收发管理制度(15篇)

本《收发管理制度》旨在规范企业内部文件、物品的接收与发送流程，确保信息的安全、准确和高效流通，提升整体运营效率。

包括哪些方面

1. 文件管理：涵盖文件的接收、登记、分发、存储及销毁等环节。

2. 物品管理：涉及物品的入库、出库、盘点、保管等操作。

3. 责任分配：明确各部门和个人在收发过程中的职责。

4. 审核流程：规定文件和物品收发的审批权限和程序。

5. 安全保障：制定防止信息泄露和实物损坏的措施。

6. 紧急处理：设定特殊情况下的应急响应机制。

重要性

1. 提高效率：统一的收发管理流程能减少沟通成本，提高工作效率。

2. 保障安全：防止敏感信息泄露，保护公司资产不受损失。

3. 规避风险：通过严格的审核和责任划分，降低错误和纠纷的发生。

4. 促进协作：明确的流程有助于部门间协同工作，提升整体执行力。

方案

1. 文件管理： - 接收：所有收到的文件应立即登记，注明发送方、时间、内容摘要等信息。 - 分发：根据文件性质和紧急程度，由专人及时分发至相关部门或个人。 - 存储：电子文件分类存储在指定服务器，纸质文件存放在防火、防潮设施中。 - 销毁：过期或不再需要的文件，需经过审批后进行安全销毁。

2. 物品管理： - 入库：所有入库物品需详细记录，包括数量、型号、来源等，存入指定区域。 - 出库：物品出库需填写申请单，经审批后由仓库管理员执行。 - 盘点：定期进行物品盘点，确保账实相符，发现问题及时调查处理。 - 保管：物品应妥善存放，避免损坏或丢失。

3. 责任分配： - 设立专职的收发员，负责日常文件和物品的接收、登记和分发工作。 - 各部门负责人对本部门文件和物品的收发负有监督责任。 - 高层管理人员负责审批重要文件和物品的收发。

4. 审核流程： - 所有重要文件和物品的收发需经过部门主管审核，特殊情况下需报备高层。 - 对于涉密文件，需经过保密部门的审查和授权。

5. 安全保障： - 实行权限管理，限制无关人员接触敏感信息和物品。 - 定期对收发系统进行安全检查，确保信息传输的安全性。 - 建立信息安全和实物安全的培训制度，提高员工的防范意识。

