社团档案管理制度6篇

有哪些

社团档案管理制度主要包括以下几个核心部分：档案分类与编码、档案收集与整理、档案保管与利用、档案安全与保密、档案数字化以及档案的鉴定与销毁。

实施细则

1. 档案分类与编码：社团活动产生的各种文件材料应按照活动性质、时间、重要程度进行科学分类。每类档案应设立统一的编码体系，便于检索和管理。编码应包括类别代码、年度代码、顺序代码，如“sjt2021-001”表示2021年社团活动的第一份文件。

2. 档案收集与整理：社团成员需定期将活动记录、会议纪要、财务报告等重要文件提交给档案管理员。档案管理员负责检查文件的完整性和准确性，按照分类编码规则进行整理，并及时录入电子目录。

3. 档案保管与利用：档案应妥善存放在防火、防潮、防虫的环境中，确保其物理安全。社团成员需填写借阅申请，经负责人批准后方可查阅档案，查阅完毕应及时归还。

4. 档案安全与保密：对于涉及社团机密或个人隐私的档案，应设置访问权限，防止非法获取。档案管理员需定期备份电子档案，以防数据丢失。

5. 档案数字化：鼓励将纸质档案转化为电子形式，便于快速检索和长期保存。数字化过程中，应保证图像清晰，文件格式统一。

6. 档案的鉴定与销毁：每年进行一次档案鉴定，过期、无保存价值的档案应按照规定程序销毁。销毁前需填写销毁清单，由负责人签字确认。

上墙内容

1. “社团档案管理，关乎我们的历史和未来，每一位成员都有责任参与其中。”

2. “档案分类清晰，编码有序，是高效管理的基础。”

3. “保密是档案管理的生命线，保护社团机密，人人有责。”

4. “档案是我们的宝贵财富，借阅需谨慎，归还要及时。”

5. “档案数字化，让过去触手可及，让未来更加便捷。”

6. “定期鉴定，合理销毁，保持档案库的活力。”

以上就是社团档案管理制度的基本内容和实施要点，旨在规范社团文件管理，保障信息的安全与有效利用，促进社团工作的顺利进行。

社团档案管理制度范文

第1篇 南昌校区社团联合会档案管理制度

为了加强对社团档案资料的管理，规范社团的建设，提高工作水平，根据档案管理实际情况，制定本制度。

第一条校社团联合会档案的管理工作由秘书处具体负责、专人管理，保证档案管理的科学性、合理性。各社团应根据本制度制订相应的档案管理条例。

第二条档案的分类管理：对校社团联合会所有资料包括各社团上交的资料，进行统一整理和分类，校社团联合会自身的各种资料按类别、性质分档，各社团上交的资料按社团类别分档。

第三条资料的存档：按资料的性质、类别存档、编号，统一入档，每周对新资料进行一些清点，由专人负责分类存档在年底统一上交校团委：

(1)每学期开学初：各社团负责人存以下资料：社团注册表、社团成员登记表、社团负责人登记表、社团学期工作计划、社团会费收费情况及使用范围。(合指导老师和挂靠单位意见)

(2)学期末存如下材料：社团工作总结、社团材料汇编、社团成员、个人小结、社团负责人总结及建议;社团活动申请登记表、社团的活动图片及社团其他主要成果、财务帐目报表;

(3)以上材料应以打印稿留存，所有材料应客观、公正、真实。

第四条档案的查阅。需要查阅相关资料的按以下要求进行：

(1)校社团联合会所有成员都有权查看资料，办公室成员可自由查阅，其它成员需查阅的，要经办公室副主任或档案管理负责人的许可。

(2)各级社团成员，如需查阅相关资料的，应说明理由报请校社团联合会组委会批准。

(3)任何查阅人员，必须保证档案的完整性，查阅后要恢复原状，不得乱扔乱放，同时未经特别许可不得在其上涂改，或带出，或复印，或其它非法形式使用，若有任何失误，将按有关规定予以追究当事人责任。

第五条档案的更新：每学期期未对全部档案清点整理一次，根据实际情况或需要作以调查、更新，使之日趋合理化、科学化

附：本制度自公布之日起实行，解释权东华理工南昌校区社团联合会。

东华理工大学南昌校区社团联合会

_年7月23日

第2篇 _校社团联合会档案管理制度

为了加强对社团档案资料的管理,规范社团的建设,提高工作水平,根据档案管理实际情况,制定本制度。

第一条 校社团联合会档案的管理工作由秘书处具体负责、专人管理,保证档案管理的科学性、合理性。各社团应根据本制度制订相应的档案管理条例。

第二条 档案的分类管理:对校社团联合会所有资料包括各社团上交的资料,进行统一整理和分类,校社团联合会自身的各种资料按类别、性质分档,各社团上交的资料按社团类别分档。

