工程文件管理制度(5篇)

工程文件管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它涵盖了项目从策划到实施，再到后期维护的所有文档管理流程。具体来说，这个制度主要包括以下几个方面：

1. 文件分类与编码：确定各类工程文件的分类标准，建立统一的编码系统，便于检索和管理。

2. 文件制作与审批：规定文件的编制、审核、批准流程，确保文件质量与合规性。

3. 文件存档与保管：明确文件的存储方式、期限、权限设置，保证文件的安全性和完整性。

4. 文件变更与更新：设定文件修订、更新的程序，确保信息的时效性。

5. 文件使用与借阅：规范文件的使用规则，包括借阅、复制、销毁等环节。

6. 文件电子化与信息化：推动文件管理的数字化进程，提高工作效率。

包括哪些方面

1. 制度建设：制定详细的工程文件管理政策，包括文件生命周期管理、保密措施、责任分配等。

2. 培训与指导：对员工进行文件管理知识的培训，提升其文件处理能力。

3. 系统支持：构建或选用合适的文件管理系统，实现文件的电子化存储和流转。

4. 监督与审计：定期进行文件管理的检查和审计，确保制度的有效执行。

5. 持续改进：根据实际情况调整和完善文件管理制度，保持其适应性和有效性。

重要性

工程文件不仅是项目执行的记录，也是企业知识资产的重要组成部分。有效的文件管理制度能够：

1. 提升效率：通过规范化的流程，减少文件查找时间，提高工作效率。

2. 保障质量：确保文件的准确性和完整性，降低工程错误风险。

3. 保护信息：防止敏感信息泄露，维护企业利益。

4. 法规遵从：符合行业标准和法规要求，避免法律纠纷。

5. 知识传承：积累项目经验，为未来项目提供参考。

方案

1. 制定详细的操作指南：明确每个步骤的具体要求，提供模板和示例，方便员工操作。

2. 强化培训：定期举办文件管理培训，确保员工了解并遵守制度。

3. 实施电子化管理：引入先进的文件管理系统，实现文件的在线创建、审批和共享。

4. 设立专职岗位：配置专门的文件管理员，负责文件的日常管理和监督。

5. 定期评估与反馈：通过内部审计和员工反馈，持续优化文件管理制度，确保其实际效果。

建立健全的工程文件管理制度，对于企业的长期发展和项目成功至关重要。通过科学的管理，我们可以确保信息的有效流通，提升组织效率，同时保护企业的核心竞争力。

工程文件管理制度范文

第1篇 装饰与安装项目工程文件数据管理

一、竣工资料编制的主要措施

1、项目部主任工程师组织有关人员按国家文件规定和按公司《质量记录控制工作程序》进行竣工验收资料的收集,汇总组卷工作。

2、在进行施工前,认真学习和掌握国家有关工程竣工档案资料收集整理的规定的规范。

3、施工技术资料随施工进度及时汇集整理。

4、按施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据文件等四个方面,落实计划、编制情况登记表,明确责任人。

5、上级主管部门的有关文件,如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

6、建设单位和施工单位签订的工程合同。

7、设计图纸会审记录,图纸变更记录及确认签证。

8、施工组织设计方案。

二、施工过程中档案资料收集

1、做好甲方、设计单位、监理公司有关文件的收到和发放登记工作,并保留原件一套存档。

2、根据工程进度和施工情况,联系有关部门收集下列有关原资料p(原件):

①、与技术部联系,收集施工技术文件资料。

②、与材料部联系,收集施工材料质量保证文件。

③、与设计部联系,收集设计变更依据性文件。

3、所有资料必须符合要求,做到齐全。

4、根据建设单位需要,随时拍摄有关工程照片或录像。

三、施工过程后档案资料的收集整理

1、根据竣工资料收集整理办法,做好归档、整理工作。

2、施工中、施工后阶段穿插绘制工程竣工文件,如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图,并根据建设单位需要,收集拍摄建筑物有关照片。

