工程部档案管理制度汇编(5篇)

有哪些

工程部档案管理制度主要涵盖以下几个方面：

1. 档案分类与编码：确保所有工程文档按照项目、阶段、类型进行清晰分类，并赋予唯一的编码，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：规定在项目进程中定期收集相关文件，及时归档，确保文件的完整性。

3. 档案存储与保管：明确档案的物理存储位置和电子存储方式，设定安全保管措施，防止遗失或损坏。

4. 档案借阅与使用：制定借阅流程，控制档案的使用权限，确保信息安全。

5. 档案更新与维护：规定对过时或错误信息的更新程序，保持档案的时效性。

6. 档案销毁与保留：设定档案的保存期限，到期后执行合理的销毁程序，同时明确需要永久保存的重要档案。

实施细则

1. 档案分类与编码：每个项目设立独立的档案夹，内部按照设计、施工、验收等阶段划分，文件名包含日期、负责人等关键信息。编码系统应易于理解和操作，如“pj-001-d-20210501”，代表项目编号为001的设计文件，创建于2021年5月1日。

2. 档案收集与整理：项目经理负责监督各阶段文件的提交，每周进行一次归档检查，确保无遗漏。电子文件需同步备份至公司云存储系统。

3. 档案存储与保管：纸质档案存放在防火、防潮的专用档案柜内，电子档案加密存储，定期进行数据迁移。设置访问权限，非授权人员不得接触。

4. 档案借阅与使用：员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后方可借阅。借阅期限不超过一周，逾期未还者将受处罚。

5. 档案更新与维护：文件修订时，需注明修订日期和原因，旧版本应及时替换。对于错误信息，发现即更正并通知相关人员。

6. 档案销毁与保留：每年进行一次档案清理，过期文件由档案管理员提出销毁建议，经管理层审批后执行。重要档案如合同、验收报告等，永久保存。

上墙内容

1. 工程部档案管理制度概览图：清晰展示档案管理的主要流程和责任分工。

2. 档案分类示例：列举常见文件类型和对应的分类编码。

3. 借阅流程图：以图表形式呈现借阅步骤和所需时间。

4. 安全保管提示：强调档案安全的重要性，列出保管注意事项。

5. 更新与销毁规定：简述档案更新和销毁的程序，提醒员工遵守。

6. 应急处理流程：说明在档案丢失或损坏情况下的应急处理步骤。

以上内容旨在规范工程部档案管理工作，提高效率，保障信息安全。各部门应严格执行，确保档案管理制度的有效实施。

工程部档案管理制度范文

第1篇 装饰公司 工程部档案管理制度

装饰公司工程部档案管理制度

1、工程项目部根据工作需要配备资料员,资料员应严格装饰施工档案管理要求负责工程资料的收集、整理、编号、装订,做好资料档案工作。

2、做好施工现场每周例会记录、每月例会记录。临时现场会议记录。

3、项目工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。

4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。

5、工程中其他文件、资料、文书往来整理归档。

6、各类档案资料分类保管,做好备份,不得遗失。同时建立相关电子文档,便于查阅。

7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表,并及时归档。

第2篇 物业工程部档案管理规定（2）

物业工程部档案管理规定(二)

1.工程部应由专人负责,从工程设计招标开始到施工,竣工的各种资料收集,整理报批,登记。

2.未经部门经理许可,不得将文件和资料借与外单位人员。

3.本部门人员借阅应注意爱护使用,并不得向外单位人员借阅。

4.凡借阅档案和使用人员注意保密。

5.有关工程文件不经允许不得复印。

6.档案管理人员根据文件保存期限,经部门经理认可可定期销毁。

第3篇 s酒店工程部档案管理工作程序

酒店工程部档案管理工作程序

档案是汇集和积累设备运行状态的最基本工作,是提供分析研究设备在使用期的改进,探索管理和检修规律,增加对设备的认识和了解,提高维修和管理水平的有力措施。

因此酒店的各种大型设备、关键性设备、技术性较复杂的设备均应建立设备登记卡,记录设备的名称、作用、安装地点、厂家、型号、名牌数据、设备附件、估计使用年限、易损件名称规格及维修要求,以及维修、保养、故障的记录。

为使档案成为活的资料,要不断丰富档案的内容,使之成为酒店的重要财富。档案管理作业程序如下10个步骤:①点数 ②登记③整理 ④分类 ⑤立案 ⑥编目 ⑦典藏⑧防护 ⑨应用 ⑩定期清理

政策制定人 审批人 执行日期

第4篇 _大厦物业工程部档案管理规定

大厦物业工程部档案管理规定

工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据,加强工程档案管理是工程部的一项重要工作。为加强工程档案管理特制定本管理制度。

一.工程档案目录管理

1.工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式,基础档案材料要保留纸页档案,过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。

2.工程档案设置三级目录,第一级目录为类别目录,第二级目录为程序文件目录,第三级目录为工作单目录。

3.工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。

二.工程档案管理程序

1.工程档案管理责任

(1)工程部经理责任:设置文秘档案员;确定档案目录;设置档案保密等级;检查档案情况。

(2)工程部责任:配合工程部经理进行工作。

(3)文秘档案员责任:档案建立;档案修改;档案整理;销毁更新;档案资料分析报告;接受经理和上一级档案管理人员检查;检查工程部各级人员档案工作情况。

(4)员工责任:认真进行原始资料的记录;接受各级领导和档案员的工作检查。

2.工程档案管理程序

(1) 工程档案的建立

文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号,并在每卷首页建立目录清单,同时在计算机中进行目录登记。

(2) 工程档案的存档

工程档案由文秘档案员整理,按规定目录存档。

(3) 工程档案的查阅和借阅

一般工程档案查阅可向文秘档案员借出,在工程部办公室阅览;若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅,不可以借阅。

(4) 工程档案的更改清理和销毁

原始档案一般不可修改;工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理,过程性工作档案到期后应及时销毁,但应做好销毁记录。

(5) 上级档案存档

工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。

(6) 保密等级设置和更改

涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案,如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码,其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。

(7) 计算机档案管理

工程部档案应积极推行计算机管理,由文秘档案员设置目录菜单,将档案或目录及时录入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。

(8) 图书档案管理办法

工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档,制定图书借阅管理办法,严格按管理办法借阅。

第5篇 某百货公司工程部档案管理制度

百货公司工程部档案管理制度

1、所有的工程档案由工程部文员负责管理。工程档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统:土建、强电、弱电、空调、锅炉房、热力站、机管,按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、各商户单元装修和维修档案等,进行分类管理。

3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。编制档案目录,内容应与档案盒外标签一致。

4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物,如图纸无误则由文员按系统归档;图纸有误,则联系交图单位更正。

5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的重要依据,应妥善保存,用途不明的资料应交工程部经理确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存,其他各种记录保存期限一般为二年以上,过期需销毁的资料应由工程部经理、主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。

6、借阅档案需经相应系统的主管(工程师)以上人员批准,确定归还日期,需续借的要重新登记。

7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录等进行整理并分类归档、保存。