仪器设备采购管理制度(2篇)

本《仪器设备采购管理制度》旨在规范我司的设备采购流程，确保采购的高效、合规与经济性，主要内容包括：

1. 采购需求确定

2. 供应商选择与管理

3. 采购审批流程

4. 设备验收与入库

5. 合同签订与执行

6. 质量控制与售后服务

包括哪些方面

1. 需求分析：明确采购设备的技术参数、性能指标及预算，确保符合公司业务需求。

2. 市场调研：对潜在供应商进行调查，评估其信誉、产品质量、价格及服务。

3. 采购申请：制定详细的采购计划，提交审批，确保采购行为符合公司财务规定。

4. 合同条款：明确设备交付时间、质量标准、付款方式等关键条款，保障公司权益。

5. 设备验收：依据技术规格书进行验收，确保设备满足使用要求。

6. 后期维护：建立完善的售后服务机制，解决设备使用过程中的问题。

重要性

1. 控制成本：有效采购管理能降低设备购置成本，提高资金利用效率。

2. 保证质量：严格的采购流程可确保设备性能稳定，减少故障率，提升生产效率。

3. 防范风险：规范化的操作减少合同纠纷，保障公司利益不受损害。

4. 提升效率：优化采购流程，缩短设备到位时间，促进项目进度。

方案

1. 设立专职采购部门，负责设备采购的全过程管理，确保专业性和公正性。

2. 制定供应商评估标准，定期对供应商进行绩效考核，优胜劣汰。

3. 引入竞争机制，通过招标、比价等方式，获取最优价格和服务。

4. 实行采购审批制度，重大采购需经管理层审批，防止决策失误。

5. 建立设备验收标准，由技术部门参与验收，确保设备技术指标达标。

6. 确保合同条款明确，对于质量问题设有惩罚性条款，保障公司权益。

7. 定期对采购流程进行审计，查找并改进存在的问题，持续优化采购效率。

本制度旨在为公司的仪器设备采购提供清晰的操作指南，通过规范化的管理，实现设备采购的经济效益和社会效益最大化。各相关部门应严格遵守，共同维护公司的正常运营秩序。

仪器设备采购管理制度范文

第1篇 职业学院仪器设备采购工作管理办法

职业技术学院仪器设备采购工作管理办法

第一章 总则

第一条:为搞好我院装备建设,做好设备的采购管理工作,根据《中华人民共和国国政府采购法》和有关法律、法规,特制定本办法。

第二条:各级领导要重视学院的仪器设备采购工作,各单位应明确相关工作的负责人,建立责任制度。

第三条:学院仪器设备的采购要建立良好的工作秩序,采取归口管理的办法。

第四条:学院的仪器设备采购项目要经过充分论证,确保立项无误、选型准确;采购过程应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。

第二章 采购管理

第五条:我院仪器设备的采购工作归口设备管理处,由设备处统一组织实施。

第六条:学院成立由监察处、审计处、财务处、设备处和项目建设单位组成的设备采购招标工作组,按照有关招投标的规定,共同研究确定中标单位,招标过程应做到公开、公平、公正。

第七条:我院仪器设备采购订货合同统一由设备处具体负责签订。

第八条:采购过程中的借款和报账,需根据经费来源渠道经财务主管校长、项目负责人、设备处和财务处批准后执行,借款和报账均由建设单位经办人负责办理。

第九条:对采购项目的计划、执行过程和结果应进行详细的记录,并集中保管。

第三章 采购方式

第十条:采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式进行。

第十一条;公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的供应商(统称投标人)投标的采购方式。是政府采购的主要采购方式。

第十二条:邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请三家以上特定的供应商投标的采购方式。

单价10万元以上或批量20万元以上的;供货厂商多以及设备处认为应该采取招标方式采购的设备,必须采用招标方式。

第十三条:竞争性谈判。符合下列情形之一的货物或者服务,可以依照本法采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第十四条:单一来源采购。符合下列情形之一的货物或者服务可以依照本法采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预先的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第十五条:询价采购是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目,可以依照本法采用询价方式采购。

