公司电话使用管理制度汇编(3篇)

公司电话使用管理制度旨在规范员工日常工作中对电话系统的运用，确保通信的高效、安全和专业，同时也维护公司的形象和内部沟通秩序。通过明确的规则，我们可以防止非必要的个人通话占用工作时间，减少通信费用，提高工作效率，同时保护公司的敏感信息不被滥用。

包括哪些方面

该制度主要包括以下几个方面：

1. 电话权限分配：明确不同岗位员工的电话使用权限，如长途通话、国际通话等。

2. 通话时间管理：规定工作时间内个人通话的频率和时长限制。

3. 通话内容规定：禁止在电话中讨论敏感或机密公司信息。

4. 电话费用监控：定期审计电话账单，防止不正当使用。

5. 紧急情况处理：制定紧急情况下电话使用的应急流程。

6. 呼叫礼仪：强调礼貌、专业的通话态度和用语。

重要性

电话作为日常工作的重要工具，其使用规范直接影响到公司的运营效率和对外形象。有效的电话管理制度能：

1. 提升工作效率：避免无谓的个人通话打扰，使员工专注于工作任务。

2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保护公司利益。

3. 维护专业形象：统一的通话礼仪展示公司的专业素养，增强客户信任。

4. 控制成本：合理使用电话资源，减少不必要的通讯支出。

方案

1. 制定详细电话使用手册：包含电话系统操作指南、通话礼仪及紧急情况处理流程，供员工参考。

2. 培训与教育：定期进行电话使用规范培训，提高员工意识。

3. 监控与反馈：通过电话系统监控通话记录，发现问题及时给予反馈和指导。

4. 审计与评估：每月审核电话账单，分析使用情况，必要时调整策略。

5. 激励与奖惩：对遵守规定的员工给予表扬，对违规行为进行适度警告或处罚。

通过以上方案的实施，我们期望建立起一个高效、安全、专业的电话使用环境，为公司的日常运营提供有力支持。

公司电话使用管理制度范文

第1篇 某客运公司电话使用管理办法

客运公司电话使用管理办法

为了贯彻落实董事会成本控制目标和“增收节支、开源节流”的原则,控制电话费用开支,结合公司的实际定岗情况制定本办法。

第一章固定电话使用管理办法

第一条固定电话指公司用于日常工作、生产、生活所安装的所有座机电话及公司配置的调度专用手机。

第二条:固定电话话费标准按公司核定的当年成本分解考核标准执行。各部室原则上除经营班子成员办公室、办公室、传真和服务热线可开通长途电话外,不予开通长途,各部室确因工作需要可以申请开通长途、也可到行政事务部拨打长途,但均需落实专人登记,行政事务部凭登记与话费详单据实报销费用,其他部室在限额内报销。

第三条:核报办法

一、经营班子成员办公室固定电话及服务热线电话按实报销。

二、凡有多部固定电话的部门,公司只考核到该部门话费总数,多部开通后的固定电话可调剂余缺,相互拨打提倡多使用小号。

三、各部室或分部负责人为所辖固定电话的第一责任人,各部室或分部再视情况考核电话管理者。

四、月度电话费用先由计划财务部统一支付,然后按核定标准列支费用,超额(或节余)部分列入部室负责人专项往来,按月公布,固定电话费每半年考核清算一次,超额部分由第一责任人承担50%(第一责任人再追究到电话管理者),节余部分的50%由各部室调剂可补充手机费用的不足。

五、各部室和分部需要清查话费明细时,财务部和行政事务部应提供协助。

第二章手机费用管理

第四条:手机指个人手持移动电话(不含座机电话子机)。

第五条:公司在移动公司开通集团用户业务,集团内部固定包干话费9元/月由公司统一支付。

第六条:手机费用按岗位区别对待,报销标准如下:

一、管理岗位报销标准

1、一般员工报销60元/月。其中安全主管、行政事务部小车专职司机120元/月;接待员和计财部出纳报销100元/月。

2、部门副经理报销160元/月(其中未设部门经理正职、主持部门工作的报200元/月,分部副经理报180元/月)。

3、部门经理报销220元/月(其中:分部经理报260元/月)。

4、董事会秘书专职200元/月,兼职120元/月。

5、总助、三总师报300元/月。

6、副总、总监报380元/月。

7、总经理报560元/月。

二、生产岗位报销标准

考虑生产岗位个别岗位的特殊性以及便于工作的需要,对于下列岗位报销手机费用规定如下:

1、分队长报50元/月。

2、安全员报50元/月。

3、办公室文员报60元/月。

4、站长、调度报40元/月,助理调度报30元/月。

5、索部厨师长、天部后勤采买员报50元/月

6、水电工报50元/月。

7、系统维护员(各站点线路维护员)报70元/月。

8、热线电话值班人员报180元/月。

第七条:特殊岗位补贴标准

列入公司服务联系卡上的人员报100元/月(具体报销时间和人员以公司通知为准)。

第八条:报销办法

原则上凭票在标准内按月据实报销,生产岗位由分部文员组织统一定时报销,特殊岗位(指业务量不均衡的岗位)一年内可统筹结算,超过自负,节约归公。

第三章其他规定

第九条:凡报销话费的电话或手机在工作时间(黄金周等特殊时期24小时)内一律不得关机,必须保证畅通。

第十条:无特殊原因不得拒接公司内部电话(含集团内部手机)。

第十一条:营运时间内,各站场不得使用调度电话办私事。

第十二条:凡违反本办法第九、十、十一条者,首次罚款50元,第二次罚款200元,第三次取消当季话费报销资格。

第十三条:本规定由计划财务部解释。

第十四条:本规定经总经理办公会通过后自20__年1月1日起执行。

第2篇 物业公司电话使用管理规定

物业管理公司电话使用管理规定

1、公司所配置的所有电话都要有专人负责,如数造册登记;

2、总部电话的号码都要明码标注在显著的位置上,以便方便查询;

3、确保通讯系统的安全使用,线路畅通无阻;

4、爱护并正确使用电话,如需拨打长途电话,必须由部门主管批准,方可拨打,并将通话时间予以登记,月末将根据电信局提供的话费清单,按实际通话费,由当事人付费;

5、一律不准拨打声讯电话或热线电话,如有违反者,一经核实,给予责任人所产生话费十倍的处罚;

6、值班人员要做好接听电话记录,并做好交接登记;

7、公司按规定不准拨打私人电话,遇有急事者,应提前声明请示,通话时间一般设定在3分钟之内;

8、凡享受公司移动电话费补助的员工,应随时保证公司联络畅通,否则每次对当事人罚款20元。

第3篇 物业公司电话使用管理规定

物业公司电话使用管理规定

电话使用

1、公司的电话是办公及业务联系的工具,属于公司财产;

2、本着勤俭节约的原则,公司员工在使用电话时,通话必须简短明了,尽量节约通话时间;

3、使用电话时,必须注意礼貌用语,接听电话用语:

“您好!__物业公司,请问… …”

4、对待住户投诉电话,必须耐心、细致的作解释、说明,语言需诚恳、平缓,并认真做好记录,不允许与住户在电话中发生争执、吵闹。

罚则

1、原则禁止公话私用、确实需要使用,每次通话时间不允许超过2分钟,超过时间费用自付;

2、禁止使用电话聊天和做其他事情,一经查实将严肃处理并处以使用话费二倍罚款;

3、长途电话使用必需报经理批准,私人长途费用自理;对不经批准私自打长途电话者,一经查实,将处以使用话费的二倍罚款,情节严重将予以除名处分。

公司话费总金额是有控制标准的,凡每月话费超过标准,财务必须从电话局申请话费使用单,以备公司核查,以上条例希望公司员工共同自觉遵守,并互相监督检查。