内部档案管理制度汇编(2篇)

有哪些

内部档案管理制度主要包括以下几个核心组成部分：

1. 档案分类与编码：依据档案的性质、内容和形成过程，进行科学分类，并设定统一的编码体系，以便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：规定档案的来源渠道，确保原始资料的完整性，同时规范整理流程，保证档案的有序性。

3. 档案保管与保护：明确档案的存放环境和条件，以及必要的保护措施，防止档案损坏或丢失。

4. 档案利用与借阅：制定借阅规则，规定借阅权限，保障档案的合理使用。

5. 档案销毁与迁移：规定档案的生命周期，明确哪些档案可以销毁，哪些需要长期保存，以及档案迁移的程序。

6. 档案安全与保密：强调档案的安全防护，包括物理安全和信息安全，确保敏感信息不被泄露。

7. 档案信息化管理：推动档案的数字化进程，利用信息技术提升档案管理效率。

实施细则

1. 档案分类与编码：各部门需设立专职档案员，负责档案分类工作。编码应遵循“易记、易查”的原则，如采用字母 数字的方式，代表档案类别和顺序。

2. 档案收集与整理：所有文件在办理完毕后一周内交至档案室，由档案员进行初步整理，按照时间顺序归档。

3. 档案保管：档案应存放在防潮、防火、防盗设施完备的地方，定期检查环境状况，确保档案安全。

4. 档案利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后方可借阅。借阅期限为两周，到期未归还须续借。

5. 档案销毁与迁移：对于过期或无保存价值的档案，需经过专门的鉴定小组审核，确认无误后方可销毁。重要档案迁移需记录在案，确保过程透明。

6. 档案安全与保密：涉密档案实行分级管理，只有授权人员才能接触。所有电子档案需加密存储，定期备份。

7. 档案信息化管理：逐步推进档案电子化，建立电子档案管理系统，实现档案快速检索和远程访问。

上墙内容

1. "档案管理，从我做起！"

2. "保护档案，人人有责。"

3. "借阅档案，审批先行。"

4. "保密原则，不可忽视。"

5. "档案安全，防火防盗防泄密。"

6. "信息化管理，提高工作效率。"

以上各项制度旨在提升公司内部档案管理的规范化和专业化，每位员工都应熟悉并遵守，共同维护档案管理的良好秩序。

内部档案管理制度范文

第1篇 大楼客服部内部档案管理规定

办公大楼客服部内部档案管理规定

为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作服务,特制定本规定:

a.档案管理范围:

1]政府部门颁布的政策性、指令性文件;

2]政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

3]公司营业执照及其他相关资料;

4]公司文件;

5]物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

8]公司领导讲话和年终总结;

9]其他经济、外包合同;

10]音像、图片资料;

11]其他要求归档的重要文件。

b.负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

c.借阅档案时,必须遵守以下规定:

1]办理登记手续,限期归还,不得带出公司;

2]爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;

3]借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

4]档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;

5]档案借阅按阅档批准权限借阅;

d.调离公司的人员,必须清理、移交档案文件后,方可办理调离手续。

第2篇 大厦客服部内部档案管理制度

办公大厦客服部内部档案管理制度

a.文件资料的形成与归档

1]资料的形成:

各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档;

b.资料的归档:

1]文件资料的归档范围

①物业管理

●清洁卫生管理

●绿化管理

●值班记录

●楼宇巡检记录

②其他资料

2]归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档

案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

⑥所有文件资料必须及时归档。

3]每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

c.档案借阅

1]公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

2]文书档案只阅不借。

3]所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

4]服从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

5]借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。

6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

7]调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

d.档案管理人员职责

1]忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

3]及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

4]熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

5]妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。

6]定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

7]严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

e.公司内外档案文件管理:

1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

3]所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

4]相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

f.档案销毁

1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。