销售部档案管理制度

销售部档案管理制度

有哪些

1. 销售合同档案：包括所有与客户签订的销售合同，记录交易条款、金额、交付日期等关键信息。

2. 客户资料档案：存储客户基本信息、购买历史、联系方式及沟通记录，以便后续跟进和服务。

3. 销售业绩档案：记录销售人员的销售业绩、目标达成情况及奖励分配。

4. 市场调研档案：包含市场分析报告、竞品信息和消费者反馈。

5. 销售策略档案：包括营销计划、促销活动方案及执行总结。

6. 内部培训档案：保存销售培训材料、课程记录和员工技能评估。

7. 法规政策档案：与销售相关的法律法规、行业标准和内部政策。

实施细则

1. 档案分类与编码：制定统一的档案分类标准，每个类别赋予特定编码，便于查找和管理。

2. 权限管理：设立权限等级，确保敏感信息只对授权人员开放。

3. 电子化存储：利用crm系统或其他云存储平台，实现档案电子化，提高检索效率。

4. 更新与归档：定期更新档案信息，过期或已完成的项目应及时归档。

5. 安全措施：设置数据加密、备份和恢复机制，防止信息丢失或泄露。

6. 查阅与借阅：建立严格的查阅和借阅流程，记录使用痕迹。

7. 审计与审查：定期进行档案审计，检查完整性与合规性。

8. 培训与指导：定期培训员工，提升档案管理意识和能力。

9. 异常处理：遇到档案遗失、损坏等情况，应立即报告并采取补救措施。

上墙内容

1. 档案管理制度概要：简明扼要地列出主要的档案管理规定，如分类、权限和安全措施。

2. 操作流程图：绘制清晰的档案操作流程图，展示从创建到归档的步骤。

3. 查阅与借阅指南：列出查阅和借阅档案的步骤，强调审批流程和责任。

4. 保密声明：强调档案的保密性，提醒员工遵守规定，不得私自传播。

5. 联系信息：提供档案管理人员的联系方式，以便员工在遇到问题时能及时求助。

本制度旨在规范销售部档案管理工作，确保信息的安全、准确和高效利用，为销售决策提供有力支持。所有销售部成员需严格执行，共同维护良好的档案管理环境。

销售部档案管理制度范文

第1篇 地产公司销售部档案管理制度范本

地产公司销售部档案管理制度6

为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法;

一、档案归档范围

1、销售合同

(1)预定书(认购书)原件;

(2)买卖合同原件;

(3)换、退房申请;

(4)房型修改申请;

(5)其他合同之补充协议。

2、客户资料档案

(1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

(2)签约客户档案

基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等;

办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料;

其他客户提交之资料。

3、内部管理档案

(1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件

(2)销售管理档案

(3)各日、周、月统计表及报表;

(4)早晚会会议记录。

4、内部往来文件

(1)发往各部门间的日常函件;

(2)收到公司各部门的往来文件。

5、公司对外宣传资料

(1)各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本;

(2)电视宣传资料:各种宣传用vcd、录音带、录像带;

(3)户外灯箱、路牌的样稿;

(4)各类宣传活动的录影带及照片。

6、房地产相关信息

(1)房地产相关法律、法规、政策、资料;

(2)各楼盘楼书;

(3)房地产相关信息剪报;

(4)各项目对外宣传广告剪报。

7、对外合同合约

(1)户外宣传制作合同复印件;

(2)媒体制作合同;

(3)其他与销售部有关的合同合约。

二、归档及保管要求

1、严格按归档范围对档案进行归档整理;

2、档案资料分类应清晰、全面;

3、档案接收时要认真点、验收,并办理交接手续后入档;

4、档案必须使用专用资料柜、资料盒;

5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

三、档案的借阅

档案的借阅应有严格的借阅制度,必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行:

1、本部门档案仅限本部门员工借阅;外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;

2、本部门员借阅,借期不超过两天。如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;

3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开;

4、按期归还,爱护所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任;

四、档案的保管

1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的,办理交接手续方可入档;

2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;

3、档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找;

4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

五、档案的剔除和销毁

1、在整理档案的过程中,对档案材料要仔细甄别,对无保存价值的资料及时剔除,必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示;

2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。