总经理办公室管理制度(7篇)

总经理办公室管理制度旨在确保公司日常运营的高效、有序，为总经理提供一个良好的决策环境。它涵盖了以下几个核心方面：

1. 办公室管理

2. 行政支持

3. 沟通协调

4. 文件与档案管理

5. 日程安排

6. 保密制度

包括哪些方面

1. 办公室管理：规定办公设备的使用与维护，保持办公环境整洁，确保办公设施的安全运行。

2. 行政支持：涵盖文件处理、会议筹备、差旅安排等，以保证总经理日常工作顺利进行。

3. 沟通协调：建立有效的内部沟通机制，确保信息畅通，协调各部门间的合作。

4. 文件与档案管理：制定文件分类、归档、检索的程序，确保信息的安全与准确。

5. 日程安排：合理规划总经理的日程，优先处理重要事务，避免时间冲突。

6. 保密制度：规定敏感信息的处理方式，防止机密泄露，维护公司利益。

重要性

总经理办公室管理制度的重要性体现在：

1. 提升效率：规范化的流程能减少工作中的混乱，提高总经理及团队的工作效率。

2. 维护秩序：明确的职责划分，有助于维持办公室的良好秩序，避免工作冲突。

3. 保障决策：有效的信息管理和沟通机制，为总经理的决策提供及时、准确的数据支持。

4. 保护资产：严格的保密制度，防止公司机密外泄，保护公司的核心竞争力。

方案

1. 制定详细操作指南：为每一项管理内容制定具体的操作指南，确保员工清楚了解并执行。

2. 定期培训与评估：定期对员工进行制度培训，评估执行效果，及时调整和完善制度。

3. 设立反馈机制：鼓励员工提出改进建议，持续优化管理制度。

4. 强化责任落实：明确每个岗位的责任，通过绩效考核确保制度的执行。

5. 更新与适应：随着公司的发展，定期审查并更新管理制度，以适应新的业务需求和环境变化。

通过上述方案，总经理办公室管理制度将形成一个动态、高效的管理体系，助力公司实现长期稳定发展。

总经理办公室管理制度范文

第1篇 物业管理评审控制工作程序（总经理办公室）

物业管理评审控制程序(总经理办公室)

1、目的和范围

总经理按计划对质量管理体系进行评审,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。通过定期的评审评价质量管理体系变更的需要,并适合于实现物业的质量方针和质量目标的要求。

2、引用文件

fshtl-0301物业文件控制程序

fshtl-0302物业记录控制程序

fshtl-0321物业客户满意度测量控制程序

fshtl-0322物业内部质量体系审核控制制度

fshtl-0325物业改进控制程序

3、职责

3.1总经理负责主持管理评审,作出评审结论和决策措施,并对质量管理体系的适应性和持续有效性负责。

3.2总经理办公室主任负责管理评审的计划落实、组织协调,并向总经理报告质量管理体系的运行情况。

3.3总经理办公室负责管理评审的准备工作和组织实施,收集并提供管理评审所需资料,以及评审后问题的分解、检查和报告工作。

3.4与质量体系评审相关的职能部门负责人参加评审,准备并提供本部门的评审所需的资料,落实评审中提出需要采取的纠正与预防措施的制订和实施。

4、工作程序

4.1评审时间、形式、依据

4.1管理评审每年至少进行一次,一般选择在本年度质量目标检查总结之后,下年度新的质量目标颁布之前进行,一般为每年十一月中旬。可结合内审后的结果进行,也可根据需要安排。当内外部环境情况变化时,应及时进行管理评审。

