酒店档案管理制度汇编(3篇)

有哪些

酒店档案管理制度是确保酒店日常运营中各类信息有序管理和有效利用的重要规范。它涵盖了以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：对酒店的各类文件进行科学分类，如财务记录、员工档案、客户信息、合同文件等，并设定统一的编码系统，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：明确各部门在文件产生后的收集责任，规定文件整理的时间节点和标准，确保文件的完整性。

3. 档案存储与保护：规定纸质和电子档案的存储条件，包括温度、湿度、防火、防潮等，同时设置访问权限，保护敏感信息的安全。

4. 档案利用与借阅：制定档案借阅流程，明确审批权限，确保档案在合法范围内被合理使用。

5. 档案销毁与更新：设立档案生命周期，规定过期或无价值档案的销毁程序，同时规定档案的定期更新机制。

实施细则

1. 档案分类与编码： - 根据酒店业务性质，将档案分为财务、人力资源、销售、客户服务、运营维护五大类，每类下设子类，用字母数字组合进行编码。 - 新增档案需在产生后一周内完成分类和编码，由部门负责人审核后录入档案管理系统。

2. 档案收集与整理： - 各部门设立专职或兼职档案管理员，负责本部门文件的收集和初步整理。 - 文件整理完成后，需在3个工作日内提交至档案管理部门，进行统一归档。

3. 档案存储与保护： - 纸质档案存放在防潮、防火设施完善的档案室，电子档案存于加密服务器，定期备份。 - 设立访问权限，非授权人员不得私自查阅敏感档案。

4. 档案利用与借阅： - 借阅档案需填写申请表，经部门负责人和档案管理部门审批后方可获取。 - 借阅期限一般为7天，特殊情况需提前申请延期，逾期未归还将产生相应罚款。

5. 档案销毁与更新： - 每年进行一次档案清理，过期或无保留价值的档案，由档案管理部门提出销毁建议，报管理层批准后执行。 - 定期更新档案内容，如员工变动、合同续签等，确保信息时效性。

上墙内容

1. “档案管理制度概览”海报，列出主要的档案分类及管理流程。

2. “档案借阅指南”，明确借阅流程、审批权限和借阅期限。

3. “档案安全须知”，强调档案存储条件和保密规定。

4. “档案管理人员职责”，公示各部门档案管理员信息和联系方式。

以上各项制度需全体员工遵守，共同维护酒店档案的完整性和安全性。对于违反规定的，将视情节轻重给予相应处罚。酒店管理层将持续优化档案管理制度，以适应业务发展需求。

酒店档案管理制度范文

第1篇 某酒店档案管理工作流程

酒店档案管理工作流程

办公室负责酒店主体档案的管理,并对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。各部门应配备有关同志兼任部门档案管理人员,按照国家《档案法》等法规的规定精神,做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单。酒店档案工作的主要流程是:

项目工作规范

接收

凡酒店经营管理活动中形成和使用的,业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。酒店档案一年接收一次,酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交办公室。

整理

酒店档案按年综合整理,一般在每年第一季度整理归档。酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。办公室档案,按其不同内容和体裁,制成统一的分类档案。按照案卷的排列顺序编制卷号,案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。

保管及利用

酒店档案应由专人负责保管,并定期进行检查。凡使用档案应办理借阅手续,填写档案借阅单。重要档案的借阅应经领导批准。借阅结束后,请借阅者在档案借阅单上签名。

鉴定和移交

档案鉴定工作在相关领导的领导下,组成鉴定小组,按规定进行。销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见,登记造册,经酒店领导批准,由两人在指定地点监销。档案移交要按国家有关规定执行。档案员调动工作,须办完档案移交手续后方能离岗。

第2篇 酒店档案管理条例（6）

酒店档案管理条例(六)

1、为加强酒店档案管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,特制定本条例。

2、总经理室主管酒店档案工作,对酒店档案实行统筹管理,组织协调,统一高度,监督指导,并对档案工作人员进行培训。

3、酒店档案各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的,对酒店有保存价值的各种文字、图象、声像等不同形式的历史记录。

4、酒店各部室和全体员工均有保存档案的义务,各部室须指定专人保管本部室的档案,档案工作人员应当忠于职守并具备专业知识。

5、各部室应按照酒店文书档案、管辖和保管期限表中的有关规定,收集、整理、保管归属本部门管理的档案,并向有管辖权的部室转交有关资料。有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时,各部门应提供方便并按规定办理借阅手续。

6、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝归档,对有下列行为之一的,根据情节轻重,将给予必要的处罚、处分,并根据档案的价值和数量,责令赔偿损失。

a、损毁,丢失或者擅自销毁部室应保存的档案,

b、将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有,拒绝向组织和档案工作人员转交。

c、擅自 提供 、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案。

d、涂改,伪造档案。

e、玩忽职守,造成档案损失 。

7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显着的单位或个人,由酒店保密委员会和总经理室给予奖励。

8、本条例由总经理室负责解释 。

附:酒店文书立卷归档的几点说明

1、会议及酒店、部门召开的专业会、研讨会,单独立卷归档。其内容包括:会议的筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人员讲话、简报、总结等。

2、各部的专题报告、集体和个人的调研资料亦须归档。

3、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档。

4、以酒店名义的发文,包括与有关部门的联合发文,由主管部门或会签部门归档。

5、上级单位、各地方旅游部门发给酒店的文件,由有相关的业务部门归档。综合性的总结、计划,由总经理室归档。

6、关于原稿,如有修改,以领导最后批签字稿归档。

7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等,亦应立卷归档。

8、立卷归档的资料每卷不超过150面,超过者可立分卷。

第3篇 酒店档案管理制度（5）

酒店档案管理制度(五)

1.各部门办理完毕的文件,要及时移交行政办公室,并按条款类目分别存放,三个月后,经检查齐全后,整理立卷归档。

2.每天及时将文件归档,以免散失和积压;严格执行档案清理和整理制度,实行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

3.准确做好档案索引,以便于查找。

4.归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作,使所有资料和文件可随查随得,避免盲目查找。

5.卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复,页号一律在右下角,案卷目录打印四份,卷内目录打印五份。

6.案卷的厚度一般1.5一2cm,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或褪色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以辨认的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。

7.根据卷内文件之联系,进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。

8.案卷按年代、部门排列,永久与长期、短期案卷分开保管。

9.行政办公室的门窗要坚固,做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

10.每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查,发现问题及时补救,确保档案的安全。

11.对于失效的档案要进行销毁,销毁档案前,要认真鉴定,并且登记造册,并经行政办公室主任审批后方可销毁。

12.秘密级或以上密级档案销毁时,必须派专人监销,防止失密,严禁将档案作为废品直接处理。