房地产档案管理制度汇编(6篇)

有哪些

房地产档案管理制度主要包括以下几个关键组成部分：

1. 档案分类与编码：对各类房地产档案进行科学分类，并设定清晰的编码体系，以便于管理和检索。

2. 收集与整理：明确档案的收集范围、标准和程序，确保档案完整无缺，及时整理归档。

3. 存储与保护：规定档案的存储条件和保护措施，防止档案损毁或丢失。

4. 利用与借阅：设立借阅流程，规范档案的使用权限，确保信息安全。

5. 更新与销毁：规定档案的更新周期和销毁标准，保持档案的时效性和准确性。

6. 安全管理：强化档案的安全防护，包括防火、防盗、防泄密等措施。

7. 信息化管理：利用信息技术，实现档案的电子化管理和远程访问。

实施细则

1. 档案分类与编码： - 根据档案性质（如土地使用权证、房产证、工程图纸等）进行分类，每类设定唯一编码。 - 编码规则应简洁明了，便于记忆和输入，如“地权-001”表示第一份土地使用权证。

2. 收集与整理： - 指定专人负责档案收集，确保所有相关文件在业务完成后一周内归档。 - 档案整理遵循“一事一档”原则，每份档案应包含完整的文件链，如审批表、合同、变更记录等。

3. 存储与保护： - 档案库房需保持适宜的温湿度，定期检查防火设施。 - 对重要档案进行备份，存储在不同的物理位置，以防自然灾害。

4. 利用与借阅： - 借阅者需填写借阅申请表，经部门负责人审批后方可提取档案。 - 借阅期限一般不超过一周，逾期未还者将暂停借阅资格。

5. 更新与销毁： - 对于政策变动或项目更新涉及的档案，应及时进行修订或补充。 - 过期且无保留价值的档案，每年进行一次清理，由档案管理部门组织专家评估后销毁。

6. 安全管理： - 实行门禁系统，限制无关人员进入档案库房。 - 档案管理人员应签订保密协议，不得泄露档案信息。

7. 信息化管理： - 建立电子档案管理系统，实现档案的在线查询和下载。 - 定期对电子档案进行备份，确保数据安全。

上墙内容

1. 房地产档案管理制度概览图

2. 档案分类与编码示例

3. 档案收集与整理流程图

4. 借阅与归还规定

5. 安全管理注意事项

6. 信息化管理操作指南

通过这些细则和上墙内容，我们旨在构建一个高效、安全、有序的房地产档案管理体系，为公司的运营决策提供可靠的信息支持。

房地产档案管理制度范文

第1篇 健升房地产档案管理制度

1.目的

明确公司档案管理原则,建立完善准确的档案系列,积累和储存宝贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

2.定义

档案是指公司在经营活动中形成的,具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料,如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件.

3.原则

企业档案是企业不可缺少的资源,对企业的有效运作与决策,对维护企业的经济利益,保护企业的合法权益,具有法律凭证作用。::根据本公司实际情况,公司的企业档案,按照集中管理的原则,由公司行政人事部管理,各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作,由保证档案的完整、准确和安全。

a、地盘保管一般短期资料,对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据,地盘应复制留底后,将原件随时送交公司有关部门。地盘结束后,须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记,附上清单,一并上交公司的行政人事部。

