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公司电话使用管理制度汇编(3篇)

更新时间:2024-11-20

公司电话使用管理制度

公司电话使用管理制度旨在规范员工日常工作中对电话系统的运用,确保通信的高效、安全和专业,同时也维护公司的形象和内部沟通秩序。通过明确的规则,我们可以防止非必要的个人通话占用工作时间,减少通信费用,提高工作效率,同时保护公司的敏感信息不被滥用。

包括哪些方面

该制度主要包括以下几个方面:

1. 电话权限分配:明确不同岗位员工的电话使用权限,如长途通话、国际通话等。

2. 通话时间管理:规定工作时间内个人通话的频率和时长限制。

3. 通话内容规定:禁止在电话中讨论敏感或机密公司信息。

4. 电话费用监控:定期审计电话账单,防止不正当使用。

5. 紧急情况处理:制定紧急情况下电话使用的应急流程。

6. 呼叫礼仪:强调礼貌、专业的通话态度和用语。

重要性

电话作为日常工作的重要工具,其使用规范直接影响到公司的运营效率和对外形象。有效的电话管理制度能:

1. 提升工作效率:避免无谓的个人通话打扰,使员工专注于工作任务。

2. 保障信息安全:防止敏感信息泄露,保护公司利益。

3. 维护专业形象:统一的通话礼仪展示公司的专业素养,增强客户信任。

4. 控制成本:合理使用电话资源,减少不必要的通讯支出。

方案

1. 制定详细电话使用手册:包含电话系统操作指南、通话礼仪及紧急情况处理流程,供员工参考。

2. 培训与教育:定期进行电话使用规范培训,提高员工意识。

3. 监控与反馈:通过电话系统监控通话记录,发现问题及时给予反馈和指导。

4. 审计与评估:每月审核电话账单,分析使用情况,必要时调整策略。

5. 激励与奖惩:对遵守规定的员工给予表扬,对违规行为进行适度警告或处罚。

通过以上方案的实施,我们期望建立起一个高效、安全、专业的电话使用环境,为公司的日常运营提供有力支持。

公司电话使用管理制度范文

第1篇 某客运公司电话使用管理办法

客运公司电话使用管理办法

为了贯彻落实董事会成本控制目标和“增收节支、开源节流”的原则,控制电话费用开支,结合公司的实际定岗情况制定本办法。

第一章固定电话使用管理办法

第一条固定电话指公司用于日常工作、生产、生活所安装的所有座机电话及公司配置的调度专用手机。

第二条:固定电话话费标准按公司核定的当年成本分解考核标准执行。各部室原则上除经营班子成员办公室、办公室、传真和服务热线可开通长途电话外,不予开通长途,各部室确因工作需要可以申请开通长途、也可到行政事务部拨打长途,但均需落实专人登记,行政事务部凭登记与话费详单据实报销费用,其他部室在限额内报销。

第三条:核报办法

一、经营班子成员办公室固定电话及服务热线电话按实报销。

二、凡有多部固定电话的部门,公司只考核到该部门话费总数,多部开通后的固定电话可调剂余缺,相互拨打提倡多使用小号。

三、各部室或分部负责人为所辖固定电话的第一责任人,各部室或分部再视情况考核电话管理者。

四、月度电话费用先由计划财务部统一支付,然后按核定标准列支费用,超额(或节余)部分列入部室负责人专项往来,按月公布,固定电话费每半年考核清算一次,超额部分由第一责任人承担50%(第一责任人再追究到电话管理者),节余部分的50%由各部室调剂可补充手机费用的不足。

五、各部室和分部需要清查话费明细时,财务部和行政事务部应提供协助。

第二章手机费用管理

第四条:手机指个人手持移动电话(不含座机电话子机)。

第五条:公司在移动公司开通集团用户业务,集团内部固定包干话费9元/月由公司统一支付。

第六条:手机费用按岗位区别对待,报销标准如下:

