小公司采购管理制度

小公司采购管理制度是企业运营中的关键环节，它旨在规范公司的采购行为，确保资源的有效利用，降低成本，提高效率，防止浪费和舞弊，同时保障供应链的稳定性和产品质量。通过明确的规章制度，公司能够更好地控制采购流程，优化供应商管理，提升企业的竞争力。

包括哪些方面

小公司的采购管理制度通常涵盖以下几个核心方面：

1. 采购政策：定义采购的目标、原则和策略，如优先选择本地供应商，或强调质量而非价格。

2. 采购流程：详细规定从需求识别到合同签订的步骤，包括审批权限、询价比价、合同审查等。

3. 供应商管理：包括供应商的选择、评估、考核和关系维护，确保供应商的质量和信誉。

4. 预算与成本控制：设定采购预算，监控采购成本，防止超支。

5. 风险管理：识别和应对采购过程中可能出现的风险，如供应中断、价格波动等。

6. 审计与合规：设立内部审计机制，确保采购活动符合法律法规及公司政策。

重要性

小公司的采购管理制度至关重要，因为：

1. 成本控制：良好的制度能有效降低采购成本，增强公司的盈利能力。

2. 风险防范：通过规范流程，减少因采购不当引发的法律风险和商业风险。

3. 质量保证：确保采购的产品或服务满足公司的质量和性能要求。

4. 透明度：提高采购的透明度，减少潜在的腐败和不公。

5. 效率提升：标准化的流程可以提高采购效率，减少时间和人力浪费。

方案

1. 制定详细的采购流程手册：明确每个步骤的操作指南和责任人，确保所有人都了解并遵守。

2. 建立供应商评估体系：定期评估供应商的绩效，确保其持续提供优质服务。

3. 设置审批权限：根据采购金额设置不同的审批层级，避免单一人员滥用权力。

4. 实施电子化采购系统：利用现代技术提高采购效率，减少人为错误。

5. 定期审计：由内部或外部审计团队对采购活动进行定期检查，确保合规性。

6. 培训与沟通：定期培训员工，强化采购制度的理解和执行，保持与供应商的良好沟通。

通过上述措施，小公司能够建立起一套有效的采购管理制度，为公司的健康发展打下坚实基础。在实践中，需要不断调整和完善，以适应市场变化和公司发展需求。

小公司采购管理制度范文

第1篇 小公司采购管理制度

一、目的:

为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品)。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批;

2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核;

3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。

4、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)的采购由企管部负责;非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。

四、采购原则

1、询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则:采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5―10%。

3、低价搜索原则:采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。

4、廉洁原则:

(1)自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。

(2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。

(3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

(4)加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。

5、招标采购原则:凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或招标的形式,由企管、财务等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格。

6、审计监督原则:采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

1、采购申请:物品(物资)需求部门根据生产或经营的实际需要,由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程,由各相关部门审批,经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者,应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。

2、询价比价议价:

(1)每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。

(2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,按低价原则进行采购。

(3)属下列情况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认:

(1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

(2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货比较。

4、供应商选择:

(1)具有合法经营主体者。

(2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

(3)信誉良好者。

(4)客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。

5、合同签定:

(1)供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同。

(2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。

6、进度跟催

(1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保物品(物资)能适时供应。

(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。

7、验收入库:采购物品(物资)到公司后,属经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收,办公用品等常用品经库管验收合格后,库管开具《入库单》,按流程办理入库手续。如验收不合格的,由验收部门通知采购部门,2日内办理换(退)货手续。

8、对帐付款:采购物品(物资)办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

9、采购流程图:(附后)

六、考核:凡违反本制度的人员,依照公司相关管理制度进行处罚。

七、本制度解释权归人力资源行政部,自公布之日起执行。

八、本制度附件:

1、《_____请购单》

2、《_____询价记录表》