总机管理制度(7篇)

总机管理制度是对企业内部电话通讯系统进行有效管理的规则和流程，旨在确保企业信息流通的高效、安全和有序。它涵盖了总机操作人员的职责、工作流程、服务标准、应急处理机制以及与其它部门的协作规定。

包括哪些方面

1. 总机操作员的选拔与培训：明确操作员应具备的技能和素质，如良好的沟通能力、专业的产品知识和高效的事务处理能力。

2. 工作规范：制定详细的工作流程，包括接听电话的礼仪、转接电话的规则、记录信息的方法等。

3. 服务标准：设定服务质量和响应时间的目标，以提升客户满意度。

4. 应急处理：建立紧急情况下的通讯应对策略，如电话故障、网络中断等。

5. 数据安全：规定如何保护通话内容的隐私和企业敏感信息的安全。

6. 协作机制：规定总机与各部门之间的信息传递方式和反馈流程，确保信息的准确无误。

重要性

总机管理制度的重要性体现在以下几个方面：

1. 提升效率：通过规范化的流程，提高电话处理速度，减少信息传递的延误。

2. 维护形象：专业的电话服务能展现企业的专业素养和良好形象。

3. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，维护企业利益。

4. 确保通信畅通：在紧急情况下，能够快速、有效地协调资源，应对挑战。

方案

1. 建立总机操作员团队：选拔具有良好服务意识和沟通技巧的员工，定期进行专业技能培训。

2. 制定详细的工作流程：包括接听电话的标准用语、转接流程、电话留言处理等，确保操作员有明确的操作指南。

3. 设立服务质量监控：通过客户反馈和内部评估，定期检查服务标准的执行情况，对表现优秀的操作员给予奖励。

4. 定期演练应急方案：模拟各种可能的通信故障，确保操作员熟悉应对措施。

5. 加强数据安全管理：采用加密技术保护通话记录，对敏感信息的处理进行严格管控。

6. 建立跨部门协作机制：设立信息传递的标准化流程，确保总机接收到的信息能够及时、准确地传达给相关部门。

通过实施上述方案，企业可以构建一个高效、安全、专业的总机服务体系，进一步提升企业运营的效率和形象。

总机管理制度范文

第1篇 房地产集团公司总机话务工作管理办法

房地产集团有限公司总机话务工作管理办法

为规范_城房地产集团有限公司(以下简称公司)电话总机的管登,公司内外工作联系畅通、安全、高效,提高工作效率和质量,特制订本管理办法。

第一条综合管理部为公司总机话务工作的归口管理部门。

第二条综合管理部指定总机话务员负责总机话务的具体管理工作。

第三条总机话务工作职责:

(一)了解设备的结构、性能和操作方法;

(二)熟悉话务员的各项业务知识;

(三)上班时将总机调至人工接听状态;

(四)下班或因需要临时离机时,将总机调至电脑接听状态;

(五)做好总机设备和周边场所的日常清洁工作;

(六)按要求做好会议的通知工作;

(七)做好通话数据的统计和管理;

(八)做好来电留言的记录和传达;

(九)总机设备发生故障及时报修;

(十)发现对外通话时间过长的,适时提醒。

第四条总机话务工作程序:

(一)人工接听程序:

1、电话铃响三声之内接起电话,即致问候语:“您好,_城集团”。

2、找部门或总经理以下员工,应答复:“请稍等’’,即切转相应分机;分机占线应答复:“对不起,电话占线,请稍后再拨”;分机无人接听,应答复“对不起,无人接听”,并询问是否需要留言或切转其他分机。

3、找总经理的电话,应婉言问清对方姓氏、单位、事由,然后单线接入,请示总经理;总经理同意接听,即将来电转入;否则,即请对方留言;总经理不在,则请对方留言或转综合管理部经理。

4、找董事长或副董事长的电话,分别转入秘书;秘书不在,则请对方留言。

5、询问公司内部部门或人员电话号码的来电,酌情答复。

6、找任何部门和个人的投诉电话,应耐心倾听、解释,并及时接转客户服务中心。

7、要找的部门或人员不明确的联系电话,转综合管理部。

(二)电脑接听程序:

将总机设置在自动接听状态,设置语音:

1、您好,这里是_城集团;

2、请拨分机号,查号请拨零;

3、请听好:

×××部,×××(分机号);

×××部,×××(分机号);

第五条总机话务工作要求:

(一)语音亲切、温和;

(二)语言文明、得体;

(三)态度耐心、谦恭;

(四)操作准确、快捷;

(五)业务精通、全面;

(六)设备保修及时,设备保洁规范;

(七)留言记录正确,传达及时无误;

(八)坚守工作岗位,严守企业机密;

(九)未经综合管理部经理同意,不得擅自请他人接听总机或操作总机设备;

(十)每天应提前1 5分钟上班,延迟1 5分钟下班。

第六条 本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行

第七条 本规定由综合管理部负责解释和修订。

第八条 本办法自印发之日起施行。

第2篇 某总机房消防管理制度

1.严禁闲人进入机房。

2.严格按操作程序上机,经常检查设备运行情况,如发现电线.电器老化或松动破损等情况,应立即报告本部门领导和工程部。

3.上班时密切注意周围情况,如发现事故苗头或闻到异味,立即采取措施或查找原因,并报告部门领导,及时消除事故隐患。

4.机房内不准吸烟.不准使用电炉.电茶壶,不准乱拉乱接电线。

第3篇 某企业总机管理制度

企业总机管理制度

第一条 总机房是全厂通讯联络的机要重地,无关人员未经批准不得进入机房。

第二条 话务员在值班时,应坚守岗位,做到:

1.接、转迅速、准确;