b、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。

c、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。

d、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。

4.档案分类

通常是,工程、地产、物资方面的档案资料,以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。

根据公司目前和以后发展的业务情况,现将档案资料分为五大类。

a、文书类

b、财务类

c、工程施工类

d、物资类

e、地产类

5.各档案分类如下

a、文书类

⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。

⑵公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。

⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。

⑷有关机构颁发的业务文件。

⑸工作计划、总结、会议纪要、重要文件。

⑹公司领导的重要讲话、批示,以及公司的请示报告与批复等。

⑺对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等(包括底片)的原件。

b、财务类

⑴本公司财务制度。

⑵各种会计凭证(单证、记帐、汇总等)。

⑶会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐)。

⑷会计报表(帐务指标快报、年度决算报表)。

⑸各类清册(会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等)。

c、工程施工类

⑴开工申请。

⑵工程保险文件。

⑶施工记录、测试记录、往返信件和指示(分开存档)。

⑷施工进度、质量记录、质量安全事故报告。

⑸重要的工程图表、图片、施工照片等。

⑹结算文件资料。

⑺竣工工程总结报告。

⑻完工保养纸。

d、物资类

⑴机械设备及材料采购供应计划及审批件。

⑵物资订购的报价单、比价单与合同文件。

⑶各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。

⑷固定资产清单。

⑸固定资产调拔、报废及出售审批表。

⑹材料调拔单。

⑺物资买卖合同文本。

⑻销售收、付发票及凭证。

⑼海关进出口报送单证。

⑽重大买卖合约审批表。

e、地产类

⑴征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。

⑵建造房屋的全部文件、资料。

⑶卖房契约、价目、入伙等文件。

⑷与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。

⑸市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。

6.档案立卷归档要求

a、档案归档立卷根据档案材料形式的规律和特点,保持档案之间的有关联系,便于保管利用。

b、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制,不同年度的档案一般不得放在一起,跨年度的请示与批复,放在批复之年度内;没有批复文放在请示年度内;跨年度的总结内容放在后一年内。

c、归档的档案材料中,应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起,不得分开。

d、立卷归档必须按规定格式逐件填写卷内目录,并进行代码编号,字迹要工整、清晰。

e、工程项目在进行过程中要随时注意收集、积累有关资料。

7.有关注意事项

a、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求,并结合实际情况和以往的经验,将资料按各有关规定搜索、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问,检查此项工作。

b、各级管理人员必须健全和完善档案资料的存入、借出和

移交的签收、登记制度。档案资料的借阅,必须经部门主管批准;未经许可,不得复印或外借。

c、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之3.3所述要求逐级移交,存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。

d、公司内部制作的,需由公司统一存档的档案资料,由制作单位或发出部门仍按上述原则3.3要求,每年整理后列出清单,按规定时限一并移交公司行政人事部。

e、凡需销毁的档案资料,必须先造册列出清单,并经相应级别的主管签字批准后,才可销毁,销毁清单须予保存。公司各部门所存档案资料的销毁,原则上定为五年一次。地盘则为该工程结束时,清理上交后,将无用资料加以销毁。

8.公司档案室档案

a、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责。

b、档案在用完之后按需要存于公司档案室,一定时间或永久保存。

入库档案由行政人事部负责人审查批准,并指派专人控制、整理及最后销毁档案(档案室档案存放清单)。

c、档案的储存及储存时间等,要视乎档案情况及其他原因而定,并由部门负责人最后决定。

d、档案要保存在公司统一制作的封套内,每年封套均需有参考编号,以便找寻。封套外要标记存仓索引及文件销毁日期。

第2篇 房地产档案管理制度范例

■行政档案管理制度

一、文件档案工作用办公室总负责,各部门协助管理。

二、文件档案的处理

(一)各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。

(二)各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责,以确保档案的完整及价值的发挥。

(三)政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。

(四)各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册,交办公室统一保管。

(五)各部门的各类专业档案,如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后,将总目录及卷内目录交办公室一份,以便查阅、利用。

(六)各类文件档案要妥善保管,任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所,避免泄露、丢失等不安全事故发生。

三、各部门上报的行文,要按照公司统一规定的格式执行,具体详见《关于行文程序的管理规定》。

四、各类公文办理程序

(一)一般下级报上级部门的请示类文件,应在三天之内回复,紧急文件应当天回复。

(二)上级对下级的指示类文件,应按指示精神在规定的期限内办理,处理结果及时向有关领导汇报。

■工程技术档案管理制度

一、工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。

二、管理机构及职能

(一)组织机构:

1、北京dl温泉房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组,该管理小组由下列人员组成:

组长:总工程师

组员:开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。

2、参与本项工程的其它公司均要指定专人分管档案工作,::并建立相应的档案机构和管理制度,配备能胜任的档案工作人员,以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。

(二)职能

1、总工程师负责整个工程的档案管理工作,组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件,组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。

2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作,并按要求向建设单位工程部移交档案。

3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图,汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。

4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部,并负责审核施工单位的竣工文件。

三、管理内容与要求

(一)归档办法:

(二)管理要求:

(三)竣工图的编制:

(四)归档范围、收集保管单位、保存期限(见附表)

(五)工程档案使用:

(六)汇总上报:

第3篇 房地产档案管理职位描述

房地产档案管理职位描述

岗位职责:

1、负责集团内部档案管理,编目、鉴定、统计、排列和检索编制工作;

2、负责日常档案的管理和装订;

3、负责档案、资料调借工作,严格履行档案出入手续,准确掌握档案动态;

4、明确档案利用工作的目的,正确处理好利用和保密的关系,增强保密观念;

5、保持集团档案资料摆放整齐、科学有序;

6、完成领导交办的其他工作。

任职要求:

1、本科以上学历,档案管理类相关专业;

2、熟悉档案管理办法,熟练使用各种办公软件;

3、工作严谨、有责任心、细致耐心、保密性强、有团队合作精神。

第4篇 房地产档案资料管理系统规范

某某房地产档案资料管理系统

一、总则

第一条 为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类和各种载体档案,提高归档文件材料的质量,以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要,为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料,特拟订档案管理办法。二、档案的分级负责与归口管理

第二条 本公司的档案管理为两级分工管理制即公司为一级管理由综合部部负责;各职能部门为二级管理,由各部门自行负责。

第三条 鉴于本公司的归档文件资料面广、量大,因此必须分工归口管理,具体分工管理如下:

1、公司一级管理归档范围:

(1)部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划。

(2)部门(含部门)以上的各种总结、报告。

(3)部门(含部门)以上的各种重要通知、通报。

(4)部门(含部门)以上的各种文件、纪要、大事记。

(5)各种协议书、合同书。

(6)各种工程图纸底图。

(7)各种设备档案及说明书。

(8)各类工程检测、鉴定报告。

(9)公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告。(10)公司各种审计报告、资产评估报告。

(11)公司各种管理规章制度。

(12)公司各种注册、登记证件、政府批文。

(13)公司各种法律、公证文件。

(14)公司各部门经理人事档案(其余员工的人事档案由人事主任保管)。

(15)有董事会成员总经理参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会活动的图片资料及电视资料片。

(16)公司发展大事记。

(17)公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

(18)公司通讯。

2、部门二级档案管理归档范围:

(1)公司、部门及职员的各种计划、方案、规划。

(2)公司、部门及职员的各种总结、报告。

(3)公司、部门及职员的各种重要通知、通报。

(4)公司、部门及职员的各种文件、纪要、大事记。

(5)公司的各种管理制度。

(6)其它各种职能业务性文件资料等。

三、公司档案分类表类别细目名称经营决策经营管理类计划工作统计工作公司管理财务管理物资管理编号

基本范围公司规划,重大经营战略性决策,公司发展规划,方案目标管理等。公司中长期计划,年(季)度计划,各项专业发展计划,全面计划管理工作。各种统计报表,公司综合性统计分析工作等。公司行政管理、各种管理制度。资金管理,价格管理,会计管理,资金流通管理。物资供应,仓库管理,废旧物资回收与修旧利废等。市场分析,客户调查,楼宇销售,广告宣传,售后服务工作等。公司综合性行政事务工作,司务会议,总经理办公室工作,文秘工作,机要保密工作等。消防,保卫等。合同管理,涉外法律事务等。行政管理楼宇租赁、售租、行政事务安全保卫法律事务

类审计工作人事管理劳动管理培训工作档案和信息管理医疗卫生后勤福利外事工作生产调度质量管理、各专项审计工作活动等。干部管理,工人招聘、录用、调配工作等。劳动定额、定员,劳动调配,劳动工资,劳动保护等。职工在职培训,管理干部开发等。公司档案工作,各类数据管理,电子计算机系统,情报工作,图书资料工作等。

员工防病治病,计划生育工作等。员工生活福利,宿舍等。公司涉外活动等。生产组织、调度指挥工作等。公司质量管理,楼宇质量检测和质量控制工作等。能源消耗定额管理,功能降耗工作等。安全生产,工伤事故处理,职工安全教育等。新工程开发,技术成果管理,技术引进,技术创新和采用新技术,合理化建议等。环境保护检测与控制,污染治理等。

各种计量检测工作。公司标准化管理工作,各种标准档案

。同一工程项目内,包含工程的勘探测绘图、总体规划图、各类设计图、施工图、水电图、竣工验收和工程创优的全过程。同一设备仪器类,含设备购

第5篇 _房地产档案管理制度

房地产开发公司档案管理制度(五)

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理,提高档案利用效率,特制定本制度。

第二条 管理部门

行政管理部是公司文书档案的管理部门,其主要职责如下。

1、制定或参与制定档案工作的规章制度。

2、对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

3、做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。

4、做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

5、提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 公司档案管理体制

第三条 归档范围

1、法规性文件。包括政府机构部门颁发、需要公司执行的,或由公司发行的各种标准、规章制度等。

2、公司股东会、总经理办公会形成的文件材料。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

6、财务、会计及其管理方面的文件材料。

7、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。

8、仪器、设备方面的文件材料。

9、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。

10、科研、技术引进、转让方面的材料。

11、声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料。

12、本公司对外的正式发文与相关机构来往的批复。

第四条 管理部门

1、公司档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、公司设立四个档案管理点,分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料集制度的建档与管理;人力资源部负责公司所有人员及制度的建档与管理;财务管理部负责所有财务稳健、资料及制度的建档与管理;行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理,同时负责其他部门移交档案的管理。