6. 紧急处理： - 制定应急预案，如遇突发事件，迅速启动应急响应机制。 - 对于丢失或泄露事件，应立即报告并启动调查，同时采取补救措施。

本制度自发布之日起实施，全体员工须严格遵守，如有违反，将依据公司相关规定进行处理。各相关部门应定期对收发管理制度进行评审和更新，以适应公司业务发展和变化。

收发管理制度范文

第1篇 投资公司文件收发和轮阅管理制度

投资开发公司文件收发和轮阅管理制度

一、编制目的

为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

三、相关职责

1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

四、文件收发程序

1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

五、文件轮阅程序

1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

六、其他

1.本制度自签发之日起执行。

2.本制度最终解释权归综合办公室。

第2篇 南方医院收发工作管理制度

大学附属医院收发工作管理制度

为加强收发室管理,进一步规范收发工作,提高工作质量,特制定本制度。

一、凡送达医院的各类重要邮件(如挂号件、包裹单、汇款单)、公文密件等均应签收、登记,并要求收件人、收件部门签收。

二、凡接收的各类邮件、公文、报刊等应在当日全部分发完毕;急件、特快专递等应及时通知或送达收件人、收件部门。

三、凡接收的各类邮件、公文、函件等,若未具体写明收件部门或收件人姓名的,一律送院长办公室处理。

四、凡寄达“zz大学附属第一医院”、“院长办公室”、“院领导个人”的各种函件,均径送院长办公室,不得委托他人转送。

五、对各部门申请协助外寄国内公函、邮件,订阅报纸、杂志、期刊等要求,应凭其部门负责人签字同意的书面材料方可办理。

六、凡寄往国外和港澳台的公务邮件和特快专递应报经院长办公室批准后方可办理。

七、工作认真,服务热情,态度和气;出现差错,追究有关人员责任。

八、严禁私拆函件、私揭邮票、私投广告。

九、与工作无关的人员未经允许不准进入收发室,确保公文、函件、邮件的安全。

第3篇 z度假村制服收发管理制度

度假村制服收发管理制度

一、布草房收发窗口必须保证随时有人收发制服,不准有空房现象。

二、所有制服收发员工必须站立微笑服务,请字当头,谢字不离口。

三、任何员工不准将私人衣物混入制服内充公洗烫。

四、准以任何理由向其它部门员工索取物品。

五、因洗烫原因造成编号颜色脱落之衣服应及时填补清楚。

六、由于机械原因造成的洗烂或特殊处理,不能及时将衣服发给员工时,制服收发员工向其作解释的同时,发备用衣、裤作为顶用。

七、制服收发员工不准以任何理由扣发他人衣服或在收发衣服时作私人交易。

八、凡接受换衣时一律以脏衣服换干净的,有特殊情况者用工作证或驾驶证暂作抵押。

九、因破损不能继续穿用之制服,应及时报告主管填更换单上报。

十、凡借出的工衣一律填写借衣单(条),交回后注销。

十一、对有冬夏服装之分的部门,应在换委的前三天为其做好更换准备,并妥善安排好换季衣服的保存。

第4篇 乡党委政府收发文管理制度

乡党委、政府收发文管理制度

收文、发文是机关日常管理的基本要求,是为各级领导科学决策、正确指导工作提供服务的重要途径。为规范管理、提高效率,特制定本制度。

一、乡党委、乡政府收文、发文由办公室内勤负责。

二、收文、发文按类别进行登记,急件要注明签收的具体时间,转交领导的收文必须经领导签收,无领导签收文件必须按类归档,年终交档案室存档。

三、领导阅完文件归还办公室必须登记归还日期。

四、领导有批示文件列入督办项目,单独归档保存。

五、发文分别按党委、政府发文标号登记,发文内容必须经主管领导审核签字。

六、做好日常保密工作,密级文件、报表等随时由办公室报主管领导审阅保存。

七、妥善保存带有密级的文件,未经主管领导批准,不准将涉密文件带出机关或复印保存。工作中需查阅各种文书、专业档案材料,须经主管领导批准。

八、未经批准,不得擅自复印、超范围传阅带有密级的文件。要按程序传阅审批,并及时将文件交档案员保存。

九、上行文由主管领导审阅后,报书记或乡长审阅,办公室安排报送。

十、下发文件由主管领导审批,办公室负责印发。

十一、反映全乡工作的信息、简报等稿件,报主管领导审阅后上报。

十二、所发的各种公文,要按正规的格式拟稿,并进行全面校对检查,以确保正确无误。

十三、办公室对所接受的文件要及时签收、登记、分类,并提出拟办意见,交领导和有关部门传阅,对领导批示的传阅件要及时送承办人或部门,传阅件要适时收回,进行立卷归档等工作。

第5篇 某公司收发文管理规定

公司收发文管理规定

1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。

2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政文员统一办理,她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》

3.行政文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附《公文处理单》,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在《收文签字簿》上签收,行政文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。

4.公司的各类文件均属内部机密文件,行政文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函,只要在《收文登记簿》上登记即可,直接分送有关人员阅办。

5.本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。

6.文件传真的发文工作亦由行政文员负责,需发文者将文稿经主管人员签字后交文印室登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。

7.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。

8.每月未,行政文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁,报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》。

9.文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交行政文员按分类归档,必须做好登记造册工作。每月未,将收、发文整理装订成册。

10.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁,行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。节

第6篇 某设备公司收发文管理规定

设备公司收发文管理规定

第一条 为规范公司公文的收发,提高工作效率,特制定本规定。

第二条 公文的承办和签发

(一)以公司名义上报的文件、呈批件等由各部门拟稿、会签,交办公室统一登记送审;

(二)属决策性问题或涉及方面较多的由总经理或董事长签发;