4.2总经理办公室须在评审前一个月编制《管理评审计划》,特殊情况如,遇重大或紧急情况可根据需要即时安排评审;《计划》需交总经理批准。

4.3管理评审一般以会议形式进行评审。

4.4开展管理评审活动的要求:

a.确保质量管理体系持续的适宜性。由于物业所处的环境不断地变化,要求物业根据行业、法律法规要求、业主及市场要求适时调整质量管理体系过程,以保持其持续的适宜性;

b.确保质量管理体系持续的充分性。在物业质量体系运行中,对服务实现过程或体系现状的测量分析、新目标的建立、新方法的提出或新过程的识别,使原有质量管理体系存在不充分的情况,通过管理评审来调整相互关联的过程,以达到体系的持续的充分性;

c确保质量管理体系持续的有效性。有效性是物业实现质量方针、目标的程度的度量。必须把业主的满意度、服务的业绩、物业整体服务素质与行业法规的符合性等与质量目标对比,找差距,不断改进,以确保体系的持续的有效性;

d.上述三种情况都有可能导致体系的变更,物业需适时地调整过程和质量目标,以达到体系的持续的适宜性、充分性和有效性。

4.5管理评审计划或评审要求(包括评审时间、评审目的、评审范围及评审重点、参加评审的部门/人员、评审依据和评审内容),应由总经理办公室提前通知参加管理评审的部门负责人。

4.6管理评审的依据是物业质量方针、目标的实现情况以及市场和顾客需求的变化状况。

4.7当出现下列情况之一时,可增加管理评审频次。

a.物业组织机构、服务内容、资源配置发生重大变化时;

b.当法律法规、行业标准规范及业主要求有变化时;

c.市场需求发生重大变化时;

d.即将进行第二、三方审核,或法律法规规定的审核时;

e.质量审核中发现严重不合格时。

4.2管理评审的输入和输出

4.2.1管理评审的输入包括物业当前的业绩和需要改进方面。如:

a.审核结果。通过内、外审核的结论及所采取的纠正措施实施的效果,评价质量管理体系的适宜性、有效性以及企业结构、职责分工、程序和资源配置的合理性、充分性;

b.业主的反馈信息。根据市场信息、业主反馈的信息、服务情况的信息以及与业主沟通的结果,评价业主对本物业服务的满意程度;

c.过程的业绩和服务的符合性。通过对服务过程的确认、控制的效果以及产品实际质量状况与质量要求的符合性的审核,评价质量管理体系运行的有效性;

d.预防和纠正措施的情况。对预防和纠正措施实施的结果进行评审、确认,以便修改相关文件,保持措施的后续有效性;

e.以往管理评审的跟踪措施情况。检查评审上次管理评审结果所采取的纠正措施的跟踪验证结果的有效性、及时性和正确性,以确保质量管理体系运行的有效性;

f.可能影响质量管理体系的变化。根据市场策略、技术进步相关法律法规和社会要求等外部环境的变化以及物业内部的变化(如体系的重大变更,财务状况变化等因素),评价体系进行变更和完善的必要性;

g.评价持续改进项目实施的有效性,并提出新的改进目标和项目;

h.根据物业经营状况的相关数据的趋势、分析和应用情况及效果,以确定体系的适宜性、充分性、有效性和需要改进的顺序和项目;

i.改进的建议。

4.2.2评审的输出

a.质量管理体系及其过程有效性的改进。在评审结论中应有关于体系及过程改进的要求、顺序、项目等内容(如业主满意、过程改进、硬件设施设备环境等);

b.与服务要求有关的改进。在服务的改进方面,包括服务质量特性、满足市场需求的能力等。优先考虑业主的要求以及服务实现中的薄弱环节;

c.确定和提供资源的措施。根据内外部环境的变化,确定资源需求,尤其对关键设备、关键工序、特殊过程、测量设备、人员等方面的需求,予以确认和配置,以适应体系运行的需要。

4.3管理评审的实施办法

4.1总经理办公室向有关部门提出评审所需的资料清单。包括:

a.内外部质量管理体系审核报告及不符合项实施纠正措施的有关材料;

b.本年度或某阶段质量目标完成情况的材料;

c.物业服务质量、服务水平的分析材料;

d.业主满意度调查信息和服务情况的汇总材料;

e.其他有关服务与体系运行的情况资料、纠正和预防措施的有关资料;

f.物业管理方面的数据的趋势分析、应用效果以及持续改进的相关数据、报表、材料等。

4.2总经理办公室将《管理评审通知单》和批准的《评审计划》下发各参加评审的部门,同时要求各参加部门作好会议的准备工作,包括对本部门薄弱环节的分析、产生原因及改进的设想。