3、各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置,由行政管理部定期归档统一处理。

第三章 平时归卷

第五条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第六条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切,并编上条款号。

第七条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全,并加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第八条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照《案卷类目》条款,放入平时保存文件卷内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第九条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第十条 归档的文件材料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十一条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷,少数普通文件如果与绝密文件有密切联系,也可随同绝密文件立卷。

第十二条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年的请示与批复,应放在复文立卷;没有复文的,放在请示年度立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

第十三条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。

第十四条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 第十五条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明,也应将立卷人检查人的姓名和时间填上以示负责。

第十六条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整。清晰。

第五章 档案借阅、利用工作

第十七条 公司内档案利用的方式

1、提供档案原件。

2、提供档案复印件。

3、提供文献索引资料。

第十八条 借阅管理

1、凡需使用档案者,均须填写《文件调阅单》,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。

2、案卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的需办理登记手续。

3、借阅期限不得超过5天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

4、借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,需当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

5、外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第十九条 对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。

第二十条 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

第二十一条 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第二十二条 本制度由行政管理部负责解释、补充,由总经理批准后实施。

第6篇 房产局房地产档案管理制度

z房地产管理局房地产档案管理制度

为了加强和规范房地产档案管理,妥善保存和科学利用档案,更好为社会服务,特制订本制度。

一、档案人员管理职责

(一)要认真做好档案材料的收集、整理、立卷和归档。归档的材料,应做到格式统一、字迹工整、条理清晰。

(二)要爱惜档案,维护档案的完整和安全,不污染、不磨损,保证档案排列整齐有序,便于查找和利用。

(三)要严守保密制度,档案不得转借、涂改,不代他人阅档,不准他人私自摘抄、复印和进入库房。

(四)要经常做好库房的防盗、防火、防光、防虫鼠、防湿、防尘和防高温等工作。

(五)要学好档案管理的法律法规,不断提高档案管理水平和办事效率。

(六)要秉公办事,方便群众,简化查档手续,做到随到随查。

二、档案查阅

(一)房地产档案只限于阅览室查阅和摘抄,确因办案需要借出的,必须办理调借审批手续。调借单位和经办人,要确保档案资料不折皱、污损、拆页,不许抽出或剪裁档案资料,或在其上面画线、圈点、打叉和涂改。

(二)局内部查阅档案,必须持有本局档案查阅单,方可查阅。

(三)各级人民法院、公安机关、公证处、仲裁机构,因办案需查阅档案的,必须持单位介绍信及出具被介绍人的身份证或工作证,方可查阅。

(四)律师事务所、法律服务所的律师或法律工作者,因办案需查阅档案的,由案件承办人凭单位介绍信及出具生效的注册律师证或法律工作者证,方可查阅。

(五)党政机关、企事业单位和社会团体,需要查阅其自有房地产档案,必须持交查阅房屋的产权证和单位介绍信及出具被介绍人身份证,方可查阅。

(六)私有房产业权人需要查阅其房地产档案的,必须持有查阅房屋的产权证及业权人的身份证,方可查阅。

业权人(权属人)因故不能前来查阅的,可出具生效的委托书,委托他人代理。受委托人持业权人的产权证、委托书和本人身份证,方可查阅。

(七)查阅档案必须写明房屋的座落和查阅内容。其他需要了解房地产档案情况的单位或个人,可凭单位介绍信、身份证等有效证件,并说明查阅原因,由工作人员给予口头咨询服务。

(八)抄摘或复制档案,必须在批准查阅范围内进行,只能复制权利人缴交的证明材料。凡涉及局内部办证领导审批意见的内容不准抄摘或复制。

(九)档案材料中的复印件不得再复印。

三、查阅的审批手续

(一)局内部查阅档案,须填写“z市房地产管理局档案查阅单”,并经本单位领导签批同意后 ,凭单查阅。

(二)因公需调借档案的,须经局主管领导签批同意,办理调借手续。借出的档案原则上要有档案工作人员随行。

四、查阅档案收费

根据档案为社会服务要有偿使用的原则,查阅、复印档案材料、提供咨询服务及出具证明等,均按市物价局核准的“z市房地产管理局档案收费标准”收取。