业务接待管理制度

业务接待管理制度是企业运营中不可或缺的一环，旨在规范企业对外交流活动，提升企业形象，确保业务往来高效、专业。其主要内容包括接待流程、职责分工、礼仪规范、资源管理以及评估反馈等方面。

包括哪些方面

1. 接待流程：定义从预约、接待准备、接待实施到接待结束的全过程，明确每个环节的具体操作步骤。

2. 职责分工：明确接待团队中各部门和个人的职责，如接待员、项目经理、行政人员等的角色与任务。

3. 礼仪规范：规定接待过程中的行为准则，包括着装、言谈举止、礼节性活动等。

4. 资源管理：涉及接待场所、设备、物资的使用和维护，以及预算控制。

5. 评估反馈：建立反馈机制，对每次接待活动进行评估，以便持续改进。

重要性

业务接待管理制度的重要性在于：

1. 树立企业形象：规范的接待能展现企业的专业性和尊重，增强合作伙伴的信任感。

2. 提高效率：清晰的流程和职责分工可以避免混乱，确保接待工作的顺利进行。

3. 控制成本：合理的资源管理有助于防止浪费，有效控制接待成本。

4. 持续优化：通过评估反馈，企业可以不断调整和完善接待策略，提高服务质量。

方案

1. 制定详细的操作手册：编写详细的业务接待流程指南，包括接待前的准备、接待中的执行和接待后的跟进。

2. 培训与考核：定期组织接待礼仪培训，确保员工熟悉并能遵守相关规定，并通过考核确保知识的掌握。

3. 设立接待协调员：指定专人负责接待活动的统筹协调，确保各项工作的无缝对接。

4. 实施预算管理：设定接待预算，对每次接待的费用进行记录和分析，防止超支。

5. 定期评估：设立评估标准，对每次接待的效果进行量化评价，以数据驱动改进。

6. 强化反馈文化：鼓励员工提供接待体验的反馈，以便及时发现问题，优化流程。

通过上述方案的实施，企业可以构建一套完善的业务接待管理制度，从而提升业务合作的质量和效率，展示企业的专业素养和良好形象。

业务接待管理制度范文

第1篇 业务接待管理办法范本

业务接待管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强公司业务接待管理,规范程序,明确职责, 提高效率,节约开支,特制定本办法。

第二条 本办法中的业务接待,是指与公司各部门开展业务工作密切相关的接待活动,包括用餐、住宿、礼品、旅游、会议、参观等方面的行为。

第三条 业务接待范围

一、政府主管部门或机构;

二、业务关系部门或机构;

三、合作单位或企业;

四、其它确需接待的客人。

第四条 业务接待原则

一、对口接待原则。

来访单位人员的级别决定公司接待级别,如对方总经理来访,由公司总经理接待,对方部门经理来访,由公司对口部门经理接待。公司领导接待,按业务分管领域,由业务归口管理部门负责接待工作,各部门业务对口关系接待由对口部门负责。

二、节约从简原则。

接待档次适度从简,陪同人员从少,避免铺张浪费。

三、预算管理原则。

各部门业务接待费用严格在年度财务预算中控制使用。

四、进度控制原则。

每月各部门发生的业务接待费,按财务预算的月均限额当月报销,费用超支的部分,计入下月报销。年底累积超支部份部门自理,公司不予报销或扣减部门的工资总额。特殊情况必须经总经理审批报销。

第二章 接待程序

第五条 公司各部门业务接待实行总经理授权审批程序, 总经理授权各分管领导在接待标准范围内审批,方能进行相关的业务接待活动,超标30%的由总经理签批。

第六条 住宿、旅游接待程序

一、公司各部门严格遵循预算内开支原则,接待申请人必须事先详细填写“接待申请及报告书”(见附件1,以下简称“申请报告” )中“接待申请”栏,由申请人所在部门负责人(市场营销部按照业务分类,由事业部负责人审核)签署意见后,报业务主管部门总经办核准,报业务主管领导、财务主管领导审批。

二、申请经核准后,申请人凭“申请报告”到财务部办理借款手续;接待工作完毕,申请人完成“申请报告”中“接待报告”栏的详细填写,由所在部门负责人、业务主管部门、业务主管领导、财务主管领导分别签署报销意见后,财务部凭“申请报告”给予报销。

第七条 礼品接待程序

公司赠送给客人(户)礼品,必须事先填写“礼品申请审批单”(见附件2),由部门负责人、业务主管部门、业务主管领导审批,未经批准发生的礼品费用,财务部不予报销。

第八条 会议接待程序

会议接待指公司承办的大中型会议,接待外单位人员较多,涉及人员较广对公司发展有较为重要意义的会议,主要指在公司外召开会议。公司接待如需召开会议,由接待部门作为会议承办部门提出申请,认真填写“会议接待申请单”(见附件3),经部门负责人、业务主管领导、财务主管领导审批后,方能到财务部办理借款手续,开展相关会议工作。 除以上所指的大中型会议外,一般在公司接待的普通会议,按《贵研铂业股份有限公司会议管理办法(修订)》执行。

