基金会档案管理制度

有哪些

基金会档案管理制度

基金会档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码体系：建立一套科学合理的档案分类标准，涵盖项目档案、财务档案、人事档案、行政档案等多个类别，并为各类别档案设定专属编码，便于检索与管理。

2. 档案收集与整理：明确档案来源，规定文件形成、流转、归档的流程，确保所有重要文件及时归档，同时进行必要的整理和编目。

3. 档案保管与安全：设立专门的档案存储设施，确保档案的安全存放，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，定期检查档案状况。

4. 档案利用与借阅：设定档案利用规则，包括借阅权限、借阅流程、借阅期限等，确保档案的有效利用，同时防止档案遗失或损坏。

5. 档案数字化与电子化：推进档案的数字化进程，建立电子档案管理系统，提高档案检索效率和安全性。

6. 档案销毁与审计：对过期或无保存价值的档案进行定期审核，符合销毁条件的，需经过审批后按规定程序销毁。

实施细则

1. 档案分类：根据基金会业务性质，将档案分为永久保存、长期保存和短期保存三类，每类档案再细分具体子类。

2. 收集与整理：各部门负责人负责本部门文件的收集，每月末提交至档案管理部门，由专业人员进行整理、编目、归档。

3. 保管与安全：档案库房应保持恒温恒湿，定期进行环境监测，重要档案需双备份存放，以防意外。

4. 利用与借阅：基金会员工凭工号申请借阅，须填写借阅单，经部门主管审批后，由档案管理员办理借出手续，借阅期间不得涂改、损坏。

5. 数字化与电子化：新产生的电子文件应同步归档，纸质文件逐步扫描存档，电子档案系统需设置访问权限，确保信息安全。

6. 销毁与审计：每两年进行一次档案清理，无保存价值的档案需列出清单，由档案管理部门、财务部门及法务部门共同审核，报理事长批准后销毁。

上墙内容

1. 基金会档案管理制度概要，强调档案的重要性和管理原则。

2. 档案分类图示，清晰展示各类档案的归属。

3. 借阅流程图，明确借阅步骤和责任人。

4. 档案安全警示，提醒员工注意档案的保密和保护。

5. 档案销毁流程图，展示从审核到销毁的完整过程。

以上制度旨在规范基金会档案管理工作，提升档案利用效率，确保档案安全，为基金会的决策提供有效支持。全体员工需遵守执行，共同维护档案管理的良好秩序。

基金会档案管理制度范文

第1篇 基金会档案管理规定

基金会档案管理规定

为了全面遵守《基金会管理条例》和《中国友好和平发展基金会章程》，加强基金会档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，结合本基金会实际，特制定本规定。

一、档案管理

(一)基金会档案的收集、整理和保管工作由办公室负责。

(二)归档的文件材料要求完整、齐全、准确并注意区分不同价值分类整理、立卷。归档材料应妥善管理，严防丢失、毁损。

(三)归档范围：上级机关印发、本基金会制发或工作中形成的，具有参考价值的(包括但不限于下列)各种材料。

1.登记管理机关和业务主管单位下发的与本基金会有关的决定、条例、规定、登记证、法人证、批复等;

2.本基金会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项报告;

3.本基金会的章程和各项管理制度;

4.本基金会的工作计划、总结、年度工作报告、请示、批复、会议记录、理事会纪要及与有关单位和个人签订的合同、协议等;

5.会计预算、决算统计报表、资产负债表和财务报告;

6.本基金会理事会成员和工作人员基本情况;

7.本基金会职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的文件材料;

8.本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的简报、声像材料、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物材料。

9.本基金会民政部登记年检报告、会计师事务所审计报告、重要活动领导人讲话、题词及其音像资料;

10.其他具有保存价值的文件材料等。

二、收集整理

(一)本基金会所开展的各项工作、活动，按照归档要求，由承办人在工作和活动结束后及时将文件资料集中后交办公室整理归档。

(二)本基金会工作人员外出学习、考察、调研、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议主要文件等需归档的资料交办公室整理归档。

(三)本基金会当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门负责整理立卷，编制会计档案保管清册。

(四)建立基金会专家库、志愿者数据库，利用基金会网站及时向公众传递各种活动信息及相关资料。

三、档案利用

(一)借阅档案须经主管领导批准，严格履行借阅、归还登记手续。

(二)查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注，未经批准，不准复制档案。

四、档案管理人员发生变更时，要及时填写移交清单，办好移交手续。

五、本规定自批准之日起实行。

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