办公室档案管理制度汇编(5篇)

有哪些

办公室档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：确保所有文件和资料按照类型、日期、重要性等标准进行有序分类，并赋予唯一的编码，便于检索和管理。

2. 收集与整理：明确档案收集的时间节点和方式，规定档案整理的流程，保证文件的完整性和准确性。

3. 存储与保管：设定安全的存储环境，包括物理存储和电子存储，制定相应的保管措施，防止档案丢失或损坏。

4. 利用与借阅：规定档案的使用权限，设定借阅流程，确保档案的安全和保密。

5. 销毁与保留：明确档案的销毁标准和程序，同时确定哪些档案需要长期或永久保存。

实施细则

1. 档案分类与编码：各部门需设立专职档案员，负责档案的分类和编码工作。档案类别包括行政文件、财务记录、项目文档等，编码规则应简单易懂，便于记忆和查找。

2. 收集与整理：所有文件在产生后一周内必须提交至档案室，由档案员进行初步整理，确保文件的完整性。定期进行档案清理，剔除无用或过期文件。

3. 存储与保管：纸质档案存放在防潮、防火、防盗设施完善的档案柜中；电子档案则需备份在安全服务器上，定期检查存储设备状态，确保数据安全。

4. 利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后方可借阅。借阅期限一般不超过一周，特殊情况需提前申请。借阅过程中，档案不得涂改、损毁，否则将追究责任。

5. 销毁与保留：每年进行一次档案审查，不再需要的档案按保密级别进行销毁，全程需有两名以上人员监督。重要档案应根据相关法规确定保留年限。

上墙内容

1. 办公室档案管理规定：简明扼要列出档案管理的基本原则和要求，提醒员工遵守。

2. 档案分类图示：直观展示各类档案的分类方式和编码规则。

3. 借阅流程图：以流程图形式展示借阅档案的步骤和责任人。

4. 档案安全注意事项：强调档案的保密性和安全性，提醒员工注意保护档案信息。

5. 档案销毁程序：列出档案销毁的条件和流程，确保合规操作。

以上制度旨在提升办公室档案管理的效率和规范性，各员工应熟悉并严格遵守，共同维护档案的安全与完整。

办公室档案管理制度范文

第1篇 质量标准化办公室档案管理员 岗位责任制

1、在质标办主任的领导下,负责标准化档案材料的收集、整理、保管、统计和提供利用工作。

2、要认真做好接收、借阅登记、及时整理和分类排挡,并按照规范化、标准化的要求,做好收集、整理、装订及归档工作。

3、切实做好档案的保护工作,保持室内清洁和整洁,确保标准化档案材料的完整与安全。

4、要加强政治和业务学习,不断提高自身的政治和业务素质,提高工作水平。

5、按时完成质量标准化办公室主任交代的其他工作。

第2篇 办公室档案管理规定办法

办公室档案管理规定

1.0办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。

2.0档案文件必须设专柜存放保管,存放必须分类编号,清楚编写文件目录,以便查阅。

3.0凡经领导批示传阅的重要文件,必须随文将领导批示和付阅人员签字表格一并归档。

4.0借阅档案须认真办理借阅登记手续,保证按时归档。

5.0凡借阅重要密件,必须经总经理批准后,方可借阅;所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。

6.0档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防遗失,发现异常和被资、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理。如系人为造成,要追究有关人员的责任。

第3篇 办公室档案管理制度范文(7)

办公室档案管理制度范文(七)

1、办公室对各类文件、重大活动照片都要及时进行整理立卷归档;

2、归档方法按题目分类、按时间顺序存放。按题目分类为:收、发文类,基建类(包括水、电管道图等),人事档案,设备档案及各类报表;

3、档案需及时整理、分类、立卷、做好归档,立卷时必须在档案封面上清楚地标明题目,要本着利于查找的原则,按顺序排列好,准确地做好文件索引;

4、定期进行文件清理、归档,以免资料堆积。熟悉自己管理的档案;

5、每年对档案材料的数量,保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全;

6、因工作需要,各部门负责人可在档案室借阅资料,但需办理借阅手续、借阅的档案必须妥善保管,不得遗失、不得转借、涂改、拆散、损坏和翻印,秘密级以上的档案文件须经总经理批准后方能借阅;

7、认真做好档案的安全存放工作,无关人员未经许可,不准进入档案重地;

8、每年清理一次档案,销毁不需保存的材料要经过认真鉴定,送总经理审批后销毁。

第4篇 某职业学院办公室档案管理员职责

1.负责综合档案室的日常工作;

2.办理全院各类档案、材料的收集、整理、录入、保管和提供利用工作;

3.做好上级和学院机密文件、资料、学院会议内容的归档及保密工作;

4.办理各类文件的收发、送阅、处理工作;

5.办理以学院名义印发的公文进行核稿、编号;

6.负责全院档案工作的指导和检查、协助各部门做好档案、资料规范建设;

7.负责保管和使用学院党政印章和主要领导印章;

8.办理出具介绍信;

9.收集校史资料,编撰学院年鉴、大事记;

10.完成领导交办的其他工作。

第5篇 z写字楼物业办公室档案管理制度

写字楼物业办公室档案管理制度

1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。

2)档案文件必须设专柜存放保管,存放必须分类编号,清楚编写文件目录,以便查阅。

3)凡经领导批示传阅的重要文件,必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

4)借阅档案须认真办理借阅登记手续,保证按时归档。

5)凡借阅重要密件,必须经总经理批准后,方可借阅;所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。

6)档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、房遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善出路。如系认为造成,要追究有关人员的责任。