(三)属决策后分管职责范围内的,由公司的主管副总签发。

(四)以公司名义发出的下达文件(如通知、函),承办程序与上同,由权责主管签发。

第三条 办文程序

(一)办文程序为:拟稿、会签、核稿、审批、签发、打印、核对、封发。

(二)凡公文应由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部门负责人审阅签字,送有关部室会签。文件一律经办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后封发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。

(三)公司与有关部门联合行文,由经办部门起草,办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后封发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。

(四)以公司名义的行政发文程序参见《行政管理流程规定》中的《行政发文流程》。

第四条 公文收发、传阅

(一)办公室指定专人负责文件的收、发、编号、登记、传递、归档保管工作,各项工作具体要求是:

(1)分类:应按文件的内容分类(暂分为营销类、技术质量类、行政人事类、生产管理类),送公司领导的文件分夹送阅。

(2)编号、登记:一般按文件的密级和已有的编号登记。

(3)传递:文件一般先递送公司领导,公司领导对于送阅的文件必须尽快阅批,后递送有关部室。领导和部室不得抽走文件。遇特殊情况或急办件,可直接先送有关部室或相关的公司领导,送阅文件者均不能压拖文件,做到当日送急件,当日转签。转签要根据文件内容及时送相关部门办理。

(4)归档、保管:按公司现行档案管理规定执行。

(二)文件在各部室的传阅时间不得超过两天。

(三)在文件传递过程中必须进行分类登记核对手续。

(四)涉及部室业务的文件,由该部室阅存留底,如须归档的文件,可申请复印一份留底。

第五条 文件的编号

公司发文,一定要由总经理办公室统一编号:

(一)以公司名义对外发文,一律用永冠字(__年)___号;

(二)公司监事会发文,用永冠监字(__年)___号;

(三)董事会发文,用永冠董字(__年)___号;

(四)其他管理部门的发文,用永冠_字(__年)___号。

第六条 办文中注意事项

(一)起草公文应按照党政分别行文的原则正确使用文种。

(二)起草公文要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定,力求内容确实、观点明确、用词简练、标点正确。

(三)起草公文必须使用公司规定稿纸,不得用铅笔、圆珠笔书写,最好提供电脑打印稿。

(四)电脑打印文档要统一格式:打印用a4纸,字体为宋体,标题字号为二号,正文字号为小四号,行距为20磅。具体格式要求可由总经理办公室另行发文规定。

(五)红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。

(六)报告和请示要严格区分。凡向政府相关部门报送的文件,只主报一个上收机关,如需报送其他相关的上级机关,可用并报或抄报形式。请示的事项,应一文一事,明确提出自己的建议和意见,对某些意见不一致的问题,应如实反映,便于上级机关审定。上级的文件或呈批件、上级机关批示或批文后的工作,由经办部门负责联系并送公司领导阅后存档。

(七)公文办理完毕后,承办人员应根据文书立卷要求,把公文原稿和有关材料整理好,交档案人员归档。办公室送阅的文件,传递人员不得随意抽取和保存存档材料。

(八)精简文件,提高办文质量和效率,要严格控制发文范围和发文数量,可发可不发的文件,坚决不发;能用电话或当面商谈解决的问题,不要行文;该发的文件,应尽量事先商定,取得一致意见,加快办文速度。

