项目部文件管理制度

项目部文件管理制度旨在规范项目运作过程中各类文件的管理，确保信息的准确、完整和有效利用。该制度主要包括文件的分类与编码、文件的生成与审批、文件的存储与检索、文件的更新与废弃以及文件的安全与保密等方面。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：明确各类文件的类别，如设计图纸、工作报告、会议纪要等，并设定统一的编码规则，便于识别和查找。

2. 文件生成与审批：规定文件的起草、审核、批准流程，确保文件内容的准确性与合规性。

3. 文件存储与检索：设定文件的存储位置，建立电子化管理系统，方便快速检索。

4. 文件更新与废弃：规定文件修订的程序，及时更新过期信息，同时明确废弃文件的处理方式。

5. 文件安全与保密：制定文件的访问权限，防止信息泄露，确保敏感信息的安全。

重要性

项目部文件管理制度的重要性不言而喻。它能够：

1. 维护信息的完整性，避免因文件丢失或损坏导致的工作延误。

2. 提高工作效率，通过规范化的流程减少文件处理中的混乱和误解。

3. 确保项目质量，文件的准确性和一致性直接影响项目的执行效果。

4. 保障企业利益，通过严格的保密措施保护企业的核心竞争力。

方案

1. 设立文件管理专员，负责文件的日常管理工作，包括分类、编码、存档和检索。

2. 建立电子文档管理系统，实现文件的在线创建、审批、存储和分享，提高文件处理效率。

3. 制定文件审批流程图，明确每个环节的责任人，确保文件内容的准确性。

4. 定期进行文件审查，及时更新过时信息，废弃不再使用的文件。

5. 实施文件安全培训，提升员工的保密意识，防止信息泄露。

6. 设立文件查阅权限，根据员工职务和工作需要，确定其对不同类型文件的访问权限。

通过上述方案，项目部文件管理制度将得到有效的实施，为项目的顺利进行提供有力的支持。在执行过程中，应不断优化和完善，以适应项目部的动态变化和需求。

项目部文件管理制度范文

第1篇 项目部文件、技术档案管理

项目部文件、技术档案管理

文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现重生产同样重技术档案管理的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。

(1)文件及技术档案管理的任务、意义

①文件及技术档案管理的任务是

按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。

②文件及技术档案管理的意义是

可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。

(2)文件及技术档案管理制度

①文件管理制度

施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:2000 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。

②技术档案管理制度

施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:2000 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。

(3)文件及技术档案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。

同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。

②技术档案管理办法

a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。

b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。

(4)交工验收及资料整理

①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。

②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。

③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。

(5)竣工资料整理、竣工图绘制

①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。

②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。

③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。