文资料管理制度

文资料管理制度是指一套规范化的流程，用于管理和维护企业内部的各种文档资料，确保其安全、完整、有效，并能被适时地获取和利用。这一制度涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等全过程，旨在提高工作效率，保障信息的准确性和一致性。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：根据文件性质和用途，建立统一的分类标准和编码体系，便于查找和管理。

2. 制作与审批流程：明确文件的制作权限，设定审批流程，确保文件内容的准确性与合规性。

3. 存储与备份：规定文件的存储位置，制定定期备份策略，防止数据丢失。

4. 权限管理：设定不同级别的访问权限，保护敏感信息，防止未经授权的访问。

5. 更新与版本控制：规定文件更新的流程，实施版本控制，保证各个部门使用的是最新版本。

6. 归档与废弃：设定文件的保存期限，规范归档和废弃程序，避免资源浪费。

重要性

文资料管理制度的重要性不容忽视，它：

1. 提升效率：通过标准化流程，减少寻找文件的时间，提高工作效率。

2. 保证质量：确保信息的准确性和一致性，降低错误和误解的可能性。

3. 保护信息：通过权限管理，防止机密信息泄露，保障企业信息安全。

4. 法规遵从：符合相关法律法规对文件管理的要求，降低法律风险。

5. 传承知识：有序的归档和废弃流程，有利于企业知识的积累和传承。

方案

1. 制定详细制度：由专业团队编写详细的文资料管理制度，涵盖所有关键环节。

2. 培训与宣导：组织全员培训，确保员工理解并遵守制度，定期进行知识更新。

3. 技术支持：引入合适的文档管理系统，自动化执行部分管理任务，减轻人力负担。

4. 监控与审计：定期检查制度执行情况，发现问题及时调整，确保制度的有效性。

5. 持续优化：根据实际运行情况，不断反馈、调整和完善制度，使其适应企业发展需求。

通过上述方案，我们可以构建一个高效、安全、灵活的文资料管理体系，为企业运营提供有力支撑。

文资料管理制度范文

第1篇 管理处公文资料管理规程

管理处公文、资料管理规程

1目的

确保对文件和资料(包括电子媒体方式形成的资料)进行规范、科学的管理。

2适用范围

适用__嘉园管理处所有公文、资料的管理,包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。

3 职责

3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。

3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。

3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。

4质量要求

4.1文件资料管理全过程

4.1.1 文件资料的归档范围

a.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。

b.人事劳资:员工档案、培训档案。

c.经营财务:经营合同、财务资料。

d.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。

e.工程技术、设施设备管理:竣工验收资料(图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料)、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料(大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录)、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。

f.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件,如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准等外来文件,以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

4.1.2文件资料的归档要求

a.归档时必须进行认真查验,并办理交接登记手续,同时必须确保文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。

b.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件,在特殊情况下可使用复印件,但必须附上说明。

c.归档文件必须进行科学分类、立卷(格式见标识一)和编号,档案目录应编制案卷目录、卷内目录。

4.1.3文件资料的保管

a.资料在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

b.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

c.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。

d.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作,对破损或变质档案要及时进行修补和复制。

4.1.4档案盒的运用(格式见标识二)

4.1.5档案资料的借阅

a.文件调阅权限:

a)财务资料除主任外,非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准,财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。

b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。

c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。

b.本管理处人员调阅超出权限,或涉及机密的档案资料时,应填写《借阅申请单》,资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借,科技档案借出后20日内归还,书籍45日内归还,如需长期使用者,须归还后办理续借手续。

c.外借档案资料不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理,在借阅范围内借阅,仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅,不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。

d.借出和归还档案资料时,应办理清点、登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,不得隐瞒不报,应立即写出书面报告,并按情节追究当事人的责任。

4.2分项管理要求

4.2.1公文的管理要求

a.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。

b.对外发文(业主/用户):凡是对外的发文均代表管理处形象,因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号,管理处主任审核同意后方能发放。

c.对外联系函:由相关部门起草,管理处负责人审批(重要事项)后发文。

d.外部来函:管理处外部来函统一由综合部客服中心接收,客服中心留存外部来函的原件,复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位,同时做好签收记录;如有需要,客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。

4.2.2业主/用户资料的管理要求

a.为便于掌握各业主/用户的基本情况,应建立一户一档制,并实行电脑化管理。

b.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名(是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等)、人员情况、紧急联络电话及联络人等。

c.业主/用户档案建立后,需将所有的情况输入电脑,以便及时查找,更新有关内容。

d.业主/用户资料要严格保密,严禁外借。

4.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求

a.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放,同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储,以方便调阅。

b.工程资料原则上不得借出。如确需借出,需办理相关借阅手续,由管理处主任签字,外借时间不得超过一周。

5记录、标识

5.1标识一:立卷格式

5.2标识二:档案盒卷脊格式(侧面)

5.3标识三:对外发文(业主/用户)格式

5.4标识四:对外联系函、传真格式

5.5《借阅申请单》

5.6《借阅登记表》