第十六条:采购方式的审批

由使用部门、设备处、财务处、纪检监察处、分管院领导组成采购形式论证组,对设备处提出的采购形式进行论证。分管院领导任组长,设备处负责人任副组长。

权限:单价10万元以下或批量20万元以下,采购形式由采购形式论证组提出方案,经分管院领导审批决定

单价10万元以上或批量20万元以上,采购形式由采购论证组提出方案,经院务会讨论决定。

第四章 采购程序

第十七条:仪器设备采购计划经主管院领导或院(系)主管领导同意批准后,经设备处领导审核签字后交采购责任人执行。采购过程中计划如有变更,须经原审批人审核同意后方可执行。

第十八条:项目建设单位应按照统一格式编制采购清单,向设备处提供仪器设备详细配置要求(包括设备名称、规格型号、数量、仪器配置与配套附件、性能指标、参考价格)和二家以上的建议厂商,以便进行招标采购工作。

第十九条:设备处根据设备采购清单,制订具体的采购方案,经与项目建设单位确认后执行。

第二十条:采取招标采购的仪器设备,设备处与项目建设单位一同编制招标文件,招标文件内容和招标程序应符合国家有关法律法规的要求。不便实施招标采购的仪器设备,设备处与项目建设单位一起对设备进行调研,按照竞争性谈判、询价等方式进行采购。

第二十一条:招标采购程序

一、编制招标文件

设备处与项目建设单位共同编制招标文件,文件的具体内容包括:

1、投标邀请函;2、投标人须知;3、对投标人的资质、资信证明文件的要求;4、投标文件的正、副本数量、提交方式、投标地点和截止时间;5、开标、评标、返标日期;6、招标采购设备的名称数量、技术参数等;7、投标价格表。

二、邀请参标单位。设备处组织有关人员考察调研,考察内容:供货商资质、生产规模、管理水平、产品质量、业绩、供货能力、财务信誉等。考察工作须二人以上参加,并形成考察报告。召开考察调研汇报会,参加部门(使用部门、院监察处、设备处、分管院领导等),会议将对拟入围单位进行资格审查,最终确定入围单位,同时对招标文件进行审核,通知入围单位并发放招标文件。

三、落实评标工作组。评标组由分管院领导、院监察处、审计处、财务处、设备处和项目建设单位组成,分管院领导任组长,设备处负责人任副组长。落实评委、主持人、唱标人、监标人、书记员名单。

制订定标方案:根据公司实力、品牌、档次、付款方式等进行排名打分,并决定品牌、档次之间允许的差值。根据各公司的综合得分,以少数服从多数的评标原则决定中标单位。

四、由设备处通知参标单位和各有关单位人员开标的时间、地点。

五、做好开标前的准备工作。设备处组织好参标单位的投标资料,布置开标场地。

六、开标:开标前由监察处和投标方共同检查投标资料是否密封良好,然后由唱标人唱标、书记员写标。

七、评标:根据各参标单位资信、技术实力、所投价格、售后服务的保证等各项综合指标进行评议。

八、定标:根据不同的招投标方案,由评委按方案定标,并形成招标记录。

九、宣布中标结果。

十、选定供货方后,设备处和项目建设单位与供货方共同确定合同条款,并签订合同。

十一、合同一经签订,双方应按照合同约定履行各自义务,任何一方不得自行变更或者解除合同。

在合同履约过程中,需要变更有关条款时,合同双方应当协商解决。

十二、付款应按合同规定的付款方式及学院财务有关规定办理。

第二十二条:竞争性谈判采购程序:

(一)成立谈判小组。谈判小组由设备处、采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成。

(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。再谈判中,谈判的任何一方不得透露与参与有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变化的,谈判小组当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交侯选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。

第二十三条:单一来源方式采购,采购小组与供应商应当遵循本法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。采购小组由设备处、使用部门、监察处组成。

第二十四条:询价采购程序:

(一)成立询价小组。询价小组由设备处、采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成。

(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。

(三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

(四)确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的供应商。

第五章 采购监督与纪律

第二十五条:我院仪器设备的采购工作接受院纪委、监察处、审计处、财务处、项目建设单位及群众的监督。

其监督的内容为:

(1)采购执行单位的活动是否符合有关法律、法规和规章制度的规定;

(2)采购执行单位是否严格按计划进行,有无超计划或无计划采购行为;

(3)采购执行单位采购方式和程序是否符合规定;

(4)采购执行单位合同履行情况和采购资金拨付是否符合规定;

