文献管理制度

文献管理制度是一种企业内部管理机制，旨在规范信息资源的收集、存储、使用和分享，确保知识资产的有效管理和持续增值。这一制度涵盖了从文献的获取、分类、检索到保护和废弃的全过程。

包括哪些方面

1. 文献获取：规定如何寻找、筛选和购买相关的专业书籍、期刊、研究报告等。

2. 文献分类：设定统一的分类标准，便于储存和查找。

3. 文献存储：确定物理存储和电子存储的方式，确保文献的安全和完整性。

4. 文献检索：建立高效的检索系统，使员工能快速获取所需信息。

5. 文献使用：明确文献的使用权限和借用流程，防止滥用或遗失。

6. 文献共享：鼓励内部知识交流，推动团队协作。

7. 文献更新：定期评估文献的价值，剔除过时资料，引入新知识。

8. 文献保护：实施版权保护措施，尊重知识产权。

9. 文献废弃：设定文献废弃的标准和程序，避免无效信息积累。

重要性

1. 知识资产增值：良好的文献管理能将散乱的信息整合为有价值的知识，为企业创造竞争优势。

2. 提高效率：规范化的流程减少寻找信息的时间，提高工作效率。

3. 促进创新：通过知识共享，激发员工创新思维，推动企业发展。

4. 遵守法规：遵守版权法规，避免法律风险。

5. 培训与发展：为员工提供持续学习的资源，支持个人和组织的成长。

方案

1. 建立专门的文献管理部门，负责文献的采购、分类和维护。

2. 引入先进的文献管理系统，实现数字化存储和检索。

3. 设立文献借阅规则，包括借阅期限、续借流程和违规处罚。

4. 定期举办文献分享会，促进内部知识交流。

5. 对新入职员工进行文献管理培训，提高其利用效率。

6. 设立文献评审委员会，定期评估文献价值并更新库藏。

7. 加强版权意识教育，确保员工了解并遵守相关法规。

8. 制定废弃文献处理流程，如销毁、捐赠等，避免浪费。

通过上述方案的实施，企业可以构建一个高效、有序的文献管理体系，推动知识资产的持续发展，为企业的长期成功奠定坚实基础。

文献管理制度范文

第1篇 某技术学院文献资源采购管理办法

职业技术学院文献资源采购管理办法

为规范本院图书馆图书采购的行为,维护学院的合法权益,保障公平竞争,提高资金使用效益,从源头上预防和治理腐败,促进学院党风廉政建设,根据国家有关法律法规,结合学院实际,制订本办法。

一、招标的组织领导

学院成立“图书采购招投标工作领导小组”,负责学院图书采购的招标管理和监督工作。领导小组组长由分管院长担任,图书馆长和监察处长担任副组长,成员由监察处、审计处、财务处等部门负责人,以及法律顾问组成。

二、图书采购的范围、方法及权限

(一)、图书采购的范围:中外文图书、中外文期刊、数字图书、数字期刊、多媒体教学教辅资源、教学科研数据库等文献资源。

(二)、图书采购的方法:招标、邀标、询价(含竞争性谈判)和零星现采。

采用上述方法的基本原则为:

1、招标:主要用于对象相对固定、形式相对稳定、金额较大的(5万元以上)文献资源的采购,如中文图书和期刊等。

2、邀标:主要用于对象有一定的特点、市场无统一的产品标准和计价方法的文献资源的采购,如数字图书、数字期刊等。

3、询价:主要用于对象针对性很强、可选择范围很窄,或以前采购过,市场变化不大、金额不很高的文献资源,如多媒体教学教辅资源、特色数据库、专业数据库、外文图书、外文期刊等。

4、零星现采:主要用于有特殊需要的采购。如教学、科研的应急资料和特殊资料、不定期的外文赠送(付运输加工费)图书,以及大折扣的中文图书。

(三)、图书采购方法的管理:

1、图书采购招投标工作领导小组负责决定采购对象应采用的采购方法。紧急情况或特殊情况下由组长和副组长(监察处必须参加)讨论决定。

2、招标、邀标、询价、零星现采的采购方法,按规定程序和权限执行,并按照财务报销制度进行,严禁拆整为零。

(四)、图书采购工作权限

在遵守图书采购基本原则和管理方法的前提下,采购金额在2万元以下的,其采购形式的选择,由图书馆馆长确定。对2~5万元的采购对象,如确因情况特殊,无法实施招标的,必须按规定程序报批。