(九)以党总支名义行文按《中国**党机关公文处理条 例》执行。

第七条 本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。

第八条 本办法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。

第7篇 某物业项目文件收发管理规定

物业项目文件收发管理规定

1.0目的

规范文件收发管理工作,确保文件传递的安全性,避免文件丢失,使文件经办责任能安全及时收到文件。

2.0适用范围

__集团下属各物业公司。

3.0职责

3.1公司总部负责确定意见征询频率,一般情况下每月征询一次,特殊情况另行书面通知。

3.2服务中心、管理处或项目物业部负责人负责意见征询工作的组织与实施。

3.3品质部负责意见征询结果的审核、统计、总结与通报,并报公司领导审阅。

3.4被征询对象包括有项目负责人、负责人助理、行政部、人事部、营销部、策划部、机电部、绿化部、园建、机电、土建、财务等部门及因工作需要征询的其他单位或个人。

4.0概念

4.1征询意见设为五个等级,分别为很满意、满意、一般、不满意和很不满意,评价为很满意、满意视为满意;评价为一般、不满意及很不满意视为不满意。

4.2在《意见征询表统计结果表》内,用数字作为评标注,分别为:5-很满意;4-满意;3-一般;2-不满意;1-很不满意;0-未作评价。

4.3单项满意率=评价为满意的单位数量/被征询单位总数。

4.4项目物业负责人是指主管项目的物业公司副总监督/经理、服务中心经理/主任或项目物业部主管负责人。

4.5意见征询表编号:项目拼音第一个字母缩写+年号+两位数月份+三位数流水号,如yw,表示__银湾六月份序号为001的意见征询表,序号不能重复。

4.6综合满意率=单项满意率加权平均值。

5.0操作规程

5.1每月10号前发出《意见征询表》,在《意见征询表发放记录》表上做好发放登记工作;发放前填写好《意见征询表发放记录》表的项目、征询表编号、部门、被征询人和《意见征询表》表的编号、项目、被征询部门和被征询人和预计收回日期项;发放时填写好送达人姓名和送达日期,并请被征询部门签收及注明签收日期。

5.2公司主张发放《意见征询表》时,及时请被征询人对我司物业工作给予评价和提出具体意见,由征询人填写好后请被征询人签名确认。

5.3 如因各种原因被征询人不能及时提供意见或签收时,被征询人或部门在签收表格时要提醒具体收回日期,一般不超过3个工作日后收回。

5.4收回《意见征询表》时,收表人负责审核记录是否有项缺,无误后连同填写好《意见征询结果跟进记录》表一并递项目物业负责人审阅,一般情况下《意见征询表》发放人、收回人和《意见征询结果跟进记录》的被征询人反馈意见栏的填写人为同一人,便于跟踪和准确的填写被征询人所反馈意见。

5.5对于评价为一般或以下,但被征询人又未提出具体意见的征询表,回收人应主动联系被征询人,了解不满意的原由并在征询表上做好记录。

5.6项目物业负责人根据收回《意见征询表》填写结果,批示相关意见并组织跟进处理。

5.7项目物业行政人员负责收回《意见征询表》的统计工作,填写好《意见征询表统计结果》后递项目物业负责人审阅。

5.8 项目物业负责人确定《意见征询表》跟进责任人,由跟进责任人督促相关部门按项目物业负责人的批示和被征询人所反馈的意见跟进处理,跟进处理结束后回复跟进责任人。跟进责任人根据各部门回复情况填写《意见征询结果跟进记录》的跟进处理情况栏,并在回访时回复被征询人。

5.9 回访形式分面谈交流回访和电话回访两种形式,回访后将《意见征询结果跟进记录》递项目物业负责人批示。

5.10所有《意见征询表》收回后都应填写《意见征询结果跟进记录》跟进征询结果。

5.11 每月25日前,项目物业行政人员负责收集齐《意见征询结果跟进记录》,汇同《意见征询表》和《意见征询表统计结果》复印件递总公司品质部。

5.12品质部在收到《意见征询表》、《意见征询结果跟进记录》和《意见征询表统计结果》后,对收到记录进行审核,对于未达公司要求的给出意见。

5.13品质部负责对被征询项目进行电话回访,了解对所提意见跟进处理情况是否满意,回访率不应低于25%。

5.14每月28日前,将《意见征询结果跟进记录》递公司总经理审阅,并附《意见征询表》和《意见征询表统计结果》。

5.15每月28日前,填写好《项目意见征询报告》递物业公司总经理批示。经批示后递集团总裁审阅,并附《意见征询表统计结果》。

6.0记录文件管理及存档

6.1《意见征询表发放记录》由征询单位存档。

6.2《意见征询表》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。

6.3《意见征询结果统计表》原件由意见征询单位存档,并复印送品质部备案。

6.4《意见征询结果跟进记录》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。

6.5《项目意见征询报告》经公司总经理批示,集团总裁审阅后由品质部存档。

7.0相关支持文件

7.1《顾客满意的监视和测量控制程序》

7.2《服务质量的监视和测量控制程序》

7.3《意见征询工作流程图》

8.0相关质量记录

8.1意见征询表发放记录wy/qr-wy-011

8.2意见征询表wy/qr-wy-012

8.3意见征询结果统计表wy/qr-wy-013

8.4意见征询结果跟进记录wy/qr-wy-014

8.5项目意见征询报告wy/qr-wy-015

第8篇 烟花爆竹成品半成品收发安全管理制度

烟花爆竹成品、半成品收发安全管理制度:

一、收发室的管理人员要加强安全宣传工作,对厂外加工户要凭企业发放的加工点许可证明发放有关物品,并向对方交待清楚产品的操作规程及危险性、注意事项等,禁止危险工序进入家庭;

二、收发室的半成品、辅助材料等要妥善保管,做好防火、防潮、防盗、防霉工作,无药与有药的要隔闻堆放,保持通道畅通;

三、收发产品、有药半成品时不得拖拉撞击,人多时要排队收发,不准哄抢或超领;

四、严格按规定限量发放,严格控制收发室的药物停滞量,收回的成品、半成品应及时转运。

第9篇 关于项目建设管理文件资料收发和归档规定

关于项目建设管理文件资料收发和归档的规定

1 总则。为规范项目建设管理文件资料的收发和归档工作,特制定本规定。

2 项目建设管理文件资料的管理由项目经理负责。

3 对项目经理部所签发的各种文件资料,必须在经项目经理审定、签署并加盖项目管理印章之后方可外发。所有外发文件资料应留底存档。

4 对项目经理部收到的各种文件资料,必须在接收之前对其有效性进行检查,不得接收签字、盖章不全或经涂改的文件资料。所有外来文件资料应签收登记。

5 对设计单位发出的设计变更通知,承包商提交的工程变更申请,监理机构签发的工程质量事故处理报告、停(复)工令、重要的监理通知以及安全事故处理报告等重要文件,项目经理部在收到文件资料24小时之内必须上报业主。

6 项目经理应根据工程建设进展情况,不定期地主持项目建设管理文件资料的分类、整理、立卷及归档工作,及时将己归档的文件资料提交业主。

7 工程建设管理工作结成后,所有项目建设管理文件资料应纳入项目建设管理档案归档。

8 罚则

违反本规定对项目经理和有关人员给予批评或通报批评;情节严重的,通报批评并处50-1000元罚款。

第10篇 某工程公司材料工具收发管理制度

建筑工程公司材料工具收发管理制度

为了把好材料进出关,确保在施工过程中不发生由于材料、工具不合格而引发的事故。项目部特制定验收、发放、保管和使用管理制度:

1、由仓管员负责材料的验收、发放、保管和使用管理工作。

2、施工中所需的一切材料器具进入现场,仓管员必须先凭材料员吴美伟提供的由工地施工负责人签字批准的进料单入库。

3、所进入现场的器具材料由仓管员负责清点、计量,方法与供货单位一致,以实际检验的当选量为实收数。对质量进行验收,对数量不符或质量不合格者有权拒收。

4、经验收合格后对器具材料的进场日期、规格、型号、数量、单价等进行分类登记,上册备档分类堆放整齐挂上标签。对易燃物品专地隔离堆放。

5、在器具或材料未用尽前,需继续使用的应及时向工地负责人或材料员提供情况,以便及时准备采购以免脱节。

发放制度

1、领取或借用材料器具必须经过出料登记并履行签字手续后,方可领取。

2、仓管员负责及时发放劳保防护用品,领取数量需经安全员签字核实后,方可发放。

3、器材收回后必须经过验收,若发现有损坏现象,根据损坏程度的轻重和器材单价,给予适当的赔偿。

4、仓管员必须坚守岗位,设置防火防盗设施,禁止在仓库内吸烟、聚会娱乐,同时搞好仓库卫生,勤清扫,保持货架及材料的清洁。

第11篇 某小区报刊信函收发管理制度

小区报刊信函收发管理制度

一.目的

为规范物件收发制度,确保物件准确快捷收发到业主,并合理控制成本节约人力资源,特制定本办法.

