公司财务档案管理制度

有哪些

公司财务档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：根据财务档案的性质和内容，制定详细的分类标准和编码规则，以便于管理和检索。

2. 收集与整理：规定财务档案的收集时间、方式和整理流程，确保原始凭证和会计记录的完整性和准确性。

3. 存储与保管：明确财务档案的存储介质、保管期限和存放条件，保证档案的安全性和长期可读性。

4. 利用与借阅：设定档案的查阅权限、借用流程和归还规定，确保档案的有效利用而不损害其完整性。

5. 销毁与迁移：规定过期档案的销毁程序和电子化档案的迁移策略，以优化存储资源。

实施细则

1. 档案分类与编码： - 所有财务档案应根据会计科目、年度和业务类型进行分类，每类档案赋予唯一的编码。 - 编码结构应包含档案类别、年份和流水号，如“c01-2021-001”表示2021年的成本类第一份档案。

2. 收集与整理： - 财务部门应在每月末或年末完成当期财务资料的收集和整理，包括发票、合同、银行对账单等。 - 所有原始凭证应按日期顺序排列，并与相应的会计凭证一起装订成册。

3. 存储与保管： - 纸质档案应存放在防潮、防火、防盗的档案柜中，电子档案应备份至安全的云存储平台。 - 根据相关法规，财务档案的保管期限一般为五年至三十年，具体年限需根据当地法律法规执行。

4. 利用与借阅： - 员工需填写借阅申请表，经财务负责人审批后方可查阅档案。 - 借阅期间，档案应妥善保管，不得涂改、损坏，借阅后及时归还。

5. 销毁与迁移： - 过期档案销毁前，需编制销毁清单，经财务部门负责人和审计部门审核后，按照国家规定程序进行销毁。 - 电子档案应定期迁移至更新的存储系统，确保数据的兼容性和可访问性。

上墙内容

1. 财务档案管理原则：完整、准确、安全、有效。

2. 档案分类示例：c01（成本）、a01（资产）、l01（负债）等。

3. 借阅流程图：申请→审批→借阅→归还。

4. 财务档案保管期限提示：根据业务类型和法规要求确定。

5. 应急处理流程：档案遗失、损坏时的报告和补救步骤。

以上制度旨在规范公司财务档案管理工作，提高工作效率，保障财务信息安全，望全体员工严格执行。

公司财务档案管理制度范文

第1篇 大学物业公司财务档案管理办法

n大学物业公司财务档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强财务档案的科学管理,建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度,保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,使其规范化、系统化,特制定本制度。

第二条 财务部门是财务档案的具体负责部门,财务档案管理工作分为六大类,包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。

第二章 会计档案管理

第三条 会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料,是记录和反映公司经济业务的重要史料。具体包括:

1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。

2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表及附表、附注和文字说明,其它财务报告。

4.其它类:会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。

第四条 每月形成的会计档案,应由专人按照归档要求,负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册,档案依据分类,分别保存,凭证按月整理保存,次年初将本年账簿存档。

第五条 应指定专人负责会计档案的保管工作,档案柜由专人负责分类整理,档案柜钥匙由专人负责保管。

第六条 保存的会计档案不得外借。如有特殊需要,按公司借阅审批流程,经批准后,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,不得在会计凭证上涂画,不得拆封、抽换会计档案。

第七条 财务部门负责设置会计档案查阅登记清册,及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。

第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。

第九条 会计档案的保管期限,从年度终了后的第一天算起。

第十条 对会计档案保管期限有特殊要求的,可以报主管校长批准。

第十一条 保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁:

1.编制会计档案销毁清册,列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2.公司总经理、主管财务副总在会计档案销毁册上签署意见。

3.财务部负责销毁会计档案,主管财务副总与办公室人员共同监销。

4.监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应在会计档案销毁清册上签字盖章 ,并将监销情况报告公司总经理。

第十二条 保管期满但未结清债权债务的原始凭证,不得销毁。应独立抽出立卷,保管到结清债权债务为止。

第十三条 计算机电子财务文档,原则上应当打印出书面会计档案进行保存,同时刻录成移动硬盘进行备份保管。

第十四条 公司分立或撤销,会计档案由分立后的一方或撤销后的接收方统一保管。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出,移交业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

第十五条 公司合并,原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。

第十六条 公司之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。

第十七条 交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章 。

第三章 年度会计报告及审计资料管理

第十八条 年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等,这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。

第十九条 年终报告、审计、验资报告应长期保存,分别装订,注明名称、日期等。

第二十条 年度报告及审计资料原则上不予外借。如公司内部单位或学校等需要查阅或复制,需经公司借阅审批流程批准,资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等,并由接收人签字或盖章 。

第四章 资金类档案管理

第二十一条 资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划,资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。

第二十二条 资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。

第二十三条 融资台账信息记录须完整,因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。

第二十四条 资金类档案的管理应执行公司保密制度。

第五章 预算档案管理

第二十五条 预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案,预算调整方案,预算执行情况等,涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。

第二十六条 预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。

第六章 日常往来财务文件、决议档案管理

第二十七条 日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各部门之间以及部门内部发放的文件,包括“内部请示报告”、“内部通知”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国内外往来文件。

第二十八条 日常往来财务文件应依据内容进行分类保存,如内部规章 制度,审计往来文件等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。

第二十九条 公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档,以年度为限,以前年度档案需另行存放。

第七章 合同档案管理

第三十条 依据公司合同管理规定建立合同台账,进行合同档案管理。

第三十一条 按合同性质进行分类保存,编制合同清单,每季度清理一次,如有遗失、毁损,要查明原因,及时处理。

第三十二条 合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档,确因工作需要借出查阅,须按公司借阅审批流程,经批准后,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续,以复印件借出。

第三十三条 合同文档须指派专人负责。

第八章 附则

第三十四条 本办法由公司财务部负责解释、修订。