第三条 资料的存档:按资料的性质、类别存档、编号,统一入档,每周对新资料进行一些清点,由专人负责分类存档在年底统一上交校团委:

(1)每学期开学初: 各社团负责人存以下资料:社团注册表、社团成员登记表、社团负责人登记表、社团学期工作计划、社团会费收费情况及使用范围。(合指导老师和挂靠单位意见)

(2)学期末存如下材料:社团工作总结、社团材料汇编、社团成员、个人小结、社团负责人总结及建议;社团活动申请登记表、社团的活动图片及社团其他主要成果、财务帐目报表;

(3)以上材料应以打印稿留存,所有材料应客观、公正、真实。

第四条 档案的查阅。需要查阅相关资料的按以下要求进行:

(1)校社团联合会所有成员都有权查看资料,办公室成员可自由查阅,其它成员需查阅的,要经办公室副主任或档案管理负责人的许可。

(2)各级社团成员,如需查阅相关资料的,应说明理由报请校社团联合会组委会批准。

(3)任何查阅人员,必须保证档案的完整性,查阅后要恢复原状,不得乱扔乱放,同时未经特别许可不得在其上涂改,或带出,或复印,或其它非法形式使用,若有任何失误,将按有关规定予以追究当事人责任。

第五条 档案的更新:每学期期未对全部档案清点整理一次,根据实际情况或需要作以调查、更新,使之日趋合理化、科学化

附:本制度自公布之日起实行,解释权____社团联合会。

第3篇 学生社团档案管理制度

第一条 社团联合会档案是社团联合会历史延革、工作开展情况的真实记录,是社团联合会决策、开展工作的重要参考。

第二条 社团联合会档案由相应部门管理,实施档案登记管理制度,定期进行整理、归档和编目。

第三条 对于上级文件、外校来函及相关图文资料等有保存价值的材料均作为档案保存。

第四条 社团联各部的部门工作计划、工作总结、活动情况及时以书面形式上交办公室,并由办公室(社团资料档案由秘书处管理,下同)整理后存档。办公室作好每一次会议记录,整理后存档作为社团联合会会议记录。

第五条 加强与各社团及其管理机构的联系,并对他们的工作计划、活动开展情况、任务执行情况等建立专门档案。

第六条 加强对各社团的档案管理,各社团的工作计划、工作总结、活动开展情况,以书面或表格形式及时上交各分管常任理事,并由各类别社团工作委员会整理后交秘书处档案人员存档。

第七条 社团联合会各部人事、各社团人事及社团负责人推荐表,社团负责人任命表,社团负责人档案表,社团干部考查表,社团干部考查考核表,社团干事考核表,社团理事会登记表,社团会员登记表等一并整理,单独存档作为社团联合会系统人事档案档。

第八条 社团联合会各部、各社团每月必须及时上交每月帐目开支表,由经费审查部核实并存档作为社团联合会系统财务档案。

第九条 各部门须认真整理并妥善保管档案,借用相关档案的须经得相应部门同意,办理手续后方可借用。

第十条 其它各部、社团及个人必须妥善保管并及时归还所借档案资料,档案借阅期不得超过一周。

第十一条 主席团有权对档案管理工作不定期进行检查。

第十二条 本制度解释权归___学生社团联合会,自通过之日起生效。

第4篇 s社团建设指导小组档案管理制度

社团建设指导小组档案管理制度

第一章 总则

第一条 为强化管理制度,规范社团建设,使活动资料形成一定的文件,且保证文件的方便查阅、可行传递,保证社团人能更好的从文件中了解社团及其发展历史,特建立此制度。

第二章 档案管理原则

第二条 反映社团活动及发展实情。

第三条 分类明确便于查阅。

第四条 管理规范。

第三章 存档范围

第五条 社团重要会议资料(社长例会、社团例会、常务会议及典型发言的会议记录、总结及照片等)。

第六条 校团委及社团联合会发来的有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第七条 反映社团活动情况的策划书、活动总结等。