(5)采购人员的职业素质、专业技能和服务意识。

第二十六条:在采购过程中,要维护国家和学校的利益,坚持原则,不得损公肥私,对采购责任人纪律要求如下:

(1)采购责任人在采购过程中应严格按照学校采购管理办法执行;

(2)开标前,不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、人数以及与招标、投标有关的其他情况。

(3)招标过程不得私自拆看标书,不得向供货商泄露评委、标底、评标过程及与招标有关的其他情况,不得与供应商违规串通;

(4)采取非招标采购的项目,采购责任人不得单方面进行采购;

(5)采购责任人不得收受供应商的财物,对于无法拒收的,要如实上交入账;

第二十七条:采购责任人在采购过程中有违纪违规行为,已构成违纪的,学校依据有关党纪、政纪给予纪律处分。情节严重构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

第六章 验收

第二十八条:合同签订后,项目建设单位必须及时做好验收准备工作,明确使用管理人员,落实安装地点,准备好所需环境设施,做到货到及时开箱验收、清点、安装、调试和试运转,并认真做好记录。进口设备的开箱事先要通知采购责任人,不得自行开箱。

第二十九条:项目单位必须做好接收设备的外包装检查与数量检查,并作好登记,交接时双方签字。发现问题须作好详细记录,以备处理。

第三十条:单价或系统成套设备10万元以上者,需成立验收小组,验收小组由设备处、项目建设单位、技术档案管理部门和供应商组成,四方共同验收、签字。

第三十一条:凡在验收中发现设备有问题的,项目建设单位必须在规定的验收期限内向设备处提出,以便及时进行索赔及善后处理工作。

第三十二条:对设备进行安装、调试,必须首先阅读安装使用说明书,严格按照说明书进行安装调试,不得盲目安装、操作和使用。必要时,操作人员应事先参加有关培训。

第三十三条:设备安装调试验收后,项目建设单位要及时到设备处办理固定资产验收入账手续(单价或系统成套设备10万元以上者须携带验收报告),单位财产管理员及设备处签字后,方可办理财务报账手续。

第三十四条:本管理办法自发布之日起生效。

第2篇 大学仪器设备采购管理实施细则

大学仪器设备采购管理实施细则(暂行)

第一章 总则

第一条 为进一步规范学校仪器设备采购与招投标活动,提高资金使用效益,加强廉政建设,根据国家、省有关采购与招投标方面的法律法规,以及《__大学招标投标管理暂行办法》,结合学校实际,制定本实施细则。

第二条 本细则所称仪器设备(以下简称设备)包括教学与科研用仪器、设备及其附件、大型成套软件、办公设备等。

第三条 设备采购工作在学校招投标工作领导小组的领导下进行,由仪器设备、实验材料及办公物资等招投标工作小组(以下简称招投标工作小组)全面负责,国有资产与实验室管理处(以下简称国资处)具体组织与实施。

第二章 采购范围及采购方式

第四条 学校设备采购分为集中采购和分散采购两种方式。集中采购由国资处负责组织实施,分散采购由各单位组织实施。

第五条 单台(件、套,下同)设备预算金额在1万元(人民币,下同)及以上,或批量预算金额在2万元及以上的,纳入集中采购范围,其余纳入分散采购范围。需办理免税的进口设备由国资处统一负责采购。

第六条 集中采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、网上询价、续签合同等方式。其中公开招标和邀请招标属于招标采购方式。

第七条 单台设备预算金额在10万元及以上,或批量预算金额在20万元及以上的,以招标为主要采购方式。

第八条 符合下列条件之一的,可采用竞争性谈判方式采购:

(一)两次公开招标失败的;

(二)技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第九条 符合下列条件之一的,可采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。

第十条 单台设备预算金额低于10万元,或批量预算金额低于20万元的,可通过校园网等发布询价公告,接受供应商报价,进行网上询价采购。

第十一条 半年内再次采购相同设备(同型号、同配置)的,可采用续签合同方式进行采购。

第十二条 需要采用公开招标以外方式(不含网上询价采购)采购的,或因特殊原因需要变更原已确定的采购方式的,应按下列程序履行审批手续:

(一)项目申请人填写变更采购方式申请表;

(二)组织专家论证,提出论证意见;

