文件资料管理制度(15篇)

更新时间：2024-11-12

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文件资料管理制度

文件资料管理制度是企业内部管理的核心组成部分，它旨在确保信息的有效存储、检索、使用和保护。此制度涵盖了文件的生命周期，从创建、审批、归档到销毁的全过程，确保文件的安全性和合规性。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码体系，便于管理和查找。

2. 文件制作与审批流程：规定文件的起草、审核、批准和发布流程，确保文件内容的准确性和合法性。

3. 文件存储与保管：设定文件的存储位置、方式和期限，以及备份策略，防止数据丢失。

4. 文件使用与借阅：明确文件的使用权限，规范借阅、复制和传递过程，防止信息泄露。

5. 文件变更与修订：设立文件修订和版本控制机制，确保信息的及时更新。

6. 文件归档与销毁：制定文件的归档标准和销毁程序，符合法律法规要求。

7. 安全与保密：设定安全措施，包括访问控制、加密、防火墙等，保障文件安全。

8. 培训与监督：定期进行文件管理培训，强化员工的合规意识，实施内部审计。

重要性

文件资料管理制度的重要性不言而喻。一方面，它是企业知识资产的保护伞，确保关键信息的完整性和可靠性；另一方面，它有助于提高工作效率，通过标准化流程减少错误和延误；此外，它还是企业合规经营的基石，防止因文件管理不当引发的法律风险。

方案

1. 制定详细的操作手册：细化每个环节的具体操作步骤，为员工提供清晰的指引。

2. 实施电子化管理：利用文档管理系统，实现文件的数字化存储和管理，提高效率。

3. 建立定期审查机制：定期检查文件管理制度的执行情况，及时调整和完善。

4. 强化责任追究：明确各部门和个人在文件管理中的职责，违规行为应有相应的处罚措施。

5. 持续改进：定期收集反馈，根据业务发展和法规变化适时调整制度。

文件资料管理制度的建立健全，需要全员参与，形成良好的文件管理文化。只有这样，企业才能在信息海洋中游刃有余，实现高效运营和持续发展。

文件资料管理制度范文

第1篇 a工厂管理文件资料控制程序

工厂管理文件和资料控制程序

1.目的

规定了质量体系管理文件在运行过程中的控制要求,以确保质量体系运行的各场合都能得到和使用相应文件的有效版本。

2.适用范围

适用于本厂质量体系运行中的管理文件和资料的控制活动。

3.定义

文件和资料的管理:指与质量体系有关文件的形成直到归档、更改、保管的全过程管理。

4.职责

4.1质保部质管室负责质量体系管理文件的控制和管理。

4.2各职能部门负责相关的管理性文件的编写,并负责各自专用文件及资料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分类

5.1.1工厂的质量体系文件分为四个层次:

a.第一层次为《质量手册》;

b.第二层次为《程序文件》;

c.第三层次为《技术类文件》、《作业指导书》等;

d.第四层次为《质量记录》。

5.1.2文件和资料分为内、外部文件和资料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的编制

5.2.1《质量手册》在管理者代表领导下由质保部负责编制。

5.2.2《程序文件》由各职能部门主管负责编制。

5.2.3《技术类文件》、《作业指导书》等由技术开发部或有关部门负责编制。

5.2.4《质量记录》的第一版表式随《程序文件》一起编制。

5.2.5其它管理文件由相关职能部门负责编制。

5.2.6《质量手册》、《程序文件》、《技术类文件》、《作业指导书》、《质量记录》的编制格式和标识按照《质量体系文件编写导则》要求执行。

5.3文件的审批权限

5.3.1文件和资料在发布前由授权人员审批其适用性。

a.《质量手册》由管理者代表审核、厂长批准;

b.《程序文件》由有关职能部门主管领导审核、管理者代表批准;

c. 《技术类文件》、《作业指导书》等由有关职能部门主管领导审定;

d. 其它管理文件,属部门级工作文件由各部门主管审核,部门领导批准,属工厂级文件由部门领导审核、厂长批准。

5.3.2批准后的文件由质保部发布。

5.4文件的发放和使用

5.4.1文件管理部门负责文件的标识,文件受控目录由文件管理部门提出,管理者代表批准,受控文件加盖受控文件印章,并注分发号。

5.4.2文件的发放

a.《质量手册》按审批的范围发放;

