cca2102:2008成本管理体系要求文件控制标准解释

cca2102:2008成本管理体系要求文件控制标准解释怎么写

CCA2102:2008标准是针对企业成本管理体系的重要指导，其中文件控制是关键一环。文件控制涉及到企业的各项记录、报告和政策，确保其准确、完整且及时更新，从而有效支撑成本管理的决策制定。以下是对这一标准的深入解析。

1. 文件的创建与审批

- 制定文件时，应明确其目的和受众，内容需清晰、准确。新手可能忽视的一点是，文件语言应简洁易懂，避免专业术语过滥，以免造成理解障碍。

- 文件的审批流程至关重要，确保所有关键部门和责任人参与，以保证内容的全面性和合规性。

2. 文件的版本控制

- 随着时间和业务变化，文件需要不断更新。新版本发布时，旧版应被替换，防止混淆。新手可能犯的错误是忘记记录版本信息，导致使用过期文件。

3. 文件存储与访问

- 文件应妥善保存，防止丢失或损坏。设置合理的访问权限，防止未经授权的修改或查看。新手可能疏忽的是，定期备份文件，以防意外情况。

4. 文件的使用与执行

- 文件应被正确理解和执行。培训员工理解和遵循文件规定，是保证文件有效性的关键。新手可能会忽略员工的培训环节，导致文件执行不到位。

5. 文件的修订与废弃

- 当文件不再适用或存在错误时，应启动修订程序。废弃的文件应有明确的标记，防止误用。新手可能在修订过程中忘记更新引用，导致信息滞后。

6. 文件的审计与评估

- 定期对文件控制进行审计，评估其有效性，以持续改进。新手可能忽视了这一环节，导致文件体系的僵化。

管理标准规范

本标准旨在建立一套完善的文件控制流程，确保成本管理信息的准确、一致和实时。它强调文件的生命周期管理，从创建、审批、存储、使用、修订到废弃，每个环节都需严格把控。

管理标准有哪些

主要包括文件的创建与审批流程、版本控制、存储与访问安全、使用与执行、修订与废弃管理，以及定期的审计与评估。

注意事项

在实施此标准时，要注意文件的语言易读性，审批的全面性，版本控制的严谨性，员工培训的必要性，以及定期的审计与评估。避免文件冗余和信息混乱，保持文件体系的灵活性和适应性。

书写格式

管理标准书写应遵循逻辑清晰、内容详实、语言简练的原则。每个部分应有明确的标题，内容之间过渡自然，逻辑层次分明。注意使用恰当的专业术语，但要避免过于复杂，以便理解和执行。书写格式应标准化，包括引言、主体、实施要点和结尾建议等部分，以体现专业性和权威性。

cca2102:2008成本管理体系要求文件控制标准解释范文

cca2102:2008《成本管理体系要求》标准解释:文件控制

标准条文

组织应编制、实施和保持文件化的程序,对成本管理体系所要求的文件予以控制,并确保:

a)文件在发布前得到评审和批准,并确认其适宜性、可行性和充分性;

b)对文件进行定期评审,必要时予以更新,并再次得到批准;

c)识别、获得和使用现行文件的最新版本;

d)从使用处及时收回作废和/或失效的文件,防止这些文件的非预期使用,需要保留这些文件时,应对这些文件进行适当的标识;

e)对需要保密的成本水平文件进行适当的标识,并规定这些文件的保密要求;

f)外来文件得到识别并分发到使用处。

目的和意图

成本管理体系文件的控制重点是让所有执行文件的部门和人员都能确保使用现行有效版本的成本管理体系文件,以防止误用作废和/或失效的文件。本要素条款规定了对成本管理体系文件进行重点管理和控制的要求。

理解要点

●文件控制是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、更新、再次批准、标识、回收和作废等全过程的管理和控制。文件控制的目的就是为了防止文件的非预期使用。因为,文件是成本管理体系活动的依据,如果管理者在从事成本管理工作或开展成本管理活动的过程中用错了文件(依据错了),那么这些工作或活动就一定错了。所以,组织必须对成本管理体系文件进行控制。

●记录是一种特殊类型的文件,这种特殊性表现在当空白的记录表格未填写时,表格栏是填写表格的依据,是一般的文件;当记录表格被填写后,作为证明活动过程或结果的证据时,是记录的范畴。作为记录应按4.3.4记录控制的要求予以控制。

●按本标准的要求,组织应编制、实施和保持《文件控制程序》,对成本管理体系文件予以控制。《文件控制程序》的基本内容通常包括:文件控制的目的、文件控制的范围、文件控制的职责和权限、文件的标识、编制、评审、批准、发放、使用、复制、归档、借阅等要求以及文件的修改或更新、文件的作废与换版、文件的日常管理、外来文件的控制等(需要时)。(不限于此)

●对成本管理体系所要求的文件的控制,组织应确保:

a)文件在发布前得到评审和批准,并确认其适宜性、可行性和充分性;