(三)招投标工作领导小组办公室审批,重大项目由招投标工作领导小组审批。

第十三条 拟采用单一来源方式采购的,可根据实际情况通过校园网进行审批前公示。公示内容一般包括采购项目的内容、要求、单一采购理由以及单一来源供应商等。

第十四条 经两次公开招标失败的,可直接转入竞争性谈判、单一来源等其它采购方式进行采购。

第三章 采购前期市场调研

第十五条 申请人或所在单位(以下简称申请人)应围绕符合其教学科研需求的国内外同类设备开展市场调研工作,主要内容包括:

(一)从国内外已使用相关设备的同行处了解设备的性能参数、配置、实际使用成效、售后服务以及购置价格等信息,并听取配置建议;

(二)从互联网等公开媒体或其他渠道,了解同类设备在行业内的市场占有率、认可度(包括标注使用该设备发表高水平论文情况)等;

(三)综合相关信息和建议,结合教学科研实际需要,确定拟购设备的配置及性能参数、售后服务等具体需求。

第十六条 完成市场调研后,申请人通过设备采购系统提出采购申请。单台设备预算金额10万元以上,或批量预算金额20万元以上的,需组织专家论证,提交论证报告;重大项目需另行提交市场调研报告。

第四章 采购程序

第十七条 以公开招标或邀请招标方式采购的,一般按下列程序进行:

(一)编制招标文件。设备采购申请获批后,国资处会同申请人根据项目特点和实际情况编制招标文件。重大项目或专业性较强、技术较复杂的,其招标文件应听取相关专家的意见及建议。招标文件包括投标人须知、投标人资质要求、主要技术性能及配置参数要求、投标报价要求以及评标方法和标准等;

(二)发布招标公告或投标邀请,接受投标人报名;

(三)根据项目采购具体要求,组织开展资格预审、确定邀请投标人、踏勘现场、招标文件答疑等相关工作;

(四)确定评标委员会成员;

(五)开标。招投标工作小组按照招标文件规定的时间和地点组织开标。由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况,经确认无误后,由国资处工作人员当众拆封并将投标文件等移交评标委员会;

(六)评标与定标。评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法,对投标文件进行评审和比较,向招投标工作小组推荐合格的中标候选人,由招投标工作小组确定中标人;

(七)发布中标公示;

(八)签订合同;

(九)履行合同。

第十八条 以竞争性谈判或单一来源方式采购的,一般按下列程序进行:

(一)成立谈判小组。谈判小组由申请人和有关专家共三人及以上单数组成,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。专家组成员由招投标工作小组直接选定;

(二)制定谈判文件。谈判小组根据采购项目情况制定谈判文件,文件中应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项;

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。参照邀请招标中确定投标人的方式,确定参加竞争性谈判的供应商;直接邀请指定供应商作为单一来源采购的谈判对象;

(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露其他供应商的信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商;

(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组根据谈判情况以及最终报价,提出书面谈判结果报告,阐明对供应商的比较意见,推荐成交供应商,由招投标工作小组确定成交供应商;

(六)发布中标公示;

(七)签订合同;

(八)履行合同。

第十九条 采用网上询价方式采购的,一般按下列程序进行:

(一)制定询价文件。国资处会同申请人编制询价文件,询价文件应包括供应商资质要求、主要技术性能及配置参数要求、报价要求、评定成交的标准等。其中单台设备预算金额不超过5万元,或批量预算金额不超过10万元的,可明确品牌、厂家、型号、规格等;

(二)发布网上询价公告,接受供应商报价;

(三)成立询价小组。询价小组一般由申请人、纪监审办公室、财务处和国资处工作人员等组成;

(四)确定成交供应商。询价小组根据供应商的报价、售后服务等情况,综合比较确定成交供应商,并将结果通知所有参加报价的未成交供应商;

(五)签订合同;

(六)履行合同。

第二十条 以续签合同方式进行采购的,一般由申请人提出续签合同申请,经招投标工作小组审批,可直接与原供应商续签采购合同。

第五章 外贸代理

第二十一条 进口设备由学校委托外贸代理公司办理进口手续。

第二十二条 学校教学科研使用的进口设备,符合国家相关规定的,经海关审批可免征相关税费。以免税方式采购的进口设备,其使用、保管等应严格遵守国家的相关规定。

第六章 附则

第二十三条 重大项目是指单台设备预算金额100万元及以上的采购项目。

第二十四条 其他货物类的采购管理参照本细则执行(学校另有规定的除外)。