纸质文件管理制度

纸质文件管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它涉及到文件的创建、分类、存储、检索、使用、更新、废弃等全过程管理。此制度旨在确保企业信息的安全、有效利用和合规性，防止信息丢失、泄露，提高工作效率。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，建立统一的编码系统，便于快速定位和查找。

2. 文件审批流程：规定文件的起草、审核、批准、发布等环节的权限和程序。

3. 文件存储与保管：确定文件的存储地点、方式，以及物理安全措施。

4. 文件借阅与使用：设定文件的借阅权限，规范使用过程，防止非法复制或损坏。

5. 文件更新与版本控制：规定文件修订的流程，保持文件内容的时效性。

6. 文件销毁：明确文件废弃的标准和销毁程序，确保敏感信息的安全处理。

7. 培训与监督：定期进行文件管理培训，加强日常监督，确保制度执行到位。

重要性

纸质文件管理制度的重要性不容忽视：

1. 保障信息安全：通过规范管理，防止文件遗失、泄露，维护企业利益。

2. 提升效率：有序的文件管理体系能减少寻找文件的时间，提高工作效率。

3. 法规遵从：符合相关法规要求，降低法律风险。

4. 知识传承：保证企业知识和经验的有效传递，支撑业务持续发展。

方案

1. 制定详细的操作指南：明确每个环节的具体步骤，减少操作混乱。

2. 实施文件管理系统：引入数字化工具，提升文件管理的便捷性和准确性。

3. 建立责任机制：明确各部门和个人的职责，确保制度落地。

4. 定期审计：定期检查文件管理情况，及时发现并解决问题。

5. 持续优化：根据实际运行效果，不断调整和完善制度，适应企业变化。

在实际操作中，应注重制度的灵活性与实用性，既要严格遵守，也要根据实际情况灵活调整，以实现最佳的管理效果。管理层应积极推广文件管理文化，让每位员工意识到文件管理的重要性，并将其融入日常工作中。

纸质文件管理制度范文

第1篇 纸质文件管理制度范文

信息化环境中,企业加强电子文件管理制度建设是提高电子文件质量,发挥信息资源价值的必然之举,下面是小编为大家带来的纸质文件管理制度:

纸质文件管理制度【1】

公司纸质文件归档管理办法

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益,把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。

根据《中华人民共和国国档案法》和广东省档案局关于《广东省档案条例 》的规定,结合我司实际情况,特制定如下纸质文件归档管理办法。

第二条 档案管理工作主要分为收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。

在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才能保证到文件的安全。

第二章 纸质文件归档的具体实施

第三条 纸质归档文件的收集范围

1.红头文件,如批复、决定、通知等

2.白头文件,如经验介绍、会议材料等;

3.公布性文件,如公告、通告、布告等;

4.记载性文件,如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;

5.内部使用文件,如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;

6.报道性文件,如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。

7.证明性文件,如介绍信存根、党组织关系转移证明等;

8.信访处理材料,如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;

9.契约性文件,如协议、合同、意向书等;

10.登记性文件,如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。

第四条 纸质归档文件的整理注意事项

1.下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③

正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;

⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件。

如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

2.以“件“为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;

⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦文件处理单放在文件前面;⑧汉文本在前,少数民族文本在后;⑨不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。

3.文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等。

分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。

取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。

4.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。

如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;

④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等。

5.几份文件作为一件时,“件”的日期按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。

具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。

6.无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。

7.专门年度的分类方法因为相当一部分工作是按照专门年度进行的,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类。

8.临时企业、个人客户,存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档。

第五条 纸质归档文件的保管办法

1.档案室对档案进行系统存放和安全保护的工作,是档案管理中的一项重要内容。

基本任务和要求是维护档案的完整与安全。

2.档案保管的软硬件设施管理

2.1 档案室/柜管理。

要建立完善的档案室/柜管理制度,配备必要的防护设备,合理调节和控制温度、湿度,做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作,定期测记湿温度变化、适时投放防虫药物、做好防火防盗工作,保持整洁、有序,保证档案安全无损。

2.2 档案检查。

对于已存档案的状况应定期进行全面检查,必要时可临时进行部分检查。

着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况,检查时要逐卷进行,要作出详细记录并写出正式报告。

一旦发现档案缺少或严重破损等问题,要及时采取措施,妥善处理。

2.3 防止泄密。

对于保密文件,要保护其机密不被盗窃,严防泄密。

对涉密档案安全进行检查,特别是档案信息安全管理、排查失泄密隐患与漏洞,确保档案信息安全。

节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。

3.保管期限的划分

3.1 永久,凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的档案,定为永久保管。

它主要包括:(1) 本公司制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,公司领导人任免等文件材料。

(2) 同本公司产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本公司所作的决定,批复,报告和调查研究材料。

(3) 本公司批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。

3.2 长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:(1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等)。

(2) 政府部门下发的属于公司主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料。

(3) 各级部门报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料。

3.3 短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管。

它主要包括:(1) 本公司一般事务性的文件材料。

(2) 政府部门颁发的非主管公司业务但需要参照执行的文件材料。

(3) 各级部门报送的一般性的文件材料。

3.4 根据本公司的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:① 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。

② 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。

③ 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则。

④本部门转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期。

第六条 纸质归档文件的借阅使用

1.公司各部门借阅档案,必须按照公司制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

外来公司单位企业来人查阅本单位档案,需持公司单位企业介绍信并经有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。

档案调出和归还档案都应逐卷点交清楚,办理手续。

用完的档案要归还原位。

2.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《 档案安全保密标准》中的要求办理。

3.查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。

特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。

需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

4.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

5.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

第七条 纸质归档文件的鉴定销毁

1.档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。

档案鉴定销毁小组组长为董事长,作为档案销毁鉴定负责人;副组长为行政部经理,作为档案销毁监督人;小组成员为档案管理员,作为档案销毁的执行人。

2.鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定,对保管期限已满但仍有保存价值的,应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。

3.销毁档案必须编制档案销毁册,登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。

4.销毁档案时,应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁,参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字,严禁将档案作废纸出售。

第八条 以上办法自2022年11月1日起执行,解释权归公司行政部。

二○一一年十月

纸质文件管理制度【2】

机要文件是传递、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

一、办理程序

(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理。

(二)按领导签批的范围进行传阅。

(三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理。

(四)归档,交上级部门。

二、传阅

(一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅。

(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失。

三、保密

(一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说。

(二)对于机要文件,要单独存放,严加保管。

(三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准。

(四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密文件,不得复制或摘抄。

四、归档

(一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,保持整洁、清洁。

(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档。

(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。