2.值机用话简炼、清晰,回话礼貌、耐心;

3.认真做好原始记录和数据统计工作;

4.精心操作,爱护设备,每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工作;

5.作好交接班和长话记录;

6.严格遵守保密守则,不窃听电话,不泄漏机密。

第三条 凡因公需要挂长途电话的部门和个人,必须先到××履行登记手续,填写登记卡,经批准后,总机房才能办理。未经批准,话务员不得擅自挂长途电话。

第四条 原则上不接私人和外单位人员长途电话,特殊情况,需到××履行登记批准手续,并到财务部门办理缴交押金手续后,总机室才予挂接,通话结束后凭总机房回单到财务部门结清费用。

第五条 机房内不准抽烟、喧闹和闲谈,不准将易燃易爆物品带入机房,不准干与工作无关的其他事情。

第六条 话务员应经常检查机台完好状态,发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。

第七条 话务员应定期进行用户的访问,不断改进服务质量。

第八条 电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养,并做好记录,保证线路畅通。

第九条 ××应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。

第4篇 企业工厂总机管理制度

企业(工厂)总机管理制度

第一条 总机房是全厂通讯联络的机要重地,无关人员未经批准不得进入机房。

第二条 话务员在值班时,应坚守岗位,做到:

接、转迅速、准确;

值机用话简炼、清晰,回话礼貌、耐心;

认真做好原始记录和数据统计工作;

精心操作,爱护设备,每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工作;

作好交接班和长话记录;

严格遵守保密守则,不窃听电话,不泄漏机密。

第三条 凡因公需要挂长途电话的部门和个人,必须先到××履行登记手续,填写登记卡,经批准后,总机房才能办理。未经批准,话务员不得擅自挂长途电话。

第四条 原则上不接私人和外单位人员长途电话,特殊情况,需到××履行登记批准手续,并到财务部门办理缴交押金手续后,总机室才予挂接,通话结束后凭总机房回单到财务部门结清费用。

第五条 机房内不准抽烟、喧闹和闲谈,不准将易燃易爆物品带入机房,不准干与工作无关的其他事情。

第六条 话务员应经常检查机台完好状态,发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。

第七条 话务员应定期进行用户的访问,不断改进服务质量。

第八条 电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养,并做好记录,保证线路畅通。

第九条 ××应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。

第5篇 z酒店电话总机房管理制度

酒店电话总机房管理制度

一、机房严禁无关人员进入,禁止值班员和话务员在机房内打无关电话。话务员进入机房开线后应立即回工作岗位。

二、严禁随意改动线路,变动线路必须报主管工程师同意,并做好记录。

三、开通一台新的电话,必须经酒店一级领导同意,并有书面通知、批示为准。

四、机房电脑只有机房管理人员、主管技术人员才能操作使用,话务员仅限于作开线使用,禁止随意改变使用程度、代码,有违者将追究责任。

五、值班员每2小时对设备进行一次值检,并记录电池的输出电压、电流,发现异常及时报告。

六、电信部门或供应商维修人员要进入机房,必须报主管工程师或主管领导同意,方能同意入内检查、维修,并且由值班人员全程陪同,并做好维修记录归档。

三、机房禁止吸烟和乱堆杂物,每班打扫一次。

第6篇 k企业总机管理制度

第一条 总机房是全厂通讯联络的机要重地,无关人员未经批准不得进入机房。

第二条 话务员在值班时,应坚守岗位,做到:

1.接、转迅速、准确;

2.值机用话简炼、清晰,回话礼貌、耐心;

3.认真做好原始记录和数据统计工作;

4.精心操作,爱护设备,每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工作;

5.作好交接班和长话记录;

6.严格遵守保密守则,不窃听电话,不泄漏机密。

第三条 凡因公需要挂长途电话的部门和个人,必须先到××履行登记手续,填写登记卡,经批准后,总机房才能办理。未经批准,话务员不得擅自挂长途电话。

第四条 原则上不接私人和外单位人员长途电话,特殊情况,需到××履行登记批准手续,并到财务部门办理缴交押金手续后,总机室才予挂接,通话结束后凭总机房回单到财务部门结清费用。

第五条 机房内不准抽烟、喧闹和闲谈,不准将易燃易爆物品带入机房,不准干与工作无关的其他事情。

第六条 话务员应经常检查机台完好状态,发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。

第七条 话务员应定期进行用户的访问,不断改进服务质量。

第八条 电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养,并做好记录,保证线路畅通。

第九条 ××应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。

第7篇 企业总机管理制度-文本

企业总机管理制度文本

第一条总机房是全厂通讯联络的机要重地,无关人员未经批准不得进入机房.

第二条话务员在值班时,应坚守岗位,做到:

1.接、转迅速、准确;

2.值机用话简炼、清晰,回话礼貌、耐心;

3.认真做好原始记录和数据统计工作;

4.精心操作,爱护制备,每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工作;

5.作好交接班和长话记录.

6.严格遵守保密守则,不窃听电话,不泄漏机密.

第三条凡因公需要挂长途电话的部门和个人,必须先到__履行登记手续,填写登记卡,经批准后,总机房才能办理.未经批准,话务员不得擅自挂长途电话.

第四条原则上不挂接私人和外单位人员长途电话,特殊情况,需到__履行登记批准手续,并到财务部门办理交押金手续后,总机室才予挂接,通话结束后凭总机回单到财务部门结清费用.

第五条机房内不准抽烟、喧闹和闲谈,不准将易燃易爆物品带入机房,不准干与工作无关的其他事情.

第六条话务员应经常检查机台完好状态,发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导.

第七条话务员应定期进行用户访问,不断改进服务质量.

第八条电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养,并做好记录,保证线路畅通.

第九条__应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。