4.3召开评审会议:

a.总经理主持

会议,各部门经理参加会议;

b.指定评审重点部门作主要发言;

c.参加会议人员进行充分讨论。

4.4评审报告

4.4.1根据总经理对管理评审中相关问题的决定,总经理办公室形成文件,经总经理审核、批准后,下发实施。

评审报告的内容一般包括:评审时间;评审组成员姓名、部门、职务;评审简要过程及结论;不符合项的具体说明及改进建议。

4.4.2对管理评审出现的不符合项,由总经理确定责任部门,总经理办公室进行分解,下发各部门制订纠正措施,予以实施。

4.4.3管理评审报告分发范围:总经理、总经理办公室、相关部门。

4.5纠正措施的跟踪验证

4.5.1各相关部门收到评审报告后,应立即分析原因,制订纠正措施,并报告总经理办公室审核,总经理批准,然后组织实施。

4.5.2总经理办公室对实施情况跟踪检查,验证实施的有效性,并报总经理。

4.6管理评审计划、记录、报告等相关资料应由总经理办公室按照《文件控制程序》归档备查。

4.7管理评审结果引起文件更改时,按fshtl-0301《文件控制程序》执行。

5、记录

管理评审计划(见总办手册7.13)管理评审通知单(见总办手册7.14)

第2篇 物业总经理办公室质量管理职责－2

物业总经理办公室质量管理职责2

a.负责公司各部门间工作协调,协助总经理处理和协调各种事务;承上启下,内外沟通,完成公司领导交办的各项任务。

b.通过组织深入的调查研究,及时掌握公司内外部信息,向公司提供及时、准确、有效的各类信息及分析结果,为公司决策提供资讯依据及合理化建议。

c.依据公司中长期发展的经营管理目标,拟订公司中长期发展规划和年度工作计划。

d.负责集团总部、深圳__地产公司指令、信息的下达及落实情况的监督,向集团总部、深圳__地产公司报送、反馈信息。

e.负责公司信息管理,不断完善公司信息管理制度,维护和保持公司信息渠道的畅通。

f.负责收集政府颁布的与公司业务有关的法令、法规、条例及行业管理规定,及时整理并下发各部门,并按最新要求执行。

g.负责公司内部及外部网站的管理,负责internet信息的下载和发布。

h.负责管理、维护公司各类电脑及网络设备,完善公司电脑管理规章制度。

i.负责公司对外公共关系的建立、保持,处理公司对外事务及同行业交流、参观的接待、安排工作;负责公司企业形象宣传及公司ci工程之推广应用。

j.负责公司法律事务的协调处理,并协助各部门通过法律途径追缴各类拖欠款。

k.负责对外发送文件、外来文件的跟踪、转发,并落实批转情况;

