合同章管理制度(3篇)

合同章管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范企业印章的使用，确保合同的有效性和合法性。其主要内容包括印章的制作、保管、使用、登记和责任追究等方面。

包括哪些方面

1. 印章制作：明确印章的规格、样式、制作流程，以及审批权限。

2. 印章保管：规定印章的存放地点、保管人员，以及安全措施。

3. 印章使用：设定印章使用的审批程序，明确何种情况下可以使用合同章。

4. 登记制度：建立印章使用记录，详细记录每一次印章的使用情况。

5. 责任追究：对于违反规定的使用行为，设定相应的处罚措施。

重要性

合同章是企业对外签订合同的法律凭证，其使用不当可能导致合同效力争议，甚至引发法律纠纷。因此，建立健全的合同章管理制度，能够保障企业的合法权益，防止合同欺诈，维护企业信誉，降低经营风险。

方案

1. 制定详尽的印章管理制度文件：由法务部门主导，结合公司实际情况，制定具体的操作规程。

2. 建立印章审批流程：所有合同章的使用必须经过相关部门负责人和高级管理层的审批。

3. 设立专门的印章保管人：指定责任心强的员工负责印章的保管，确保印章的安全。

4. 实行印章使用登记：每次使用合同章都需填写使用记录，包括使用时间、用途、经办人等信息。

5. 定期审计：财务或审计部门定期对印章使用情况进行审计，检查制度执行情况。

6. 培训与教育：定期组织员工培训，强化印章管理意识，明确违规后果。

7. 法律咨询：必要时，寻求专业法律顾问的意见，确保制度的合法性和有效性。

在执行过程中，应密切关注制度的实际运行效果，适时进行调整和完善，以适应企业发展的需要。通过强化内部监督和员工教育，提高全员对合同章管理制度的重视程度，确保制度的有效实施。

合同章管理制度范文

第1篇 合同章使用管理制度范例

合同章使用管理制度应该怎么样拟定呢看看下面的合同章使用管理制度范文吧!

合同专用章管理【1】

第一章 总 则

第一条 为了规避公司在经营管理活动中的风险,维护公司利益,根据国家有关印章使用管理规定,结合公司实际情况特制定本管理办法,旨在规范公司合同专用章的管理。

第二条 具备下列条件之一的方可发放合同专用章:

(一)对外联系购销、加工任务较多的部门;

(二)取得授权委托具独立经营资格的企业非法人分支机构。

第三条 本规定适用于 集团有限责任公司(以下简称集团公司)及下属企业或部室对合同专用章的管理。

第二章 管理、监督机构

第四条 具备本管理规定第二条条件的部门、分支机构为合同专用章的管理部门,实行合同专用章专责人保管制度,由企业的负责人授权合同专用章专责人,出具书面的授权委托书。企业建立《合同专用章管理表》,专人领取和归还印章情况在表上予以记录。被授权人员工作变动的应办理用章的交接手续。

第五条 集团公司法律事务室负责对企业合同专用章的管理情况进行监督,定期或不定期检查合同专用章使用管理情况。企业应积极配合,提供相关记录和材料。

第三章 用章的流程及档案保管

第六条 合同专用章的用章申请审批权由企业依据合同的审批权限授权相关负责人员。超越授权范围的,将追究负责人和使用人的责任。申请人依据已获审批的《用章审批登记表》到用章管理员处办理用章。

第七条《用章审批登记表》包括用章日期、用章单位、用章内容、批准用章人、经手人、盖章人等内容,必须逐项登记字迹要清楚。

合同专用章的管理人应对《用章审批登记表》上记载内容予以认真核对,确认无误后方可盖章,并将用章记录在《用章登记簿》上登记。

第八条 对须经过多部门会签的合同,凭会签表并在《用章登记簿》登记,可使用合同专用章,会签表复印件应保存备案。

第九条 禁止在空白文本或空白合同书上预盖合同专用章。

第十条 所有用印申请审批流程必须按以上流程严格执行,特殊紧急事项需要用章的,如单位领导均外出,用章人可通过电话或其他方式向有用印审批权限的领导口头请示核准后,用章管理人方可用章,事后用章人应补齐用章审批手续。

