文件和档案管理制度汇编(2篇)

有哪些

文件和档案管理制度是企业运营中不可或缺的部分，它涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等全过程管理。主要包括以下几个核心要素：

1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准，以便于管理和查找。

2. 文件审批流程：明确各级人员的审批权限，确保文件内容的准确性和合规性。

3. 文件存储与保护：规定物理和电子文件的存储方式，确保文件的安全性。

4. 文件使用与借阅：设定文件的使用规则，包括借阅、复制和分享等。

5. 文件更新与废弃：明确文件修订和废弃的标准及程序，保证信息的时效性。

6. 档案归档：确定档案的归档条件，以及归档后的管理规定。

7. 法规遵从：确保文件和档案管理符合相关法律法规要求。

实施细则

1. 文件创建：所有文件在创建时应标明创建人、日期，并进行初步审核。内容需清晰、准确，不得含糊不清或误导他人。

2. 审批流程：文件需经过相应权限人员审批后方可生效，审批过程中应记录修改意见和审批结果。

3. 存储管理：物理文件应存放在防火、防潮、防盗设施完善的档案室，电子文件则需定期备份，以防数据丢失。

4. 文件借阅：员工需填写借阅申请，经审批后方可借阅文件，借阅期间应妥善保管，不得涂改、损坏。

5. 更新与废弃：文件内容需要更新时，应由原创建人或指定人员修订，并通过审批流程；不再使用的文件应按照既定程序进行废弃处理。

6. 档案归档：达到归档条件的文件，应及时整理归档，档案库应有专人负责，保持整洁有序。

7. 法规遵守：定期进行法规培训，确保所有文件和档案管理活动符合相关法律法规，如《档案法》、《信息安全技术规范》等。

上墙内容

1. 文件管理制度概要：简明扼要地列出文件管理的主要原则和流程，供员工参考。

2. 文件分类示意图：展示文件分类的具体类别和对应编码，便于快速定位文件。

3. 文件审批流程图：清晰展示从创建到审批的步骤，明确各角色职责。

4. 借阅规定：明确文件借阅的条件、程序和注意事项。

5. 应急处理指南：列出在文件丢失、损坏等情况下的应急措施。

6. 法规提示：列出与文件和档案管理相关的法律法规摘录，提醒员工遵守。

本制度旨在提升企业内部文件和档案管理的规范性，提高工作效率，保障信息安全，同时也为员工提供了明确的操作指引。各相关部门和个人应严格按照本制度执行，确保文件和档案管理工作的高效、合规进行。

文件和档案管理制度范文

第1篇 文件和档案管理制度范本

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

二、职责

2.1 安全环保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。

2.2 各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核。

2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

三、内容

3.1文件资料收集,安全生产文件档案内容如下:

3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。

3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

3.1.6供应商、承包商相关材料。

3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。

3.1.8安全、职业卫生评价报告。

3.2立卷归档

3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。

3.2.2应根据文件资料的重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。

3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档,统一保存。

3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。

3.2.5不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。

3.3档案保管

3.3.1档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。

3.4档案借阅

3.4.1文件资料档案借阅,必须办理借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。

3.4.2借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。

3.4.3归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。

3.5档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。

四、本制度由安全环保部制定并负责解释,自发布之日起实施。

第2篇 文件和档案管理制度(范本)

文件和档案管理制度

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前,应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项,并收集相关素材,做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中,要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式,做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅,文件下发时要迅速、及时,并做好下发记录;若是一些需要回收的表格和文件,还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档;对于回收的资料也要及时整理存档。

5、有限定发放范围的文件,要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中,应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还,借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行,同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查,借出的档案资料要在指定期限内归还,若发现丢失的要及时追查处理,并且及时采取补救措施;对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对,必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导批准,不得随意扩大阅读范围,否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄,必须经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时,应由指定人员负责,并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限,以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下,定期对退档资料进行销毁,并且及时在文档目录上做出更改,确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录,对有价值的文档要及时备份并做好保密工作,若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密,从而给公司带来损失的,视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放,同时做出相对应的文档目录清单,如果有新资料入档,必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时,须按文档目录清单做好工作交接,按照文档目录清单与现存文档核对,如果出现物单不符,给公司造成损失的,视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档,继续做好文档的保存、保密工作,并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。