二.范围

本公司员工、本辖区的业主、租客的信件、包裹、货品等所有物件.

三、管理部门

安全业务部为本办法的管理部门,主门岗为本办法的执行部门,安全领班为本办法执行负责人。

四、管理内容

收件管理

1.门卫室收到公司信函和报刊等物件后,应检查邮件的完好性,若有破损需及时通知收件人当面予以确认,否则不予签收.(注:特快专递、包裹须让邮递员送到业主本人签收)

2.检查完好的物件签收后应登记到<报刊收发登记表>(附件一)上,并在物件到达的一个工作小时内登记好送到客服部确认后在分发,晨报在一小时内分发下去,晚报在到达后登记一小时分发到业主信箱。

3.各部门的急件,可直接通客服部查找,优先给予办理签收手续.

4.所有报刊信函由收件人签收后,安全员负责将此物品准确送到业主的信箱

5.如有到付件,需结清款项的应由快递员登记后直接送达本人签收。

6.员工私人物件收件后放在快件收发处,并按《收件登记表》登记,员工凭工牌领取。

7.未指明部门或收件人的快件/挂号信/托运到的货品等物件,由物业部处理.

8.如有退件,按收件程序处理。

第12篇 d学校项目报刊邮件收发管理规定

学校项目报刊邮件收发管理规定

1.目的

为为了确保实验小学报刊邮件及时准确地收发。

2.范围

适用于__管理处。

3.方法和过程控制

3.1当值人员接到邮递员送来的报纸、杂志时,必须仔细核对,各类报纸、杂志的名称、数量是否与《报刊明细表》上的数量相符,如有疑问需及时与投递员、校方管理员查询、核对。

3.2当值人员接到邮递员送来的书刊、杂志时,认真核对各种书刊的数量后,方可签字确认,并随时在《__实验学校邮件期刊签收登记表》上各栏目详细登记。

3.3当值人员接到挂号件和特快专递时,应认真核对地址、姓名、并随时在《__实验学校邮件期刊签收登记表》上各栏目详细登记。对于此类信件应在尽快通知收件人领取。

3.4由政府机关单位(如:区教育局等政府职能部门、其它学校)发来的文件,通知,应立即通知相关人员领取或在有人员顶岗的情况下发送,同时在《__实验学校邮件期刊签收登记表》上予以详细登记。

3.5如遇可疑信件(如:港台信件)、无邮件地址或信封内容辩认不清,可通知上级部门或派出所处理。

3.6报刊邮件的分发

3.6.1报刊根据《校方报刊明细表》上的分发目录,将房号写在报刊第一版的左上角。

3.6.2杂志根据报刊明细表的订阅目录,通知相关人员领取,需认真核对四

3.6.3季__邮件期刊签收登记表上名称、房号、数量后,要求收件人在签收人、签收日期栏上签 字确认,其不得跨格、跨栏填写。对安全员不能确认的收件人可要求出示身份证件,安全员核对后在经手人栏签字确认。

3.6.4挂号信件、特快专递补和政府机关单位发来的文件,通知等信件的领取确认方法同上。如是安全员送达由送达人在经手人栏签字确认,挂号信件和特快专递补不可代领代签,对不能确认的英文信件,可询问校的英语教师确认,用铅笔在信封上标注;对于英语教师都无法确认和地址不详的信件,在值班室门前公告栏上登报,三日未有人领取回邮递员。并需完善手续。

3.7刊邮件的存放

3.7.1当遇到节假日等报刊杂志不能送发时,当值人员应将每天的报刊分类存放于办公桌抽屉中,不得随意给其它人员借阅。

3.7.2信件应避免无关翻阅,确保邮件安全送发到各收信人手中。

3.8八、以上未尽事宜和在实际操作中有疑问的,可咨询校方总务处或物业管理单位,物业管理单位将根据实际情况进一步完善本细则。

第13篇 某公寓临时住宿收发管理规定

公寓临时住宿收发管理规定

□ 临时住宿登记表由公寓管理人员负责按表格要求逐项填写,填写后2小时内交公寓保安人员。

□ 公寓保安人员接到临时住宿登记表后,应在2小时之内送交发送负责人,并在《临时住宿收发登记表》上签字和填写送件时间。

□ 发送负责人收到时住宿登记表后,应于12:00之前将时住宿登记表所填写的内容,逐项输入电脑发送公安机关。发送完毕后,应在《临时住宿收发登记表》的输入人一栏上签字,并填写输入时间及输入内容。

