物业公司文件管理制度8篇

更新时间：2024-11-12

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物业公司文件管理制度

物业公司文件管理制度是规范企业内部工作流程，提高工作效率，确保信息准确无误传递的重要工具。它旨在维护公司秩序，保护企业资产，促进团队协作，避免因文件管理混乱导致的决策延误、资源浪费和法律风险。

包括哪些方面

物业公司文件管理制度主要包括以下几个方面：

1. 文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，如财务文件、人事文件、项目文件等，并设定统一的编码系统，方便查找和归档。

2. 文件制作与审批：规定文件的起草、审核、批准流程，确保文件内容的准确性、合规性。

3. 文件存储与保管：确定纸质文件的存放位置和电子文件的存储方式，设置访问权限，防止信息泄露。

4. 文件借阅与复制：设定文件借阅规则，控制文件的流通，防止信息失真或丢失。

5. 文件销毁与更新：明确过期、无效文件的销毁程序，以及文件内容更新的审批流程。

6. 文件安全与保密：制定保密协议，对敏感信息进行保护，防止非法获取和使用。

重要性

有效的文件管理制度对于物业公司至关重要：

1. 提升效率：规范化的流程减少寻找和处理文件的时间，提高工作效率。

2. 防范风险：确保文件的安全，降低因信息错漏导致的法律责任。

3. 维护秩序：清晰的文件管理有助于保持公司内部秩序，提升企业形象。

4. 传承知识：有序的文件存储和更新有助于知识和经验的积累与传承。

方案

为建立和完善物业公司文件管理制度，以下是一些建议：

1. 制定详细的操作手册：编写详细的文件管理制度指南，涵盖所有关键环节，供员工参考。

2. 培训与教育：定期组织员工培训，提高员工对文件管理重要性的认识和执行能力。

3. 技术支持：利用现代信息技术，如云存储、文档管理系统，提高文件管理的便捷性和安全性。

4. 定期审查：设立定期审查机制，评估制度执行情况，及时调整和完善。

5. 责任追究：对于违反文件管理制度的行为，应有明确的处罚措施，以确保制度的有效执行。

通过上述方案的实施，物业公司文件管理制度将得到强化，从而推动企业运营的规范化和高效化。

物业公司文件管理制度范文

第1篇某物业公司文件档案管理制度怎么写

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第2篇某物业公司文件档案管理制度

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第3篇某物业公司文件档案管理制度格式怎样的

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第4篇物业公司文件、资料管理制度作业指导书

物业公司作业指导书--文件、资料管理制度

1目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理办法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文:1

b)未被质量体系引用的外来文件:2

c)与服务过程无关的合同协议:3

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

_-_._-__

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和

检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文

件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6使用的记录表格

序号名称编号存放地点存放时间

1[印制文件登记表]qr-wd01-02-01办公室一年

2[存档备案资料目录]qr-wd01-02-02办公室长期

3[文件分发登记表]qr-wd01-02-03办公室一年

4[文件、资料借阅登记表]qr-wd01-02-04办公室一年

5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年

6[文件补发申请表]qr-wd01-02-06办公室一年

7[作废、销毁文件登记表]qr-wd01-02-07办公室一年

起草人:审核人:审批人:

第5篇物业公司文件资料管理制度

1、目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3. 2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3. 3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3. 4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-

4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-

4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1 文件的产生

5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1 受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.

5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-

4.2.3 )。

5.2.2 非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文: 1b)未被质量体系引用的外来文件: 2c)与服务过程无关的合同协议: 3d)未被质量体系引用的法律法规: 4e)行业标准性文件: 5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

-.-

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。

并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。

确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5 文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1 借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2 借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3 借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4 机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

g)以上文件资料的调用与借阅按

5.5.1 、

5.5.2和

5.5.3条款执行。

5.7 文件的复制、破损和丢失

5.7.1 未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。

补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

5.8 文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

5.9 文件的作废与销毁

5.9.1 内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。

文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6、使用的记录表格

序号

名称

编号

存放地点

存放时间

[印制文件登记表]

qr―wd01―02―01

办公室

一年2

[存档备案资料目录]

qr―wd01―02―02

办公室

长期

3.[文件分发登记表]

qr―wd01―02―03

办公室

一年

[文件、资料借阅登记表]

qr―wd01―02―04

办公室

一年

5[文件复印登记表]

qr―wd01―02―05

办公室

一年

[文件补发申请表]

qr―wd01―02―06

办公室

一年

[作废、销毁文件登记表]

qr―wd01―02―07

办公室

一年

日期: 日期: 日期:

第6篇 z物业公司文件资料管理制度

1、目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1 文件的产生

5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1 受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文: 1

b)未被质量体系引用的外来文件: 2

c)与服务过程无关的合同协议: 3

d)未被质量体系引用的法律法规: 4

e)行业标准性文件: 5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

_-_._-__

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.5 文件、资料的发放

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7 文件的复制、破损和丢失

5.8 文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

5.9 文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

6、使用的记录表格

序号

名称

编号

存放地点

存放时间

[印制文件登记表]

qr―wd01―02―01

办公室

一年

[存档备案资料目录]

qr―wd01―02―02

办公室

长期

[文件分发登记表]

qr―wd01―02―03

办公室

一年

[文件、资料借阅登记表]

qr―wd01―02―04

办公室

一年

[文件复印登记表]

qr―wd01―02―05

办公室

一年

[文件补发申请表]

qr―wd01―02―06

办公室

一年

[作废、销毁文件登记表]

qr―wd01―02―07

办公室

一年

起草人: 审核人: 审批人:

日期: 日期: 日期:

第7篇物业公司文件资料管理制度作业指导书

物业公司作业指导书--文件、资料管理制度1目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3. 2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3. 3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3. 4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4相关文件《文件控制程序》q/ph-qp-

4.2.3 《质量记录控制程序》q/ph-qp-

4.2.4 5工作程序和管理办法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1 受控文件a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.

5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-

4.2.3 )。

5.2.2 非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:a)内行文、外行文:1b)未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系引用的法律法规:4e)行业标准性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号-.-文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。

确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1 借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2 借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3 借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4 机密性文件的调用与借阅规定a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

g)以上文件资料的调用与借阅按

5.5.1、

5.5.2和

5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1 未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。

补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1 内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。

文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6使用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]qr-wd01-02-01办公室一年2[存档备案资料目录]qr-wd01-02-02办公室长期3[文件分发登记表]qr-wd01-02-03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]qr-wd01-02-04办公室一年5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年6[文件补发申请表]qr-wd01-02-06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]qr-wd01-02-07办公室一年起草人:审核人:审批人:日期:日期:日

第8篇物业公司文件格式的管理规定行政工作制度

物业公司行政工作制度:文件格式的管理规定

6文件格式的管理规定

6.1适用对象

本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件,包括打印版本和手写版本的文件。

6.2.公司标志

公司标志在文件上端的最左边,具体如下:

6.3文件编号的规则:

1)文件编号由:物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成

例如:g80/rms/cw/m1/0001

档号

文件种类