三、招标、邀标以及询价的程序及规定

(一)、图书采购招投标规则

1、图书采购必须按照国家招投标法规定进行,除独家经营的书刊发行外,一律进行招投标。

2、图书采购的招标要以确保图书质量、服务周到、价格优惠为原则,有效使用购书经费,提高图书馆整体效能。

3、图书采购招投标每年进行一次,招标时间在3月底以前进行。

4、参与投标者必须是具有独立法人资格,有良好资信和供书能力的书店。

5、招投标方式为公开招标或邀请招标两种,每次参与投标者不少于五家。当投标者超过八家时,召开图书采购招投标工作领导小组会议,进行初步筛选,确定八家入围供应商。

6、按照招投标程序进行“开标、评标、定标”。

(二)、招投标程序

1、由图书馆编制招标文件,经监察处、审计处审核,分管院领导批准后,在学院网站上以通告的形式发布招标信息。

2、对投标单位的考察。必要时,由业务部门组织有关单位对投标单位进行考察,并形成考察报告。

3、成立评标小组。成员由分管院领导、监察处、审计处、财务处及图书馆领导和相关专业人员参加。

4、发标前根据考察情况,确定入围单位,评标前应先通过评标办法。

5、依照招投标法规和评标办法进行开标、评标、定标。在公开、公正、公平竞争的基础上,根据综合因素,确定中标者。

6、招标过程及结果应在校务公开栏公布。

7、发出中标通知书。由图书馆向中标单位发出中标通知书,并通知未中标单位。

8、由图书馆与中标单位在规定的时间内签订采购合同。合同内容应包括质量,及配套服务承诺、违约处罚等。合同由图书馆起草,经监察处、审计处审核,报分管院领导批准后签订。合同一式三份,图书馆、审计处、中标者各执一份。

(三)询价和零星采购程序

1、由需求或使用部门提出采购建议,图书馆根据采购内容的具体情况和金额的大小拟订采购方案,或询价(含竞争性谈判)或零星采购,填写采购工作审批表,报分管院领导审批,由图书馆具体执行。

2、图书馆根据需求或使用部门的要求,结合市场实际情况,组织对供应商进行调研。

3、在调研的基础上,确定进行询价(含竞争性谈判)或零星采购的供应商。

4、如采用询价(含竞争性谈判)方法采购的标的,则在调研的基础上选择不少于3家的供应商,进行询价谈判或竞争性谈判。

5、询价(或竞争性谈判)由图书馆组织,审计处、财务处参与进行,监察处监督。询价(或竞争性谈判)结果应形成记录报告,整理存档。

6、零星采购由图书馆组织实施,按财务报销管理制度执行。

四、招标过程中的责任分解

图书馆

图书馆是全院图书采购管理的责任部门,其基本职责是:

1、接受院内各用户单位图书采购的申请。申请报告须经有关领导签字。

2、组织论证:由图书馆组织学院图书工作委员会研究决定图书采购的内容。

3、项目论证后,要及时与监察处联系,协商有关招标事项。

4、召集有关人员编制招标方案和标书。经审计处审查同意后报招标领导小组审批。

5、负责发布有关招标信息,接受投标单位的报名,发放和收取标书。

6、参与投标单位资质的审查。

7、推荐评委,报监察处审定。

8、主持评标会。

9、起草合同,经监察处、审计处、财务处审核,报分管院领导批准后,与中标单位签订合同。

10、组织验收,负责合同的履行,及负责有关材料的收集和整理工作。

监察处

监察处是图书采购招标工作的组织协调单位,其基本职责是:

1、参加论证会。

2、审查有关招标文件和合同。

3、参与确定评委会组成人员。

4、参加评标会,明确评标程序和有关纪律。

5、受理有

关投诉,及时查处违纪违规事件。

审计处

审计处参加图书采购招标过程,其主要职责是:

1、事前对图书采购招标文件或采购文献资源的计划和预期价格进行审核。

2、参加评标会。

3、负责对标书的审核和合同的审签。

4、参与验收。

财务处

财务处参加图书采购招标的工作,其主要职责是:

1、参加评标会。

2、根据学院资金情况确定付款方式和时间,根据合同要求,对支付款项进行审查。负责把好资金出口关,付款时供货单位必须提供有关业务部门的签收审查,以及分管领导签字的详细清单、验收报告和合同才予以付款。

五、招标原则及有关要求

1、坚持公开、公正、公平、择优的定标原则。

2、严格招标工作纪律,招标工作小组和评标委员会成员的亲属在招标过程中应实行回避。

3、招标必须集体讨论,严禁擅自指定中标单位。

4、禁止明招暗定,泄露标书。

5、学院与中标单位签定的合同中,必须对杜绝商业贿赂、确保清廉有明确要求,供应商的让利应全部入学院财务帐,并严禁学院工作人员收受供应商的任何馈赠和回扣。

6、禁止投标单位联手哄抬标价,一经发现,将永久取消竞标资格,重新投标。

7、违反国家招标投标法律、法规、规章和学院规定造成学院损失的责任人要追究行政责任,构成犯罪的,提交司法机关追究刑事责任。

六、附则

1、按照本办法规定必须实行招标的图书采购未进行招标的,所签合同或协议,合同审核部门不得通过审核,未经审核的和审核未通过的合同或协议,学院财务处不得为其办理付款和报销。

2、本办法自颁布之日起执行。以前行文与本办法有冲突的,以本办法为准。