b.《程序文件》按审批的范围发放;

c.其他文件的发放,按编制部门建议的范围经批准发放。

d.文件的发放由文件管理人员填写《文件发放领用登记表》,按批准发放范围发放文件。

5.4.3文件领用人在《文件发放领用登记表》上签名。领取具有唯一分发号和加盖受控文件印章的文件,便于控制。

5.4.4工厂内不得使用擅自复印的文件,一经发现由文件管理人员收回销毁。

5.4.5当文件严重破损影响使用时,文件使用人填写《文件领用申请表》到文件管理部门办理更新手续,文件管理员负责将破损文件销毁,并做好记录。

5.4.6当文件使用人将文件丢失,必须重新办理文件领出手续,但必须在领用中

做出说明(必要时作出检讨),文件管理员在补发文件时,注明丢失文件作废,必要时文件管理员通知有关使用部门,防止误用。

5.4.7对使用的文件不得随意涂改或抽取某页另外保存,如对文件理解不清时,由该文件的编制部门负责解释。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改时,应由文件更改提出人或提出部门负责填写《文件更改申请单》,说明更改原因,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证明材料。

5.5.2文件更改的审核、批准应由原审批部门进行,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

5.5.3文件更改申请批准后,由文件管理员根据批准的《文件更改申请单》意见实施更改,并按《文件发放领用登记表》的名单发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,以确保各部门所使用的文件均为有效版本。

5.6文件的换版与作废

5.6.1文件更改一般以换页形式进行,但必须在更改状态栏中注明更改序号;文件需进行大幅度的修改,应进行换版,原版本文件作废,换发新版本。

5.6.2作废的文件由文件管理员按《文件发放领用登记表》收回并记录,作废文件加盖作废印章。需销毁的作废文件,由文件管理员填写《文件销毁申请表》,文件管理部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,申请人填写《文件留用申请单》,经文件管理部门负责人批准后,由文件管理员加盖作废留用印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件经编制审核批准后,由文件管理员列入《质量体系文件清单》并填写《归档文件资料目录台帐》,存档保管,存入软盘的文件也由文件管理员例行归档登记、标识。为防止文件的丢失,所有存入软盘的文件均应有备份,每月检查一次。

5.7.2需临时借阅文件的人员,经文件管理部门负责人批准可借阅文件,借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还者由文件管理员追回验收,原版文件一律不准外借,以防止丢失或缺损。

5.7.3文件编制部门的负责人每年进行一次适宜性审核(外来文件的审核,由技术开发部负责)。文件管理员应每半年全面检查各类在用文件的有效性,对于各使用者手中的文件,发现问题及时处理。

5.8文件的保存

文件的保存按规定的地点和方式有序存放,以便存取,质量文件的保存应严格管理,存放地点应具有防水、防火、防盗设施,以确保文件的完整性。

6.相关文件和记录

qr/sh05.01-01《质量体系文件清单》

qr/sh05.01-02《文件更改申请单》

qr/sh05.01-03《归档文件/资料目录台帐》

qr/sh05.01-04《文件发放领用登记表》

qr/sh05.01-05《文件销毁申请单》

qr/sh05.01-06《文件留用申请单》

qr/sh05.01-07《文件领用申请表》

第2篇工厂质量体系文件资料管理工作程序

工厂质量体系文件资料管理程序

1.0目的

1.1为对与质量体系有关的文件和资料进行控制,确保各有关场所使用文件的有效版本,特制定本程序。

2.0适用范围

本程序适用于与质量体系有关的文件和资料(包括软件)的控制。

3.0引用文件及术语

3.1wsc-sz/《质量手册》

3.2iso/ts16949:2002(e)质量管理体系

3.3gb/t19000―2000idtiso9000:2000《质量管理体系基础和术语》

3.4tl9000release4.0质量管理体系

4.0职责

4.1质量部为质量手册、质量体系程序文件和外来文件(包括顾客提供的文件)控制的责任部门。

4.2各有关部门为各自专用文件及资料控制的责任部门。

5.0工作程序

5.1文件和资料的分类及编号

1)文件和资料主要分为如下几类:

a.质量手册

b.质量体系程序文件

c.管理文件

d.作业文件及其它资料

e.顾客提供的产品及技术文件

f.各类标准和法律法规

2)所有文件分受控分发和非受控分发。受控分发视具体情况需加盖红色“issueto”“onetimeonly”或者“forsupplier”印章,非受控分发一定要有“noncontrolled”字样。