第十一条 合同专用章管理人不在岗时,印章保管部室负责人应指定一名临时用章管理人,临时用章管理人除按照用章程序在合同上用章外,应于《用章审批登记表》的盖章经手人处签名备查。

第十二条 盖章完毕后,印章保管人应将《用章审批登记表》、《用章登记簿》或相关文件审批表复印件等资料存档以备检查。

第十三条 一般情况下,不得将印章携带出单位外使用。如确需在单位外用印时,必须经企业负责人批准,办理印章出借手续,并由印章管理人员或企业负责人指定的专人到场监印。

第四章 附 则

第十四条 用章管理人应妥善保管合同专用章,不得擅自出借、携带外出。

所有人员都必须严格依照本管理办法规定程序使用印章,不得越权审批,未经批准,不得擅自使用。违反本管理规定造成损失的,企业有权给予处分,并要求责任人员赔偿造成的损失。

第十五条 合同专用章发生遗失、损毁、被盗等情况时,用章管理人应即日向办公室书面报告,若外出或下班的,应先口头报告,事后提交书面报告,办公室收到报告后应即时向企业负责人汇报,并及时采取补救措施,依法公告作废,用章管理人有过错的,企业有权给予处分,并要求其承担造成企业损失的赔偿责任。

第十六条 本管理办法由集团公司法律事务室负责解释,从20 年 月 日起施行。

公司合同管理制度【2】

第一章 总 则

第一条 为了实现依法治理企业,促进公司对外经济活动的开展,规范对外经济行为,提高经济效益,防止不必要的经济损失,根据国家有关法律规定,特制定本管理办法。

第二条 凡以公司名义对外发生经济活动的,应当签订经济合同。

第三条 订立经济合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第四条 本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同,不包括劳动合同。

第五条 除即时清结者外,合同均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。

第六条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。

第七条 公司由法律顾问根据总经理的授权,全面负责合同管理工作,指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。

第二章 合同的订立

第八条 与外界达成经济往来意向,经协商一致,应订立经济合同。

第九条 订立合同前,必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。

第十条 除公司法定代表人外,其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。

第十一条 对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式,法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式,其他一般人员均采用业务委托的授权方式。

第十二条 授权委托事宜由公司法律顾问专门管理,需授权人员在办理登记手续,领取、填写授权委托书,经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。

第十三条 符合以下情况之一的,应当以书面形式订立经济合同:

1. 单笔业务金额达一万元的;

2. 有保证、抵押或定金等担保的;

3. 我方先予以履行合同的;

4. 有封样要求的;

5. 合同对方为外地单位的;

第十四条 经济合同必须具备标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或者酬金,履行的期限、地点、和方式,违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。

第十五条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,有合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别保管。

第十六条 合同标的额不满一万元,按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的,必须事先填写非书面合同代用单,注明本办法所规定的合同主要条款,注明不能订立书面合同的理由,并经总经理批准同意,否则该业务不能成立。

第十七条 每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号,如不能一一注明,须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。

第十八条 合同文本拟定完毕,凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。

第十九条 公司经理对合同的订立具有最终决定权。

第二十条 流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上,合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。

第二十一条 对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章,严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要,须总经理特批。

第二十二条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第二十三条 合同盖章生效后,应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。

第二十四条 合同文本原则上我方应持单份,至少应持二份,合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存,其中元件由财务部门和办公室留存。

第二十五条 非书面合同代用单也视作书面合同,统一予以编号。

第三章 合同的履行

第二十六条 合同依法订立后,即具有法律效力,应当实际、全面地履行,

第二十七条 业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐,每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

第二十八条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。

第二十九条 财务部门依据合同履行收付款工作,对具有下列情形的业务,应当拒绝付款:

1. 应当订立书面合同而未订立书面合同,且未采用非书面合同代用单的;

2. 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。

第三十条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。

第三十一条 在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。

第三十二条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。

第四章 合同的变更和解除

第三十三条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。

第三十四条 我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

第三十五条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问。

第三十六条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。

第三十七条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。

第三十八条 合同变更后,合同编号不予改变。

第五章 其他

第三十九条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。

第四十条 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐,按公司的要求,定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况,由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况,并向总经理汇报。

第四十一条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等)按合同编号整理,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。