负责转呈各部门及人员向总经理提出的请示、报告、建议等,经总经理批示后转相关部门或人员,并对处理情况作相应跟踪。

l.负责公司公章、法人委托书、法人证明书、介绍信的管理工作。

m.负责公司的合同管理工作。

n.负责公司行政会议的会议纪要及重大事件记录,组织撰写公司级的各类文稿(包括年度工作总结、上报材料、请示、报告、会议纪要等)。

o.负责各部门会所经营管理的指导和监督工作。

p.负责指导各部门开展社区文化活动及公司级社区文化活动的统筹、组织工作。

q. 负责协助法律及电脑、网络知识培训工作。

第3篇 物业公司总经理办公室质量管理职责

物业公司总经理办公室质量管理职责

a.负责公司各管理处/部门间工作协调,协助总经理处理和协调各种事务;承上启下,内外沟通,完成公司领导交办的各项任务。

b.通过组织深入的调查研究,及时掌握公司内外部信息,向公司提供及时、准确、有效的各类信息及分析结果,为公司决策提供资讯依据及合理化建议。

c.依据公司中长期发展的经营管理目标,拟订公司中长期发展规划和年度工作计划。

d.负责集团、天津zz地产公司指令、信息的下达及落实情况的监督,向集团、天津zz地产公司报送、反馈信息。

e.负责公司信息管理,不断完善公司信息管理制度,维护和保持公司信息渠道的畅通。

f.负责收集政府颁布的与公司业务有关的法令、法规、条例及行业管理规定,及时整理并下发各管理处/部门,并按最新要求执行。

g.负责公司内部网络的管理,管理、维护公司各类电脑及网络设备,完善公司电脑管理规章制度。

h.负责公司对外公共关系的建立、保持,处理公司对外事务及同行业交流、参观的接待、安排工作;

i.负责公司法律事务的协调处理,并协助各管理处/部门通过法律途径追缴各类拖欠款。负责公司签署合同的法律事务方面的审核。

j.负责公司企业形象宣传及公司ci工程之监督与推广应用

k.负责指导各管理处/部门开展社区宣传活动及物业宣传的统筹、组织工作

l.负责对物资供方进行评估或审核,了解各类物资价格的浮动情况,并每季度公布一次常用物资参考价格及协助每年定期复查供方的资信。

m.负责对外发送文件、外来文件的跟踪、转发,并落实批转情况;

n.负责转呈各管理处/部门及人员向总经理提出的请示、报告、建议等,经总经理批示后转相关部门或人员,并对处理情况作相应跟踪。

o.负责指导、监督检查各管理处/部门文档管理及重要资料的控制和保管工作。

p.负责公司公章、法人委托书、法人证明书、介绍信的管理工作。

q.负责公司的合同管理工作。

r.负责公司行政会议的会议纪要及重大事件记录,组织撰写公司级的各类文稿(包括年度工作总结、上报材料、请示、报告、会议纪要等)。

s.负责公司本部办公场所后勤、设备管理工作的具体实施

t.负责公司后勤保障体系的不断完善,监督各管理处/部门后勤工作。

u.负责公司仓库管理工作

v.负责公司资产购置、调拔、报废等管理工作。

w.负责公司车辆安排、维护、年审及专兼职驾驶员管理等工作

_.负责假日运行处日常业务的管理指导工作

y.根据公司财务制度规定严格做好权限内费用支出的审批工作

z.负责法律、文档及电脑、网络知识培训工作

第4篇 装修公司总经理办公室管理制度

装饰公司总经理办公室管理制度

会议制度

第一条、为维持正常的工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。

第二条、会议可有5分钟弹性时间(由主持人掌握)。迟到、早退5(不含)--15分钟(含)的,一次罚款20元;迟到、早退15(不含)--30分钟(含)的,一次罚款40元;迟到、早退超过30分钟的,一次罚款50元。

第三条、会间呼机或手机每响一次罚款20元,接、打一次手提电话罚款50元,离开会场接、打电话,每次罚款100元。

第四条、会间离席者(无论何故),罚款100元。

第五条、无故不参加会议者,每次罚款200元。因故(无论是因公事、私事)请假不参加会议者,每次罚款50元(公司指定外出者或因工作约定时间必须避开例会时间且经总经理特批者除外)。

