物业公司项目档案管理制度3篇

第1篇 物业公司项目档案管理制度

物业公司及项目档案管理制度

●档案管理规定

1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。

3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。

4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。

6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。

9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

●小区管理保密规定

1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。

3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。

4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。

6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

●小区档案资料

1、小区验收档案:

1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。

2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

3)小区机电设备保养合约。

4)小区公共区域设施设备验收记录。

5)小区公共区域设施设备移交记录。

6)单元验收及移交记录。

2、小区二次装修档案:

1)住户二次装修图纸及审批手续。

2)二次装修期间管理处监督检查资料。

3、住户资料:

1)小区住户入伙资料。

2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。

4、小区管理文本汇编:

1)管理合同、业主公约、用户手册。

2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。

3)小区各项管理分包合约。

5、小区设备维修保养资料:

1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。

2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。

3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

4)住户维修报修单及维修后的回访记录。

6、小区设施设备检测:

1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。

3)小区避雷系统有定期检测报告。

4)小区其他设施设备检测记录资料。

7、日常文档:

1)日常通知、文件的存档。

2)小区管理费收缴情况。

3)公司管理费财务报告。

4)会议记录。

5)值班记录。

6)安保值班记录。

7)其他管理记录。

●档案资料的管理要求

1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。

2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。

4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。

6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。

7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。

第2篇 s物业公司项目档案管理制度

物业公司项目档案管理制度

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立:

收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容,实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案:包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案:包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、 维修保养合同及维修保养记录等;

1.2.3业主档案:包括业主入住时所填写的'业主概况表'、'业主公约'、'入住契约'、'前期服务协议'、'接房登记表'等。

1.2.4 文秘档案:包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5 员工档案:包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案:包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求:制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失,使重要档案能永久保存,而又方便经常使用,对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理,并保存复印件。

2.2档案管理要求:

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式,如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等,并采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养,确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

第3篇 物业公司项目档案管理制度格式怎样的

物业公司项目档案管理制度

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立:收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容,实行系统收集、集中管理。

1.2.1 房屋档案:包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2 设备设施档案:包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、 维修保养合同及维修保养记录等;

1.2.3 业主档案:包括业主入住时所填写的'业主概况表'、'业主公约'、'入住契约'、'前期服务协议'、'接房登记表'等。

1.2.4 文秘档案:包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5 员工档案:包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6 财务档案:包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求:制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理2.1为避免档案的损坏、遗失,使重要档案能永久保存,而又方便经常使用,对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理,并保存复印件。

2. 2档案管理要求:

2.2.1 进行标准化的档案管理。

2.2.2 采用多种形式的信息储存方式,如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等,并采用适当的保存方法。

2.2.3 加强保密意识培养,确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4 实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统。

2.2.5 坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6 作到档案分类科学化。

档案按内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,按工作部门分柜保存。

2.2.7 实行档案管理工作检查经常化。

每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。