3)文件的编写

a.质量手册由质量部和人力资源及行政部组织编写。

b.质量体系程序文件及其它文件由最高管理者指定责任部门组织编写。

一个程序文件基本上就是一个控制文件,它是用来规定“质量手册”描述的质量程序的必要功能的实际操作,一个程序文件可以起草用来填充任何相关的需要,同时必须用特别提供的文件格式。

c.管理文件由人力资源及行政部负责编写.

d.一个程序文件由任何对执行质量程序有责任的授权人或组织起草,这个人或组织应该是:

a.有权力或能力改变操作

b.对结果负解释权和责任

c.对主题具有透彻的理解。

一个程序文件对它的执行者必须是可理解的、全面的、准确而详细的,对它的目的所产生的结果是充分的,负责执行该程序文件的操作者可以在预期的情况下正确完成他们的工作。

4)下面的格式必须被满足(包括程序文件及作业文件):

一个封面包含:

a.格式上的唯一识别码。如:wsc.sz._―yy、wsc.sz._____.yy等。

b.颁布日期和版本号。

c.程序文件的标题-----描述该文件的内容。

d.起草者,审核者和批准者的签名。

e.从封面开始,包括附录在内每页必须标注“版本号”、“第_页共y页”和“文件编号”、“盖红色印章的硬拷贝文件受控”。第二页:“版本变更记录”

5.3文件的审批

1)质量手册由质量管理者代表审核、总经理批准。

2)质量体系程序文件由责任部门负责编写,职能部门经理/指定人员审核并由管理者代表/部门经理批准。

3)管理文件由人力资源及行政部编写,部门经理负责批准.

5.4文件登记、发放、借阅

1)文件中心在公共盘上建立有效文件的清单,对所有质量体系文件进行控制管理。所有质量体系文件批准后,由文件中心在原件首页上加盖红色“original”原件章。若为客户提供的文件和资料则在原件首页上加盖红色“received”接受章。更新有效文件的清单,并作相应的标识。同时更新文件中心的软拷贝件(如有)。作业文件和其它相关的图纸等按文件作者或责任工程师的要求,建立《文件分发记录单》,进行硬拷贝发放,发放时须在首页上加盖红色“issueto”章。

2)单页或多页子文件发放程序同一般文件。

3)当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况(如提供给顾客、供应商、认证机构等)而需申请领用时,由申请者向dcc提出,经同意后方可领用。因破损而重新领用的新文件和资料,需收回相应的旧文件和资料;丢失或破损而补发的文件应让文件丢失或破损部门的部门经理在《文件分发记录单》上签名,并在备注栏中注明该文件己丢失或破损;文件中心作好相应的发放记录。

4)提供给顾客和认证机构的文件和资料,不加盖受控印章,不做更改(换)控制。5)提供给供应商的文件和资料,文件中心在硬拷贝件上加盖红色“forsupplier”印章发放给采购管理部,采购管理部接收后应在分发记录上签字确认更新版本已收,并同时对旧版本进行收回作废签名承诺,然后负责将新版本转交给供应商,同时收回旧版本作废。sqe根据一定的频率定期去稽核供应商的文件、图纸…..等是否为最新有效(参考所附的文件控制流程图)。

6)按生产订单分发的图纸属一次性使用,文控人员在硬拷贝件上加盖红色“onetimeonly”印章,并在分发记录单上登记,接收人签收。分发件在一次性使用后自动失效,由生产部负责销毁。

7)对于工程部设计开发中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用draft印章进行简单的控制:

a.登记:工程部在新产品样品设计和制造阶段编制的图纸(drawing)、工艺路线表(routing)和经顾客批准的供应商清单(avllist),由设计开发中心登记。仅保存电子版的文件。

b.发放:制造件的图纸和工艺路线表仅随产品制造令(mo)发放到设计开发中心的制造小组,无须建立文件发放记录。采购件图纸和avllist发放到采购部和质量部,需建立文件发放记录。

c.更改:当草稿版的技术文件由于设计的原因或客户的更改要求进行升版时,工程部负责按发放记录收回旧版文件,发放新版文件。采购件图纸由采购部通知供应商作废,然后收回。

d.文件收回:当新产品准备进入小批量生产时,工程部会将原来的草稿版的图纸、工艺路线表和avllist更新升级为正式版。同时会通过agile输入系统。此时任何草稿版的文件将自动作废。原发放给质量部和供应链部的和avllist将被收回。采购件图纸由采购部通知供应商并收回,然后发放正式

