小公司印章管理制度

小公司的印章管理制度，其核心功能在于维护企业内部秩序，保障业务流程的合法性与有效性。印章不仅是企业对外展示合法身份的标志，也是内部文件、合同等重要文档生效的凭证。它确保了公司的决策能够准确无误地执行，防止未经授权的使用导致的法律风险和经济损失。

包括哪些方面

一套完整的印章管理制度应涵盖以下几个关键领域：

1. 印章种类：明确企业所拥有的各类印章，如公章、财务章、合同章等，并规定其用途。

2. 印章管理责任人：指定专人负责印章的保管，确保印章安全。

3. 使用审批流程：设定印章使用的审批程序，包括申请、审核、盖章等环节。

4. 存档记录：建立印章使用记录，详细记录每次使用的时间、目的和批准人。

5. 印章的领用与归还：规范印章的借用和归还过程，防止印章遗失或滥用。

6. 印章的销毁与更换：规定印章废弃、遗失后的处理办法，以及印章更换的程序。

重要性

印章管理制度的重要性不容忽视。一方面，它能防止内部欺诈和错误操作，保护公司的资产安全；另一方面，它有助于维护企业对外的形象，增强合作伙伴的信任。此外，良好的印章管理有助于遵守法律法规，避免因印章使用不当引发的法律责任，为公司的稳定运营提供法律保障。

方案

1. 制定详细的印章管理规定，明确各印章的权限和使用场景，确保员工了解并遵守。

2. 设立印章管理专员，负责印章的日常保管，定期盘点，确保印章安全。

3. 实施严格的印章使用审批制度，所有需盖章的文件需经过相关部门和领导的审批。

4. 建立电子化的印章使用记录系统，便于追踪和审计。

5. 对于印章的领用与归还，实行签字确认制度，确保印章始终在可控范围内。

6. 定期进行印章管理培训，提升员工对印章重要性的认识，防范风险。

7. 针对特殊情况，如印章丢失，应立即报告并启动应急预案，及时公告和更换印章，以减小损失。

小公司的印章管理制度应结合自身规模和业务需求灵活调整，但其核心原则——严谨、规范、安全，应始终贯穿其中。通过有效的印章管理，小公司能够更好地保障自身的合法权益，实现健康、有序的发展。

小公司印章管理制度范文

第1篇 小公司印章管理制度

印章管理制度

第一条 目的

为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为,维护公司利益,特制订本管理制度。

第二条 适用范围

本制度适用于集团公司及其子公司。

第三条 印章的刻制和启用

一、印章的刻制

1、公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准,由集团公司行政人资部或子公司综合办开具介绍信,到公安机关相关部门办理刻制手续。

2、印章的形体和规格,按国家有关规定执行。

二、印章的启用

1、新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。

2、印章启用应报公司主要负责人批准,并下发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。

第四条 印章的保管、交接和停用

一、公司各类印章必须有专人保管

1、公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管,财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管,各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报集团公司行政人资部或子公司综合办备案。

2、印章保管须有记录,注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要,确需将印章带出使用的,由用印人填写《印鉴使用签批单》,征得其部门主管同意,并经公司主要负责人批准,由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的,由借用人填写借据,经公司主要负责人批准,方可带离公司。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。

4、 印章保管人因事离岗时,须由部门主管指定人员暂时代管,以免贻误工作。

二、印章保管必须安全可靠,加锁保存,不可私自委托他人代管。

三、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。

四、印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

五、有下列情况,相关印章须停用:

1、公司名称变动;

2、印章使用损坏;

3、印章遗失或被窃,声明作废。

六、印章停用时须经公司主要负责人批准,及时将停用印章送集团公司行政人资部或子公司综合办封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第五条 印章使用

一、使用范围如下:

1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章;

2、凡属部门业务范围内的加盖部门章;

3、凡属合同类的用合同专用章;

4、凡属财务会计业务的用财务专用章。

二、使用程序

1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、公司分管领导批准,填写《印鉴使用签批单》后方可用印,同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。

2、印章使用必须建立用章登记制度,严格审批手续,不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等,印章管理人有权拒印。

3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时,须经公司领导签字同意方可;待工作结束后,必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况,未使用的必须立即收回作废,已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。

第六条 银行印鉴章管理

一、印鉴章保管要求

1、 二枚印鉴章必须分开保管,不可一人同时保管使用,一般情况,财务负责人和会计各保管一枚印鉴章。

2、 上班时间,印鉴章必须放在带锁的抽屉中,休息或离开位置时必须上锁;下班时印鉴章必须放入柜,不得随意摆放。

二、印鉴章带离财务部门,必须进行登记注明用途,财务负责人审核,同时报公司主要负责人审批。印鉴章带离必须是公司内部2个人员,同时一定是财务部门和综合办各出一人。

三、印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件,必须报财务负责人审核,公司主要负责人批准,并进行登记。

印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据(如收据、优惠券等)上,必须有本公司相关文件的规定,财务负责人批准后予以盖章。

四、刻制印鉴章,须经财务负责人书面申请,公司主要负责人审核,报集团公司审批后,予以刻制。

第七条 违纪处理

一、违反以上规定者,公司将追究相关人员的责任,若给公司造成经济损失或不良社会影响者,公司将追究其法律责任。

二、印章保管员应将《印章使用签批单》保存好,每年年底底交相关行政部门汇总存档。

第八条 附则

《印章使用签批单》

《印章移交表》

《印章管理责任书》