一、管理岗位报销标准

1、一般员工报销60元/月。其中安全主管、行政事务部小车专职司机120元/月;接待员和计财部出纳报销100元/月。

2、部门副经理报销160元/月(其中未设部门经理正职、主持部门工作的报200元/月,分部副经理报180元/月)。

3、部门经理报销220元/月(其中:分部经理报260元/月)。

4、董事会秘书专职200元/月,兼职120元/月。

5、总助、三总师报300元/月。

6、副总、总监报380元/月。

7、总经理报560元/月。

二、生产岗位报销标准

考虑生产岗位个别岗位的特殊性以及便于工作的需要,对于下列岗位报销手机费用规定如下:

1、分队长报50元/月。

2、安全员报50元/月。

3、办公室文员报60元/月。

4、站长、调度报40元/月,助理调度报30元/月。

5、索部厨师长、天部后勤采买员报50元/月

6、水电工报50元/月。

7、系统维护员(各站点线路维护员)报70元/月。

8、热线电话值班人员报180元/月。

第七条:特殊岗位补贴标准

列入公司服务联系卡上的人员报100元/月(具体报销时间和人员以公司通知为准)。

第八条:报销办法

原则上凭票在标准内按月据实报销,生产岗位由分部文员组织统一定时报销,特殊岗位(指业务量不均衡的岗位)一年内可统筹结算,超过自负,节约归公。

第三章其他规定

第九条:凡报销话费的电话或手机在工作时间(黄金周等特殊时期24小时)内一律不得关机,必须保证畅通。

第十条:无特殊原因不得拒接公司内部电话(含集团内部手机)。

第十一条:营运时间内,各站场不得使用调度电话办私事。

第十二条:凡违反本办法第九、十、十一条者,首次罚款50元,第二次罚款200元,第三次取消当季话费报销资格。

第十三条:本规定由计划财务部解释。

第十四条:本规定经总经理办公会通过后自20__年1月1日起执行。

第2篇 物业公司电话使用管理规定

物业管理公司电话使用管理规定

1、公司所配置的所有电话都要有专人负责,如数造册登记;

2、总部电话的号码都要明码标注在显著的位置上,以便方便查询;

3、确保通讯系统的安全使用,线路畅通无阻;

4、爱护并正确使用电话,如需拨打长途电话,必须由部门主管批准,方可拨打,并将通话时间予以登记,月末将根据电信局提供的话费清单,按实际通话费,由当事人付费;

5、一律不准拨打声讯电话或热线电话,如有违反者,一经核实,给予责任人所产生话费十倍的处罚;

6、值班人员要做好接听电话记录,并做好交接登记;

7、公司按规定不准拨打私人电话,遇有急事者,应提前声明请示,通话时间一般设定在3分钟之内;

8、凡享受公司移动电话费补助的员工,应随时保证公司联络畅通,否则每次对当事人罚款20元。

第3篇 物业公司电话使用管理规定

物业公司电话使用管理规定

电话使用

1、公司的电话是办公及业务联系的工具,属于公司财产;

2、本着勤俭节约的原则,公司员工在使用电话时,通话必须简短明了,尽量节约通话时间;

3、使用电话时,必须注意礼貌用语,接听电话用语:

“您好!__物业公司,请问… …”

4、对待住户投诉电话,必须耐心、细致的作解释、说明,语言需诚恳、平缓,并认真做好记录,不允许与住户在电话中发生争执、吵闹。

罚则

1、原则禁止公话私用、确实需要使用,每次通话时间不允许超过2分钟,超过时间费用自付;

2、禁止使用电话聊天和做其他事情,一经查实将严肃处理并处以使用话费二倍罚款;

3、长途电话使用必需报经理批准,私人长途费用自理;对不经批准私自打长途电话者,一经查实,将处以使用话费的二倍罚款,情节严重将予以除名处分。

公司话费总金额是有控制标准的,凡每月话费超过标准,财务必须从电话局申请话费使用单,以备公司核查,以上条例希望公司员工共同自觉遵守,并互相监督检查。

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