电话会议管理制度

电话会议作为现代企业日常运营中不可或缺的一部分，其管理制度的建立和完善至关重要。本制度旨在规范电话会议的组织、参与、记录和后续跟进，以提高会议效率，保证信息准确传递，减少沟通障碍。

包括哪些方面

1. 会议预约与通知：明确会议预约流程，确保所有参与者都能及时收到会议通知。

2. 会议准备：规定会议议程、资料准备和设备检查等环节，保证会议顺利进行。

3. 会议进行：设定会议礼仪、发言规则，确保会议有序进行。

4. 会议记录：规范记录方式和内容，便于会后查阅和执行。

5. 会议跟进：确定会议决议的执行和反馈机制，确保会议成果落地。

重要性

电话会议管理制度的重要性体现在以下几个方面：

1. 提升效率：规范化的流程能减少会议时间浪费，提高工作效率。

2. 保障沟通：明确的规则避免了会议混乱，确保信息有效传达。

3. 组织文化：体现企业的专业性和组织纪律，塑造高效的工作氛围。

4. 责任明确：通过制度，明确每个人的角色和责任，促进团队协作。

方案

1. 会议预约与通知： - 所有会议需提前至少24小时通过公司系统预约，包括会议时间、主题、参与者名单。 - 发送会议邀请邮件，附带会议议程和相关资料，确保参与者有足够准备时间。

2. 会议准备： - 主持人负责制定议程，确保每个议题有明确的目标和讨论时间。 - 会前检查电话会议设备，确保音频、视频清晰，避免技术问题影响会议。

3. 会议进行： - 设定会议开始和结束时间，遵守时间管理原则。 - 鼓励积极参与，但控制好发言秩序，避免冗长讨论。

4. 会议记录： - 指定专人记录会议纪要，包括决定事项、责任人和完成时限。 - 会后24小时内分享会议纪要，确保所有参与者了解会议结果。

5. 会议跟进： - 主持人负责跟踪会议决议执行情况，定期更新进度。 - 对未按时完成的任务进行提醒，确保会议决议得到有效落实。

通过实施上述方案，电话会议管理制度将有助于提升我们的沟通效率，推动工作的高效执行，同时增强团队的协同合作能力。请各部门负责人严格遵守，并根据实际情况进行调整优化，以适应不断变化的工作需求。

电话会议管理制度范文

第1篇 食品公司电视电话会议管理制度

食品股份公司电视电话会议管理制度

1、所有在电视电话会议室召开的会议由行政管理部秘书组负责会务管理,行政办负责设备管理。

2、电视电话会议设备的管理维护由网络管理员负责,其他工作人员协助网络管理员完成工作。

3、召开非电视电话会议时由行政办秘书组书面通知会议系统管理人员开启会议室设备。

4、召开电视电话会议时由行政办机要组通知会议系统管理人员开启设备,行政办秘书组派人做好会议室卫生工作。

5、会议系统管理人员定期(按公司行政办安排)与公司电视电话会议室进行联合调试。

6、召开电视电话会议前,会议系统管理人员应预先进行设备检查和网络调试,切实做好会议前各项准备工作。

7、会议系统管理人员在调试和会议期间,应坚守岗位,对会议全程的图像、声音实行连续监看、监听。

8、会议系统管理人员每周一对设备及线路进行检测,及时更换坏损设备,排查线路故障并做好会议系统运行、维护记录。

9、禁止用手触摸摄像头、等离子屏等设备,无关人员不得进入控制室。

10、开会期间,严禁在会议室使用手机。

11、 会议时间有冲突时,电视电话会议优先。