第九条 参观接待程序

公司接待工作如需到公司进行参观,需由接待部门提出申请,详细填写“参观接待申请单”(见附件4),提出参观路线和参观内容,经所在部门负责人、业务主管领导审批后,持“参观接待申请单”到总经办登记备案,由总经办相关人员通知待参观的部门做好接待准备。

第十条 以上接待,如果时间紧急,来不及预先申请的, 必须在接待前第一时间按以上程序层层上报审批,次日及时补办手续,签字确认,否则不予报销。出差期间产生的业务接待费等相关费用,结合《贵研铂业股份有限公司差旅费报销规定》执行。

第十一条 一次接待活动办理一份申请报告,一次接待活动涉及多种接待方式的,应分别办理申请手续,不按规定办理申请报告不予报销,实际发生金额超过预算金额的,原则上不予报销。

第三章 业务接待标准

第十二条 用餐接待标准

一、来访客人,需要在公司用餐,原则上在食堂接待,陪同人员不超过2 人,每人每餐6 元,接待部门应于客人来临当日,到总经办登记领取接待餐券,不可提前预支。接待餐券由总经办统一印制,并盖有总经办章,各部门领取后,应加盖所在部门负责人签章(或签名),食堂结帐时,凭餐券分摊费用报销。

二、特殊情况需要宴请宾客的,按以下标准执行:

1.公司高管正职出面宴请,以每人每餐100 元以下控制;

2.公司其他领导出面宴请,以每人每餐80 元以下控制;

3.部门领导出面宴请,以每人每餐50 元以下控制;

三、陪餐人数,根据工作需要从严控制。所有用餐人员名单必须填写在“接待申请及报告书”上,由各部门负责人严格把关,总经办及财务部有权跟踪检查。

四、用餐接待地点及程序:对外接待用餐地点,原则上仅限于公司签订合同的餐馆或酒店,各部门“接待申请及报告书” 中“接待申请”栏经审批后(审批同住宿、旅游接待程序),交由总经办根据以上餐标安排订餐,并出具用餐通知,各部门持用餐通知到指定的餐馆或酒店用餐。用餐后申请部门需在餐馆或酒店签字认可,两天以内必须将内部支票交到总经办。如用餐通知开具后未发生接待事项的,必须及时交还总经办,根据实际用餐情况,另行开具用餐通知。每月底总经办及财务部与餐馆或酒店统一结帐。

第十三条 旅游接待标准

一、公司各级接待原则上不安排旅游,确因工作需要的,由总经办统一安排旅行社,确定旅游线路及相关标准,并签定合同。

二、公司原则上不安排旅游陪同人员,确需安排陪同人员的,

限定人数为1 人,由相关业务部门安排陪同。

三、旅游接待标准,包干除交通费外的一切费用(含旅行社费用、住宿、用餐等),不可超出限额使用:

1.高管人员的嘉宾在昆明市外旅游以每人每次1000 元以下控制;

2.其他人员昆明市外以每人每次600 元以下控制;

3.昆明市内以每人每次不超过300 元控制。

第十四条 礼品接待标准

一、馈赠宾客礼品(公司外购礼品),按以下标准执行:

1.公司领导正职馈赠礼品,以每人600 元以下控制;

2.公司其它领导馈赠礼品,以每人500 元以下控制;

3.部门领导馈赠礼品,以每人300 元以下控制。

二、香烟、茶叶、酒水、离子水及纪念币(公司内部礼品),原则上不得作为礼品对外接待,特殊情况接待由总经理审批。

第四章 业务接待费管理

第十五条 与公司各部门工作相关的业务活动,接待工作及费用由相应部门承担;涉及两个或两个以上部门的业务活动,相关部门共同承担,公司领导出面参加的接待,原则上费用按照接待的业务性质由相应部门承担。

第十六条 各部门的业务接待费必须严格控制在部门预算经费范围内开支。年度业务接待费经费预算财务部牵头,汇同总经办等相关部门提出预算方案,报公司领导审批。各部门业务接待费控制纳入部门绩效考核管理,超标准开支部分,按公司工效挂钩管理办法的有关规定扣减部门的工资总额;节余部分,根据考核办法奖励。

第十七条 各部门必须严格控制费用,各层次审批人承担各自的审批责任。总经办严格按《业务接待管理办法》控制费用,超标一律不予审批。财务部每月初统计各部门上月费用使用情况,交由总经办对每月预算费用超标的单位,发出整改通知,监督超标部门及时整改。

业务接待管理办法 第十八条 本办法自颁布之日起实施,《z铂业股份有限公司业务费管理办法(试行)》同时废止。

第十九条 本办法由党政办负责解释。

附件:1. z铂业股份有限公司接待申请及报告书

2. z铂业股份有限公司礼品申请审批单

3. z铂业股份有限公司会议接待申请单