印章及证照管理制度

印章及证照管理制度是企业内部管理的重要组成部分，主要涉及企业的公章、财务章、合同章、法人代表章等各类印章的管理和使用，以及营业执照、税务登记证、组织机构代码证等重要证照的保管、更新与使用。

包括哪些方面

1. 印章的制作与审批流程：规定印章的申请、制作、启用、更换和废止的程序。

2. 印章的保管与使用：明确印章的保管责任人，规定印章使用的审批权限和流程。

3. 证照的保管：设立专门的证照保管制度，确定保管人和存放地点。

4. 证照的使用与更新：规定证照的使用审批流程，以及证照到期后的更新程序。

5. 监控与审计：建立印章及证照使用情况的记录和审计机制，确保合规使用。

6. 应急处理：制定丢失、损坏等情况下的应急处理措施。

重要性

印章及证照管理制度对于企业而言至关重要，它们直接关系到企业的法律效力和信誉。不规范的印章使用可能导致合同纠纷、经济损失，甚至触犯法律；而证照的遗失或过期则可能影响企业的正常运营，甚至面临罚款或其他法律责任。因此，建立健全的印章及证照管理制度，能有效防范风险，保障企业的合法权益。

方案

1. 设立印章管理制度：企业应指定专人负责印章管理工作，制定详细的印章使用规则，如需使用印章必须经过相关部门负责人签字批准，并做好使用记录。

2. 强化证照管理：设置专门的文件柜或保险箱保管证照，实行双人保管制度，确保安全。定期检查证照的有效期，及时办理续期或变更手续。

3. 实施审批流程：所有涉及印章和证照的使用，均需通过审批流程，确保每一项使用都有迹可循，防止滥用。

4. 定期审计：定期对印章及证照的使用情况进行审计，检查是否有违规行为，发现问题及时纠正。

5. 培训与教育：对全体员工进行印章及证照管理的培训，提高员工的法律意识，明确其重要性。

6. 应急预案：制定丢失或损坏应急预案，一旦发生此类事件，能够迅速启动应急机制，减少损失。

印章及证照管理制度的建设需要全面、细致，既要保证日常操作的便利性，又要确保在风险防控上的严谨性。通过实施上述方案，企业可以实现印章及证照管理的规范化，为企业的稳定发展保驾护航。

印章及证照管理制度范文

第1篇 物业印章及证照管理规定

物业作业指导书:印章及证照管理规定

1目的

本规定就公司内使用的印章的制发、改正与废止、管理及证照的正常、合理使用做出规定。

2适用范围

适用于公司各部门、各管理处印章及证照的管理。

3定义

本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件或与公司权利义务有关的文件上,因需以公司名称或有关业务部门(含管理处)等名义使用的印章。

4职责

4.1办公室负责公司印章的刻制,并对公司印章的使用管理进行监督。

4.2各部门、各管理处负责各自业务用印章的保存与管理。

4.3

部门/岗位工作职责

办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用,并对最终结果负责。

管理处负责人负责本管理处各类印章和证照的保管或授权其他人保管,并对最终结果负责。

5方法及过程控制

5.1制定、改刻、废止:

5.1.1公司印章的制作,改刻、与废止的议案由印章使用部门/管理处提出,并经办公室主任同意。

5.1.2办公室在议案中提出新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。

5.1.3印章的印模以印鉴簿形式由办公室保管。

5.1.4公司印章的刻制由办公室负责,印章刻制完成后,填写《印章种类及管理》表,并由使用部门签字后领用,同时,如有需要更换或废止的印章应由各部门印章管理人迅速将旧印章交还办公室。

5.1.5公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时,各部门管理人员应迅速向办公室递交说明原因的报告书。同时办公室应上报常务副总经理知悉,并按5.1.1至5.1.4条款要求重新申请制作。

5.2 公司印章使用方法:

公司公章使用必须经办公室主任批准并填写《各类租售合同/协议盖章申请单》、《(项目)各部门、物业系统盖章申请单》。公章外借及经营类使用公章必须经主管总经理助理批准并填写《印章外借申请单》。

5.2.1管理处、部门业务印章的使用及外借,由管理处经理及部门负责人批准,并记录。

5.2.2公司印章的使用原则,由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有主管总经理助理批复意见。

5.2.3公司印章的用印原则:

公司、部门名章分别用于以各自名义行文时。

5.2.5用印方法:

a公司印章应盖在文件正面;

b公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求的之外,一般盖于公司名称、部门名称的右侧。

c盖印文件必要时应盖骑缝印。

5.3各类证照的管理

5.3.1各类证照包括各类营业执照、税务登记证(包括国税、地税)、收费许可证、收费价目表、统计登记证、卫生许可证、机动车停车场许可证、企业代码证、无线电台执照及有关荣誉证明等(无证书的奖牌需有照片存档)。

5.3.2各管理处应指定专人对各类证照进行管理,并登记在《证照登记表》上。

5.3.3如因工作需要使用各类证照,使用人需填写《证照领(借)用申请表》,经主管总经理助理同意后,方可使用。

5.3.4办公室要确保公司各类证照的有效性,各管理处负责人须确保本部门各类证照的有效性,并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司办公室代为办理。

5.3.5各部门在取得各类证照时,须报送复印件一份至办公室,由办公室登记备案(无证书的奖牌需有照片存档)。

6. 支持性文件

无

7. 质量记录表格

tjzzwy6.3-z01-01-f1《印章种类及管理》

tjzzwy6.3-z01-01-f2《各类租售合同/协议盖章申请单》

tjzzwy6.3-z01-01-f3《(项目)各部门、物业系统盖章申请单》

tjzzwy6.3-z01-01-f4《印章外借申请单》

tjzzwy6.3-z01-01-f5《证照领(借)申请表》