公司档案室管理制度汇编(2篇)

有哪些

公司档案室管理制度旨在规范档案管理，确保档案的安全、完整、有效利用，提升公司运营效率。以下是制度的主要组成部分：

1. 档案分类与编码：建立统一的档案分类体系，采用标准化编码，便于检索。

2. 档案收集：明确各类文件的归档时间与流程，确保重要文件及时入库。

3. 档案保管：规定档案的存放条件，如温湿度控制、防火防盗措施等。

4. 档案借阅：设定借阅权限，规范借阅流程，防止档案丢失或损坏。

5. 档案销毁：明确过期或无保存价值档案的销毁程序，确保合规性。

6. 电子档案管理：规定电子文档的存储、备份与安全措施。

7. 档案保密：强调敏感档案的保密措施，防止信息泄露。

8. 档案利用：鼓励合理利用档案，为公司决策提供依据。

9. 档案人员职责：明确档案管理人员的职责与权限。

实施细则

1. 档案分类与编码：由档案部门负责制定并更新档案分类标准，所有新产生的文件需按照此标准进行编码。

2. 档案收集：各部门应在文件形成后30日内提交档案室，由档案员进行整理归档。

3. 档案保管：档案室应保持恒温恒湿环境，定期检查防火、防盗设施，确保档案安全。

4. 档案借阅：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过7天。

5. 档案销毁：每年进行一次档案清理，对无保存价值的档案，需由档案部门、法务部门及相关部门共同确认后销毁。

6. 电子档案管理：采用加密存储，定期备份，确保电子档案安全。

7. 档案保密：对涉密档案进行加密处理，限制访问权限，违反保密规定的将追责。

8. 档案利用：鼓励员工利用档案进行研究和决策，但不得擅自复制、传播档案内容。

9. 档案人员职责：档案管理员负责档案的收集、整理、保管、借阅等工作，定期向管理层汇报档案工作情况。

上墙内容

1. 档案室开放时间

2. 借阅流程图

3. 档案保密守则

4. 紧急情况处理流程（如火灾、盗窃）

5. 档案分类与编码示例

6. 档案管理人员联系方式

7. 电子档案使用指南

8. 档案销毁流程简述

以上内容旨在为公司档案管理工作提供清晰指引，确保各项操作规范有序，同时也为全体员工提供了查阅和利用档案的基本规则。各相关部门需严格遵守，共同维护档案室的良好运行。

公司档案室管理制度范文

第1篇 w公司档案室管理规定

公司的档案事关众多员工的隐私,需要进行严格的管理。下面是小编给大家带来的关于公司档案室管理规定的相关内容,欢迎阅读。

公司档案管理办法

第一章 总 则

第一条为了加强11公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为11公司各项工作服务,根据《中华人民共和国国档案法》和(总公司办公制度》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。

第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。

第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。

第四条11公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。

第二章

归档范围

第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片j员片等)均属归档范围。

第六条上级机关文件材料应归档的有。

(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;

(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。

题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

(四)其他文件材料。

第七条公司文件材料应归档的有。

(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

(二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件;

(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;

(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;

(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录,从外单位带回的与公司有关的文件材料;

(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;

(七)反映公司经营和管理的专业文件材料,如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;

(八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);

(九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;

(十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;

(十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴,反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

(十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本;

(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;

(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表;

(十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根;

(十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;

(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

(十九)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证;

(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有:

(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;

(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;

(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

第三章

立卷归档要求

第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向总公司办公室移交。

第十条各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

第十一条各单位向总公司办公室移交档案时,要严格履行移交手续。

第十二条归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

具体应做到下述几点:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

归档的项目档案应包括如下文件:项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任兔文件,有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。

(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(四)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

(七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。

第四章

档案保管期限

第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。

第十四条确定公司档案保管期限的原则

(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。

(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。

第五章

档案的鉴定与销毁

第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

第十六条档案鉴定工作由办公室主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

第十七条档案材料鉴定小组审定,并经公司有关领导批准后,方可销毁。

第十八条销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

第六章

档案的借阅

第十九条公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单,方可借阅。

第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

第二十二条借阅档案的同志,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任批准。

第二十三条借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

第二十四条借阅人对档案要妥善保管,不得遗失,如有遗失,按本制度第七章第三十一条进行处罚。

第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。

第七章

罚 则

第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元~500元,并予以通报批评。

第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条,泄露秘密,按《公司保密工作条例)进行处理。

对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,对其单位领导和当事人各罚款500元~1000元,并予以通报批评。

第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条,遗失档案的,应立即报告。

因遗失档案,泄露秘密的,按《公司保密工作条例》进行处理。

第八章

附 则

第三十条本办法由总公司办公室负责解释。

第三十一条各子公司应根据本办法,结合本单位的实际情况,制定具体实施细则。

第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

公司档案管理制度汇编

一、档案归档制度

一、文件材料的归档要求:

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理,任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本,本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

11.为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。

书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限(参照企业档案归档范围及保管期限表)

三、归档时间:

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。

周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案,由财务部及有关部门保存一年,在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6.电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议),在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

第2篇 _地产公司档案室管理规定

地产公司档案室管理规定

为了加强档案室管理,提高档案保管的严谨性和规范性,作规定如下:

一、档案室管理责任部门和责任人

公司档案室管理责任部门为总经理办公室,责任人为总经理办公室档案管理 员,其它人员不得随意进出档案室。

二、档案室存档范围

公司形成的各类档案以及各部门上报的存档资料,除此之外的其它物品不得 存放档案室。

三、档案柜编号与存放

档案室共有档案柜十四列,编号为a―n列,每列分为1―5栏,根据各部门归 档资料分类存放如下:

1、a列为总经理办公室资料、人力资源部资料,以及历年来奖状、奖杯、证 书、相片、光盘等。

a1-a2:公司奖状、奖杯、获奖证书等;

a3:公司历年活动相片、公司调研、房展会、部门活动、集团、社区活动及 项目图片、公司历年内刊及光盘资料。

a4:总经理办公室档案

a5:人力资源部档案

2、b列为公司重要证照及各部门历年签署的合同

b1:公司重要证照

b2-b5:历年来各部门签署的合同,根据时间、部门进行分类保存

3、c列为工程前期部档案(按项目分类)

c1-c5:2006g72地块文件、z国际公寓、翠竹园、玉兰山庄、梅花山庄

4、d列工程前期资料

5、e列为工程项目档案

6、f列为工程项目档案

7、g列为营销部档案

公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)

8、h列为营销部档案

公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)

9、i列为预算部档案

10、j列为预算部档案

11、k列为物资部、物管技术部档案

k1-k3:物资部各类招投标文件

k4-k5:物管技术部盘点表

12、l列为财务部档案(财务部历年凭证)

13、m列为财务部档案(财务部历年凭证)

14、n列为财务部档案

n1:财务部历年财务报表

n2:贷款合同、贷款按揭协议登记表、抵押合同、审计业务约定书、税务局 与外经委等单位来函、其它资料

n3:再投资退税审核资料、公司注销资料、利润再投资相关资料、审计报告 、评估报告、验资报告等

n4:银行资料

n5:增加注册资本相关资料、投资方名称变更相关资料

四、档案存放要求

档案文件根据内容分列存放整齐,每列文件须有档案文件目录,并做好存放 时间及借阅时间的记录。存放在档案盒内的资料必须在档案盒上统一字体标明名称,便于查找。

五、档案室的清理要求

档案室必须定期打扫与清洁。档案柜及所有保存文档资料存放超过一年后, 档案管理员必须定期清扫与整理,避免灰尘与污损。

六、其它规定按档案管理办法执行。