第六条、总经理例会

1、除遇特殊情况,每周三下午16:00在公司总部召开总经理例会。

2、总经理例会纪要、会议决议由总经理办公室主任记录,会后将记录单复印交总经理、每个承办人和总经理办公室主任各一份。

3、发言人应按规定的汇报内容汇报工作,发言应言简意赅,音量适中,吐字清晰。

4、因故不能参加总经理例会的部门负责人,须安排经总经理事先认可的临时负责人出席会议,未安排临时负责人的,给予一般过失单一张。

5、未按承办时间汇报例会决议完成情况的,视情节给予一般或严重过失单一张。

第七条、总经理例会的次日,各部门召开部门例会,如需更改会议时间,须报总经理批准。未按时召开部门例会的,视情节给予相关责任人一般或严重过失单。

第八条、总经理当面指令或电话指令,须在24小时内汇报承办情况。否则视情节给予一般或严重过失单一张。

第九条、本制度由总经理办公室负责解释、修改。

八小时复命制

为严肃工作纪律,加强时间管理,提高工作效率,特制定本制度。

1.上级向下属指派工作,要求作出限时,对于无法提出限时的工作,应严格按本制度执行。

2.员工接受领导口头或书面指派的非限时工作任务,须于接受任务之时起,八个工作小时内汇报工作结果或承办情况。

3.部门之间非限时的协作事宜,应在八个工作小时内互相通报工作进展情况。

4.员工向部门经理/主管反映问题、提供建议等,部门经理/主管须在八个工作小时内通告工作结果或承办情况。

5.员工在工作时间内因外出办事,或请假休息等原因不在岗位,均应向公司说明事由、去向,并与公司保持联系。

6.违反本规定,视情节给予一般或严重过失单处罚。

7.员工投诉按投诉制度处理,不属此制度规定范围。

文件管理制度

第一条、为加强公司文件的规范化管理,特制定本办法。

第二条、公司的文件由总经理办公室负责起草和审阅,总经理签发。

第三条、公司各部门的文件由各部门负责起草,并交一份电子文档给总经理办公室审阅、修改,起草人或部门(临时)负责人校对,总经理签发,未交总经理办公室审阅和私自制发的,视情节给予文件起草部门负责人一般或严重过失单一张。

第四条、文件原稿,须注明文件起草部门、起草人,由总经理秘书分类归档,保存备案。

第五条、文件签发后,由总经理办公室统一安排打印、复印、盖章。

第六条、公司正式书面文件(红头文件、呈报上级主管部门文件)出现错别字的,每个错别字给予总经理办公室主任和部门文件的校对人各二十元罚款。

第七条、属于机密的文件,起稿人应注明秘密字样,并确定报送范围。机密文件按保密规定由专人印制、报送。

第八条、文件由总经理办公室负责发送。送件人应将文件内容、发送日期、接件部门、接件人等事项登记清楚。秘密文件由专人按核定的范围发送。

第九条、外来的文件由总经理办公室专人负责签收,并分类登记。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后15分钟内报送,15分钟内无法报送的,应与接件人联系并协商解决办法。

第十条、传阅文件由总经理办公室专人负责收回,对领导指示的文件,总经理办公室应按领导指示和文件要求组织传达和落实。

第十一条、违反本制度第七条、第八条有关规定的,按公司保密制度规定承担责任;违反本制度第九条、第十条规定的,受罚一般过失单。

第十二条、本制度由总经理办公室负责解释、修改。

保密制度

第一条、为保守公司秘密,维护公司利益,特制定本制度。

第二条、公司秘密是关系公司权利和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限定一定范围的人员知悉的事项。

第三条、公司全体员工都有保守公司秘密的义务。

第四条、公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。

第五条、公司秘密包括下列事项:

(一)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

(二)公司管理制度、文件、通知等。

(三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

(四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表产值。

(五)公司掌握的尚未进入市场尚未公开的各类信息。

(六)公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。

(七)其他经公司确定应当保密的事项。

第六条、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理办公室负责保密,并采取相应的保密措施。

第七条、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,须事先报总经理批准。

第八条、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施:

(一)选择具备保密条件的会议场所。

(二)根据工作需要,限定参加会议人员的范围。

(三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。

(四)确定会议内容是否传达及传达范围。

第九条、不准在私人交往和通讯中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。

第十条、公司工作人员发现公

司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理。

第十一条、出现下列情况之一者,给予警告,并处以50-500元罚款:

(一)泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;

(二)违反本制度第六条、第七条、第八条、第九条规定的;

