档案收集管理制度汇编(2篇)

有哪些

档案收集管理制度是企业运营中不可或缺的一环，旨在规范档案的收集、整理、存储和利用，确保档案的安全性和有效性。主要包括以下几个方面：

1. 档案分类标准：设定清晰的档案类别，如财务、人力资源、项目文档等，便于管理和检索。

2. 收集流程：规定档案来源、收集方式、时间点以及责任人。

3. 审核机制：设立档案质量审核标准，确保档案的真实性和完整性。

4. 存储规定：明确档案的物理存储条件和电子存储方式，保护档案安全。

5. 利用规则：制定档案借阅、复制和销毁的规定，防止信息泄露。

6. 更新维护：规定档案的更新频率和方式，保持档案的时效性。

7. 监控与审计：定期进行档案管理的检查和评估，确保制度执行。

实施细则

1. 档案分类与编码：各部门应根据预设的分类标准，对新产生的文件进行归类，并赋予唯一的档案编号，便于检索。

2. 收集与登记：档案产生后，应在一周内由责任人提交至档案管理部门，同时填写详细的档案登记表，记录档案的基本信息。

3. 质量审核：档案管理人员对提交的档案进行初步审核，确保内容完整、无误，不符合要求的档案需退回修改。

4. 物理存储：纸质档案应存放在防潮、防火、防盗的档案室，电子档案则需备份在两个以上的安全服务器上。

5. 利用权限：员工需凭有效证件申请借阅档案，特殊档案需经部门主管审批。严禁擅自复制或泄露档案内容。

6. 更新维护：每年至少进行一次档案清理，过期或无效的档案需按规定程序销毁。

7. 监控审计：每季度进行一次档案管理审计，发现问题及时整改，并对表现优秀的个人或部门给予奖励。

上墙内容

1. 档案管理制度概览：简明扼要地列出主要制度要点，提醒员工遵守。

2. 档案分类图示：用图表形式展示各类档案及其对应编号，方便查阅。

3. 借阅流程图：绘制借阅档案的步骤图，明确各环节要求。

4. 应急处理流程：展示档案丢失或损坏时的应对措施，提高应急处理能力。

5. 保密协议：挂出保密协议样本，强调档案的保密性。

6. 联系方式：公布档案管理部门的联系人和电话，便于员工咨询。

通过以上制度的实施，我们将构建一个高效、有序、安全的档案管理体系，为企业的日常运营和长远发展提供有力的支持。

档案收集管理制度范文

第1篇 某学院重大活动重要工作档案收集管理规定

学院重大活动、重要工作档案收集管理规定

重大活动、重要工作档案是学校发展轨迹的重要原始记录,是学校档案资源的重要组成部分。为确保学校重大活动、重要工作档案的完整、安全以及有效利用,根据《湖北省重大活动档案管理试行办法》、《__学院档案管理办法》等规定,结合学校实际,特制定__学院重大活动、重要工作档案收集管理规定。

一、定义

本规定所称重大活动、重要工作档案,是指学校在从事重大教学、科研以及管理活动过程中直接形成的具有保存价值的纸质、电子、声像以及标志性实物等不同形式的信息载体。

二、收集范围

1.重要领导和国内外知名人士在学校的公务活动;

2.重要创建、考核、评估、申办等活动;

3.与省、市政府、社会团体等的重要合作活动;

4.各类重大党政、学术会议以及重大庆典、纪念活动;

5.举办或承办的重大国内外竞赛、会展活动;

6.学校重大项目开工、奠基、落成(竣工)典礼、揭牌仪式等;

7.重大国家级、省市级教学、科研课题和获奖项目;

8.重大突发事件处置活动;

9.其他具有较大社会影响的活动。

三、收集要求

1.责任人:

学校重大活动、重要工作中形成的档案材料由主办部门负责收集、整理、移交归档。主办部门应将档案材料的收集、整理、移交工作纳入重大活动、重要工作实施方案中统一制订,明确档案收集的责任部门和人员。档案馆负责指导、敦促收集立卷、接受整理、编目保管并提供利用。

2.信息传送:

在重大活动、重要工作的筹备阶段,档案馆应主动了解相关信息,并积极指导收集立卷,有关职能部门也应及时向档案馆通告信息,保证学校重大活动、重要工作建档完整归档及时。

3.时间:

重大活动、重要工作档案须在活动结束后一月内由主办部门及时向档案馆移交。承办部门为两个及以上的,由主要承办部门负责立卷归档,其他承办部门应积极配合,及时收集整理本部门在工作中形成的档案材料,并在活动结束后20日内向主要承办部门汇交。

四、利用

档案馆对于学校重大活动、重要工作档案应积极编研以提供利用。对于所有权属于个人的重大活动档案,学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠或者寄存,并由档案馆向捐赠者颁发收藏证。捐赠者、寄存者对其档案材料享有优先利用权,并可以对其档案中有保密性的部分提出限制利用的意见,档案馆应维护其合法权益。

五、重大活动、重要工作档案的内容以及利用,将作为档案工作考核的内容。

本规定自发布之日起试行,由学校档案馆负责解释。

第2篇 化龙物业档案收集保管管理制度

雅园物业档案收集、保管管理制度

档案管理工作是公司的一种重要基础工作,建立健全档案收集、保管制度是提高工作效率,实现管理规范化,工作标准化的重要举措之一。各部门在日常工作中产生下列文件均请按有关要求及时交行政办公室归档。

一、各种会议材料(实时上报存档)

1、董事会及公司、管理处各类办公例会的会议记录、纪要;

2、公司、管理处各种专题工作会议的会议记录、纪要或报告;

二、各种文件材料(实时上报存档)

1、公司、管理处下发的通知、通报、决定、规定;

2、管理处所有对客通知;

3、管理处各种活动的纪实性材料照片及总结报告;

4、工作计划、总结;

(1)公司、管理处的年度、月度工作计划、总结;

(2)公司、管理处各部门的年度、月度工作计划、总结及各种专项工作方案及总结;

(3)公司、管理处预算及各阶段预算执行情况总结。

5、公司、管理处各部门的情况汇报、工作报告、批示过的请示报告;

6、公司、管理处制定的工作流程、岗位职责及各种规章制度,公司、管理处各部门制定的工作手册及各种工作规范;

7、公司、管理处大事记(行政办公室编写);

8、公司人力资源部及公司、管理处各部门组织实施培训的培训记录、培训大纲和教案;

9、各管理处设备台帐及建筑档案(定期变更内容)、各种维修改造的施工图纸和技术文件。

三、外来文件(实时上报存档)

1、各行政管理机关行业主管部门下发的需贯彻执行的决定、通知、规定、条例等;

2、对工作有参考借鉴价值的各种资料;

四、工作记载性文件(对客资料每周收一次,内部管理资料每月收一次,各种工作记录后延一个月上报)

1、物业部:

记载客户报修、返修或投诉事宜的记录和工作票、车位管理档案、客户缴费历史记录,客户签署的各种单据(包括入住手续文件等),各种经营性文件;

2、工程部:

所有值班记录、运行记录、维修记录、保养记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录,二次装修工作记录;

3、保卫部

所有值班记录、工作记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录及外管局及有关对口管理单位备案资料,联系资料;

4、保洁部

所有工作记录(包括外包单位的工作记录);

五、其他材料

如其它材料需要收集,按行政办公室通知办理。

注:

1、财务档案、人事档案不在此例,自行存档严格管理。

2、各管理处会所及租赁单位发出的各种对客通知及经营性文件亦需备案存档。