密和防病毒措施。

7. 培训与执行监督：定期对员工进行文件管理培训，确保制度的有效执行。

重要性

物业管理公司的文件管理制度的重要性不言而喻：

1. 法律合规：符合法律法规要求，降低因文件管理不当引发的法律风险。

2. 内部控制：强化内部管理，防止信息失真，提升决策质量。

3. 沟通协调：规范化的文件流程有助于部门间的信息传递，提高协作效率。

4. 保护商业秘密：有效保护公司的核心信息，防止机密泄露。

5. 业务连续性：在人员变动或突发事件时，文件系统能确保业务的连续运行。

方案

为建立完善的物业管理公司文件管理制度，以下是一些建议：

1. 制定详细的操作手册：明确每个环节的具体操作步骤，使员工能快速理解和执行。

2. 引入信息化管理系统：利用现代信息技术，实现文件的电子化管理和自动化流程。

3. 定期审计：定期检查文件管理制度的执行情况，发现问题及时调整优化。

4. 建立奖惩机制：对于遵守制度的员工给予表扬和奖励，对违反制度的行为进行纠正和处罚。

5. 不断完善：随着业务发展和外部环境变化，定期评估并更新文件管理制度。

通过以上措施，物业管理公司可以构建一个高效、安全、规范的文件管理体系，为企业的长远发展奠定坚实基础。

物业管理公司文件管理制度9范文

【第1篇】物业管理公司文件管理制度9

物业管理公司文件管理制度(九)

1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司综合部签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单,送综合部经理审阅后,再送公司领导批阅。

2、经公司领导批阅的文件,综合部要及时收回,按批示迅速准确地送阅和传递。

3、各部门接文件后,要当日阅办,并根据领导批示及文件要求,主动办理。属于各部门联合承办的,主办部门要主动做好协同工作,协办部门要积极配合。

4、综合部对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办,防止办文拖期。

5、各部门在文件承办后,要将办理结果写在文件处理栏内,签署承办结果、承办人姓名、时间或字号,将文件退交公司综合部,立卷、归档。

6、上级下达的业务性文件,承办单位办完后,需要留存的,公司综合部经理签批后可以复印留用。

7、各部门收到上级主管部门直接下达的文件或参加有关会议收到会议文件,均需交公司综合部统一登记,并按文件处理程序阅办。

【第2篇】物业管理公司文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排,用决定。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。

转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。

表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准,用请示。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。

答复请示事项用批复。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①发、②人发、③客发。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;

人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。

(公司其他部门均以发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

【第3篇】物业管理公司文件管理制度-6

物业管理公司文件管理制度6

第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用决定。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用请示。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。答复请示事项用批复。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:①***发、②***人发、③***客发。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

***发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;***人发、***客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以***发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《***公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:

公司内部发文:

拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

对外发文:

拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

【第4篇】物业管理公司文件管理制度怎么写

物业管理公司文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排,用决定。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。

转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。

表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准,用请示。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。

答复请示事项用批复。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①发、②人发、③客发。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。

力避随意发文。

发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;

人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。

(公司其他部门均以发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节 发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节 其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。