(三)已泄露公司秘密但采取补救措施的;

第十二条出现下列情况之一的,予以辞退和赔偿公司经济损失并取消其在公司的一切利益(包括工资和效益工资)

(一)故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的。

(二)违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。

(三)利用职权强制他人违反保密制度的。

第5篇 某酒店总经理办公室管理制度

酒店总经理办公室管理制度

(一)总经理办公会制度

总经理办公会每周召开一次,由酒店总经理主持,副总以上领导出席。总经理缺席时,由授权委托人主持会议。

总经理办公会内容:

研究党的路线、方针、政策和国家有关法规以及上级的重要指示,规定在本店的贯彻执行。

研究讨论酒店发展规划、改革方案。

讨论酒店月度、季度、年度工作计划、总结。

讨论酒店的重大经营管理活动。

讨论酒店人事安排与组织机构的调整。

讨论酒店员工的工资、福利及涉及员工切身利益的有关问题。

讨论员工重大奖惩事项。

讨论研究其他酒店的有关问题。

(二)专题工作会议制度

酒店专题工作会议视经营管理需要确定。

酒店专题会议事先由办公室根据总经理的指令,列出会议内容和要求,责成有关部门进行调查研究,充分准备,待时机成熟后召开。

会议由总经理主持,视会议内容确定出席人员。

酒店专题会议一般可分为:经济活动分析会;价格政策会议;餐饮工作会议;销售工作会议;酒店质量管理会议;培训工作会议;酒店更新改造会议;重大接待任务协调会等等。

(三)酒店晨会制度

酒店晨会每天上午8:30召开,由酒店总经理主持召集,会议时间一般控制在半小时内。

会议出席人员:酒店副总经理及各部门主要负责人,如主要负责人因事不能出席,应指定副职或代理人参加。

会议内容主要是各部门汇报一天(24小时)内本部门发生的重大问题或需要酒店协调的工作以及上次晨会布置的工作贯彻落实情况。

会议主持人对晨会上各部门提出的问题或需要协调解决的工作应作出明确决断,并明确分工落实。

会议结束,出席会议的各部门人员应迅速传达布置和落实工作指令和要求。

(四)文件传阅制度

酒店领导日常应阅读上级党、政部门和业务主管部门的许多文件、信息资料以及重要的期刊杂志,了解党和政府部门及业务主管部门各类重要信息和最新的方针、政策精神,正确指导酒店的各项经营管理活动。

各类文件资料由办公室专职档案管理人员负责收、发、登记后,交酒店领导按序迅速传阅,对酒店领导批示的文件,应及时反馈给相关职能部门贯彻执行。

(五)阅签值班记录和有关重要经营报表制度

酒店领导每天要阅签“大堂副理值班记录簿”、“保卫值班记录簿”、“夜间经理值班本”、“酒店营业收入日报表”以及各类有关的重要财务报表,还可通过电脑终端查阅各项经营资料,全面了解酒店近期的经营管理情况,以便对经营管理中存在的问题迅速做出决策。

(六)节假日值班制度

节假日值班制度是加强酒店经营管理的一项重要措施,遇有重大节日,酒店领导应亲自参加值班。

1、值班员要坚守岗位,遵守纪律。

2、值班时要根据授权范围主动积极地处理各种问题。遇重大、紧急情况或授权范围以外的问题,必须及时请示有关领导,按领导意图处理,以免延误。

3、值班时遇有宾客投诉,要协助有关部门一起妥善处理,需要时报

请领导处理。

4、做好领导用车调度等行政事务工作,完成领导交办的其他工作。

(七)酒店调研和信息工作制度

酒店调研和信息工作的目的是为领导决策和解决问题提供依据。

酒店调研和信息工作由办公室秘书负责,其他人员协助。

调研工作的重点是:

(1)酒店经营管理中带有全局性、倾向性的情况和问题。

(2)酒店经营管理的经验和教训。

(3)酒店各项决策付诸实施后的效果和需要完善之处。

(4)领导交办的其他调研工作。

信息工作的重点是:

员工信息:员工的思想动态、工作情况,以及对经营管理的意见、建议。

(2)客人信息:住店客人的投诉、意见和表扬。

(3)客源信息:国际、国内客源市场的动态、预测性的信息。

(4)同行信息:包括同行酒店的经营管理新动向、特色、服务水平、价格政策、营销策略等基本信息。

(5)社会信息:酒店在公众中的形象和知名度。

调研和信息工作要求客观、全面、深入,坚持实事求是,防止片面性和表面化。

调研工作程序是准备、调查、研究、写出调研报告。信息工作的程序为搜集、分类、分级、筛选、比较分析、汇总和交流。

调研报告写作要求:观点和材料统一,结构和条理严谨清楚,语言平实准确、鲜明生动。信息材料的写作要求:注意实效,注重功效,简明扼要。

(八)酒店印章和介绍信管理制度

酒店印章、总经理个人印章、酒店介绍信均有专人管理和保管,存放安全可靠。未经批准,不得把印章和介绍信交他人管理和使用。

使用印章和介绍信要经酒店领导批准,文件用印以文件签发、签字为准。常规用印由办公室秘书批准。

用印、使用介绍信应予登记。登记内容包括用印和用信人、事由、时间、批准人、经手人和印数等。

盖印位置要端正、清楚,不可斜、侧、偏、模糊不清。

严禁未经批准擅自用印和使用介绍信。非法用印,非法使用介绍信,应根据情节和后果严肃处理,直至依法惩处。

(九)财产物资管理制度

财产设备管理

(1)办公室使用的各种办公设备和交通工具由办公室秘书具体负责管理,建立办公室财产二级明细帐,以便随时与财务部相互核对,做到帐帐相符,帐物相符。

各种财产设备实行“谁使用,谁负责”并切实做好日常的维护和清洁保养工作,做到物尽其用,爱惜使用。

各种财产设备的调拨、出借必须经财务部或总经理审核,按批准文件填写财务部统一印制的“固定资产调拨单”;在酒店内部各部门之间的转移,应填写“固定资产转移单”,并办理财产变动登帐手续。

设备因使用年久和因损坏不能使用,或因技术进步而淘汰,需要报废时,必须经财务部和工程部组织技术鉴定小组进行鉴定,确认无使用价值时,才能办理报废手续。

新设备的添置必须经酒店批准,会同财务部共同验收,并填写财务部统一印制的“财产领用单”,办理领用手续后,登记入帐。

办公室秘书每季度应对办公室使用的各种设备进行一次检查和核对,每年定期清查盘点,确保帐物相符;发生盈亏必须

查明原因,并填写财务部统一印制的“固定资产盘盈盘亏报告单”,报财务部处理。

物料用品管理

(1)办公室物料用品由办公室秘书统一管理,具体负责编制年度物料用品消耗计划;按照物料用品分类,建立专用物料用品台帐,掌握使用及消耗情况,办理物料用品领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。

各类物料用品的领用,应填写财务部统一印制的“物料用品领用单”,经办公室秘书审核签字后,向财务部领取,并及时登记入帐。工具类物品,除因业务发展需要增领外,实行以旧换新的办法,并须填写“物料用品领用单”和“酒店低值易耗品报废单”,报废的物品由财务部统一处理。