第四十二条 公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。

第六章 责任

第四十三条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。

第四十四条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关追究其法律责任。

第七章 附则

第四十五条 本办法适用于伟凡公司本部和各部门。

第四十六条 本办法解释权归公司总经理。

第四十七条 本办法自下发之日起生效实施。

第2篇 z公司合同章管理制度

公司合同章管理制度就在下面,请看:

某公司印章管理制度【1】

印章是公司经营管理活动中行使职权,明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具,印章的管理应做到分散管理、相互制约,为明确使用人与管理人员的责权,特做如下公司印章使用与管理条例:

1.印章定义:

公司印章主要指:公章、法人私章、合同章、财务章等各职能部门章。

2.各类印章管理的范畴:

印章的管理涉及范畴:刻印、使用、废止、更换。

3. 各类印章的具体管理条例:

3.1 刻印:

3.1.1新公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制,应由指定的印章管理人员负责刻制,后交由人事行政部备案,并从刻制之日起执行相关使用条例。

3.1.2因业务发展需要申请各职能部门专用章时,由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。

3.2使用:

3.2.1任何部门在启用印章前,均需与公司(人事行政部)办理领取手续,接受相应的责权告知,签定《印章签收手续》并备案。(已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续)

3.2.2公章:公章由公司经理或各分公司经理保管。各部门有需盖公章的文件、通知等,须先到人事行政部处领取并填写《印章使用申请表》,经由分公司经理核准盖章并在《印章使用申请表》中签批,盖章后经手人需将签批申请表交由人事行政部,并在《印章使用登记薄》签字。人事行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。

3.2.3合同章:合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章,盖章前须先到人事行政部处领取并填写《印章使用申请表》,经由公司或分公司经理审批,财务经理审核后盖章并在《印章使用申请表》中签批,经手人需将签批后申请表交由人事行政部并在《印章使用登记薄》签字。人事行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。

3.2.4 法人私章:法人私章由分公司出纳保管,主要用于银行汇票、现金支票等业务,使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

3.2.5财务章:由财务部经理(或负责人)保管,主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用,发票专用章主要用于发票盖章。

3.2.6其他职能部门章: 其他职能部门章,主要适用于各部门内部使用,已经刻制的职能部门章,需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。

3.3废止、更换:

3.3.1废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》,并呈分公司经理核准后交由分公司人事行政部交由总部人事行政负责人统一废止或缴销。

3.3.2遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》,并呈分公司经理核准后,签批遗失处理及处罚办法后,交由人事行政部按批示处理,如是遗失公司基本印章时必需登报申明。

3.3.3更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》,并呈分公司经理核准后,交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。

4. 印章保管人的责权范畴:

对于公司主要印章管理,采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理,而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力,具体划分如下:

4.1职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任。

4.2公章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由负责人或保管人(分公司经理)签批的公章使用经手人负主要责任,保管人负部分责任。

4.3财务章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由保管人(财务负责人)签批的公章使用经手负主要责任,保管人负部分责任。

4.4 法人私章的保管者是出纳,即是保管者又是使用者,但其无独立使用权力,需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用,否则负全部责任。

4.5公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用,因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时,需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务,需将表格带回公司盖章。

4.7 公司高、中层领导,因异地执行重大项目或完成重要业务,需要携带公司印章出差的,须经公司董事长或总经理审批并及时归还。

4.8 如遇个人需开具个人相关证明,需由部门负责人以上担保签批后方能使用,但如涉及到个人经济担保与证明时,原则上一律不予证明,其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。

4.9 所有印章的使用,必须严格执行公司的公章使用章程,做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务,不得从事有损公司利益之行为。

4.10印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章,如出现问题,后果自负。给公司造成重大损失的,公司将依法追究其法律责任。

关于公司各项公章使用管理制度【2】

一、公章使用管理制度

1、公章由企业总经理指定专人负责管理,并掌握使用。使用公章一律登记,要由经办人签字。

2、以公司名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等,经总经理审阅批准后方可加盖公章并严格登记手续。