――为什么文件在发布前要得到评审对成本管理体系文件进行评审的目的就是集思广益找问题、堵漏洞,使文件更充分、更适合于组织的实际情况,为领导批准发布文件提供条件。通过对文件的评审,可以使参加评审的人员加深对文件的理解,达成共识,便于文件的贯彻执行。

――文件评审的方式可分为:会议评审、会签评审、起草人自审三种情况。

――为什么文件在发布前要得到批准组织采用批准的形式使成本管理体系文件生效(有效)。因此,文件批准的目的就是使文件生效,未经批准的文件属于无效文件。授权人员在批准文件过程中可以对该文件进行发布前的最后审查把关,并以批准的形式确保文件的适宜性和充分性。文件被批准是权威性的具体体现,可以强制文件的贯彻执行,用批准的形式还可以分清和追溯发布文件的责任人。确认文件得到批准的形式按照国际惯例就是授权人员的亲笔签字。如果在文件中看不到授权人员的亲笔签字,就可以认为该文件未被批准,属无效文件。而在我国的组织中文件经常是以盖公章的形式进行批准(如“红头”文件),往往看不到授权人员的亲笔签字,这样就需要追溯和确认其文件的底稿,验证其是否经过了授权人员的亲笔签字,如果追溯不到授权人员的亲笔签字,就应视为其文件未被批准。

――文件批准的方式是授权人员手签。

――文件评审和批准的重要性是确保其充分性(完整、全面、系统、不遗漏)与适宜性(适合于组织的实际情况,并具有可操作性和易操作性)。

b)对文件进行定期评审,必要时予以更新,并再次得到批准;

――文件在使用过程中可能存在不充分或不适宜等问题,通过定期评审的方式以发现并消除这些问题。

――必要时(如果文件存在的问题较多或不适用时,也就是说不对文件进行修改或更新就会影响成本管理体系的有效性时)应修改或更新文件。

――对已修改或更新的文件应再次得到批准(持续使文件有效)。

――对文件的修改应由原审批部门或批准人进行审批。若改变原审批部门或批准人时,必须获得原审批的背景资料。

――对文件的修改或更新,应明确其原因、方式、步骤、内容和性质,并保持记录。

c)识别、获得和使用现行文件的最新版本;

――所有使用文件的场所或工作人员必须得到文件(将文件发放至使用处或向文件主管部门索取)。

――必须得到文件的现行有效版本。

――文件的版号和修改号是识别文件的现行版本和现行修订状态的标识,我们可以采用这种标识方式(如“a/0”为a版第0次修改)对文件的现行修订状态进行识别,以确保获得文件的现行版本。文件的版号和修改号标识应得到控制,在对文件进行更改或更新时应相应改变其原有的版号和修改号,以体现文件的现行修订状态,否则标识将失去意义,无法识别。

――可采用《现行受控文件清单》的方式对文件的现行版本进行控制。组织为确保文件的更改和现行修订状态得到识别,除了正确地制定《文件编号规则》和实施唯一性标识外,还应编制和定期公布《现行受控文件清单》,并在清单中标明现行修订状态(有效版本的修改号),以便文件使用人能及时识别文件的现行修订状态和确保使用清单中所规定的文件,达到防止误用文件的目的。

――要求现行版本的目的是防止使用失效版本的文件,使活动的依据产生错误。

――保持文件发放或文件领用的记录,记录中应体现文件名称、文件编号、版号/修改号、分发号、领用人签字、发放时间等信息。

d)从使用处及时收回作废和/或失效的文件,防止这些文件的非预期使用,需要保留这些文件时,应对这些文件进行适当的标识;

――按文件的发放记录或文件使用记录第一时间收回作废文件。

――确保文件持有人使用唯一(分发号)的有效文件,防止作废文件的非预期使用。

――当作废文件需要保留时,应采用加盖“作废保留文件”印章的形式进行标识,防止作废文件的非预期使用。对作废保留文件只能用于追溯历史情况和在研究、策划和制定有关文件时的参考,不得用于指导成本管理与控制活动和成本水平的实现

e)对需要保密的成本水平文件进行适当的标识,并规定这些文件

的保密要求;

――由于竞争的需要,组织的许多成本管理体系文件需要保密,通常情况下这些需要保密的文件都是与成本水平有关的文件,如成本目标、成本动量标准、标准成本、成本计划等。

――组织应对需要保密的文件提出保密的要求,作出规定,并按规定对这些文件进行保密的标识和管理,以防止保密信息的泄露。

f)外来文件得到识别并分发到使用处。

――外来文件是指组织应执行或参照执行的来自组织外部的文件。如与成本有关的法律法规、标准(国际、国家、行业、协会和地方标准等)、政府有关部门的行政文件、行业协会的管理文件、上级主管部门的管理文件、顾客提供的规范性文件、供方提供的相关文件以及其他相关方提供的文件等。

――组织应对这些外来文件进行识别,控制其分发范围,跟踪修订状态,并确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

与其他要素条款间的相互关系