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公司员工档案管理制度

更新时间:2024-05-10

公司员工档案管理制度

有哪些

公司员工档案管理制度主要包括以下几个方面:

1. 档案建立:新入职员工的个人信息、学历证明、工作经历、健康状况、合同文件等资料应全面收集并整理成档。

2. 档案管理:设立专门的档案管理部门,负责档案的日常维护、更新和保密工作。

3. 权限设定:明确各部门对员工档案的访问权限,确保敏感信息的安全。

4. 档案更新:员工的职务变动、绩效考核、培训记录、奖惩情况等应及时录入档案。

5. 档案借阅:制定严格的借阅流程,防止档案丢失或滥用。

6. 档案销毁:对于离职员工的档案,按规定时间进行安全销毁。

7. 法规遵守:确保所有操作符合国家关于员工档案管理的法律法规。

实施细则

1. 档案收集:人力资源部门在员工入职一周内完成档案建立,所有资料需原件扫描存档,纸质版统一存放。

2. 档案分类:按照员工编号或姓名进行分类,便于查找。

3. 信息更新:每月至少进行一次档案信息审核,确保信息准确无误。

4. 访问权限:只有人力资源部、直线经理及相关部门在业务需要时,经审批后方可查阅档案。

5. 借阅流程:需填写借阅申请表,经直接上级和人力资源部批准后,由专人陪同查阅,不得私自复制或拍照。

6. 信息安全:档案存储区域应设置门禁,定期进行安全检查,防止信息泄露。

7. 档案销毁:离职员工档案在离职满两年后,由人力资源部提出销毁申请,经公司管理层审批后执行。

上墙内容

1. “尊重员工隐私,档案管理严谨,未经授权严禁查阅。”

2. “档案更新及时,确保信息准确,助力企业发展。”

3. “档案安全,人人有责,不得私自复制或泄露。”

4. “离职档案,按规定时间销毁,保障双方权益。”

5. “遵守法规,规范操作,打造专业、公正的档案管理体系。”

通过上述制度的实施,我们将建立起一个高效、安全、合规的员工档案管理系统,为公司的决策提供有力支持,同时也保障每位员工的合法权益。

公司员工档案管理制度范文

第1篇 科技公司员工档案管理规定

科技公司员工档案管理规定

为规范z科技有限公司员工档案的管理,特制定以下管理规定。公司所有合同制员工的档案管理,均应按照此规定执行。

1员工档案的调入

1.1公司试用期满并转正的合同制员工,需在转正后一个月内,将本人档案调入公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户中。

1.2公司合同制员工在办理档案转移手续时,由公司出具介绍信,员工本人向北京市海淀区人才服务中心提供原单位出具的《同意调出函》,再由中国国际人才开发中心开出《商调函》,员工持《商调函》回原单位办理档案转移手续。

1.3员工在办理档案转移手续时,需同时将社会养老保险等材料转到公司人力资源部。

1.4根据北京市劳动局的有关规定,公司合同制员工,争取能在试用期满后一个月内,将档案调入公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户中。

2员工档案的调出

员工无论因何种原因,以何种方式离职(辞职、、劳动合同期满等),均需从最后工作日之日起,60天内将档案调离公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户。

2.1员工无论因何种原因,以何种方式离职,从最后工作日之日起,未在两个月内办清离职手续的,公司依法将员工档案自动转出集体户头,或退回员工本人所在街道劳动科,由此引起的一切争议由员工本人负责。

2.2员工在办理完离职手续后,到人力资源部开具《同意调出函》,员工所在部门出具员工个人工作鉴定。员工持本人身份证、存档卡片、存档协议、集体存档人员解除劳动合同证明信等,到中国国际人才开发中心办理转档手续,同时办理《社会养老保险》的转移手续。

3.外埠员工档案及用工管理

3.1根据北京市劳动局和人事局有关规定,公司人力资源部负责为符合条件的外埠员工办理相关《聘用证》、《寄住证》、《暂住证》、档案、保险、北京市户籍等相关手续。

3.2除《暂住证》外,其它各项证件、证明或手续的原件统一由人力资源部保存。办理各种证件(《聘用证》、《寄住证》、《暂住证》)的费用由员工本人负担。

3.3员工无论何种原因离职,各种证件统一由公司按照国家及北京市相关规定予以处理。

3.4不符合北京市劳动局和人事局有关规定的外埠员工,公司不予办理上述各项手续(含各项保险),公司也不予任何形式的补偿。

4 本规定解释权属公司人力资源部。

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