□ 输入人应将临时住宿登记表存档备查。

□ 输入人应做好保密工作,做到不与非负责此项工作人员谈论有关输入内容等方面情况。

□ 输入人应严肃认真地对待输入工作,防止出现漏输或错输等情况。

□ 对违反本规定者,将视情节和所造成的影响做出处理。

□ 输入过程中出现技术问题,请与公安机关联系。

第14篇 住宅小区邮件收发管理规定-6

住宅小区邮件收发管理规定6

1、收到邮件后,首先核对邮件是否完整,如不完整务必请邮递员出具证明,而后核对业主(住户)和房屋是否符合。

2、每天做好邮件收取工作,认真填写《小区邮件分发登记表》

3、将挂号信、包裹单、汇款单等各类邮件分门别类投送,避免遗漏、出错。

4、如有特快传递或主要邮件,应立即设法通知业主(住户),若业主(住户)在家,立刻将快邮送上门。

5、业主(住户)办邮寄包裹时,要问清室号,姓名以及收人的姓名、详细地址、邮寄方式,并做好代办服务。

6、邮件退回,及时通知有关业主(住户),并做好退回邮件记录。

第15篇 报刊信件收发管理程序制度

报刊信件收发管理程序

1.目的

对邮件、报刊收发实施控制,确保客户及时收到邮件报刊。

2.适用范围

适用于邮件和报刊的收发。

3.引用文件

3.1质量手册第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

3.2iso9002标准4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

4.职责

4.1保安部报刊收发员负责大厦内邮件和报刊的收发。

4.2保安部经理负责处理投诉及与邮电部门联系有关事宜。

5.工作程序

5.1客户办理信箱使用申请手续

5.1.1客户需要使用本大厦内的信箱时,到物管部办理申请,物管部通知财务室收取费用。

5.1.2物管部凭财务收费票据,填写《国企大厦室内维修委托单》,通知工程部装配信箱锁;安装完成后,物管部通知客户领取信箱锁匙。

5.1.3在使用信箱期间,信箱和锁匙由客户自行保管,锁匙损坏或遗失的,由保安部向工程部出单维修更换,客户按规定的标准到财务室交纳维修费用。

5.2客户办理报刊登记手续

5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌内通知客户到邮电局办理下一年度的报刊预订手续。

5.2.2客户需要提供收发报刊服务时,凭《报刊订阅收据》的复印件到收发室办理登记手续,由收发员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称、代号、起止日期、联系电话,并且保留收据复印件,以方便今后查询。

5.3 收发过程

5.3.1对于投递员送来的邮政快件、汇款单、挂号信、电报、包裹等特殊邮件,收发员需要在邮电部门的签收单上签字或盖章,并登记在《邮件收发登记表》中,当日送于客户。

5.3.2平信、报刊由收发员当天发放到客户信箱。

5.3.3对于挂号信、包裹、汇款单、电报等有价邮件,如果超过二十天无人领取,大厦收发员通过投递员退回邮电局,投递员在《邮件收发登记表》上签字。

5.4接到客户投诉后,保安部经理立即调查清楚投诉的原因并在当日给客户答复解决问题的办法。由于收发员的责任以致客户这些邮件丢失或给人冒领,造成收件人损失的,责令收发员及时向客户道歉或赔偿,并协助客户追查遗失邮件。由于邮电局投递方面的责任,由保安部经理与邮电局联系协商解决,记录在《客户投诉登记表》中。

6.质量记录及支持文件

6.1 《邮件收发登记表》

6.2《报刊订阅登记表》

6.3《客户投诉登记表》

6.4《国企大厦室内维修委托单》

邮件收发登记表

序号 日期 楼层

房号 姓名 邮件

名称 编号 签收 备 注