版采购件图纸。

5.5文件的更改

1)文件需要更改时,应由文件原设计或编制部门(人)直接把升级版本的软拷贝和一份硬拷贝原件送至文件中心。文件中心立即更新软拷贝及硬拷贝文件有效文件的清单。

2)文件更改的审核、批准一般情况下应由原审批部门及人员进行,当发生机构调整或原审批人不在职时应由替代职能部门及人员审批。

3)文件升级以后,原来低版本的文件即刻作废。作废文件由文件中心人员按原《文件分发记录单》逐本收回,作废文件和资料的原稿应加盖蓝色“obsolete”印章,保存在文件中心,不作销毁,在有效的文件清单中加以标识。其它拷贝由文件中心收集后统一碎化销毁。按新《文件分发记录单》发放新硬拷贝件。需废止的文件,由起草人或指定人员填写《作废文件通知》交文件中心。

4)一般情况下文件更改由原编制或设计部门进行,更改非本部门设计或编制的文件,必须有原设计或编制部门的书面授权,并提供有关的背景资料。

5)文件中心接收到来自文件起草人或其接任者的通知,说明一个文件已经作废,不再有新版本取代,须将该文件的原件和通知一起移放到历史档案库中。具体程序同作废文件,作废文件保存一年。

6)所有程序文件,作业指导书保存三年。

5.7顾客提供的文件的控制

1)顾客提供的文件,包括软件,由文件中心负责登记,建立相应的文件清单,按受控文件方式管理。有关这些文件的更新,由项目经理控制。当这些文件需要更新时,项目经理或负责此项目的的工程师把新版文件送至dcc(包括软件)。若客户仅提供了软拷贝件,项目工程师根据需要打印出硬拷贝件送文件中心人员,文件中心人员加盖红色received接受章,然后按项目工程师的要求发放硬拷贝件,旧版文件是否报废由项目工程师决定。所有这些顾客文件都视作顾客财产,在没有得到顾客的书面授权时,绝对不可扩散和传播。

2)质量部负责对发放到公司外部受控管理性文件的更改和作废的控制。

3)总经理负责公司内部执行的有关国家的法律、法规性文件的有效性。

4)顾客文件长期保持在文件中心。

5.8各类标准建立相应清单,由使用者直接向文件中心借阅。

5.9主要文件和资料的编号法则

1)质量手册的编号说明

wsc-sz/qem-__

手册的版本号

手册英文缩写

深圳z公司英文名称简称

图表1

2)质量体系程序文件的编号说明

wsc.sz._-yy

程序文件序号(从01开始的流水号)

质量手册中对应要素序号

深圳(英文缩写)

深圳z公司

_注:其中“_”是质量手册中对应的要素序号,对于管理程序中和质量管理程序有关的,按质量手册中的序号分配,无法并入质量手册的要素序号的文件,统一分配“4”。

3)管理/作业文件的编号说明

wsc.sz._____.yy

管理/作业文件序号(从01开始的流水号)

管理/作业文件分类名称(英文缩写)

深圳(英文缩写)

深圳z公司

4)产品文件的编号说明

由于产品文件的历史的多样性,继续使用它们的格式。一般它们的名称和它们的产品代码相对应。机柜产品称作pi,电子组装产品称作mpi。

5)质量记录的编号说明

form_._y-zissuea

版本号(从1开始的流水号)

序列号(从1开始的流水号)

从a开始的流水号

质量手册中对应要素序号

6.0文件中心使用的样章

“分发”章

内部文件原件章

外部文件“收到”章

“非受控”章

“给供应商”章

作废章

一次性使用章

7.0文件控制流程图(见下页)

8.0执行本程序形成以下记录:

8.1《文件借阅记录单》

8.2《文件分发记录单》

8.3《作废文件通知》

附加说明

本程序由质量部提出

第3篇 ohs管理体系文件资料控制程序

ohs管理体系文件和资料控制

组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保:

(1)它们能够被恰当定位;

(2)对它们进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;

(3)职业安全健康管理体系的关键岗位,都能得到有关文件和资料的现行版本;

(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用;

(5) 法律、知识性文件和资料,予以适当标识并保存。

1.理解要点

对ohs管理体系文件的管理,如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等,是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所,有专人保管,并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置,新的文件要及时到达使用者手中,文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求,为了实施对文件和资料的控制,除管理手册和程序文件外,还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在iso9000系列中已有较严格的要求,可参照执行。

另一方面,ohs管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制,而不是建立过于繁琐的文件控制系统,在建立体系和运行体系中要注重实效。

2.审核要点

1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如:是否建立ohsms文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。

2)是否能保证体系运行的各个重要岗位,都能及时得到相应文件的现行版本。

3)不论出于什么原因而保留的已作废文件,是否都进行了适当的标识和管理。

4)文件的收发、复制、归档是否都有编号,有责任人员签字。

5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。

6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。

7)文件修订时,是否制定了相应记录和更改清单或一览表。

第4篇冶金安全生产文件资料管理制度

冶金公司安全生产文件资料管理制度

一、文件与资料识别

1、各单位、部门在制定安全生产文件时,必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)

2、对外来文件要进行识别与分析,在转发或修订下发时要进行标准性转换,下传的文件必须符合标准化文件要求。

3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。

4、对资料的内容进行识别分析,不符合标准化要求的要修改完善。

二、文件与资料的管理规定

1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。

2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求,并将保存文件下发登记表存档。

3、建立文件、资料档案库,专人负责管理和保存。

4、借阅、查询各种资料、文件时,要建立借阅、查询登记表。

5、文件、资料要整理规范,保存有序,管理到位,查找便捷。

6、若文件、资料需更新、补充、增加,必须经过保管员进行操作,非工作人员不得随意进行修改。

7、妥善保护文件、资料,不得随意外借;查询文件时不得在文件上做任何标记,不得损坏。

8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作,制定相应的安全措施,保证文件、资料的安全。

第5篇关于项目建设管理文件资料收发和归档规定

关于项目建设管理文件资料收发和归档的规定

1 总则。为规范项目建设管理文件资料的收发和归档工作,特制定本规定。

2 项目建设管理文件资料的管理由项目经理负责。

3 对项目经理部所签发的各种文件资料,必须在经项目经理审定、签署并加盖项目管理印章之后方可外发。所有外发文件资料应留底存档。

4 对项目经理部收到的各种文件资料,必须在接收之前对其有效性进行检查,不得接收签字、盖章不全或经涂改的文件资料。所有外来文件资料应签收登记。

5 对设计单位发出的设计变更通知,承包商提交的工程变更申请,监理机构签发的工程质量事故处理报告、停(复)工令、重要的监理通知以及安全事故处理报告等重要文件,项目经理部在收到文件资料24小时之内必须上报业主。

6 项目经理应根据工程建设进展情况,不定期地主持项目建设管理文件资料的分类、整理、立卷及归档工作,及时将己归档的文件资料提交业主。

7 工程建设管理工作结成后,所有项目建设管理文件资料应纳入项目建设管理档案归档。

8 罚则

违反本规定对项目经理和有关人员给予批评或通报批评;情节严重的,通报批评并处50-1000元罚款。

第6篇工程文件资料管理制度（4）

工程项目文件资料管理制度(二)

文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范,内容正确。

1、收发文件管理制度

1)对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发,做好收发文记录,接收人签字。

2)文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

3)外发文件的具体要求

公司外发文件在发放记录上注明原件存放处,办公司室统一标识发放文件编号。

4)公司内发或传阅文件的具体要求

(1)公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字,注明原件存放处。

(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文,由办公室统一接收,并及时上报公司经理,由公司经理签署意见。

(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文,由项目部接收,由项目负责人签署意见,项目负责人根据具体情况上报公司。

(4)项目发放施工队的文件规定:

发放施工队的文件、通知(不含技术交底),均在项目备案,同时由发放责任人保存原件和发放记录。

2、竣工资料

1)项目经理部按竣工验收条件的规定,认真整理工程竣工资料。

2)竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图,规定的其它应交资料。

3)竣工资料的整理应符合下列要求:

(1)工程技术档案的整理应始于工程开工,终于工程竣工,真实记录施工全过程,可按形成规律收集,采用表格方式分类组卷。

(2)工程质量保证资料的整理应按专业特点,根据工程的内在要求,进行分类组卷

(3)工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序,进行分类组卷。

(4)竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。

4)交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时,检查验证手续必须完备。

3、文件、资料保密规定

1)公司全体员工要树立爱护公司资料,保守公司秘密的观念。

2)未经公司领导同意,任何人不得私自拷备或复印资料,转借他人使用酌情给予处罚。

3)归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;

第7篇工程项目文件资料管理规定

1、内容

工程项目文件资料管理包括整个项目实施过程中的文书资料、工程技术资料、施工资料、科研项目资料,竣工图等。

2、由资料员负责项目文件资料的统一管理并督促其他各部门对相应的文件资料进行收集、整理。

3、文书与资料处理要点

1) 项目文书处理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、签发、用印、传递、立卷、归档与销毁等程序。

2) 项目经理部的文件收、发由项目资料员统一登记,视公文内容和性质,准确及时交项目经理、业主、监理和其他有关部门批示或办理。

3) 对于不符合国家有关法令、法规与违反制度的文件,可拒收或不予办理。

4) 按照iso9002标准对项目的文件资料进行管理,做好文件受控管理工作。对于涉及有关项目成本、技术、质量及其它必须保密的公文与技术资料,未经项目经理同意,任何人不准借阅。对于上级有关印有密级的文件,项目不准擅自翻印。

4、文件往来与信息传递

1) 外发出的所有文件,都纳入编号系统并实行分级管理,并将来函的收入文件也纳入编号系统,以便统一管理。

2) 文件签发分三级管理

① 一级文件:必须由项目经理或项目副经理签发,所有经项目经理审阅的施工组织设计;季、月度计划;重要的会议记录[[(必须由参加会议各方对整理后的《会议纪要》签名后有效)。

② 二级文件:备忘录,整改通知;业务联系单;催款通知;技术核定单等。(须由业主和监理部门负责人签字后方有效)

③ 三级文件: 会议通知等。

3) 文件的分发与传递

① 一级文件由项目部办公室分发;二级文件由各部门自行分发。

② 外来文件,必须由项目部办公室统一收文,逐一处理,原则上各部门不直接收文。

③ 有关工程的传真文件统一由项目部办公室收文、编号并分送有关部门。

4) 发文规则

① 所有文件使用统一文稿纸,由办公室印制。

② 文件署名签发必须用钢笔书写,不使用原珠笔或铅笔。

5) 归档时间

施工过程中的各种资料在施工过程中由资料员收集,工程竣工后一个月内由资料员提供竣工资料,归档。

6) 档案的借阅

为充分发挥工程档案作用,因工作需要在工作时间随时可借阅。但需办理借阅手续,档案不得带出本项目。

7) 档案的检查、核对及移交

工程档案定期进行检查核对,做到帐物相符,待工程竣工后,工程评定结束,按有关规定向有关档案管理部门移交。

第8篇工程项目文件资料管理制度

工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。

项目资料员在项目技术负责人的领导下,具体负责文件资料的管理工作。

项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。

管理目标是技术资料真实同步,达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰,便于查阅。

文件资料的日常管理制度

一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的要求。

二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。

三、418#文件涵盖的技术资料要求:

1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。

2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。

3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的标准来做。::如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。

四、为了加强项目管理,除了418#文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。

五、各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。资料员进行分类归档。

公司发文管理制度

一、对公司发文进行分类收存,类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。

二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。

三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。

四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。

五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。

六、质量体系投入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。

七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。

项目对外收发文管理制度

一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《北京中铁建筑工程公司ci手册vi分册工程项目部分(试行)》的要求。

二、建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文,属于技术文件的,由项目技术负责人统一保存。属于合同类文件的,由成本经理统一保存,并根据文件内容组织责任人员进行学习。

公司发文管理制度

一、对公司发文进行分类收存。类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。

二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。

四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。

五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。

六、质量体系投::入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。

项目对外收发文管理制度

第9篇监理文件资料日常管理实施细则

监理工作文件及资料日常管理实施细则

为了搞好监理文件及资料的日常管理工作,使其纳入标准化、规范化,系统化的轨道,结合本工程项目实际情况,公司制定了施工阶段资料管理制度期,要求监理部按本实施细则执行:

