企业技术文件管理制度

包括哪些

企业技术文件管理制度是对企业内部技术资料进行系统化管理的一套规则，涵盖了从文件的创建、审批、分发、使用、存储到废弃的全过程。具体包括以下几个核心部分：

1. 文件分类与编码：定义各类技术文件的类别，如设计图纸、工艺规程、检验标准等，并设定统一的编码体系，便于检索和管理。

2. 文件审批流程：明确文件的编制、审核、批准权限，确保文件的准确性和合规性。

3. 文件版本控制：规定文件的修订、更新和版本升级流程，防止旧版文件的误用。

4. 文件分发与使用：制定文件的发放范围、使用规定，保证信息的正确传递。

5. 文件存储与保护：规定文件的存储介质、期限和安全措施，防止信息丢失或泄露。

6. 文件检索与查阅：建立文件检索系统，方便员工快速查找所需信息。

7. 文件废弃与销毁：设定文件生命周期，明确文件不再使用时的废弃和销毁程序。

体系框架

企业技术文件管理制度的体系框架如下：

1. 制度总则：阐述制度的目的、适用范围和基本原则。

2. 文件管理组织：明确文件管理的职责部门和人员，以及他们的权责分配。

3. 文件生命周期管理：涵盖文件的创建、审批、发布、使用、修订、存储、检索、废弃和销毁等环节的具体操作流程。

4. 文件质量保证：设立文件的审核机制，确保文件内容的准确性和完整性。

5. 文件安全与保密：规定文件的安全保护措施，包括物理安全和网络安全，以及涉密文件的特别管理。

6. 文件培训与监督：定期进行文件管理培训，确保员工理解和执行相关规定，并进行监督和考核。

7. 制度修订与更新：设定制度的定期审查和修订机制，以适应企业的发展变化。

重要性

企业技术文件管理制度的重要性不言而喻，它对于企业的运营效率、产品质量、知识产权保护等方面都有深远影响：

1. 提高工作效率：清晰的文件流程能减少沟通成本，提高工作协同效率。

2. 确保产品质量：通过标准化的技术文件，可以保证生产和服务的标准化，从而提升产品质量。

3. 保障知识产权：严格的文件管理能够有效防止技术外泄，保护企业的核心竞争力。

4. 符合法规要求：许多行业都要求企业有完善的文件管理体系，以满足法规和标准的合规性。

5. 促进知识传承：有效的文件存储和检索，有利于企业知识的积累和传承，推动技术创新。

企业技术文件管理制度是企业内部管理的重要组成部分，其科学性和执行力直接影响到企业的运营质量和长远发展。因此，建立健全的技术文件管理制度，对于任何企业来说都是至关重要的任务。

企业技术文件管理制度范文

第1篇 某企业技术文件管理制度

企业技术文件管理制度

一、总则及范围

为了保持已有工艺技术文件的完整性,使之完全能指导生产,以保证质量和生产正常进行,避免混乱,特制定本标准。

本标准适用于技术文件管理。

二、管理业务与分工

1、技术部负责人:负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

2、档案保管员:负责技术文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

三、管理内容与要求

1、技术文件的种类

①法律法规及标准性文件

a.相关的法律法规

b.国家规定的产品标准及有关管理标准

c.相关的质量标准

②作业类文件

a.图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书;

b.工序质量表及质量控制点一览表

c.产品使用说明书

d.公司内所有设备使用说明书

e.设备使用说明书;

f.各种明细表。

③管理类文件

公司日常制定的有关技术要求的通知、计划及规定等。

2、文件登记

①技术部必须建立【技术文件管理台账】,掌握本厂全部技术文件的情况。其台账至少包括:编号、名称、数量、文件编制时间、发布时间、发放部门及销毁情况。

②文件接收后,档案保管员应及时对文件进行分类编号并作记录,每月或者每季度将记录复印件送技术部,技术部根据记录及时掌握本厂技术文件动态。

3、文件的归档及保管

技术文件的保管由档案保管员按档案管理标准进行保管,厂内发行的技术文件,除按档案管理的要求进行管理外,尚须对储备待发的文件进行登记保管。

4、技术文件的复制与分发

技术文件的复制打印由技术部提出打印数字,但必须保证分布完毕后有一定储备。技术文件发送时,要备好【技术文件发放/领用表】进行文件名称、编号、日期等内容的登记,接收人员应在登记表上签收。

5、技术文件的借用

1质量管理类文件的借用应填写《文件借阅记录登记表》,

2作业类文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准,方可借阅。

6、技术文件的修改与审批

①当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时,由技术部该专业的工程师(或专业的业务负责人)分析确定是否需要修改。

②技术文件确定修改后,由技术部该专业工程师(或专业的业务负责人)填写【设计更改单】。

【设计更改单】应包括下列内容:

a.技术文件名称、编号、或图纸名称、图号;

b.更改理由;

c.会审意见、会审签名;

d.设计、工艺负责人签名;

e.修改内容和修改要求(以图纸和文档形式表现)。

③技术文件的审查与批准

一般性的内容更改只须将填好的【设计更改单】交技术部负责人进行审查和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改有技术部召集有关人员参加审定,会议通过审定后,由技术部负责人签字后交公司批准。

④档案管理员接到【设计更改单】后,应立即着手工作,更改时,必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性(图纸更改后的发放除执行发放规定外,应同时将旧图纸收回并登记)。

5技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档(在登记时应作出标记)。

7、技术文件的回收与销毁

技术部应及时掌握相关国家标准动态,及时更新,过期的应进行回收销毁。当新的技术文件进行分发时,分发人同时应将相应的旧文件进行回收,整理后由技术部决定对其进行归档或销毁。