公司员工档案管理制度

有哪些

公司员工档案管理制度主要包括以下几个方面：

1. 档案建立：新入职员工的个人信息、学历证明、工作经历、健康状况、合同文件等资料应全面收集并整理成档。

2. 档案管理：设立专门的档案管理部门，负责档案的日常维护、更新和保密工作。

3. 权限设定：明确各部门对员工档案的访问权限，确保敏感信息的安全。

4. 档案更新：员工的职务变动、绩效考核、培训记录、奖惩情况等应及时录入档案。

5. 档案借阅：制定严格的借阅流程，防止档案丢失或滥用。

6. 档案销毁：对于离职员工的档案，按规定时间进行安全销毁。

7. 法规遵守：确保所有操作符合国家关于员工档案管理的法律法规。

实施细则

1. 档案收集：人力资源部门在员工入职一周内完成档案建立，所有资料需原件扫描存档，纸质版统一存放。

2. 档案分类：按照员工编号或姓名进行分类，便于查找。

3. 信息更新：每月至少进行一次档案信息审核，确保信息准确无误。

4. 访问权限：只有人力资源部、直线经理及相关部门在业务需要时，经审批后方可查阅档案。

5. 借阅流程：需填写借阅申请表，经直接上级和人力资源部批准后，由专人陪同查阅，不得私自复制或拍照。

6. 信息安全：档案存储区域应设置门禁，定期进行安全检查，防止信息泄露。

7. 档案销毁：离职员工档案在离职满两年后，由人力资源部提出销毁申请，经公司管理层审批后执行。

上墙内容

1. “尊重员工隐私，档案管理严谨，未经授权严禁查阅。”

2. “档案更新及时，确保信息准确，助力企业发展。”

3. “档案安全，人人有责，不得私自复制或泄露。”

4. “离职档案，按规定时间销毁，保障双方权益。”

5. “遵守法规，规范操作，打造专业、公正的档案管理体系。”

通过上述制度的实施，我们将建立起一个高效、安全、合规的员工档案管理系统，为公司的决策提供有力支持，同时也保障每位员工的合法权益。

公司员工档案管理制度范文

第1篇 科技公司员工档案管理规定

科技公司员工档案管理规定

为规范z科技有限公司员工档案的管理,特制定以下管理规定。公司所有合同制员工的档案管理,均应按照此规定执行。

1员工档案的调入

1.1公司试用期满并转正的合同制员工,需在转正后一个月内,将本人档案调入公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户中。

1.2公司合同制员工在办理档案转移手续时,由公司出具介绍信,员工本人向北京市海淀区人才服务中心提供原单位出具的《同意调出函》,再由中国国际人才开发中心开出《商调函》,员工持《商调函》回原单位办理档案转移手续。

1.3员工在办理档案转移手续时,需同时将社会养老保险等材料转到公司人力资源部。

1.4根据北京市劳动局的有关规定,公司合同制员工,争取能在试用期满后一个月内,将档案调入公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户中。

2员工档案的调出

员工无论因何种原因,以何种方式离职(辞职、、劳动合同期满等),均需从最后工作日之日起,60天内将档案调离公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户。

2.1员工无论因何种原因,以何种方式离职,从最后工作日之日起,未在两个月内办清离职手续的,公司依法将员工档案自动转出集体户头,或退回员工本人所在街道劳动科,由此引起的一切争议由员工本人负责。

2.2员工在办理完离职手续后,到人力资源部开具《同意调出函》,员工所在部门出具员工个人工作鉴定。员工持本人身份证、存档卡片、存档协议、集体存档人员解除劳动合同证明信等,到中国国际人才开发中心办理转档手续,同时办理《社会养老保险》的转移手续。

3.外埠员工档案及用工管理

3.1根据北京市劳动局和人事局有关规定,公司人力资源部负责为符合条件的外埠员工办理相关《聘用证》、《寄住证》、《暂住证》、档案、保险、北京市户籍等相关手续。

3.2除《暂住证》外,其它各项证件、证明或手续的原件统一由人力资源部保存。办理各种证件(《聘用证》、《寄住证》、《暂住证》)的费用由员工本人负担。

3.3员工无论何种原因离职,各种证件统一由公司按照国家及北京市相关规定予以处理。

3.4不符合北京市劳动局和人事局有关规定的外埠员工,公司不予办理上述各项手续(含各项保险),公司也不予任何形式的补偿。

4 本规定解释权属公司人力资源部。