第八条 各种工作计划、统计材料及学期或学年工作展望和总结等。

第九条 大学生社团联合会任免材料以及关于社团理事和成员的奖励、处分文件材料。

第十条 关于社团成立、合并、撤销、更改名称等文件资料。

第十一条 关于社团的历史沿革、大事记及反应社团活动的简报、照片。

第十二条 社团的财务、物资、档案的交接凭证等。

第十三条 社团指导老师及外聘指导员的个人资料及指导意见等文件。

第十四条 社团编辑的出版物。

第四章 档案管理方式

第十五条 设立档案管理部门,要求责任到人。

第十六条 建立完善档案管理制度。

第十七条 制定科学的档案分类方案。

第十八条 社团重要文件要求相关部门妥善并保密管理

第五章 档案收发、查阅及更新

第十九条 档案材料要整洁、完整。

第二十条 按要求和分类存档,不能杂乱无章。

第二十一条 严格执行归档及登记制度。

第二十二条 在社团换届时完成档案移交

第六章 处罚制度

第二十三条 对恶意破坏损毁档案者,严格处分。

第二十四条 对于档案遗失的处理,经调查后酌情给予处罚。

第5篇 校社团联合会档案管理制度

为了加强对社团档案资料的管理,规范社团的建设,提高工作水平,根据档案管理实际情况,制定本制度。

第一条 校社团联合会档案的管理工作由秘书处具体负责、专人管理,保证档案管理的科学性、合理性。各社团应根据本制度制订相应的档案管理条例。

第二条 档案的分类管理:对校社团联合会所有资料包括各社团上交的资料,进行统一整理和分类,校社团联合会自身的各种资料按类别、性质分档,各社团上交的资料按社团类别分档。

第三条 资料的存档:按资料的性质、类别存档、编号,统一入档,每周对新资料进行一些清点,由专人负责分类存档在年底统一上交校团委:

(1)每学期开学初: 各社团负责人存以下资料:社团注册表、社团成员登记表、社团负责人登记表、社团学期工作计划、社团会费收费情况及使用范围。(合指导老师和挂靠单位意见)

(2)学期末存如下材料:社团工作总结、社团材料汇编、社团成员、个人小结、社团负责人总结及建议;社团活动申请登记表、社团的活动图片及社团其他主要成果、财务帐目报表;

(3)以上材料应以打印稿留存,所有材料应客观、公正、真实。

第四条 档案的查阅。需要查阅相关资料的按以下要求进行:

(1)校社团联合会所有成员都有权查看资料,办公室成员可自由查阅,其它成员需查阅的,要经办公室副主任或档案管理负责人的许可。

(2)各级社团成员,如需查阅相关资料的,应说明理由报请校社团联合会组委会批准。

(3)任何查阅人员,必须保证档案的完整性,查阅后要恢复原状,不得乱扔乱放,同时未经特别许可不得在其上涂改,或带出,或复印,或其它非法形式使用,若有任何失误,将按有关规定予以追究当事人责任。

第五条 档案的更新:每学期期未对全部档案清点整理一次,根据实际情况或需要作以调查、更新,使之日趋合理化、科学化

附:本制度自公布之日起实行,解释权东华理工南昌校区社团联合会。

东华理工大学南昌校区社团联合会

__年7月23日

第6篇 社团建设指导小组档案管理制度

社团建设指导小组档案管理制度第一章 总则

第一条 为强化管理制度,规范社团建设,使活动资料形成一定的文件,且保证文件的方便查阅、可行传递,保证社团人能更好的从文件中了解社团及其发展历史,特建立此制度。第二章 档案管理原则

第二条 反映社团活动及发展实情。

第三条 分类明确便于查阅。

第四条 管理规范。第三章 存档范围

第五条 社团重要会议资料(社长例会、社团例会、常务会议及典型发言的会议记录、总结及照片等)。

第六条 校团委及社团联合会发来的有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第七条 反映社团活动情况的策划书、活动总结等。

第八条 各种工作计划、统计材料及学期或学年工作展望和总结等。

第九条 大学生社团联合会任免材料以及关于社团理事和成员的奖励、处分文件材料。

第十条 关于社团成立、合并、撤销、更改名称等文件资料。

第十一条 关于社团的历史沿革、大事记及反应社团活动的简报、照片。

第十二条 社团的财务、物资、档案的交接凭证等。

第十三条 社团指导老师及外聘指导员的个人资料及指导意见等文件。

第十四条 社团编辑的出版物。第四章 档案管理方式

第十五条 设立档案管理部门,要求责任到人。

第十六条 建立完善档案管理制度。

第十七条 制定科学的档案分类方案。

第十八条 社团重要文件要求相关部门妥善并保密管理第五章 档案收发、查阅及更新

第十九条 档案材料要整洁、完整。

第二十条 按要求和分类存档,不能杂乱无章。

第二十一条 严格执行归档及登记制度。

第二十二条 在社团换届时完成档案移交第六章 处罚制度

第二十三条 对恶意破坏损毁档案者,严格处分。

第二十四条 对于档案遗失的处理,经调查后酌情给予处罚。