四、竣工资料

1、施工日志。

2、工程例会记录及工程整改意见联系单。

3、采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。

4、隐蔽工程验收报告。

5、自检报告。

6、竣工验收申请报告。

第2篇 装饰装修工程文件数据管理

装饰装修工程文件数据管理

(一)技术文件、往来文件、工地文件

(二)竣工资料

1:上级主管部门的有关文件,如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

2:建设单位和施工单位签订的工程合同。

3:设计图纸会审记录,图纸变更记录及确认签证。

4:施工组织设计方案。

5:施工日志。

6:工程例会记录及工程整改意见联系单。

7:采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。

8:隐蔽工程验收报告。

9:自检报告。

10:竣工验收申请报告。

第3篇 工程文件资料管理制度（4）

工程项目文件资料管理制度(二)

文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范,内容正确。

1、收发文件管理制度

1)对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发,做好收发文记录,接收人签字。

2)文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

3)外发文件的具体要求

公司外发文件在发放记录上注明原件存放处,办公司室统一标识发放文件编号。

4)公司内发或传阅文件的具体要求

(1)公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字,注明原件存放处。

(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文,由办公室统一接收,并及时上报公司经理,由公司经理签署意见。

(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文,由项目部接收,由项目负责人签署意见,项目负责人根据具体情况上报公司。

(4)项目发放施工队的文件规定:

发放施工队的文件、通知(不含技术交底),均在项目备案,同时由发放责任人保存原件和发放记录。

2、竣工资料

1)项目经理部按竣工验收条件的规定,认真整理工程竣工资料。

2)竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图,规定的其它应交资料。

3)竣工资料的整理应符合下列要求:

(1)工程技术档案的整理应始于工程开工,终于工程竣工,真实记录施工全过程,可按形成规律收集,采用表格方式分类组卷。

(2)工程质量保证资料的整理应按专业特点,根据工程的内在要求,进行分类组卷

(3)工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序,进行分类组卷。

(4)竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。

4)交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时,检查验证手续必须完备。

3、文件、资料保密规定

1)公司全体员工要树立爱护公司资料,保守公司秘密的观念。

2)未经公司领导同意,任何人不得私自拷备或复印资料,转借他人使用酌情给予处罚。

3)归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;

第4篇 房产公司工程文件管理制度

房产开发公司工程文件管理制度

1.目的

在工程部日常行政管理及项目施工全过程中,妥善处理和保管工程文件,以便于归档、收发、查阅、结算及移交。

2.范围

本准则适用于___有限公司开发建设的所有项目。

3.文件编号体系

工程部文件统一编号方法:公司英文缩写+文件类索引码+文件号

4.工程部文件目录

4.1公司管理规范:

工程管理规范一套

项目经理部职责及人员架构表

4.2各种指导书

4.3政府文件

4.4公司来文:

4.4.1报公司各部门文件

4.4.2报公司报告

4.4.3发工程部文

4.4.4发设计部文

4.4.5发成本管理部文

4.5会议纪要:

4.5.1公司每月/每周工程例会纪要

4.5.2公司现场工作协调会纪要

4.5.3专题会议纪要

4.5.4内部会议纪要

4.5.5图纸会审变更纪要

4.6部门费用情况

4.7工作简报

4.8各种表单

4.9工程文件(按工程部档案管理程序中的目录整理、归档)

4.10其他

5.有以下情况之一的文件不合格文件,

5.1没有及时注销的旧版本图纸。

5.2编号不连续。

5.3文件为传真件。

5.4模糊不清。

5.5文件资料不全、缺页。

5.6签字、盖章不全、无授权负责人批准。

6.往来文件需要在文件管理员(工程部项目秘书)处进行登记。文件用章需要先有部门经理签字。文件分机密、秘密、公开三级,机密级只有经办人和所涉及的部门经理、分管老总才可查询,其他人员需查阅要部门经理书面文件;秘密级只有经办人,涉及的部门人员和分管老总才可查询,公开级即全公司共享。

