公司档案文件管理制度

有哪些

公司档案文件管理制度是确保企业运营有序、信息管理规范的关键环节。主要包括以下几个核心部分：

1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准，对各类文件进行科学编码，便于检索和管理。

2. 文件收集与整理：规定文件的收集范围、时间和方式，保证文件的完整性和准确性。

3. 文件存储与保管：设定文件的保存期限，制定安全存储措施，防止文件丢失或损坏。

4. 文件利用与借阅：明确文件的使用权限，规定借阅流程，确保文件的有效利用。

5. 文件销毁与保密：规定过期文件的销毁程序，强化保密管理，防止敏感信息泄露。

6. 电子文档管理：规范电子文件的创建、存储、备份和安全，适应数字化办公需求。

实施细则

1. 文件分类与编码：各部门应根据业务性质，制定详细的文件分类指南，并为每个类别分配唯一的编码。编码规则应简洁明了，易于理解和执行。

2. 文件收集与整理：所有正式文件在产生后一周内必须送交档案管理部门，非纸质文件需同步上传至电子档案系统。文件整理需保持原始顺序，附带必要的元数据，如文件创建日期、作者等。

3. 文件存储与保管：纸质文件存放在防火、防潮、防盗设施完善的档案室内，电子文件则需定期备份，存储在安全的服务器或云存储中。

4. 文件利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理员审批后方可借阅。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需提前申请延期。

5. 文件销毁与保密：每年进行一次文件清理，对超过保存期限的文件进行销毁。涉及公司机密的文件，无论是否过期，都需经过专门的销毁程序。员工离职时，需清退所有借阅文件。

6. 电子文档管理：鼓励无纸化办公，所有电子文件需设置访问权限，敏感文件加密存储。定期进行系统安全检查，预防病毒和黑客攻击。

上墙内容

1. "档案管理制度，保障信息安全"

2. "文件分类清晰，编码统一，高效查找"

3. "及时归档，确保信息完整性"

4. "借阅审批，保护公司机密"

5. "电子文件安全管理，防范未然"

6. "定期清理，合规销毁，维护秩序"

通过以上细则，我们期望能构建一个高效、安全、规范的档案文件管理体系，为公司的日常运营和长期发展提供有力支持。全体员工应遵守此制度，共同维护良好的档案管理环境。

公司档案文件管理制度范文

第1篇 _地产公司档案文件资料管理规定

地产公司档案文件资料管理规定

为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:

第一部分:公司档案资料管理

第一条 档案的定义与范围

档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第二条 档案管理的原则

档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。

第三条 档案管理的责任部门和责任人

公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;

各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。

第四条 归档的范围

1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);

4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;

5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;

7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;

8.公司法律事务管理方面的文件材料;

9.公司各项目的技术图纸等资料;

10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);

12.公司历年获奖资料。

第五条 归档要求

整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。

1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。

2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。

3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;

2)对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。

第六条 过程管理

属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。

第七条 档案销毁规定

公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。

部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。

第八条 档案借阅

1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。

2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。

3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。

5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

第九条 档案备份规定

公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。

第十条 档案保管

1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。

2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。

3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。

第十一条 档案保密规定

公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。