(一)监理文件及资料按照综合文件类、图纸类,质检资料类,进度控制文件类,计量支付类,施工原始记录类进行分合同、分类归档。

(二)综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。

1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。

2、月报及工程总结包括月形象进度报表,监理月报,年中、终及最终工程总结报告。

3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。

4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令,应分合同按顺序归档。

5、一般文件类包括业主、承包人来文,监理办下发通知、工作指令,监理会议纪要,监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档,监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档;会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档;监理规划及实施细则单独归档。

(三)图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档,其中变更设计图按下发的时间顺序排列。

(四)质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档:

1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料(产品)合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册,施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档,测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档,质检资料由各合同组长统一收集整理归档,质量文件类由综合组统一收集整理归档。

(五)进度控制文件类包括总进度图(表)、计划、批准文件,分期进度图(表)、(月、季、年)计划、批准文件,开工令,开工报告,施工组织设计,有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

(六)计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料,分合同依时间先后顺序分类归档。

(七)施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录,分合同段分类归档,其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。

(八)所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。

(九)所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。

(十)所有文件盒必须建立文件清单目录,后附备考表。

(十一)所有保存文件必须清晰,原则上保存原件。

(十二)建立文件阅办制度及登记请单。

(十三)所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

(十四)年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

(十五)工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

第10篇保洁中心文件资料管理规程

保洁中心文件资料管理规程

1.目的

完善资料留存及合同管理

2.范围

适用于公司各类行文及合同

3.职责

由保洁中心文员负责执行

4.操作规程

工作流程图说明记录

1、由保洁中心文员负责收、发文工作。

2、所有文件分类留存。

3、所有合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。

4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。

《合同统计表》

yz-zg/bbj-f01-01

第11篇学校物业维修服务部文件资料管理规定

学校物业维修服务部文件、资料管理规定

(一)凡接到学校、集团印发的文件,都必须进行编号登记。

(二)需要传阅学习的文件,经由维修部主任签字,分送下发管理部门传阅学习。

(三)属于绝密文件只限指定人员阅读,各类文件要按时收回、归档,做到不丢失,不泄密。

(四)对过期作废或无保存价值的文件,资料要按规定进行销毁。

(五)对有保留价值的文件、资料、档案、照片、软盘、图片、音像等材料妥善保管。

(六)维修部大事记需由专人记载,年末整理及时归档。

第12篇监理文件资料管理办法

1 范围

本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。

本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。

2 引用文件和术语

q/04-206.305-2006 工程档案管理规定

3 职责

3.1 总监理工程师

3.1.1 组织编写工程监理项目部文件管理规定,指定信息管理员。

3.1.2 明确监理信息流程。

3.1.3 组织整理工程项目的监理资料。

3.2 专业监理工程师

负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。

3.3 信息管理员

根据工程监理项目部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。

4 控制程序

4.1 明确监理信息流程

根据工程特点,结合监理现场实际情况,与业主协商确定监理信息流程,并通知工程项目建设参建单位。

4.2 建立监理信息编码规定

工程监理项目部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。

4.3 工程监理项目部文件资料的登录和分类存放

在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员,进行集中收发和管理。

4.3.1 监理信息管理员在获得各种文件资料之后,首先要对这些资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。

4.3.2 工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括:

a) 监理合同;

b) 监理规划、监理细则;

c) 监理指令;

d) 监理工作日志;

e) 监理周(月)报;

f) 会议纪要;

g) 审核签认文件;

h) 工程质量认证文件;

i) 危险源、环境因素调查资料;

j) 工程款支付证明;

k) 工程验收记录;

l) 质量事故调查及处理报告;

m) 各种监理内部台账;

n) 工程施工文件资料;

o) 工程收函;

p) 勘察、设计文件;

q) 适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等;

r) 顾客提供的(包括设计图纸)资料等;

s) 涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查意见、组织间来往文件等。

4.3.3 工程监理项目部信息管理员应及时将文件资料分类存放,并建立目录。同时建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。

4.4 建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录,工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。