7.公司所有正式文件对外均由项目秘书负责,行政方面不论邮件还是文本均要从项目秘书处对外接口或抄送给项目秘书,技术方面的文件可以不通过项目秘书直接对外。

8.工程部每周每人均写工作周报,周报格式要求如下:1、分项目写,如基地情况、项目情况、内部管理、其他。2、写明办事的期限、内容。

9.工程部每天工作日记按工程部工作日记管理制度执行,由工程部经理进行不定时的抽查。

第5篇 工程文件管理工作制度

1.总则

1.1本工作制度依据工程承建合同文件、国家和行业行政规章制度以及工程建设管理文件有关规定制订。

1.2.本制度适用于建设单位单位、监理单位(监理机构)及承包商之间所有工程文件的传递与管理。

1.3.工程文件分类及其组成。

1.3.1设计文件。指由设计单位通过建设单位提供,或由建设单位提供,或按承建合同规定由承包商提供可用于工程实施的施工图纸、设计说明书、技术要求、技术标准以及其相应的设计修改通知,或按合同规定可由监理工程师签署的变更批示等文件。

1.3.2施工文件。指承包商根据工程承建合同规定或根据监理文件要求必须报送监理单位的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工申请、工程检测试验报告、合同支付报表、合同索赔与合同商务文件、各种工程施工问题请示以及与工程实施、竣工、维护等一切工程承建活动有关的各种图纸、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料等。所有反映工程承建合同过程与工程承建活动的文件。

其中由分包施工承包商盖章并由承包商授权签发的施工文件属于二级施工文件。

1.3.3监理文件。指监理工程师在建设单位授权和按工程承建合同规定开展监理工作所编制发布的文件,以及有关工程建设活动的批复、简报、通报、通知、规定、签证以及协调会议纪要等,所有反映工程承包与建设监理合同履行过程和建设监理过程的文件。

1.3.4建设单位指示。指经建设单位或建设单位有关部门依照工程承建合同和建设监理文件规定签发、下达、批转的与工程建设活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转、以及与此有关的各种文图、函件等。

1.4.具有合同效力的一切工程文件,均以书面文件为准。特殊情况下可先口头或电话通知,并在二日内补发书面文件。

1.5.除非建设单位另有指示或工程承建合同文件另有规定,否则不符合文件传递程序的文件,可能被视为非正式文件或无效文件而不具有合同所赋于的效力。由此所造成的工程延误与合同责任,由责任方承担。

2.设计文件管理

2.1建设单位提供用于工程实施的设计文件均为一式十八份,监理审核备查及监理工作留存二份,其中四份依照工程承建合同文件规定批转承包商执行。

2.2设计文件应根据建设单位与设计单位签订的供图计划,按时提供给建设单位。监理公司于收到建设单位设计文件后七天内组织完成审核工作。对于需要修改的设计文件,提出修改意见,通过建设单位转达回设计单位研究处理;审核合格图纸,交承包商执行。

2.3承包商对收到的设计文件应进行仔细阅读和检查(包括核对所有的尺寸、高程和数量),对发现的或在作业实施过程中发现设计文件中存在的缺陷或错误,应在3天内以书面通知监理单位,供监理工程师在施工前或该项作业实施前作出修改和补充,避免由此引起返工和造成损失。

2.4正式施工前设计文件必须经过会审。

2.5施工过程中,若地形、地质或其他自然条件发生了与设计文件不符的重大变化,承包商应及时书面通知监理单位,并提出处理或变更建议报监理工程师审批。

2.6施工期间,监理公司依据工程承建合同文件规定的建设单位授权所签发的施工变更指示,承包商应予执行。

2.7除非合同文件另有规定,或监理文件另有要求,否则经监理批准的设计文件(包括监理公司签发的施工变更指示),在送达承包商6小时后生效。

2.8承包商可根据施工需要自行复制所需数量的设计文件,也可通过监理公司向建设单位申请追加提供图纸份数,并为此支付其费用。

2.9由建设单位或监理公司所提供的设计文件,承包商不得用于本合同项目范围以外或转给第三方。

3.施工文件管理

3.1承包商应依照工程承建合同规定和监理文件要求,报送或递交工程活动全过程的施工文件。施工文件的报送期限、内容、格式和细节应符合建设单位和监理公司的要求。

3.2对于已经批准的施工文件,若因自然条件或施工条件发生重大变化,或必须对施工文件作实质性的变更,承包商仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请建设单位或监理公司审批。

