电子邮件管理制度(3篇)

本《电子邮件管理制度》旨在规范公司内部的电子邮件使用行为，确保信息的安全性、有效性与专业性，提高工作效率，防止潜在的信息泄露风险，并维护良好的企业形象。

包括哪些方面

1. 电子邮件账户管理

2. 电子邮件使用规范

3. 信息安全与隐私保护

4. 工作邮件处理时效

5. 附件管理与文件安全

6. 邮件沟通礼仪

7. 违规处理与监督机制

重要性

电子邮件作为现代企业的重要通讯工具，其管理的重要性不言而喻。有效管理电子邮件可以：

1. 确保信息传递的准确性和及时性，避免误解和延误。

2. 保护公司敏感信息，防止数据泄露，维护企业利益。

3. 塑造专业的企业形象，提升内外部沟通效率。

4. 通过合规使用，降低法律风险，遵守相关法规。

方案

1. 电子邮件账户管理：每位员工应拥有唯一的公司邮箱账号，离职员工的账号需及时注销，新入职员工需进行邮箱使用培训。

2. 电子邮件使用规范：保持邮件内容简洁清晰，避免使用非正式语言和缩写。主题行应明确概括邮件内容，便于收件人快速理解。

3. 信息安全与隐私保护：不得在邮件中传输机密或敏感信息，必要时使用加密技术。禁止未经授权查看、转发他人邮件。

4. 工作邮件处理时效：一般工作邮件应在24小时内回复，紧急邮件应优先处理。周末和非工作时间可视情况延迟回复。

5. 附件管理与文件安全：附件大小应控制在合理范围内，确保收件人能顺利接收。敏感文件应通过安全渠道传输。

6. 邮件沟通礼仪：尊重收件人，保持礼貌，避免发送垃圾邮件和过度抄送。定期清理收发件箱，保持整洁。

7. 违规处理与监督机制：设立违规举报机制，对违反规定的员工进行教育或处罚。it部门定期进行电子邮件系统审计，确保合规使用。

本制度旨在为公司的电子邮件使用建立一个清晰、有序的框架，通过强化管理，提高通信效率，保障信息安全，为公司的稳定运营提供有力支持。每位员工都应理解和遵守这些规定，共同维护一个高效、安全的电子邮件环境。

电子邮件管理制度范文

第1篇 _公司电子邮件管理

公司电子邮件管理

1.0 总则

公司开通intemet电子邮件服务,目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络,无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容,违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。

2.0 邮件服务器管理

办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。

3.0 邮件开户须知

申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”,并在并在保密承诺书一栏中签字,然后交部门经理审核签字后,将申请表交到办公室邮件管理人员处开户,邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”,并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。

4.0 电子邮件使用规程

4.1 用户应当定期检查自己的邮箱,并取走邮件,以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10m,对于超过10m的邮箱,管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件,以保证用户邮箱在10m以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。

4.2 禁止向异地发送大于2m的电子邮件,严禁使用fidml下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅,图书室集中管理,申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”,然后提交图书室订阅,公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。

4.3 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址,不可擅自使用其他任何邮件地址。

4.4 严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。

4.5 发送保密资料邮件,按资料级别不同分别对待。

4.5.1 秘密级:需由部门经理同意加密发送,由部门对资料的安全负责。

4.5.2 机密级:由部门经理签字同意,将发送的资料交办公室审核、存档,并由办公室负责发送。

4.5.3 绝密级:禁止在网上发送

5.0 监督检查工作

公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管,系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。

6.0 块规处罚

6.1 对于异地发送超过2m的大邮件,使用fidml下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度,处于500―800元的罚款。

6.2 转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件,以及其他与工作无关的邮件的员工,首次发现作降薪处理,再次发现作降职处理,三次发现作辞退处理。

6.3 在公司内部使用非公司电子邮件地址,罚款200元。

6.4任何使用电子邮件泄露公司商业秘密,一经发现视情节严重,处以降薪直至辞退的处理,造成恶劣影响或损失严重的,公司还将依法追究其法律责任。

7.0 附则

本条例的解释权属办公室,如有疑问,可向办公室提出咨询。

第2篇 电子邮件使用保密管理制度

1、认真贯彻执行上级保密部门文件的有关规定和要求,严禁通过电子邮箱办理涉密业务,存储、处理、传输涉密和内部办公信息。

2、严禁将涉密存储介质和内部办公网络接入互联网及其其他公共信息网络。

3、严禁在未采取防护措施的情况下,在涉密信息系统与互联网及其他公共信息网络之间进行信息交换,不断增强电子邮箱保密管理能力。

4、严格信息流转的规范性,做到公开信息网上公布,不使用公开邮箱,减少邮箱使用管理上存在的空档。

5、及时对单位邮箱信息严格审查、严格控制、严格把关,从制度上杜绝泄密隐患。

6、严禁泄露涉及单位信息的邮箱密码,不开放公共邮箱,防止信息交叉泄露。

7、邮箱保密工作做到制度到位、管理到位、检查到位,电子邮箱使用过程中的防范技术要进一步提高,进一步完善。

第3篇 物业公司电子邮件管理办法（二）

物业公司电子邮件管理办法(二)

一、规范目的:高效规范的传递信息,尽快实现办公自动化

二、适用范围:公司所有电子邮件及其传递和存档

三、内容:

1、邮件发送者应填写主题,主题要求简明扼要,凡是没有主题的文件,收件人未及时阅读或批复而造成的后果及责任,由邮件发送者按公司制度承担。

2、发送邮件时,发送者应在电子邮件中注明中文姓名、部门、发送日期,如果有说明的简短文字,也应在电子邮件正文中写清楚。

3、篇幅中少于一百字的文字,直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过一百字的文件使用office软件编辑输入,并将office文件作为电子邮件的附件传送。

4、对于请示、报告、申请、文件、讨论稿等征求意见性质的邮件,被征求意见或被请示者为收件人,其他需要了解邮件内容者为被抄送人。收件人应及时答复发件人,被抄送人可不答复。

5、所有部门经理及部门邮件管理人员在每天上班后、下班前必须查看邮件,以便及时阅读和处理公司的信息。由于阅读邮件不及时而导致未能按通知要求参加会议、未能按要求完成公司安排的各项工作任务等,按公司制度追究其相应责任。

6、凡是没有正式定稿的文件,报告、表格等一般情况不得打印。

7、为了减轻公司邮件的负荷,工作人员不要使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。

8、公司总办应指导和协助职员对电子邮件进行档案管理,作为部门用户应指定一文件管理员负责文件收发及传递信息,并报总办备案。

四、邮箱管理

1、总办负责按公司部门及岗位设置建立相应的邮箱。

2、邮箱使用者应保护好邮箱密码,如果发现密码泄露,请及时做出更改申请。

3、如果没有得到授权,不能查看他人邮箱内容。