4.5 工程监理项目部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及安全工作等会议,由工程监理项目部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实、规范、参与各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采用计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网,建立计算机信息网,以实现文件资料的管理规范化、快捷化。

4.6 对于顾客提供的设计图纸等资料,由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记,由专业监理人员验证其有效性后,填写“顾客财产登记表”。

4.7 对监理现场使用的规程、规范等资料要认真审查,确保其处于有效期内;严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。

第13篇 _地产公司档案文件资料管理规定

地产公司档案文件资料管理规定

为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:

第一部分:公司档案资料管理

第一条档案的定义与范围

档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第二条档案管理的原则

档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。

第三条档案管理的责任部门和责任人

公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;

各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。

第四条归档的范围

1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);

4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;

5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;

7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;

8.公司法律事务管理方面的文件材料;

9.公司各项目的技术图纸等资料;

10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);

12.公司历年获奖资料。

第五条归档要求

整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。

1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。

2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。

3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;

2)对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。

第六条过程管理

属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。

第七条档案销毁规定

公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。

部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。

第八条档案借阅

1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。

2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。

3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。

5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

第九条档案备份规定

公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。

第十条档案保管

1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。

2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。

3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。

第十一条档案保密规定

公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。

第14篇某购物中心部门文件资料管理规程

营运管理类标准指引

制定部门:营运部

购物中心部门文件资料管理规程

1.目的

为规范资料(包括电子版资料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部门资料。

2.范围

适用于各项目及各部门文件资料建立与管理。

3.职责

3.1部门员工负责自己板块的工作资料,保证资料的齐全完整以及密级资料的安全。资料管理工作由部门经理统一领导。

3.2各板块员工在部门经理指导下进行资料整理工作,其主要职责是对板块内产生的资料及时进行整理。定期对所有已归档的资料进行检查。接受部门经理对资料管理工作的监督和指导,并提出合理化建议。

3.3各板块资料可存放于各相关板块员工自行保管,其余资料原则上由文员集中保管。自行保管资料员工对其所保管的资料信息(包括电子版)负有全部责任。

4.作业内容

4.1整理方法

装订:归档资料应按件装订,每份资料作为一件。

分类:归档资料采用“保管期限/年度”进行分类。

排列:归档资料应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。

4.2保管期限:分为永久、长期、短期。

4.3公司领导、部门负责人借阅非密级资料可通过资料管理人员/文员办理借阅手续,直接提档。

4.4部门负责人以下员工借阅资料时,需经部门负责人批准,填写《资料使用申请表》,并办理借阅手续。

4.5借阅部门资料须按规定办理相关手续,不得擅自扩大查阅范围,未经许可不得私自抄录或复制。如确属工作需要摘录和复制,须经分管领导或总经理审批方可摘录和复制。查阅“一般”级资料,须经部门负责人审批。查阅“密件”级资料,须经分管领导审批。查阅“绝密”级资料,须经总经理审批。外借资料必须在规定时间内及时归还。

4.6借阅、使用资料必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。如有资料遗失,按照资料的重要轻重程度进行处罚。

4.7任何个人未经允许不得随意销毁部门资料。

4.8针对保管期限已满的资料,通过鉴定对无保存价值的档案进行销毁。销毁前必须填写《资料销毁清单》,经资料管理负责人、部门经理审批后,由二人以上对照《资料销毁清单》检查资料,确认无误后在指定地点监销。监销人员事后应在销毁清单上注明“已销毁”字样、日期并签名。

4.9资料管理人员要认真填写、编制销毁清单,资料销毁清单需长期保存。如有个别资料和文件未被批准销毁,尚需保存,则应在销毁清单上做出适当说明。为了防止错销,对已批准销毁的资料除特殊情况外,一般均应“暂缓执行”,待保存半年以后,确认已无利用价值时再行销毁。

4.10若按规定需要销毁时,凡属密级资料须经总经理批准后方可销毁,一般内部资料,须经部门负责人批准后方可销毁。

4.11因个人原因导致资料遗失,根据资料等级进行相应处罚

4.11.1普通级资料:

记过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金处罚,部门内部通报批评。

4.11.2重要级资料:

记重大过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金处罚,在绩效考核中建议hr扣除相应绩效分值并上报公司,公司内部通报批评。

4.11.3以上情况在一年中出现两次以上,按以上条例并处双倍及以上处罚。

5.支持性文件