3、企业公章不外借,主管人不在时由总经理指定人代管,双方做好交接手续。

4、企业员工因取款、取物、挂失、驾驶员办证等,需用单位介绍信,由总经理批准并严格登记手续。

5、任何人不得以任何借口要求在空白书面上加盖公章。

6、凡私盖公章或利用公章舞弊者,一经发现给予严厉惩处。

二、合同章使用管理制度

1、合同专用章由财务部专人保管,任何部门、人员不得借用、代用合同章,违反规定造成的后果,由印章保管人负责;发生遗失,应及时报告处理。

2、凡在授权范围内洽谈的合同,经总经理同意方可成立。经法定代表人或法人代表审核、签字后,在财务部盖章,并严格按照登记手续进行登记备案。

3、未经总经理批准,没有法定代表人或法人代表审核、签字或者空白合同上不得加盖合同专用章,否则由当事人承担一切经济损失,并追究其刑事责任。

4、凡私盖合同专用章或利用合同专用章营私舞弊者,一经发现给予严厉惩处。

三、财务专用章、法人章使用管理制度

1、财务专用章和法人章要由财务负责人负责保管并掌握使用。

2、财务专用章和法人章不能交给银行出纳员自行保管和使用。

3、除正常的财务需要用财务专用章和法人章外,其他事项需用必须经过财务负责人报请公司总经理批准并征得法人本人同意后方可使用并严格登记手续。凡私盖章者一经发现给予严厉惩处。

4、任何人不得以任何借口在空白书面上加盖财务专用章和法人章。

四、现金、银行、转帐收(付)讫章使用管理制度

1、现金、银行、转帐收(付)讫章由出纳员负责保管并掌握使用。

2、现金、银行、转帐收(付)讫章只有在现金、银行、转帐收讫或付讫时使用。

3、不得在空白书面上加盖现金、银行收(付)讫章,一经发现,严厉惩处并承担经济损失。

五、发票专用章使用管理制度

发票专用章由会计人员负责保管并掌握使用,发票专用章用于加盖增值税专用发票,财务部门在收到货款,验证购货方“一般纳税人资格证书”后给其开具增值税专用发票并盖发票专用章。

第3篇 某企业合同章管理办法

企业合同章管理

对任何企业来讲,都需要具有公章,而公章作为公司进行公务活动,行使职权的重要标志,一定要加强管理。为了加强公司公章的管理,确保公章的正确使用,需要制定公章管理使用管理制度。

一、职责

(一)公司法人、总经理或授权副总经理经理负责行政公章的使用审批工作。

(二)公司法人、总经理或授权副总经理或授权业务经理负责授权范围内的业务公章及合同专用章的使用审批工作。

(三)公章管理员具有以下职能:

1、负责公章的保管。

2、负责设立公章使用登记台帐。

3、负责公章使用的审核工作。

4、负责制定所保管公章的使用程序。

二、使用规定

(一)公司的公章主要包括公司行政公章、合同专用章、财务专用章、法人名章专项业务章。

(二)公章的保管

1、行政公章由人事行政部管理并有专人负责管理。

2、合同专用章、财务专用章由财务部专人负责管理。

3、专项业务章(各部门用章等)由各专业部门指定专人负责管理。

3、法人章工作用个人名章两枚,分别由公司指定人事行政部、财务部专人负责管理。

(三)未经股东会和法定代表人授权及批准,任何部门和个人不得擅自刻制公司印章。公章的刻制,必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定,并经唐山市公安局备案。

(四)公章的使用由各保管人员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。使用《公章审批单》。

(五)公章一般不得携带外出使用,如遇特殊情况,需携带公章外出,必须经分管领导批准,并由公章保管人携章随同。

(六)公章使用(公司红头文件除外),必须见《公章审批单》批准后公章管理人员方可盖章,公章管理人员应严格履行登记手续,因使用公章不当造成损失的,应追究其相应责任。

(七)公章管理人员如工作变动,应及时上缴公章,由重新确定的公章管理人员另行办理接收公章手续,不得私自转交他人。

(八)以公司名义签定的合同、协议、订购单等,由各专业人员审核并会签(合同、协议会签单),公司领导批准后方可盖章。

(九)私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位介绍信时,由人事行政部严格审批,符合要求后办理并登记。

(十)任何公章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公章。

(十一)对调出,解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,经人事行政部经理审批后,方可盖章。

(十二)印章应及时维护、确保公章清晰、端正。

(十三)公章如有不慎丢失,保管人员及时向主管领导报告,并向公章备案单位报失。