3.3合同文件规定由承包商负责设计的工程项目,承包商必须于开工十四天以前,一式四份报监理工程师审批。

3.4承包商(含二级单位)编制的施工文件均应一式四份递交监理公司,并由监理公司资料员负责签收。经建设单位审批的施工文件或其审签意见单也由承包商指定的资料员向监理公司资料员领取。

3.5对于应报送审批并业已送达的施工文件,监理公司将在合同规定期限内完成审批工作,审批意见包括“照此执行”、“按意见修改后执行”、“修改后重新报送”或“已审阅”四种。返回承包商的施工文件审签或批复意见若为“修改后重新报送”。承包商必须按有关规定和要求修改后重新报送,并承担由此所造成施工延误及经济损失等的合同责任。

3.6施工文件的报送期限以监理公司或指定签收人的签收日期为准。该报送期限按合同文件规定执行。若合同文件未明确规定时,按有关监理实施细则或监理工作规程的要求执行。

3.7监理公司超过审批期限仍未完成对施工文件的审批,可认为该报审文件已经得到监理工程师同意。事后,监理仍有权对该报审文件提出异议和批复,承包商应予执行。

4.建设单位指示或向建设单位单位报送的文件

4.1除非建设单位中有指示或合同文件另有规定,否则承包商向建设单位报送的施工文件都必须主送监理公司,并经监理公司审核和转达。

4.2除非建设单位另有指示或合同文件另有规定,否则建设单位关于工程项目施工的主要意见和决策,都将通过监理公司向承包商下达实施。

5.监理文件管理

5.1监理文件的送达时间以承包商授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。

5.2承包商对收到的监理文件有异议,可于接到该监理文件的3天内或合同规定时限内,向监理公司提出确认或要求变更的申请。监理公司在7天内或合同规定时限内对承建单位提出的确认或变更要求作出书面回复,逾期未予回复表示监理公司对原指令予以确认。

5.3承包商如对监理文件或监理公司的确认意见有异议,可于该文件或确认意见送达后的3天内向建设单位单位申请复议,并承担由此而产生的一切费用与损失。

5.4若承包商对监理文件(包括监理的确认意见)或建设单位的指示(包括其复议意见)有异议,应首先在总监理工程师的协调下,通过友好协商寻求全面解决。

若经协商仍未能取得一致意见,建设单位和承包商任何一方均可依据合同规定进行仲裁或提交法律程序,但应事先将此意向通报监理单位

5.5除非监理公司或建设单位复议指示或合同争议评审组或通过仲裁程序对监理文件已作出撤消、变更或修改,否则在复议、评审或仲裁期间,原已送达的监理文件继续有效。

6.工程文件传递与受理

6.1工程文件传递流程图:

设计文件

设计单位

项目法人

项目法人指示

监理单位

监理文件

承包商

施工文件

主导流向

反馈流向

6.2属紧急工程文件,必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章,受理方应在一个合理的短时间内作出处理。在非常情况下,还可以先通过电话或口头传递文件内容要点,并在随后的8小时内补送书面正式文件。

6.3为促进工程建设的顺利进展和工程建设合同的切实履行,根据《工程建设监理合同》文件规定,建设单位应在14天(对于急件,应在一个更短的时间)内,就监理方书面提交并要求建设单位作出决定的事宜作出书面决定送达监理方。若超过期限监理方未收到建设单位的决定意见,可理解为建设单位对监理方的明确建议意见无异议,并将该建议意见视为建设单位的决定。