各种物料用品的消耗、领用、报废、报损每月底由秘书统计、清点一次,确保统计数字准确,数、物和台帐相符。

(十)办公室人员考勤制度

办公室人员必须按时上下班,严格执行酒店员工考勤管理制度和规定。

办公室人员考勤由办公室秘书负责。每天考勤记录在酒店统一印制的个人考勤卡上。记录要做到准确无误。

办公室人员考勤每月汇总一次,填写在酒店统一印制的“员工出勤情况月报表”,送人力资源部,作为工资造表和发放工资的依据。

办公室人员应严格遵守劳动纪律,上班时间内严守岗位。外出公差应征得同意。

办公室人员因病请假必须持有酒店医务室或酒店指定医院开具的病假证明,并经领导同意。

办公室人员因私请假(含婚、丧和探亲假等)和休工假,均需事先提出申请,并经领导同意。办公室秘书请假需经酒店总经理同意。

(十一)办公室安全管理制度

办公室人员应自觉遵守酒店员工治安管理制度和规定。

严格执行酒店保密规定。特别是涉及酒店机密事宜要做到不该问的不问,不该说的不说。

办公室人员一般不要在办公室内接待客人。接待客人应在指定接待场所。

办公室人员应保管好个人保管使用的办公室钥匙。如有遗失,应报告保卫部作出处理。

办公室人员要注意用电安全。下班前应切断电源,关好门窗,确保办公室安全。

(十二)预算管理制度

根据《酒店预算管理制度》的规定,办公室年度预算的编制,应按照酒店经营方针和预算大纲,由秘书负责组织有关人员拟订编制,报酒店审定后执行。办公室预算编制应服从酒店的总体平衡。

办公室预算计划内容包括:交通工具、办公设备的添置和维修费用、物料耗用费用、劳动力成本,以及公关、交际等活动而发生的各项费用等。

预算中审定的各项费用管理目标,要分解至月度、季度。要坚持以部门为成本中心的指导思想,严格控制在计划范围内的日常开支。

为了保证预算目标的实现,办公室对每月的成本费用进行分析、研究和提出加强管理的改进措施和方法,探索降低费用的途径,并按酒店规定按月、季、年度及时写出预算执行情况的分析报告,报店领导审阅。

(十三)人事管理制度

人员调配管理

(1)办公室员工调配和招聘,报请人力资源部负责办理。

(2)因实际人员少于定编,需要增补时,应填写人力资源部统一印制的

“人员增补申请计划”,报人力资源部办理。

(3)专业人员调动和要害部位人员变动,均应与人力资源部商议,报酒店领导批准。

员工档案管理

(1)员工档案分人事档案和工作档案。员工档案由人力资源部统一管理,并负责资料搜集、鉴别、保管、利用和传递。办公室员工必须按《员工手册》的规定,准确填写员工登记表和如实反映情况,员工家庭地址和电话号码变更,家庭人口和婚姻状况变化等情况,均应及时向上级报告,并转报人力资源部备案。

(2)员工工作档案由办公室负责管理。工作档案记录员工在为酒店服务和工作中各个阶段的个人经历、工作表现、业务技术培训和奖惩等情况,办公室秘书应做好材料搜集和登记工作,保证员工工作档案的完整和准确。员工跨部门之间的调动,其工作档案即随之转移。

第6篇 酒店总经理办公室文员（兼档案管理员打字员）岗位职责

酒店总经理办公室文员(兼档案管理员、打字员)的岗位职责

[管理层级关系]

直接上级:总经理

[岗位职责]

1、负责酒店公文、函件、资料的打印工作,分别轻重缓急,优质、高效地完成任务。

2、严格执行安全保密制度。妥善保管打印的原稿,并按规定移交校对;及时清理和烧毁蜡纸,不得在办公室接待与工作无关的人员。

3、熟悉打字机、复印机和电脑的性能,做好保养工作,保持机件处于良好状态。

4、负责酒店公文、函件、内部刊物的收发、运转、催办、办理和登记、保管及使用工作。

5、负责总经理办公室报刊、杂志分发工作。

6、负责档案的登记、编号、借阅等管理工作。

7、负责档案的安全工作,保证档案无遗失、无虫蛀霉变、无火警的事故。

8、负责办公室和档案的清洁工作,注意经常保持室内环境的整洁。

第7篇 物业总经理办公室主任工作目标管理责任书

物业总经理办公室主任年度工作目标管理责任书

为确保××××物业管理有限公司总经理办公室年度计划目标得以实现,经公司与目标责任人 总经理办公室主任 共同商讨,已确定××××物业管理有限公司总经理办公室二